通過網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管控

林巧

【摘要】隨著企業(yè)財(cái)務(wù)支出和報(bào)賬業(yè)務(wù)工作量的增加，“報(bào)銷難”成為不少企業(yè)報(bào)賬人普遍面臨的問題。在信息時(shí)代背景下，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)逐漸成為企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)改革的趨勢(shì)。文章在分析傳統(tǒng)報(bào)銷模式問題的基礎(chǔ)上，結(jié)合深圳報(bào)業(yè)集團(tuán)的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)運(yùn)行情況，從提高報(bào)銷效率、降低企業(yè)成本、財(cái)務(wù)工作降負(fù)減壓、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息共享與加強(qiáng)預(yù)算管控等角度，闡述網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，并提出系統(tǒng)的未來優(yōu)化方向，以期為更多企業(yè)引入網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)上報(bào)銷；財(cái)務(wù)管控；預(yù)算；財(cái)務(wù)信息化

【中圖分類號(hào)】F274

一、引言

21世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，信息技術(shù)的快速發(fā)展帶來了前所未有的變革，引入企業(yè)信息管理系統(tǒng)成為這個(gè)時(shí)代企事業(yè)單位辦公改革的重要方向。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)作為企業(yè)信息系統(tǒng)的組成部分，是現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理工作的重要手段。與傳統(tǒng)報(bào)銷模式相比，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)具有節(jié)約成本、提高效率、加強(qiáng)管控以及實(shí)現(xiàn)信息共享等諸多優(yōu)勢(shì)。

為解決傳統(tǒng)報(bào)銷模式帶來的種種弊端，深圳報(bào)業(yè)集團(tuán)（下文簡(jiǎn)稱“深圳報(bào)業(yè)”）于2018年10月開始著手設(shè)計(jì)基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，開發(fā)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，該系統(tǒng)于2019年1月開始運(yùn)行。筆者結(jié)合深圳報(bào)業(yè)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用案例，在總結(jié)傳統(tǒng)報(bào)銷流程存在缺陷的基礎(chǔ)上，分析網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理方面的優(yōu)勢(shì)，從目前的運(yùn)行狀況來看，網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)初步呈現(xiàn)了良好的效果，得到了用戶的肯定和支持。

二、應(yīng)用網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的意義

建立網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，采用智能手機(jī)、二維碼、掃描儀和光學(xué)字符識(shí)別（OCR）等現(xiàn)代信息技術(shù)和設(shè)備，通過報(bào)賬人網(wǎng)上隨時(shí)提交報(bào)銷單、實(shí)時(shí)查詢報(bào)銷進(jìn)度、實(shí)時(shí)生成和查詢管理報(bào)表等方式，極大地加快了員工報(bào)銷的進(jìn)程，降低了成本費(fèi)用，提高了財(cái)務(wù)人員工作效率，保證了報(bào)銷單據(jù)的安全，固化和規(guī)范了報(bào)銷流程，實(shí)時(shí)控制預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、監(jiān)控報(bào)銷憑證的資金支付情況，提升了企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平，有助于財(cái)務(wù)人員由“核算會(huì)計(jì)”向“管理會(huì)計(jì)”的轉(zhuǎn)型。

三、傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷模式弊端

在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式下，主要面臨以下問題：

（一）財(cái)務(wù)審批的有效性太低，信息反饋不及時(shí)

在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式中，一旦報(bào)銷單據(jù)被會(huì)計(jì)審核，就會(huì)將其提交給負(fù)責(zé)審批的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和企業(yè)負(fù)責(zé)人。當(dāng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或企業(yè)負(fù)責(zé)人出差、休假時(shí)，可能會(huì)造成財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)的積壓。其次，財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)經(jīng)申請(qǐng)人提交后，申請(qǐng)人對(duì)報(bào)銷單據(jù)的后續(xù)審批以及資金支付缺乏跟蹤，只能人為跟進(jìn)并通過電話進(jìn)行查詢。最后，當(dāng)產(chǎn)生付款延遲的爭(zhēng)議時(shí)，沒有客觀證據(jù)，很難進(jìn)行有效的追蹤問責(zé)。

（二）報(bào)銷單據(jù)審批和資金支付控制是獨(dú)立的，報(bào)銷過程過長(zhǎng)，錯(cuò)誤支付資金的風(fēng)險(xiǎn)增加

