事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化及發(fā)展趨勢(shì)研究

丁波

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸運(yùn)用融入了日常生活與各行各業(yè)中去。事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容，對(duì)事業(yè)單位的日常運(yùn)轉(zhuǎn)具有非常重要的保障作用。信息技術(shù)不斷地更新迭代，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)。然而，盡管大多事業(yè)單位已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了信息化的重要性，在發(fā)展建設(shè)的過程中仍舊遇到了許多現(xiàn)實(shí)的問題。本文主要從事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化及發(fā)展趨勢(shì)出發(fā)，展開分析論述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;財(cái)務(wù)檔案;信息化

事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理作為對(duì)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要記錄，既體現(xiàn)了單位的具體活動(dòng)，又是單位在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中非常重要的原始記錄材料，對(duì)事業(yè)單位的工作安排和發(fā)展計(jì)劃具有非常重要的作用。步入二十一世紀(jì)，信息技術(shù)與人們生活和工作的聯(lián)系愈發(fā)緊密的同時(shí)，也讓事業(yè)單位看到了信息化的價(jià)值和作用。為了更好地提高工作效率和質(zhì)量，各事業(yè)單位逐漸開始將目光放到管理與信息化相結(jié)合的建設(shè)中來。

一、事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.有利于推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)

財(cái)務(wù)檔案管理作為事業(yè)單位工作開展非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，加快檔案管理方式的轉(zhuǎn)型升級(jí)，一直是事業(yè)單位的重點(diǎn)工作之一。信息時(shí)代為了順應(yīng)時(shí)代的潮流和自身的發(fā)展，加快財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程迫在眉睫。通過建設(shè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化可以在提升檔案管理工作效率的同時(shí)減輕工作人員對(duì)的工作壓力，還能為事業(yè)單位的具體工作開展提供信息支持，從而讓事業(yè)單位在進(jìn)行決策時(shí)能夠更加高效，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。

2.有利于提高事業(yè)單位檔案管理水平

事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理，都是對(duì)事業(yè)單位工作開展過程中的各類工作的原始記錄，能夠很好地反映出事業(yè)單位的財(cái)務(wù)狀況，還會(huì)對(duì)單位下一步的工作開展作出借鑒和引導(dǎo)。因此，通過加快財(cái)務(wù)檔案管理的信息化進(jìn)程，能夠根據(jù)需要有效地對(duì)檔案中的相關(guān)信息進(jìn)行針對(duì)性的提取，提高管理水平的同時(shí)也有利于更好地了解單位工作情況。

3.有利于促進(jìn)事業(yè)單位信息化進(jìn)程

財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)于事業(yè)單位未來的發(fā)展具有非常重要的作用，不僅能夠提供充足的經(jīng)驗(yàn)借鑒，還能提供具體方案的科學(xué)指導(dǎo)。信息時(shí)代事業(yè)單位想要不斷地發(fā)展壯大，離不開對(duì)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)的結(jié)合，以此來查漏補(bǔ)缺，彌補(bǔ)發(fā)展過程中的短板，提高事業(yè)單位在眾多單位中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。通過以點(diǎn)帶面的方式對(duì)單位信息化的發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)思考，能夠提高事業(yè)單位的工作效率，推動(dòng)事業(yè)單位的信息化進(jìn)程。

4.有助于打造優(yōu)質(zhì)事業(yè)單位社會(huì)形象

新時(shí)期背景下，事業(yè)單位承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任和義務(wù)更多，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理也提出了更高要求。加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，能夠準(zhǔn)確、清晰記錄事業(yè)單位全體干部職工的基本工資、績(jī)效工資的收支情況，詳細(xì)體現(xiàn)出來財(cái)務(wù)預(yù)算以及每項(xiàng)財(cái)務(wù)款項(xiàng)的實(shí)際使用情況。通過信息技術(shù)的支撐，打造更具精細(xì)化、規(guī)范化、透明化的事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理體系，這樣可以為事業(yè)單位樹立“廉政為民”的社會(huì)形象。此外，有利于加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位財(cái)務(wù)舞弊行為的監(jiān)管，有效避免出現(xiàn)挪用公款、占用公款等情況，也有助于審計(jì)部門對(duì)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的監(jiān)管。

