5G時(shí)代外貿(mào)英文函電寫(xiě)作的實(shí)用技巧探究

涂曉韋

摘 要：外貿(mào)英文函電是一種主要用于溝通國(guó)內(nèi)外商業(yè)信息、聯(lián)系跨國(guó)商業(yè)事務(wù)的國(guó)際通用交流媒介。5G時(shí)代背景下，外貿(mào)英文函電顯示出較強(qiáng)的智能化、即時(shí)性、生動(dòng)化特征。然而在當(dāng)前外貿(mào)英文函電寫(xiě)作實(shí)踐工作中，受機(jī)器翻譯準(zhǔn)確性不高、智能錄入工具易造成依賴、數(shù)據(jù)分析結(jié)果存在適用性問(wèn)題等原因影響，函電寫(xiě)作存在表述不專業(yè)、遺漏觀點(diǎn)想法和業(yè)務(wù)性錯(cuò)誤等問(wèn)題?；诖?，提出5G時(shí)代外貿(mào)英文函電寫(xiě)作的實(shí)用技巧，包括使用專業(yè)詞匯翻譯工具、運(yùn)用智能語(yǔ)句篩選系統(tǒng)、借助句式自動(dòng)轉(zhuǎn)化技術(shù)、利用數(shù)字化檢測(cè)手段，提高函電寫(xiě)作專業(yè)性、準(zhǔn)確性、禮貌感和完整性，推進(jìn)對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)穩(wěn)步高效開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：5G時(shí)代;對(duì)外貿(mào)易;英文函電;常見(jiàn)問(wèn)題;寫(xiě)作技巧

外貿(mào)英文函電的溝通內(nèi)容多樣，包括詢價(jià)、報(bào)盤、簽約、訂貨、裝運(yùn)、保險(xiǎn)、支付、索賠。在跨國(guó)貿(mào)易活動(dòng)順利開(kāi)展過(guò)程中，外貿(mào)英文函電發(fā)揮著重要溝通作用。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，跨國(guó)貿(mào)易合作溝通方式開(kāi)始實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化，外貿(mào)英文函電寫(xiě)作也開(kāi)始運(yùn)用先進(jìn)信息手段。尤其是2020年全球新冠肺炎疫情以來(lái)，跨國(guó)貿(mào)易數(shù)字化溝通方式進(jìn)一步加速。然而在當(dāng)前5G時(shí)代背景下，很多外貿(mào)企業(yè)在英文函電寫(xiě)作時(shí)，常會(huì)因機(jī)器翻譯、智能錄入、數(shù)據(jù)分析等方面的問(wèn)題降低函電寫(xiě)作質(zhì)量，進(jìn)而影響企業(yè)與國(guó)外合作方的溝通效率。因此在實(shí)踐業(yè)務(wù)操作中，企業(yè)外貿(mào)英文函電寫(xiě)作需要結(jié)合5G時(shí)代的多樣化信息技術(shù)手段，有效解決外貿(mào)英文函電寫(xiě)作問(wèn)題，從總體上提高雙邊業(yè)務(wù)溝通效率與質(zhì)量，推進(jìn)跨國(guó)合作長(zhǎng)期穩(wěn)步開(kāi)展。

一、5G時(shí)代外貿(mào)英文函電的特征

（一）智能化與便利化

隨著計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)的普及應(yīng)用與更新?lián)Q代，外貿(mào)英文函電內(nèi)容的撰寫(xiě)方式也先后實(shí)現(xiàn)多次“換筆”，即由手寫(xiě)轉(zhuǎn)變?yōu)殒I盤輸入，再轉(zhuǎn)為掃描輸入以及語(yǔ)音輸入。在此過(guò)程中，外貿(mào)英文函電的數(shù)字化水平逐漸提高，呈現(xiàn)出典型的智能化特征。具體而言，5G時(shí)代背景下，外貿(mào)英文函電的文字可借助先進(jìn)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)智能錄入，大幅提高寫(xiě)作靈活性。例如，寫(xiě)作人員可以利用智能獲取軟件，復(fù)制、添加或刪除外貿(mào)英文函電中的開(kāi)頭寒暄與介紹背景等不重要介紹性內(nèi)容;對(duì)于函電的主體部分內(nèi)容，如產(chǎn)品單價(jià)、技術(shù)支持、運(yùn)輸方式和索賠流程等，可運(yùn)用智能掃描、語(yǔ)音輸入、數(shù)據(jù)板輸入技術(shù)等人機(jī)接口技術(shù)，進(jìn)行詳細(xì)準(zhǔn)確描述;對(duì)于函電中專業(yè)性較強(qiáng)、記載貿(mào)易交易的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，則可借助機(jī)器翻譯技術(shù)或“眼球跟蹤器”等電腦視覺(jué)系統(tǒng)進(jìn)行輸入。通過(guò)多樣化智能技術(shù)的聯(lián)合運(yùn)用，外貿(mào)英文函電寫(xiě)作智能化水平得以大幅提高。

