大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案信息化建設(shè)探究

李文瓊

摘 要：當(dāng)前，我國已經(jīng)進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的逐漸普及為高校檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)與機(jī)遇。只有轉(zhuǎn)變原有的工作理念和思路，才能夠達(dá)到高效管理檔案的目的，凸顯這項(xiàng)工作的價值。這就要求高校的檔案管理部門抓住信息技術(shù)的特點(diǎn)，充分借助其優(yōu)勢開展檔案管理工作。本文將高校檔案信息化建設(shè)的意義作為切入點(diǎn)，對于大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案信息化建設(shè)展開了一系列的探究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案管理;信息化建設(shè)

高校檔案工作的目的不僅僅在于記錄高校的過往工作，還能夠?yàn)槲磥淼臎Q策提供依據(jù)，具有利用作用與保存價值。特別在高校工作日趨復(fù)雜化的背景下，實(shí)施各種活動會生產(chǎn)較多的數(shù)據(jù)信息。傳統(tǒng)的檔案管理方式具有較強(qiáng)的局限性，已經(jīng)難以適用于現(xiàn)代高校檔案工作的發(fā)展趨勢。紙質(zhì)檔案占有的空間較大，并且其保存條件較為苛刻。在社會朝著信息化方向發(fā)展的背景下，建設(shè)信息化檔案工作體系已經(jīng)成為必然。將信息化技術(shù)以及設(shè)備切實(shí)應(yīng)用于檔案管理工作中能夠在縮減人力資源的同時提升檔案管理工作的效率。

一、高校檔案信息化建設(shè)的意義

1.有利于建立暢通化的智慧校園渠道

智慧校園已經(jīng)成為高校發(fā)展的必然趨勢，其指的是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所構(gòu)建的智慧化校園體系，使得學(xué)習(xí)、生活與工作被有機(jī)整合。檔案信息化建設(shè)是智慧校園構(gòu)建的關(guān)鍵支撐力。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，高校應(yīng)該在檔案管理工作中保證紙質(zhì)檔案和電子檔案相同步。現(xiàn)代高校檔案的種類越發(fā)豐富，數(shù)量也逐漸增加，形成海量電子檔案數(shù)據(jù)。如果忽視的建設(shè)信息化檔案管理體系，則會對于構(gòu)建智慧校園形成一定的阻力。

2.有利于迎合時代發(fā)展需求

對于高校而言，推動檔案工作朝著信息化方向發(fā)展是基本方向。當(dāng)前，大數(shù)據(jù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于較多領(lǐng)域，發(fā)揮其優(yōu)勢使得工作效率得以提升。人們在生活中常用的軟件也得益于大數(shù)據(jù)技術(shù)逐步實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)。運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠幫助人們處理數(shù)據(jù)，并對其進(jìn)行整理。相比于電子檔案管理方式，紙質(zhì)檔案管理占有空間較大，整理工作難度較大，容易出現(xiàn)錯誤或者丟失檔案。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠保證檔案被長期存儲，更加易于收集與分類管理。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案工作的特點(diǎn)

1.數(shù)據(jù)體系龐大

近幾年，高校面臨教育改革，各種院校建設(shè)計(jì)劃正如火如荼地開展。以建設(shè)信息化平臺為目標(biāo)，很多高校都已經(jīng)加入構(gòu)建智慧校園的行列當(dāng)中。物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)的技術(shù)都被運(yùn)用于智慧校園的構(gòu)建中，使得數(shù)據(jù)資源得以整合，提升基礎(chǔ)設(shè)施的完善程度，建立數(shù)字化資源體系。以推進(jìn)智慧校園建設(shè)為背景，高校的各項(xiàng)系統(tǒng)之間得以整合升級，使得檔案信息激增。

2.服務(wù)質(zhì)量優(yōu)質(zhì)

在傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中，人工檢索是檔案檢索的主要方式，檔案信息的使用者需要到館。這種方式不僅造成檔案檢索低效的局面，也相對增加了檢索成本。在大數(shù)據(jù)時代下，從線上獲取檔案信息加以應(yīng)用成為普遍應(yīng)用的方式。借助在線傳輸?shù)墓δ苣軌蚴沟卯惖乩脵n案。另外，一些高校已經(jīng)引入了檔案自助查詢機(jī)，使得檔案自助的設(shè)想變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。學(xué)生可以在系統(tǒng)中申請辦理成績證明或者學(xué)歷認(rèn)證等業(yè)務(wù)。這些信息化設(shè)施得以應(yīng)用在提升了檔案管理工作效率的同時也在很大的程度上減少了人力資源的浪費(fèi)問題。

3.技能要求較高

在信息技術(shù)不斷高速發(fā)展的過程中，對于相關(guān)信息技術(shù)使用者的技能水平提出了較為嚴(yán)格的要求。區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)的問世，使得高校檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。這就要求檔案工作人員應(yīng)該保持持續(xù)學(xué)習(xí)，不斷積累新知識與技術(shù)，從而更加從容的應(yīng)對時代變化與崗位需求。從生命周期來看，大數(shù)據(jù)屬于一個綜合性的概念，其涵蓋大數(shù)據(jù)采集、預(yù)處理、存儲和分析這幾項(xiàng)主要技能。相關(guān)人員只有掌握這些技能才能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢?？偠灾髷?shù)據(jù)時代的到來使得檔案工作人員所面臨的技能要求更加嚴(yán)格。

三、高校檔案信息化建設(shè)中面臨的挑戰(zhàn)

從理論層面來看，高校搭建檔案管理信息化平臺面臨較大的挑戰(zhàn)。要想優(yōu)化高校檔案管理工作效果，則應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理工作的基礎(chǔ)理論。在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案信息的類型也發(fā)生了改變，對于其管理方式也提出了更高的要求，傳統(tǒng)的管理方式難以充分發(fā)揮作用。大數(shù)據(jù)時代是信息量井噴的時代。因此，怎樣在海量信息中提取有效信息，提升檔案管理工作質(zhì)量成了檔案工作信息化建設(shè)的一個挑戰(zhàn)。

四、高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用缺乏支撐

第一，當(dāng)前，仍然存在很多高校檔案管理人員缺乏對于建設(shè)信息化檔案管理平臺的正確認(rèn)識的情況，在實(shí)際工作過程中，沿用傳統(tǒng)的管理方法，使得工作質(zhì)量難以提升，并沒有深入探索以大數(shù)據(jù)技術(shù)為支持的檔案信息化建設(shè)的意義。第二，一些高校并未對于檔案信息化管理工作給予足夠的關(guān)注。與檔案建設(shè)相比，學(xué)校向其他方面投入較大規(guī)模的資金，比如，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、強(qiáng)化師資力量、人才培養(yǎng)、學(xué)科發(fā)展等，使得檔案管理工作的重要性被忽視。第三，很多高校在檔案管理信息化建設(shè)方面并沒有建設(shè)相應(yīng)的硬件設(shè)施。要想達(dá)到理想的信息化檔案系統(tǒng)構(gòu)建目標(biāo)，需要信息化設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等，缺一不可。這樣才能夠支撐檔案管理信息化建設(shè)工作順利開展。在一些高校中，其在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)中并沒有完善的數(shù)據(jù)庫、信息處理系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施，阻礙這項(xiàng)工作取得實(shí)質(zhì)性效果。第四，檔案管理軟件建設(shè)方面的投資不足。建設(shè)信息化檔案管理平臺，能夠錄入檔案信息的同時推進(jìn)檔案資源共享與實(shí)時查詢。

2.檔案信息化管理制約有待完善

在很多高校中并未針對檔案管理安全建立健全的制度，使得在缺少制約的條件下，工作人員的工作效率較低，難以達(dá)到理想的管理工作目標(biāo)。從高校檔案管理工作來看，需要多個部門之間形成協(xié)調(diào)以及配合，才能夠使得檔案管理工作安全且高效。在大數(shù)據(jù)時代下，存在很多以盜取信息作為賺錢手段的黑客，對于高校建設(shè)信息化檔案管理體系造成了一定的威脅。另外，由于高校中缺乏信息技術(shù)水平較高的人員，使得檔案資料的保護(hù)工作不到位且不全面，容易造成檔案信息丟失、泄露學(xué)生檔案資料的情況。