基于流程重構(gòu)淺談企業(yè)財務(wù)信息化的重要性

陳 勝 劉 娟（通訊作者）

（中國船舶重工集團(tuán)公司第七一七研究所，湖北 武漢 430223）

信息化的發(fā)展為企業(yè)財務(wù)發(fā)展提供了機(jī)遇，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，創(chuàng)新企業(yè)會計管理水平，是當(dāng)前必然的發(fā)展趨勢。根據(jù)自身特點(diǎn)建立信息平臺，形成包括生產(chǎn)過程所有要素的內(nèi)部管理平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)收集、成本計量和其他數(shù)據(jù)資源共享，提高會計水平，提高報價效率和質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)化企業(yè)生產(chǎn)成本的估算。企業(yè)在行動上積極配合市場監(jiān)督及準(zhǔn)入機(jī)制進(jìn)行價格審查，以達(dá)到消費(fèi)者與企業(yè)都滿意的理想價格目標(biāo)，并在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)利益上實(shí)現(xiàn)雙贏。近年來，中國科技事業(yè)發(fā)展迅速，以互聯(lián)網(wǎng)為主的信息技術(shù)正逐步應(yīng)用于企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)和管理中，為企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)帶來了積極的影響，企業(yè)收入也較之前翻了一番。基于此，相關(guān)管理部門應(yīng)充分認(rèn)識到實(shí)現(xiàn)企業(yè)財務(wù)信息化的重要作用，在開展企業(yè)財務(wù)中不斷融入信息技術(shù)，從而達(dá)到提升企業(yè)財務(wù)信息化水平的目的。趙仁和[1]認(rèn)為，信息化時代的到來，促進(jìn)了社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)步，企業(yè)財務(wù)同樣實(shí)現(xiàn)了基于信息化的革新和進(jìn)步，為探究進(jìn)一步提升企業(yè)財務(wù)信息化水平的可行策略，他通過對當(dāng)前中國開展企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)中遇到的問題分析，分別從提升企業(yè)財務(wù)信息化意識、培養(yǎng)專業(yè)人才、構(gòu)建完善的基礎(chǔ)設(shè)施以及強(qiáng)化信息化技術(shù)研發(fā)四個方向進(jìn)行探究，為推動企業(yè)財務(wù)信息化水平的提升作出了巨大貢獻(xiàn)。下文筆者就立足于各學(xué)者研究成果的分析，探究基于流程重構(gòu)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財務(wù)信息化的發(fā)展和共享，希望能對讀者有所啟迪。

一、企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

1.企業(yè)的財務(wù)和業(yè)務(wù)的融合緩慢

企業(yè)受傳統(tǒng)管理思想和體系的影響，財務(wù)和業(yè)務(wù)部門始終相互獨(dú)立。他們的工作彼此分開，互不干擾。結(jié)果，當(dāng)企業(yè)的部門執(zhí)行某些任務(wù)時，財務(wù)管理欠缺對于大局的把握。企業(yè)的所有業(yè)務(wù)活動都需要預(yù)測分析，但是從財務(wù)部門獲取的運(yùn)營數(shù)據(jù)不夠全面，準(zhǔn)確性不高，影響嚴(yán)重企業(yè)運(yùn)營與管理。財務(wù)管理部門和業(yè)務(wù)部門長期獨(dú)立，容易浪費(fèi)財務(wù)資源，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益也可能下降。財務(wù)與企業(yè)業(yè)務(wù)的一體化發(fā)展有夠有效地促進(jìn)企業(yè)信息化的建設(shè)與發(fā)展，但是要實(shí)現(xiàn)企業(yè)的財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的發(fā)展，需要耗費(fèi)的時間成本、人力成本、財力物力成本等都是巨大的，因此導(dǎo)致了企業(yè)業(yè)財一體化的發(fā)展進(jìn)度緩慢，嚴(yán)重影響了企業(yè)的信息化發(fā)展。

2.企業(yè)財務(wù)管理模式有待改進(jìn)

一些企業(yè)發(fā)展落后的原因之一，是因?yàn)槠髽I(yè)的財務(wù)管理模型以及財務(wù)管理概念比較落后。由于企業(yè)采用的財務(wù)管理模式相對落后，因此信息時代的信息及時性較低，難以及時進(jìn)行信息整合與分析。為了從傳統(tǒng)的管理模式過渡到現(xiàn)代的企業(yè)管理模式，企業(yè)必須擁有能夠支持它的完整且高質(zhì)量的財務(wù)管理模型。但是，由于公司財務(wù)管理模型的不完善和落后，在企業(yè)財務(wù)信息化的過程中難以及時發(fā)現(xiàn)問題，導(dǎo)致企業(yè)財務(wù)信息化的發(fā)展進(jìn)度緩慢是必然現(xiàn)象。