（二）即時(shí)性與實(shí)效性

外貿(mào)英文函電的主要作用是傳遞信息，而5G技術(shù)改變了信息傳遞形式和工具，使外貿(mào)英文函電凸顯出即時(shí)性特征。具體而言，5G時(shí)代，電子郵件與即時(shí)通訊軟件等現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，使得傳統(tǒng)外貿(mào)溝通方式進(jìn)一步多元。外貿(mào)英文函電借助多樣化的現(xiàn)代溝通方式，能夠?qū)崿F(xiàn)合作意愿的即時(shí)溝通，快速推進(jìn)跨國(guó)企業(yè)合作。并且，外貿(mào)企業(yè)利用計(jì)算機(jī)中超文本結(jié)構(gòu)，可幫助函電寫(xiě)作人員快速篩選關(guān)鍵信息，加快外貿(mào)英文函件的核對(duì)與處理效率。例如，外貿(mào)企業(yè)借助計(jì)算機(jī)中超文本結(jié)構(gòu)，可以凸顯外貿(mào)英文函電內(nèi)容的核心“關(guān)鍵詞”或“關(guān)鍵部分”，從而明確寫(xiě)出函電發(fā)送的主旨內(nèi)容。對(duì)于海外合作企業(yè)而言，其運(yùn)用超文本結(jié)構(gòu)分析外貿(mào)英文函電，可直接跳過(guò)開(kāi)頭寒暄、原因說(shuō)明等部分內(nèi)容，快速挑揀主題表達(dá)內(nèi)容進(jìn)行閱讀，從而有效節(jié)省時(shí)間和精力，加快信函處理效率，精準(zhǔn)把握商機(jī)。

（三）生動(dòng)化與場(chǎng)景化

5G時(shí)代，各類信息泛濫，數(shù)據(jù)海量。為了讓海外合作方在短時(shí)間內(nèi)從海量信息數(shù)據(jù)中快速跳出，受到自身吸引，接受跨國(guó)貿(mào)易業(yè)務(wù)合作意愿，外貿(mào)企業(yè)開(kāi)始運(yùn)用多樣化5G技術(shù)撰寫(xiě)生動(dòng)形象的函電。例如，部分外貿(mào)企業(yè)開(kāi)始在外貿(mào)英文函電中加入行業(yè)專業(yè)符號(hào)，在索賠流程方面配有具體流程圖，供海外合作方直觀了解;藝術(shù)與先進(jìn)制造業(yè)外貿(mào)企業(yè)開(kāi)始在外貿(mào)英文函電的產(chǎn)品介紹部分，加入產(chǎn)品展示三維動(dòng)畫(huà)、聲音以及視頻。這種生動(dòng)化的“多媒體”表現(xiàn)形式，一方面可以充分展示外貿(mào)企業(yè)產(chǎn)品細(xì)節(jié)與特色，另一方面可以展示外貿(mào)企業(yè)自身技術(shù)實(shí)力，使海外合作方充分了解外貿(mào)企業(yè)與產(chǎn)品，進(jìn)而加速推進(jìn)雙方貿(mào)易合作效率。

二、5G時(shí)代外貿(mào)英文函電寫(xiě)作的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）智能化工具缺乏人性化和準(zhǔn)確的專業(yè)化表述