在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式中，報(bào)銷單據(jù)經(jīng)最終審批后，會(huì)提交給公司出納以完成資金支付流程。根據(jù)付款金額權(quán)限，付款單經(jīng)會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，資金支付將予以完成。報(bào)銷單據(jù)的批準(zhǔn)和資金支付的控制是獨(dú)立的，報(bào)銷過程太長(zhǎng)，降低了報(bào)銷效率。其次，資金支付審核鏈中的財(cái)務(wù)人員不熟悉報(bào)銷單據(jù)中反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容，容易增加資金的錯(cuò)付風(fēng)險(xiǎn)。

（三）報(bào)銷不能與先前的報(bào)銷單據(jù)鏈接

在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式中，報(bào)銷單據(jù)在進(jìn)入財(cái)務(wù)部門后，報(bào)賬人與報(bào)銷單據(jù)被完全割裂，報(bào)賬人無法獨(dú)立質(zhì)疑過往的報(bào)銷信息，也無法實(shí)時(shí)了解其個(gè)人借款和供應(yīng)商的預(yù)付款情況。導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員經(jīng)常陷入“尋找合同，結(jié)算當(dāng)前交易并催還借款”的日常工作模式，浪費(fèi)了人力，降低了人力資源的使用效率。

（四）預(yù)算控制困難，內(nèi)部控制流程需要優(yōu)化

在實(shí)際工作中，業(yè)務(wù)部門經(jīng)常認(rèn)為預(yù)算控制是財(cái)務(wù)部門的事務(wù)，他們沒有保留預(yù)算支出賬目，在需要了解預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度時(shí)，經(jīng)常需要財(cái)務(wù)人員通過會(huì)計(jì)系統(tǒng)查詢相關(guān)信息。就財(cái)務(wù)部門而言，當(dāng)完成當(dāng)月憑證的會(huì)計(jì)處理后，才能仔細(xì)檢查預(yù)算控制進(jìn)度，無法實(shí)時(shí)了解預(yù)算控制進(jìn)度，不利于企業(yè)中的實(shí)時(shí)預(yù)算控制和決策制定。

四、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)——以深圳報(bào)業(yè)為例

2017年7月，深圳報(bào)業(yè)啟動(dòng)了財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的迭代，財(cái)務(wù)系統(tǒng)從nc5.0升級(jí)到nc6.5，規(guī)范了集團(tuán)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)報(bào)表的編制，建立集團(tuán)級(jí)供應(yīng)商和客戶信息交流數(shù)據(jù)庫；2017年12月啟動(dòng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)資金結(jié)算模塊，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)資金的自動(dòng)上劃和下?lián)?，提高了?nèi)部資金使用效率。同時(shí)，資金結(jié)算模塊在軟件中集成了多種在線銀行接口，有效解決了不同銀行需要安裝使用不同U盾的問題，提高了整個(gè)資金支付工作的效率。同樣，應(yīng)用在線報(bào)銷系統(tǒng)具有以下優(yōu)勢(shì)：

（一）提高報(bào)銷效率，節(jié)約成本

傳統(tǒng)手工報(bào)銷模式下，由于時(shí)間和空間的局限性，企業(yè)難免需要耗費(fèi)更多的資金成本和時(shí)間成本。深圳報(bào)業(yè)運(yùn)行網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)后，通過電腦和手機(jī)端口，報(bào)賬人可隨時(shí)隨地提交報(bào)銷單，審批人員也可靈活安排時(shí)間，實(shí)時(shí)審核報(bào)銷單據(jù)。通過網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)傳遞報(bào)銷單據(jù)，可以快速高效地完成審批流程，極大地提高了企業(yè)的整體工作效率，降低了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。在線報(bào)銷系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)資金結(jié)算模塊產(chǎn)生協(xié)同效應(yīng)，改變了原有的報(bào)銷單據(jù)填制、審批與付款單據(jù)填制、審核相互獨(dú)立割裂開來的狀況，實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷單據(jù)填制、審批與付款單據(jù)填制、審核的同步進(jìn)行，大大縮短了整個(gè)財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，提高了財(cái)務(wù)報(bào)銷效率，同時(shí)又降低了資金的錯(cuò)付風(fēng)險(xiǎn)。