5.有助于提升事業(yè)單位效益水平

財(cái)務(wù)檔案管理屬于事業(yè)單位的核心工作內(nèi)容，尤其在事業(yè)單位轉(zhuǎn)型改革的關(guān)鍵時(shí)期，更加凸顯了財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的必要性。推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理機(jī)制，有助于實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息資源的合理配置，降低事業(yè)單位面臨財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的概率，這是提高財(cái)務(wù)管理工作整體水平的關(guān)鍵所在。此外，財(cái)務(wù)檔案信息化管理還可以降低人員開支成本，提高財(cái)務(wù)檔案管理能效，為社會(huì)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這不僅可以幫助事業(yè)單位履行好自身職能作用，還可以為事業(yè)單位創(chuàng)造更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

6.有助于延長(zhǎng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案保存時(shí)長(zhǎng)

傳統(tǒng)模式下的事業(yè)單位檔案管理主要以人工管理方式為主，財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息主要在紙張上體現(xiàn)。由于紙張保管難度較大，而且極易由于受潮或者氧化等因素，再加上長(zhǎng)時(shí)間地翻閱，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案資料丟失或者內(nèi)容變得模糊不清，嚴(yán)重降低了財(cái)務(wù)檔案自身價(jià)值。但是在財(cái)務(wù)檔案信息化管理背景下，財(cái)務(wù)檔案主要由圖片、文字等信息為主，全部集中在線上平臺(tái)，形成了更加安全的電子檔案。電子檔案主要存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中，或者利用云處理技術(shù)，將重要的財(cái)務(wù)檔案信息上傳至云端，這樣便明顯提高了財(cái)務(wù)檔案的壽命，不再擔(dān)心頻繁地翻閱檔案資料或者由于環(huán)境因素，影響事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案完整性。此外，在信息化管理?xiàng)l件下，不僅縮短了檔案管理時(shí)間，減少了檔案信息查閱用時(shí)，也明顯提高了財(cái)務(wù)檔案信息安全性，有效避免了財(cái)務(wù)檔案信息的泄露和丟失。

二、事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的主要問題

1.事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化意識(shí)薄弱

盡管大多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要性，然而，由于自身的管理者對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)比較片面，將簡(jiǎn)單的引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備等同于信息化建設(shè)，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理信息化的支持不夠，阻礙了財(cái)務(wù)檔案管理信息化的進(jìn)程。同時(shí)，由于檔案管理部門的工作人員對(duì)于信息化的了解不夠，沒有發(fā)現(xiàn)信息化建設(shè)背后對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理乃至整個(gè)事業(yè)單位發(fā)展的巨大促進(jìn)作用，尤其是一些資歷較長(zhǎng)的工作人員對(duì)新興技術(shù)的本能排斥，使得財(cái)務(wù)檔案管理信息化的工作無法開展，同時(shí)也無法勝任此項(xiàng)工作。

2.事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化制度不完善

制度對(duì)于基礎(chǔ)的工作開展具有指導(dǎo)和保障作用。當(dāng)前許多事業(yè)單位對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)僅僅停留在對(duì)硬件設(shè)備的引進(jìn)上，忽視了信息化制度的建立和完善。盡管事業(yè)單位已經(jīng)具備了大量有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的制度守則，但這些都是針對(duì)傳統(tǒng)的管理方式而言的，并不適用于新時(shí)期正在加快信息化建設(shè)進(jìn)程的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，從而使得這些制度在新時(shí)期無法發(fā)揮出作用。制度沒有得到及時(shí)的更新與完善，也導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)信息與實(shí)際的工作開展情況明顯出入，從而阻礙單位發(fā)展的同時(shí)，也影響了財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。