5G時(shí)代背景下，不少外貿(mào)企業(yè)為提高效率，均在采用翻譯機(jī)器進(jìn)行外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)，常用翻譯機(jī)器有谷歌、百度、微軟。然而現(xiàn)階段，翻譯機(jī)器在對(duì)外貿(mào)函電內(nèi)容進(jìn)行英文翻譯時(shí)，時(shí)常出現(xiàn)翻譯不準(zhǔn)確問(wèn)題，主要表現(xiàn)為外貿(mào)業(yè)務(wù)用詞不專業(yè)、中式英語(yǔ)、語(yǔ)言啰嗦等。產(chǎn)生這一問(wèn)題的原因主要有兩點(diǎn)：一是在于翻譯機(jī)器中的詞匯、內(nèi)容均為事先設(shè)定好的固定詞庫(kù)內(nèi)容，其對(duì)于簡(jiǎn)單詞匯、固定短語(yǔ)、常見(jiàn)對(duì)話的翻譯較為準(zhǔn)確，卻無(wú)法識(shí)別行業(yè)專業(yè)性詞匯與復(fù)雜語(yǔ)句。因此當(dāng)面對(duì)外貿(mào)英文函電中的專業(yè)用語(yǔ)與長(zhǎng)句時(shí)，機(jī)器翻譯出的內(nèi)容往往會(huì)出現(xiàn)許多低級(jí)錯(cuò)誤。二是在于中國(guó)與海外其他國(guó)家與民族的語(yǔ)言、文化存在較大差異，但當(dāng)前市面上常見(jiàn)的翻譯軟件主要為中國(guó)發(fā)明，翻譯中常會(huì)受漢語(yǔ)思維方式、文化背景的干擾出現(xiàn)“中式英文”，造成句法錯(cuò)誤。如在還盤時(shí)，機(jī)器翻譯出的高價(jià)表述是“I am afraid that the price of your products is too expensive”，而在英文中則不能用expensive表示價(jià)格高，應(yīng)該使用high/unreasonable等詞匯，與expensive搭配的名詞大多是物品。外貿(mào)英文函電內(nèi)容不準(zhǔn)確會(huì)影響海外合作方對(duì)發(fā)信人及貿(mào)易合作的客觀感受，拉大合作雙方的心理距離，影響雙方商務(wù)貿(mào)易活動(dòng)順利開(kāi)展。因此為了避免這一問(wèn)題，外貿(mào)企業(yè)還需要將機(jī)器翻譯好的函電內(nèi)容進(jìn)行人工核驗(yàn)，而這又進(jìn)一步增加了外貿(mào)企業(yè)的人工成本和時(shí)間成本。

（二）智能錄入工具缺少針對(duì)性和靈活性

外貿(mào)英文函電寫(xiě)作屬于言語(yǔ)交際范疇，因此需要在書(shū)面交流中清晰、準(zhǔn)確地表達(dá)出自身意圖和想法?，F(xiàn)階段，許多外貿(mào)企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始運(yùn)用5G時(shí)代的智能掃描、語(yǔ)音輸入、數(shù)據(jù)板輸入等人機(jī)交互技術(shù)工具，錄入外貿(mào)英文函電的主要內(nèi)容與事項(xiàng)。以語(yǔ)音輸入為例，外貿(mào)企業(yè)工作人員為了提高函電撰寫(xiě)效率，會(huì)根據(jù)以往撰寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)，自己用英文表述其他外貿(mào)函電的內(nèi)容，并使用語(yǔ)音識(shí)別工具記錄、自動(dòng)生成外貿(mào)英文函電內(nèi)容。這種智能錄入方式雖在一定程度上減輕了函電撰寫(xiě)工作人員的工作量，提高了外貿(mào)合作溝通效率，但也容易造成依賴。一方面，外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)人員可能會(huì)過(guò)度依賴以往經(jīng)驗(yàn)，遺漏企業(yè)對(duì)新合作項(xiàng)目的新觀點(diǎn)的想法;另一方面，外貿(mào)企業(yè)會(huì)過(guò)分依賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不注重合作信息傳輸質(zhì)量與效率，導(dǎo)致合作內(nèi)容想法表達(dá)出現(xiàn)遺漏。例如，很多外貿(mào)英文函電如國(guó)內(nèi)裝運(yùn)通知中，會(huì)根據(jù)過(guò)往慣例自動(dòng)錄入“The glassware was dispatched yesterday”。這句話雖告知了買方貨物已發(fā)運(yùn)，卻并沒(méi)有清晰地表達(dá)出到底有多少數(shù)量的玻璃器皿被運(yùn)出，沒(méi)有注明玻璃器皿的訂單、合同，沒(méi)寫(xiě)清楚發(fā)貨時(shí)間、預(yù)計(jì)到港時(shí)間，沒(méi)明確裝運(yùn)港位置等內(nèi)容，一定程度會(huì)影響跨國(guó)貿(mào)易活動(dòng)的穩(wěn)定開(kāi)展。

