基于SWOT分析法的高職院校人事檔案信息化建設(shè)研究

何宗哲

摘 要：人事檔案作為高職院校組織、人事部門選拔人才、考核干部、師資隊(duì)伍建設(shè)等方面的重要參考資料，為高職院校人力資源開發(fā)與管理發(fā)揮著重要的作用。本文對(duì)高職院校人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)行SWOT分析，提出SO、ST、WO、WT四項(xiàng)策略，將高職院校內(nèi)部人事檔案信息化管理和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、社會(huì)要求緊密結(jié)合，融合發(fā)展，充分實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：人事檔案;高職院校;信息化建設(shè);SWOT分析法

一、前言

人事檔案與個(gè)人合法權(quán)益緊密聯(lián)系、息息相關(guān)，在關(guān)鍵時(shí)刻還能發(fā)揮法律效力，保障個(gè)人的合法權(quán)益不受侵犯。同時(shí)，人事檔案作為高職院校組織、人事部門選拔人才、考核干部、師資隊(duì)伍建設(shè)等方面的重要參考資料，為高職院校人力資源開發(fā)與管理發(fā)揮著重要的作用。本文作者于2020年9月發(fā)表了《高職院校人事檔案信息化建設(shè)環(huán)境分析——以廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例》一文，對(duì)高職院校人事檔案信息化建設(shè)環(huán)境進(jìn)行了研究和分析，為更好地促進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)工作的開展，本文繼續(xù)以廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，通過前文的總結(jié)，運(yùn)用SWOT分析法提出解決策略。

二、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的策略

SWOT分析法是企業(yè)常用的一種戰(zhàn)略分析方法。通過前文對(duì)高職院校（以廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例）人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和威脅的分析，深入了解高職院校目前的各種環(huán)境因素，形成SO、ST、WO、WT四個(gè)方面的策略，從而構(gòu)建SWOT矩陣（見表2-1），積極推動(dòng)高職院校的信息化建設(shè)。

（1） 應(yīng)用信息技術(shù)提升人事檔案信息質(zhì)量服務(wù)

高職院校在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)過程中，可以充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升人事檔案服務(wù)的質(zhì)量。

廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院主要通過在信息存儲(chǔ)、監(jiān)控等方面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，為學(xué)校發(fā)展和教職工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。首先，在信息存儲(chǔ)方面，學(xué)校引入了人事檔案管理系統(tǒng)，將在職教職工相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，同時(shí)，同步更新新入檔材料及新入職教職工的檔案信息，使檔案信息管理與學(xué)校人事工作同步開展，使人事檔案服務(wù)質(zhì)量得到快速提升。第二，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)人事檔案實(shí)行有效監(jiān)管。在庫(kù)房、辦公室和閱檔室前門、后門安裝了攝像頭，校內(nèi)值班人員對(duì)其實(shí)行24小時(shí)監(jiān)控，檔案工作人員還可以在手機(jī)上進(jìn)行遠(yuǎn)程監(jiān)控，確保了人事檔案安全;同時(shí)，安排巡查人員巡查人事檔案庫(kù)房、辦公室和閱檔室，保安實(shí)行24小時(shí)值班制度，確保通信聯(lián)絡(luò)和信息渠道暢通，出現(xiàn)緊急突發(fā)情況，第一時(shí)間收到反饋并進(jìn)行妥善處置應(yīng)對(duì)。通過運(yùn)用信息技術(shù)手段，使學(xué)校人事檔案逐漸實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化，并提升了人事檔案服務(wù)的質(zhì)量。

（2）激勵(lì)工作人員擔(dān)當(dāng)作為，推動(dòng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)

自2018年《干部檔案工作條例》施行以來，中央組織部加強(qiáng)了對(duì)人事數(shù)字檔案的管理要求，部分單位已實(shí)現(xiàn)了人事檔案數(shù)字化建設(shè)。高職院校由于教職工人數(shù)較多，在職教職工人數(shù)一般都在500人以上，加上退休職工、已故職工檔案數(shù)，高職院校管理的人事檔案卷數(shù)基本都達(dá)到一千卷或更多。如此大的工作量，人事檔案工作人員的綜合素質(zhì)在數(shù)字化建設(shè)工作起著關(guān)鍵的作用。因此，高職院校檔案要激勵(lì)人事檔案工作人員擔(dān)當(dāng)作為，充分運(yùn)用國(guó)家政策推動(dòng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)。

廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院目前管理的人事檔案將近一千卷。新條例的頒布，對(duì)人事檔案工作人員的計(jì)算機(jī)水平、文件處理能力、信息采集等方面都提出了更高的要求。人事檔案工作者如果止步不前，仍是以前“看攤守?cái)偂钡乃季S模式，將無法適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案工作的要求，也無法開展人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作。因此，廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院加大了對(duì)人事檔案工作人員的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變工作人員以往被動(dòng)的工作思路，激勵(lì)他們主動(dòng)擔(dān)當(dāng)作為，認(rèn)真學(xué)習(xí)前沿的人事檔案管理技術(shù)，努力提升自身綜合素質(zhì)。此外，學(xué)校鼓勵(lì)人事檔案工作人員積極申報(bào)檔案科研項(xiàng)目，為他們暢通職稱晉升通道，提高專業(yè)技術(shù)能力，挖掘人事檔案利用者的潛在的需求信息，提升高職院校人事檔案服務(wù)水平和服務(wù)效果，為學(xué)校的人事檔案信息化建設(shè)作出積極的貢獻(xiàn)。

（3）推動(dòng)人事檔案系統(tǒng)化管理滿足信息需求

高職院校人事檔案，為高職院校人才培養(yǎng)、職稱申報(bào)、科學(xué)研究、組織任免等方面做出了較大的貢獻(xiàn)。隨著高職院校組織人事工作及教職工對(duì)人事檔案信息需求的增加，高職院校的人事檔案管理也要隨之改變。人事檔案信息需求與高職院校人事檔案系統(tǒng)化管理密切相關(guān)。

廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院積極推動(dòng)人事檔案系統(tǒng)化管理以滿足組織人事和教職工的檔案信息需求。系統(tǒng)化管理包含檔案接收、整理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、查借閱服務(wù)等內(nèi)容。特別是檔案材料的收集、統(tǒng)計(jì)和檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，收集、統(tǒng)計(jì)工作直接影響檔案信息服務(wù)，而檔案利用情況又反過來可以助推檔案收集，擴(kuò)大收集的范圍以提供更好的服務(wù)。為了充分開發(fā)和利用人事檔案信息價(jià)值，廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院建立并完善人事檔案材料接收（見表2-2）和檔案利用的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（見表2-3）。

年份 事業(yè)單位工作人員工資變動(dòng)表 年度考核表 崗位聘用變動(dòng)表 增人計(jì)劃卡 首次崗位聘用登記表 聘用合同 解聘材料 學(xué)籍檔案材料 教師資格認(rèn)定申請(qǐng)表 先進(jìn)工作者推薦表 優(yōu)秀黨委工作者、優(yōu)秀共產(chǎn)黨員 其他獎(jiǎng)勵(lì)材料 職稱批文和材料 干部任免審批表、考察材料等 雙師型教師證書復(fù)印件 履歷表 退休金表及材料 體檢表 處分材料 其他材料 合計(jì)

通過分析材料接收統(tǒng)計(jì)表，可以了解到每年相關(guān)材料的大概收集時(shí)間并形成計(jì)劃表，制定《廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事檔案收集歸檔規(guī)定》，及時(shí)聯(lián)系、督促有關(guān)職能部門和教職工移交相關(guān)材料，為檔案數(shù)字化掃描階段奠定基礎(chǔ)。在表2-2中，通過對(duì)利用方式、內(nèi)容、類別及范圍的研究，解析組織或教職工需要的核查內(nèi)容，為人事檔案信息采集及系統(tǒng)的深入開發(fā)、利用提供充分的信息要素。通過數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)表，推動(dòng)人事檔案系統(tǒng)化的管理，滿足利用者的人事檔案信息需求，提升人事檔案服務(wù)質(zhì)量。