（二）降低財(cái)務(wù)部門的工作負(fù)荷和壓力

通過財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，企業(yè)可以預(yù)先設(shè)定報(bào)銷的項(xiàng)目分類和必填內(nèi)容，在這種模式下，相對(duì)格式化的報(bào)銷單據(jù)在系統(tǒng)中完成逐級(jí)傳遞，其出錯(cuò)率將大大降低。原始憑證填寫的完整性與合規(guī)性得到較高程度的保證，方便了后續(xù)諸如付款、制單等一系列的財(cái)務(wù)處理手續(xù)，提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率。財(cái)務(wù)人員在收到報(bào)銷單后，通過掃描報(bào)銷單后面的二維碼，報(bào)銷系統(tǒng)可以檢索到所掃描的報(bào)銷單電子附件，然后由財(cái)務(wù)人員審核原始報(bào)銷憑證與報(bào)銷系統(tǒng)中附件是否一致，財(cái)務(wù)報(bào)銷效率得到了有效保證。

（三）實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息共享，提高報(bào)銷流程透明度

報(bào)銷的相關(guān)信息內(nèi)容被存放于財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)中，在報(bào)銷過程中報(bào)賬人與審核人員均可以實(shí)時(shí)跟進(jìn)查看審批狀態(tài)。報(bào)銷完成后，相關(guān)人員若對(duì)某筆單據(jù)存疑，均可隨時(shí)隨地利用檢索功能實(shí)現(xiàn)快速定位，查閱相應(yīng)單據(jù)并提出質(zhì)疑。

（四）強(qiáng)化預(yù)算管控，完善內(nèi)控制度和優(yōu)化內(nèi)控流程

網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)構(gòu)建了預(yù)算管理模塊，財(cái)務(wù)人員可以根據(jù)企業(yè)年度全面預(yù)算計(jì)劃，后臺(tái)設(shè)定各類項(xiàng)目的預(yù)算金額，系統(tǒng)將自動(dòng)執(zhí)行預(yù)算監(jiān)控。當(dāng)報(bào)賬人提交報(bào)銷單時(shí)，系統(tǒng)將其與之對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的預(yù)算計(jì)劃進(jìn)行匹配判定，如果該筆報(bào)銷申請(qǐng)無預(yù)算或超出預(yù)算，必須通過相關(guān)負(fù)責(zé)人員解決預(yù)算指標(biāo)上限問題或者通過預(yù)算外報(bào)銷流程，才能成功提交系統(tǒng)，這種工作模式解決了手工報(bào)銷模式不利于預(yù)算控制的問題，及時(shí)避免超額審批。此外，預(yù)算使用進(jìn)度將由系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)披露，企業(yè)管理層可以及時(shí)了解企業(yè)全面預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)度，據(jù)此制定相關(guān)重要決策。在企業(yè)一個(gè)年度的全面預(yù)算完成后，其預(yù)算整體執(zhí)行情況可以作為制定下一年度預(yù)算計(jì)劃的參考和依據(jù)，推動(dòng)企業(yè)預(yù)算規(guī)劃的良性循環(huán)。

五、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的優(yōu)化方向

進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的聯(lián)接。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)初期，深圳報(bào)業(yè)的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)施團(tuán)隊(duì)提出了與業(yè)務(wù)系統(tǒng)預(yù)留對(duì)接港的想法，并計(jì)劃實(shí)現(xiàn)與集團(tuán)OA系統(tǒng)，及人力資源管理系統(tǒng)的網(wǎng)上對(duì)接，進(jìn)一步建立與資產(chǎn)管理系統(tǒng)、合同管理等系統(tǒng)的對(duì)接，有效避免財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)成為一座信息孤島，從而充分改善在線報(bào)銷的配件管理。不斷加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的優(yōu)化，達(dá)到強(qiáng)化深圳報(bào)業(yè)內(nèi)部控制的目的，逐步實(shí)現(xiàn)深圳報(bào)業(yè)的業(yè)財(cái)一體化，避免整個(gè)集團(tuán)的重復(fù)審核和審批工作。

六、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，越來越多的企事業(yè)單位引入網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，以代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工報(bào)銷模式，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷流程與預(yù)算管控的革新。雖然報(bào)銷系統(tǒng)只是企業(yè)信息管理系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，但其對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管控工作的助益是立竿見影的。筆者結(jié)合深圳報(bào)業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的應(yīng)用案例，分析了其在控制企業(yè)成本、提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)信息共享以及加強(qiáng)預(yù)算管控四個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)。時(shí)代的進(jìn)步將進(jìn)一步推動(dòng)財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的完善，以科學(xué)高效的報(bào)銷流程與企業(yè)的財(cái)務(wù)管理制度相匹配，提高企業(yè)的管理水平。

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