（三）數(shù)據(jù)分析結(jié)果適用性問(wèn)題易造成業(yè)務(wù)性錯(cuò)誤

作為外貿(mào)企業(yè)與海外合作方溝通的書(shū)面形式，外貿(mào)英文函電中必然會(huì)涉及各方面的實(shí)務(wù)專業(yè)知識(shí)，如國(guó)際慣例、貿(mào)易程序與操作規(guī)范。而當(dāng)前在運(yùn)用現(xiàn)代信息手段分析數(shù)據(jù)，并根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果進(jìn)行外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)過(guò)程中，常出現(xiàn)分析結(jié)果與實(shí)際外貿(mào)業(yè)務(wù)不適用的問(wèn)題，即寫(xiě)作出錯(cuò)誤的專業(yè)、實(shí)務(wù)知識(shí)。這一錯(cuò)誤主要表現(xiàn)為信用證函中的業(yè)務(wù)性錯(cuò)誤。例如，很多企業(yè)在外貿(mào)英文函電寫(xiě)作過(guò)程中，會(huì)借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)，分析海外合作企業(yè)的需求特征，并為了給不同企業(yè)提供個(gè)性化的信息，對(duì)外貿(mào)英文函電進(jìn)行修改，包括將保險(xiǎn)索賠地點(diǎn)由國(guó)外改回國(guó)內(nèi)，受益人由賣方改為買方，付款銀行從開(kāi)證行改為出口地銀行，匯票金額由發(fā)票金額的100%改為110%等。但其中許多修改均較為多余，不僅增加了雙方合作復(fù)雜性，還顯得外貿(mào)英文函電寫(xiě)作人員貿(mào)易實(shí)務(wù)知識(shí)不扎實(shí)、不專業(yè)，一定程度會(huì)影響海外合作方的合作意愿。

三、5G時(shí)代規(guī)避外貿(mào)英文函電寫(xiě)作問(wèn)題的實(shí)用技巧

（一）使用專業(yè)詞匯翻譯工具，提高函電寫(xiě)作專業(yè)性

正式規(guī)范的語(yǔ)言表達(dá)可以凸顯外貿(mào)英文函電發(fā)送方的專業(yè)性、規(guī)范性，體現(xiàn)出外貿(mào)企業(yè)對(duì)海外合作方的尊重。因此，在外貿(mào)英文函電寫(xiě)作時(shí)，外貿(mào)企業(yè)相關(guān)工作人員應(yīng)結(jié)合5G時(shí)代特點(diǎn)，使用行業(yè)專業(yè)的英文詞匯翻譯工具，增加正式規(guī)范的語(yǔ)言詞匯使用。如offer（報(bào)盤）、insurance policy（保險(xiǎn)單）、insurance coverage（保險(xiǎn)險(xiǎn)別）、clean bill of lading（清潔提單）、d/a（承兌后交單）、b/d（銀行匯票）、f.o.b.（船上交貨價(jià)）。通過(guò)這些專業(yè)詞匯翻譯工具翻譯出的外貿(mào)專業(yè)術(shù)語(yǔ)，準(zhǔn)確描述跨國(guó)合作雙方的責(zé)任與權(quán)利，提高外貿(mào)英文函電寫(xiě)作的專業(yè)性，為跨國(guó)貿(mào)易合作開(kāi)展打下良好基礎(chǔ)。