3.財務(wù)信息系統(tǒng)的基本功能不完整

適用于當(dāng)前市場中企業(yè)的財務(wù)管理信息系統(tǒng)軟件的主要優(yōu)點(diǎn)是財務(wù)監(jiān)控，它使企業(yè)可以快速集成企業(yè)內(nèi)的財務(wù)數(shù)據(jù)并實(shí)現(xiàn)對企業(yè)財務(wù)管理的監(jiān)督和控制。企業(yè)數(shù)量眾多，業(yè)務(wù)范圍廣泛，綜合財務(wù)管理信息系統(tǒng)逐漸暴露出企業(yè)管理發(fā)展過程中的某些缺陷。例如，由于財務(wù)信息系統(tǒng)與人力資源和資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)不緊密相關(guān)，因此某些企業(yè)必須開發(fā)自己的財務(wù)管理信息系統(tǒng)或引入財務(wù)管理軟件來進(jìn)行二次開發(fā)。由于缺乏企業(yè)中的信息技術(shù)專家并且外部軟件企業(yè)對適用企業(yè)的財務(wù)管理流程和內(nèi)容缺乏了解，因此即便完成了財務(wù)管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)也會缺少諸如合同管理之類的基本功能，會計信息系統(tǒng)模塊的基本管理功能不健全。財務(wù)管理信息系統(tǒng)的基本功能不完善，將嚴(yán)重影響企業(yè)的財務(wù)管理效率，也無法實(shí)現(xiàn)企業(yè)的全部財務(wù)管理功能。例如，財務(wù)管理信息系統(tǒng)無法處理的財務(wù)流程，該部分中的財務(wù)數(shù)據(jù)仍然需要手動收集和處理。分析表明，工作效率顯著下降，財務(wù)人員的工作壓力沒有降低，財務(wù)風(fēng)險還增加了。

4.在建立財務(wù)管理信息系統(tǒng)的投入很少

一些企業(yè)在建立財務(wù)管理信息化方面投入較少，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，企業(yè)對建立財務(wù)管理信息化的重視不足，由于未集成財務(wù)管理信息，因此無法將其納入企業(yè)的主要業(yè)務(wù)范圍，并且領(lǐng)導(dǎo)者在建立財務(wù)管理信息之前對內(nèi)部工作調(diào)查缺乏興趣與了解，各個部門對財務(wù)管理信息系統(tǒng)的要求不清楚，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到預(yù)期的效果；其次，缺乏嚴(yán)格的財務(wù)信息系統(tǒng)，對財務(wù)管理信息的建立沒有嚴(yán)格的限制和控制，財務(wù)管理信息系統(tǒng)存在明顯的缺陷，不利于企業(yè)的財務(wù)管理；最后，缺乏具有復(fù)合知識的金融人才，通常情況下，企業(yè)財務(wù)人員精通財務(wù)管理，對信息技術(shù)知識很少，而企業(yè)內(nèi)部信息技術(shù)部門的員工在理解財務(wù)管理方面又存在問題。財務(wù)管理過程與特定業(yè)務(wù)內(nèi)容之間也缺乏溝通，這使得建立財務(wù)管理信息的效率降低。企業(yè)沒有重視對復(fù)雜財務(wù)管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，繞開了企業(yè)財務(wù)管理信息的建立，最終的財務(wù)信息系統(tǒng)與實(shí)際的內(nèi)部需求存在較大的差距，因此無法充分應(yīng)用于企業(yè)。

二、企業(yè)財務(wù)信息化重構(gòu)過程

1.重組銷售和應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程

隨著企業(yè)之間競爭的加劇和銷售情況的多樣化，應(yīng)收賬款的管理變得更加復(fù)雜。隨著業(yè)務(wù)的持續(xù)增長，需要很好地管理銷售業(yè)務(wù)和應(yīng)收賬款，以避免產(chǎn)品出現(xiàn)剩余。從定義用戶基本功能的角度出發(fā)，根據(jù)業(yè)務(wù)的不同，用戶可以根據(jù)系統(tǒng)提供的語言和用戶定義的計算公式，在某些計費(fèi)領(lǐng)域進(jìn)行計算。為了完成日常貨物銷售發(fā)票的管理，特別是在銷售收入和支出方面的管理，系統(tǒng)需要嚴(yán)格檢查與企業(yè)貨款有關(guān)單位的賬戶。例如，企業(yè)從銷售和應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程這兩個角度開始，在每個單獨(dú)的環(huán)境中計劃流程，然后構(gòu)建更穩(wěn)定的平臺并擴(kuò)展生態(tài)系統(tǒng)的開發(fā)模型，以實(shí)現(xiàn)不同零售產(chǎn)品的整合。應(yīng)收賬款的核算直接由會計核算組負(fù)責(zé)，該組成員確保日常核算的準(zhǔn)確性和及時性，并每月分析賬目的發(fā)生和余額。將其交給相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最后根據(jù)出納給出的財務(wù)結(jié)果進(jìn)行付款。

