事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)的有效應(yīng)用

張春子

摘 要：在新時(shí)期的事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展中，在檔案管理效率及質(zhì)量方面的要求逐漸提升，要求在實(shí)際管理中可以合理地應(yīng)用更有效的技術(shù)手段，而其中十分重要的技術(shù)就是信息技術(shù)。本文主要研究信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用情況，以信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值為入手點(diǎn)， 在檔案管理工作實(shí)施中對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用途徑及措施深入探究，為更好利用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理提供有力的理論依據(jù)及支持，滿足實(shí)際需求。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案管理;應(yīng)用

隨著目前信息時(shí)代的不斷深入發(fā)展，信息技術(shù)在社會(huì)上的各個(gè)行業(yè)及領(lǐng)域內(nèi)也都有著廣泛的應(yīng)用，且在實(shí)際應(yīng)用中也表現(xiàn)出明顯的優(yōu)勢(shì)?；诖耍诋?dāng)前的事業(yè)單位檔案管理中，對(duì)信息技術(shù)需要合理應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理情況的改善，促使檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，這樣有利于檔案管理水平及質(zhì)量的提升，為事業(yè)檔案資源的利用及檔案價(jià)值的更充分發(fā)揮奠定理想的支持與保障，達(dá)到新時(shí)期檔案管理的要求。

一、事業(yè)單位檔案管理概述

在信息時(shí)代未到來(lái)之前，我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)部檔案記錄大部分都是紙質(zhì)記錄，然后以牛皮袋封裝保存，最后依據(jù)類(lèi)別及時(shí)間在不同檔案架中進(jìn)行保存。然而，由于事業(yè)單位都是為實(shí)現(xiàn)人民群眾需求，為人們提供服務(wù)而設(shè)立的，各個(gè)事業(yè)單位每天都需要接觸大量人群，因而檔案管理也就成為比較繁重的任務(wù)。這些紙質(zhì)檔案若保存不合理，管理不嚴(yán)格，則會(huì)導(dǎo)致檔案丟失情況的產(chǎn)生，這對(duì)于檔案信息的完整性及完全性會(huì)產(chǎn)生不利影響。由于傳統(tǒng)檔案管理中存在著一些問(wèn)題，已經(jīng)無(wú)法與當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展相適應(yīng)，也無(wú)法滿足當(dāng)前人們的實(shí)際需求，在事業(yè)單位的檔案管理方面也就需要改變以往的方式。在當(dāng)前我國(guó)信息時(shí)代不斷快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)發(fā)展也越來(lái)越成熟，應(yīng)用范圍也越來(lái)越廣泛，在檔案管理中的應(yīng)用就是其中比較典型的一個(gè)方面。然而，由于檔案管理改革的時(shí)間仍比較短，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理仍在傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理的過(guò)程中，并未完全實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變，在這種情況下也就需要對(duì)事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行進(jìn)一步研究，以便更好將信息技術(shù)融合于事業(yè)單位的檔案管理中，使事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新及完善具有良好的技術(shù)支持。

二、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢(shì)及價(jià)值

在目前的事業(yè)單位檔案管理中，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理中信息技術(shù)的有效應(yīng)用，必須要先把握信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值及優(yōu)勢(shì)，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用有利于資源節(jié)約

眾所周知，在傳統(tǒng)檔案管理中都是紙質(zhì)檔案，每個(gè)單位內(nèi)都需要配備一定數(shù)量的打印機(jī)，并且需要購(gòu)置大量紙張及牛皮袋，資源耗費(fèi)比較大。同時(shí)，這些紙質(zhì)檔案資源還需要占據(jù)較大的空間，隨著檔案數(shù)量的增加需要占用的空間也會(huì)越來(lái)越多，有些情況下需要多個(gè)房間存放，這也是一種資源耗費(fèi)。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中需要多個(gè)管理人員進(jìn)行管理，耗費(fèi)的人力資源也比較多。而在信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的情況下，可以使大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行保存，需要時(shí)隨時(shí)調(diào)閱，在這種管理方式下，以往紙張、牛皮紙及打印設(shè)備與占據(jù)的空間等都大量減少，并且不需要太多管理人員實(shí)行管理。因此，事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)資源節(jié)約，減少檔案管理成本。

