淺析新時代人事檔案的開發(fā)與利用

李恩潔

摘 要：自2021年起我國新版檔案法正式施行。在新版檔案法中關于檔案開發(fā)利用的內容進行了重點強調，這也預示著隨著我國檔案數量的日益增多，檔案已經成為重要的資源，在社會經濟發(fā)展中發(fā)揮出更加重要的作用。新檔案法的施行標志著我國檔案事業(yè)進入到一個嶄新的發(fā)展階段。人事檔案是我國檔案體系中的一個重要類別，涉及個人的身份、學歷、資歷等方面的信息及內容，是我國人事管理制度體系下的一個重要組成部分。如果在新時代環(huán)境下，依據我國新檔案法的規(guī)定，加強人事檔案的開發(fā)與利用工作是檔案管理部門及工作人員關注和研究的重要內容。本文就這一議題進行了探討，文章提出了完善和優(yōu)化人事檔案開發(fā)與利用的策略，供相關人士參考。

關鍵詞：檔案資源;管理特點;重要性;措施

一、引言

我國新版檔案法于2021年起開始正式施行。在新版檔案法中除了對檔案信息化建設的內容以及檔案監(jiān)督檢查的內容進行了增加以外，對于檔案資源的開發(fā)和利用內容也進行了強調說明。過去檔案向社會開放的期限為三十年，而新版檔案法中關于檔案的社會開放年限縮短為二十五年。此外，檔案館對檔案開發(fā)利用的規(guī)則進行完善，對檔案開發(fā)利用及服務形式進行創(chuàng)新，以更好地增強檔案開發(fā)利用服務水平，為法規(guī)政策及有關問題研究提供更科學更便利的支持。

二、人事檔案管理的特點

人事檔案是我國檔案體系中的一個重要類別，涉及個人的身份、學歷、資歷等方面的信息及內容，是我國人事管理制度體系下的一個重要組成部分。人事管理檔案不僅與個人的工作經歷有關，與個人的工資待遇相關，而且還與個人的社會勞動保障事項有關。人事檔案管理具有明確的法律效用，在法律案件中可以作為有效憑證。在對人事檔案進行管理的過程中，充分考慮到檔案的特點是十分必要的。

全面性特點：由于人事檔案記載了個人的很多信息，如個人曾經的學習、工作、培訓等經歷;個人的政治面貌情況;個人的入黨入團經歷;個人曾經獲得的榮譽、獎勵、處分、犯罪等情況;個人的工資待遇、個人在工作中的鑒定和考評情況;個人的家庭成員情況等。由于信息范圍廣、信息類型多、時間軸長，因此能夠很全面地呈現出個人的學習成長情況、思想發(fā)展情況以及個人自然情況，可以說，人事檔案管理是對員工個人信息庫的管理，是對個人的多維度面貌進行的管理。

現實性特點：人事檔案管理不是普通的文檔管理，是與個人、用人單位以及人事勞動部門的現實性緊密關聯(lián)的。通過人事檔案信息幫助用人單位更好地了解人才、更好地將人才配置到合適的崗位上，更合理地解決人才的工資福利待遇等問題，這些都是涉及利益或現實的實際問題，是人事檔案管理不同于普通的文檔管理的突出特點。

動態(tài)性特點：由于人事檔案管理的檔案對象是個人的信息，因此由于人的變動性和發(fā)展性的特點，使人事檔案也在不斷地更新變化。這就決定了人事檔案管理與普通的檔案管理相比具有更強的動態(tài)性特征。在人事檔案立卷以后，檔案的內容并不是固定不變的，而是隨著當事人的變化而不斷地增加新的檔案信息。因而，人事檔案管理需要及時做好關于當事人的新材料的收集整理，補充到人事檔案中。

流動性特點：如果當事人所在的單位發(fā)生了改變，那么人事檔案的管理單位及地點也很可能發(fā)生變化。因此，在人事檔案的管理中，人事檔案管理要與當事人的人事管理工作保持統(tǒng)一，這樣才能避免出現有人無檔，或者有檔無人的情況。檔案管理工作要堅持人事檔案隨著當事人的變動而跟隨變動，應及時將人事檔案轉移到新單位或新的管理部門。