2.重組采購、付款和庫存業(yè)務(wù)流程

采購、付款和庫存工作的完成在一定程度上影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動，對于企業(yè)的正常運(yùn)營，有必要認(rèn)識到庫存在企業(yè)資產(chǎn)管理中的重要性。為了確保這些鏈接的順利進(jìn)行，企業(yè)必須考慮每種產(chǎn)品的實(shí)際規(guī)格，然后反映整個特定的計算過程。企業(yè)業(yè)務(wù)流程的會計目標(biāo)包括采購、付款和庫存。在采購方面，必須按時完成訂單和購買，并且必須選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商。在核算應(yīng)付賬款時，企業(yè)必須在庫存購買過程中監(jiān)控資本支出，并根據(jù)供應(yīng)商提供的一些數(shù)據(jù)及時籌集總債務(wù)。在企業(yè)內(nèi)部，企業(yè)財務(wù)信息的一個基本功能是創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值（例如研發(fā)和銷售），另一個是輔助功能，圍繞財務(wù)和行政等價值創(chuàng)造活動。企業(yè)在輔助功能上的消費(fèi)和報銷面臨一系列不透明的問題，其標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的基本要求。例如，在2015年，一家技術(shù)企業(yè)通過結(jié)合云計算、大數(shù)據(jù)和Internet的財務(wù)共享服務(wù)的概念推出了SaaS服務(wù)，并結(jié)合了各種技術(shù)提高了退款服務(wù)的質(zhì)量。退款終端分為幾個版本，中小型企業(yè)可以選擇標(biāo)準(zhǔn)版本，大型企業(yè)可以選擇以每人10元的價格收費(fèi)的企業(yè)版本，還增加了貨幣管理和輔助會計。從基本的角度來看，該終端具有PC終端和客戶終端，并且根據(jù)相關(guān)調(diào)查，超過90%的財務(wù)員工使用移動終端來完成報銷過程。

3.固定工資和業(yè)務(wù)提成工資的流程重組

工資核算和管理主要由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，而固定資產(chǎn)管理則主要處理一些基本任務(wù)，例如資產(chǎn)增長和內(nèi)部轉(zhuǎn)移。假設(shè)企業(yè)的員工人數(shù)相對較多，就工資核算和管理的基本需求而言，大約有10000名員工，那么當(dāng)前的工資核算階段應(yīng)相應(yīng)地完成響應(yīng)，在設(shè)定的時間計算每個員工的基本工資需求和結(jié)果。同時，在EPR系統(tǒng)中，企業(yè)必須確保子系統(tǒng)可以與其他系統(tǒng)組合，以便可以將原始數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確地集成到子系統(tǒng)中，并通過使用財務(wù)概念來減少財務(wù)工作量分享，實(shí)現(xiàn)人力和成本降低的目標(biāo)。例如，在固定資產(chǎn)子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程中，首先通過一次性輸入將處于手動模式的資產(chǎn)卡輸入到系統(tǒng)中。如果當(dāng)月的固定資產(chǎn)發(fā)生變化，則可以通過以下方式將憑證輸入系統(tǒng)：進(jìn)入輸入模塊后，該輸入是基于月初的初始版本。根據(jù)固定資產(chǎn)的折舊方法，創(chuàng)建相應(yīng)的折舊文件并調(diào)出資產(chǎn)記錄。最后，根據(jù)管理的實(shí)際需要，自動創(chuàng)建各種分析表，轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)表，資產(chǎn)統(tǒng)計表等，并將這些數(shù)據(jù)輸入成本中，子系統(tǒng)為計算成本提供了更好的保證。

4.成本管理的業(yè)務(wù)流程重組

對于每個項目，企業(yè)必須設(shè)置幾個不同的費(fèi)用項目并選擇不同的計算方法。會計過程本身也很復(fù)雜，需要分配和收集各種費(fèi)用，并且每個步驟都是以費(fèi)用的計算和匯總的形式完成的，因此從整體的角度來看，有較大數(shù)據(jù)處理量的工作，需要投入的人工成本也教高。因此，為了在成本管理業(yè)務(wù)流程的重組中為后續(xù)計算提供堅實(shí)的保證，有必要獲取其他系統(tǒng)中成本計算所需的及時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。同時，企業(yè)必須準(zhǔn)確計算其產(chǎn)品成本，并將成本子系統(tǒng)的結(jié)果自動轉(zhuǎn)換為財務(wù)處理和銷售等系統(tǒng)。在“財務(wù)共享服務(wù)”模型的業(yè)務(wù)流程中，會計人員必須查看采購訂單、發(fā)票和收據(jù)文件，確認(rèn)單位負(fù)責(zé)人已批準(zhǔn)付款申請并符合適用的付款條件。在付款之前，會計師必須首先查看付款申請，然后根據(jù)電子數(shù)據(jù)信息執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)授權(quán)。企業(yè)流程再造系統(tǒng)的應(yīng)付賬款方式和資金核算方式具有連接功能，因此在申請和傳輸付款時，可以在短時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)所有數(shù)據(jù)信息共享。最后，必須及時打印資金支付申請表，以方便相關(guān)人員與財務(wù)人員聯(lián)系。