（二）運(yùn)用智能語(yǔ)句篩選系統(tǒng)，提高函電寫(xiě)作準(zhǔn)確性

外貿(mào)英文函電中任何一個(gè)詞語(yǔ)的使用，都涉及貿(mào)易雙方的權(quán)利和義務(wù)，關(guān)乎利益歸屬方面諸多問(wèn)題。錯(cuò)誤的表述不僅會(huì)造成海外合作方誤解，還會(huì)引起各種不必要的糾紛。而嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)、準(zhǔn)確的表述會(huì)給海外合作方一種踏實(shí)、靠譜的感覺(jué)，有利于推進(jìn)雙邊貿(mào)易合作業(yè)務(wù)開(kāi)展。因此5G時(shí)代，在進(jìn)行外貿(mào)英文函電寫(xiě)作時(shí)，相關(guān)人員需要運(yùn)用智能語(yǔ)句篩選系統(tǒng)，對(duì)智能錄入和翻譯工具寫(xiě)出的英文函電中各種細(xì)節(jié)問(wèn)題進(jìn)行嚴(yán)格審查。如審查函電內(nèi)容是否用“with regards to”代替“about”、“inquiry”代替“ask”、“duplicate”代替“copy”、“deliver”代替“send”、“in reply to”代替“answer”。在運(yùn)用智能語(yǔ)句篩選系統(tǒng)時(shí)，尤其是要核查函電中關(guān)于商品的價(jià)格、尺碼、顏色、到港時(shí)間等問(wèn)題，以此保護(hù)貿(mào)易雙方權(quán)益，推進(jìn)跨國(guó)商品交易穩(wěn)步開(kāi)展。

（三）借助句式自動(dòng)轉(zhuǎn)化技術(shù)，提高函電寫(xiě)作禮貌感

被動(dòng)語(yǔ)態(tài)有三大優(yōu)勢(shì)，一是可以豐富外貿(mào)英文函電的格式，避免單調(diào)問(wèn)題;二是可以顯示出委婉的語(yǔ)氣，體現(xiàn)對(duì)合作方的尊重;三是可以突顯出要說(shuō)明對(duì)象的重要性。在5G時(shí)代外貿(mào)英文函電寫(xiě)作中，相關(guān)工作人員可以借助句式自動(dòng)轉(zhuǎn)化技術(shù)，將主動(dòng)語(yǔ)句轉(zhuǎn)換為被動(dòng)語(yǔ)態(tài)表達(dá)形式，提高函電寫(xiě)作禮貌感。如運(yùn)用句式自動(dòng)轉(zhuǎn)化技術(shù)將催收欠款的時(shí)間、金額和方式，轉(zhuǎn)換為更加委婉、容易讓收信人接受的表達(dá)方式，即“The unpaid balance of US $ 2000 for the goods supplied during September will be telegraphed by our bankers on or before November 15”。此外，相關(guān)工作人員在寫(xiě)作時(shí)，需要借助句式自動(dòng)轉(zhuǎn)化技術(shù)，將多個(gè)小短句轉(zhuǎn)換翻譯成完整語(yǔ)句以及帶正式語(yǔ)體色彩的語(yǔ)言，如介詞短語(yǔ)、后置定語(yǔ)、非謂語(yǔ)動(dòng)詞，以此凸顯函電內(nèi)容重要性，促進(jìn)交易活動(dòng)順利完成。

（四）利用數(shù)字化檢測(cè)手段，提高函電表達(dá)完整性

精簡(jiǎn)凝練、直奔主題的語(yǔ)句符合西方人思維方式，可以幫助海外收件方準(zhǔn)確理解函電內(nèi)容。因此在外貿(mào)英文函電寫(xiě)作時(shí)，相關(guān)工作人員應(yīng)運(yùn)用數(shù)字化檢測(cè)手段，對(duì)函電語(yǔ)句進(jìn)行嚴(yán)格審查，提高函電表達(dá)完整性。一方面要通過(guò)數(shù)據(jù)檢測(cè)手段核查、壓縮長(zhǎng)篇累牘的句子，盡量直奔主題，完整表達(dá)合作觀點(diǎn)和意圖。在此方面需要注意的是，要重點(diǎn)核查不加任何標(biāo)點(diǎn)和停頓的長(zhǎng)句。另一方面要運(yùn)用數(shù)據(jù)檢測(cè)手段檢測(cè)并刪減函電中重復(fù)性、原因類型的語(yǔ)句，盡量在完整表達(dá)基礎(chǔ)上做到簡(jiǎn)潔明確。此外，在表達(dá)禮貌且表述完整前提下，企業(yè)相關(guān)工作人員應(yīng)盡量在外貿(mào)英文函電中使用簡(jiǎn)單句子和簡(jiǎn)短詞語(yǔ)，如Free on Board用FOB代表，在縮短寫(xiě)作時(shí)間的同時(shí)，減輕海外收件人的閱讀壓力，減少長(zhǎng)句帶來(lái)不必要的麻煩。

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