機密性特點：在人事檔案中，不僅包括當事人的一些普通信息，而且還經常包括一些當事人的機密信息，如個人的功過獎懲、一些歷史重大事件參與信息以及一些涉及黨和國家的機密信息等等，這些檔案信息不得隨意泄露，也不能私自保存，因此人事檔案管理因檔案內容的特殊性而具有機密性的管理特點。

三、人事檔案開發(fā)與利用現狀

隨著國家檔案資源積累數量的日益增多，關于這部分資源的開發(fā)和利用議題也被提上日程，成為檔案管理部門工作中的重點內容之一。對于人事檔案而言，目前我國的人事檔案管理已經建立了基本的管理系統(tǒng)，并形成了初步規(guī)模。各級各單位組織部門都對人事檔案管理設置了專門的機構，專門對所在地區(qū)的人事檔案進行管理。關于管理制度方面，我國黨中央人事部結合我國的機關事業(yè)單位的檔案管理實際情況制定了關于干部人事檔案管理的工作條例、工作細則，對人事檔案工作中的材料收集以及材料歸檔環(huán)節(jié)做出了明確的指引，對人員的人事檔案流動性管理也出具了具體的辦法和規(guī)定。為了更好地推動和保障人事檔案管理工作的順利推進，制定了人事檔案管理的考核標準，約束和規(guī)范檔案相關部門及工作人員按規(guī)定按規(guī)矩辦事，保障人事檔案管理工作越來越系統(tǒng)和規(guī)范。在人事檔案資源的開發(fā)和利用方面，利用數字信息技術為人事檔案開發(fā)和利用創(chuàng)建基礎條件，傳統(tǒng)的紙質檔案變成數字檔案，為檔案開發(fā)和精準用檔提供了便利。人事檔案開發(fā)和利用中，除了過去的檔案類型以外，一些新的符合時代發(fā)展特征的檔案類型也涌現出來，人事檔案數據庫更加豐富，不同的用戶在人事檔案的利用開發(fā)和利用過程中也可以滿足個性化的需求。

四、人事檔案開發(fā)與利用重要性及人事檔案開發(fā)與利用存在問題

關于人事檔案，其開發(fā)利用有著三個方面的意義。首先，可以作為了解當事人情況的基礎資料。由于人事檔案中包含了當事人的多方面多維度的歷史經歷和信息，因此對于單位來說，在了解當事人情況的時候，可以將人事檔案作為信息的重要來源，通過查閱人事檔案信息獲取到更全面真實的當事人信息。尤其是在機構單位的人員選聘、人員定崗以及人員的培養(yǎng)等方面，人事檔案可以幫助機構單位作出人力資源方面更加科學的決策，使人員選聘與機構單位的實際情況相匹配，更有利于人員和崗位的匹配性。其次，可以使人才潛能得到更好的挖掘。人的不確定性和主動性特征都預示著人是有發(fā)展的潛能的。而每個人的潛能并不一定被挖掘出來。伯樂和千里馬的關系就如同人力資源管理人員和員工的關系，結合單位及崗位的當下及未來的發(fā)展需求，發(fā)現人才，并挖掘和激發(fā)出人的潛能是人力資源管理人員工作的重點內容。人事檔案中包括了多維度的當事人信息，找到這些信息的關聯(lián)性，并發(fā)現員工的優(yōu)勢、特長，將其與單位所需的人才能力結合起來，實現人力資源和單位崗位的匹配性，并在這一基礎上幫助員工個人潛能最大化發(fā)揮，實現自身更多的價值。其三，可以推動我國社會經濟更好地發(fā)展。社會經濟的發(fā)展都離不開人力資源，而人事檔案開發(fā)和利用對人力資源管理的作用如上所述。做好了人力資源管理，人才才能更好地發(fā)揮出潛能和價值，才能推動經濟發(fā)展，推動社會進步，這是人作為重要的生產力資源的有效體現，是人事檔案開發(fā)和利用重要性的宏觀體現。