5.企業(yè)財務(wù)信息化重構(gòu)系統(tǒng)構(gòu)成

企業(yè)財務(wù)信息化的重構(gòu)是基于財務(wù)共享實(shí)現(xiàn)的，一共包括三個部分，最后呈現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的展示，例如財務(wù)報表、信息數(shù)據(jù)等內(nèi)容，見圖1所示。

圖1 財務(wù)共享的企業(yè)財務(wù)信息化重構(gòu)系統(tǒng)構(gòu)成

三、企業(yè)財務(wù)信息重構(gòu)的重要作用

1.企業(yè)財務(wù)信息化、數(shù)字化應(yīng)用場景構(gòu)成重組

在企業(yè)財務(wù)信息重組之前，企業(yè)財務(wù)信息化的應(yīng)用場景，主要分布在七個部分，分別是財務(wù)核算的信息化和無紙化、資金管理的信息化和集中化、費(fèi)用報銷管理及自動審核、報表管理及合并、稅務(wù)申報及發(fā)布票管理、客戶供應(yīng)商管理、財務(wù)預(yù)算與分析，以及其他的場景，見圖2所示。基于財務(wù)共享之后的企業(yè)財務(wù)信息化的重組，財務(wù)信息化的應(yīng)用場景結(jié)構(gòu)發(fā)生明顯的變化，見圖3所示。說明企業(yè)財務(wù)信息化的程度逐漸加深，數(shù)字化程度較高，同時也說明流程重組還是有較高的應(yīng)用價值，除了能夠提升企業(yè)的信息化進(jìn)程之外，還可以促進(jìn)企業(yè)業(yè)財一體化的發(fā)展速度，減少企業(yè)對企業(yè)信息化建設(shè)的成本投入。

圖2 企業(yè)財務(wù)信息重組之前企業(yè)財務(wù)信息化的應(yīng)用場景

圖3 財務(wù)信息化重組之后的應(yīng)用場景結(jié)構(gòu)變化

2.企業(yè)財務(wù)信息化重構(gòu)之后能更好地為客戶服務(wù)

企業(yè)財務(wù)信息化重構(gòu)之后，能夠更好的與企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行銜接，更好的服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)與發(fā)展，企業(yè)財務(wù)信息重構(gòu)之后，建立了一個與企業(yè)業(yè)務(wù)匹配的“三支柱”的結(jié)構(gòu)形式，見圖4所示，通過重構(gòu)之后的場景，企業(yè)能夠更好的與客戶進(jìn)行銜接，實(shí)現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的共享，促進(jìn)企業(yè)信息化的建設(shè)。

圖4 “三支柱”的結(jié)構(gòu)形式

3.為企業(yè)發(fā)展提供更有洞察力的數(shù)據(jù)支持與服務(wù)

企業(yè)信息化重構(gòu)之后，企業(yè)的在數(shù)據(jù)支持方面更有準(zhǔn)確性，有洞察力的數(shù)據(jù)為企業(yè)的發(fā)展決策提供了理論支持，財務(wù)數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析方面更加得精確，最終形成了業(yè)財一體化的財務(wù)信息組成系統(tǒng)，數(shù)據(jù)理論的分析更加得明顯，在搜集數(shù)據(jù)方面更加貼合企業(yè)的實(shí)際需求，三層次的組成見圖5所示，對于企業(yè)的財務(wù)信息化發(fā)展具有較強(qiáng)的促進(jìn)作用。

圖5 業(yè)財一體化的企業(yè)財務(wù)信息化

四、結(jié)語

總之，基于流程重構(gòu)理論上的企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)，不僅能夠促進(jìn)企業(yè)信息化的發(fā)展，更能為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持和財務(wù)數(shù)據(jù)分析，為企業(yè)的經(jīng)營決策提供有力的支撐，企業(yè)的業(yè)財一體化發(fā)展更加深入，能夠?yàn)榭蛻籼峁└谩⒏嗟膬?yōu)質(zhì)服務(wù)。