2.檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用有利于提升管理效率

在事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理中，信息技術(shù)的應(yīng)用可以促使傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，檔案管理人員在掌握信息管理技術(shù)的基礎(chǔ)上就可以獨(dú)立實(shí)行操控，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變。而在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的基礎(chǔ)上，可使檔案管理更加方便，這是因?yàn)樵趹?yīng)用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上可以通過(guò)程序設(shè)置對(duì)電子檔案實(shí)行自動(dòng)分類(lèi)歸納及記錄，也可以將需要搜索的文檔名稱(chēng)輸入到設(shè)置程度上，計(jì)算機(jī)可以對(duì)檔案進(jìn)行搜索并且找出與結(jié)果相符合的檔案信息。同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用還可以使網(wǎng)上共享得以實(shí)現(xiàn)，使檔案的獲取更加方便，也就可以檔案管理效率的有效提升，節(jié)約時(shí)間，可以為人民群眾提供更好的檔案服務(wù)，滿足現(xiàn)代化檔案管理需求。

3.檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用可以提升檔案安全性

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理中，需要對(duì)檔案室環(huán)境加強(qiáng)重視，需要使檔案室內(nèi)環(huán)境保持干燥低溫，且需要注意防蟲(chóng)，避免這些紙質(zhì)檔案受到損傷。另外，有些事業(yè)單位在搬遷過(guò)程中可能會(huì)導(dǎo)致檔案都是情況發(fā)生，檔案信息泄露。而在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)就可以使這一問(wèn)題得到有效解決，這是因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的應(yīng)用可以使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，還能夠?qū)崿F(xiàn)云儲(chǔ)存及云備份，也就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息安全性的有效提升。這樣一來(lái)，只要具備網(wǎng)絡(luò)環(huán)境就可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案下載，可以避免檔案丟失情況發(fā)生，也可以避免這些檔案由于自然因素而被損壞，可以在很大程度上實(shí)現(xiàn)檔案信息安全性的提升，使檔案管理得到滿意效果。

4.檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用有利于事業(yè)單位結(jié)構(gòu)優(yōu)化

傳統(tǒng)事業(yè)單位內(nèi)部職位比較多，工作人員數(shù)量也比較大，導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)繁雜，工作人員較多，因而事業(yè)單位的管理難度比較大，并且會(huì)增加事業(yè)單位的人力資源成本支出，導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)政壓力比較大。而在將信息技術(shù)融入檔案管理過(guò)程中的情況下，可以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部職業(yè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，這主要就是因?yàn)樵跈n案管理中應(yīng)用信息技術(shù)可以將一部分人力勞動(dòng)代替，如檔案錄入、分類(lèi)及歸納整體等，這些需要花費(fèi)較多時(shí)間及人力的工作都可以利用計(jì)算機(jī)將其代替，可以有效緩解工作人員的壓力。這樣一來(lái)，可以使事業(yè)單位的人員結(jié)構(gòu)得到簡(jiǎn)化，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，為事業(yè)單位的更好發(fā)展提供有力的基礎(chǔ)與支持。

三、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略及途徑

依據(jù)上文所述，在事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用具有明顯優(yōu)勢(shì)，也就需要實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，具體從以下幾個(gè)方面入手。

1.有效落實(shí)檔案管理制度

在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，要想實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，促使檔案管理得到滿意效果，首先就是需要落實(shí)檔案管理制度。事業(yè)單位內(nèi)部需要依據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，制定檔案管理制度。并且對(duì)該制度不斷完善，同時(shí)需要注重相關(guān)管理人員的培訓(xùn)，使檔案管理工作人員可以形成正確觀念。另外，需要在檔案管理制度的制定及落實(shí)中納入現(xiàn)代信息技術(shù)，用制度方式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范，以提升檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)化程度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理效率及質(zhì)量的進(jìn)一步提升。在這種情況下，檔案管理工作的層次性會(huì)有所提升，再有問(wèn)題出現(xiàn)的情況下，檔案管理工作人員也可以將問(wèn)題發(fā)生的原因找出，以采取有效途徑解決問(wèn)題，保證檔案管理工作的有序開(kāi)展。此外，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)施，還需要繼續(xù)加強(qiáng)監(jiān)督，在工作考核上構(gòu)建合理制度，讓檔案管理效果和管理人員薪資掛鉤，以提升管理人員積極性，促使管理人員可以保持積極向上的工作態(tài)度，在檔案管理工作中更好投入，積極探索信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，保證信息技術(shù)的應(yīng)用及檔案管理都可以取得滿意的成果。