科技檔案按“件”整理問題探究

呂琳

摘? 要：本文分析了科技檔案按“卷”整理的弊端，對在檔案信息化和文書檔案整理改革成功背景下，科技檔案按“件”整理的可行性、意義等問題進行探究。

關鍵詞：科技檔案;整理方法;取消組卷;按“件”整理;檔案業(yè)務

Abstract： This paper analyzes the disadvantages of sorting scientific and technological Archives by 'Volume'， and probes into the feasibility and significance of sorting scientific and technological Archives by 'piece' under the background of archival informatization and the successful reform of document archival sorting.

Keywords： Science and technology archives; Sorting method; Ungroup the volume; Sorting by 'pieces'; Archival business

檔案工作中，紙質(zhì)檔案，通常指文書、科技、會計、人事這幾類檔案。目前這幾種檔案的整理方法，文書檔案按“件”整理，不組卷，不擬寫案卷題名。科技、會計、人事檔案都按“卷”整理，要組卷，要擬寫案卷題名。會計檔案和人事檔案的組卷都比較簡單，在平時的業(yè)務工作中就已經(jīng)很自然地組成案卷裝訂了，案卷題名擬寫也很簡單，會計檔案按業(yè)務核算材料的種類組卷，案卷題名很清楚明了，人事檔案按“人”組卷，人名就是案卷題名。相比而言，科技檔案的案卷整理就麻煩得多，要對歸檔科技文件材料重新排列組合后組卷，還要擬寫案卷題名。

1 科技檔案按“卷”整理的弊端

1.1 按“卷”整理費時費力效果不好。科技檔案的整理是按《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008），科技檔案的保管單位是“案卷”，科技檔案的整理要“組卷”，組卷時要按照一定的原則、要求和方法，把互有聯(lián)系的若干科技文件材料組合而成“案卷”，并要按一定的要求擬寫“案卷題名”。案卷題名是手工管理階段非常重要的一種檢索手段，案卷題名擬寫質(zhì)量的高低將直接影響到檔案的開發(fā)利用，決定著檔案檢索查全率和查準率的高低。擬寫案卷題名時應當用簡明、概括的文字將卷內(nèi)最基本、最主要的內(nèi)容揭示出來，對卷內(nèi)文件材料內(nèi)容高度概括。擬寫“案卷題名”絕對是個技術活，要想擬寫好案卷題名是需要一定的專業(yè)技能和工作經(jīng)驗及概括能力的，而且組卷水平的高低，對案卷題名的擬寫也有直接影響。對大部分專職檔案工作人員來說，這都是非常耗費時間和精力的，是檔案整理工作中的重點和難點。而實際工作中，檔案人員更換比較頻繁，檔案專業(yè)知識比較欠缺，檔案職場新人和兼職檔案人員占檔案人員中的很大一部分，他們對組卷和擬寫案卷題名更是不得其中要領，組卷不合理，擬寫的案卷題名大多時候也只是卷內(nèi)文件材料的羅列或關鍵字的簡單堆砌，并不是對其內(nèi)容的高度概括和總結(jié)提煉，這樣的案卷題名對檔案的檢索起不到任何作用，達不到擬寫案卷題名的目的。對他們來說，只不過是完成了檔案整理工作中的一項任務而已，沒有多大實際意義。

1.2 信息化使案卷題名失去檢索功能。案卷目錄是登錄案卷題名、檔號、保管期限及其他特征，并按案卷號次序排列的檔案目錄。手工檢索時代，查找文件要先從目錄條目數(shù)量相對較少的案卷目錄查找到相關的案卷，再從這些案卷的卷內(nèi)文件目錄查找具體文件，案卷目錄有不可替代的作用，彼時案卷題名具有非常重要的檢索功能。而在信息化條件下，檔案的檢索不再局限于檔案目錄條目數(shù)量的多少，目錄條目數(shù)量多少不會影響檔案檢索的速度和準確度，相反，案卷題名由于擬寫時的主觀性強和概括不準確而會對檔案的查全率、查準率有很大的影響，因此檔案檢索都是直接在文件庫查找需要文件的相關信息，不再先從案卷庫里去查找，信息時代案卷題名失去了其檢索功能。

1.3 按“卷”整理不利于檔案信息化?？萍紮n案按“卷”整理，會增加檔案信息化的建數(shù)據(jù)庫和信息錄入工作程序，加大工作量。按“卷”整理時，不但要在檔案管理信息系統(tǒng)里多建案卷庫、多輸入案卷庫信息、設置案卷目錄格式和打印案卷目錄，而且還要在系統(tǒng)上歸檔時建立案卷庫和卷內(nèi)文件庫之間的關聯(lián)，工作程序多且復雜，比按“件”整理時，只建文件庫麻煩得多，增加很多不必要的勞動，牽扯檔案人員很多精力，對檔案工作也并無益處。

2 科技檔案按“件”整理的可行性研究

2.1 科技檔案與文書檔案形式的相似性。文書檔案采用“文件級”整理的實踐，大大減輕了檔案人員的勞動，讓廣大檔案工作者切實感受到了按“件”整理的便利?？萍紮n案在內(nèi)容形式、載體形態(tài)等各方面與文書檔案有諸多相似之處，有時甚至是因為分類方法的不同，相同的文件從“文書檔案”搖身一變成為“科技檔案”。比如1991年以來，國家檔案局進行檔案分類改革，好多單位分類方法從“組織機構分類法”改為“問題分類法”。以按“問題分類法”中“設備管理類文件”的分類整理為例，分類方法改變之后，設備管理類文件的分類就從原來的“設備管理部門”（文書檔案）變身為“設備管理類”（科技檔案）。文件還是那個文件，只是因分類方法不同，前后有了完全不同的“命運”，要按完全不同的整理方法來整理。筆者認為科技檔案和文書檔案在內(nèi)容形式上本無多大區(qū)別，不用刻意人為地認定其為文書檔案就得按“件”整理，認定其為科技檔案就得按“卷”整理。建議對科技檔案與文書檔案不要有過多界限，各自概念（區(qū)分文書檔案、科技檔案）也相對弱化，都作為歸檔文件來對待，對科技檔案也采用按“件”整理的方法，不用再組卷，不用再擬寫案卷題名，不用再編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄，只用編制歸檔文件目錄，按文件級來整理。

2.2 “件”裝訂為按“件”整理提供了基礎?？萍紮n案案卷裝訂方式規(guī)定“案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂”。由于科技檔案卷內(nèi)文件材料的特殊性，有文件、圖紙、說明書、合格證等，文件材料的規(guī)格不很整齊劃一，目前多數(shù)單位采用的是以“件”為單位的裝訂方式，跟文書檔案的按“件”整理類似，只是多了個“案卷題名”，這為科技檔案按“件”整理提供了基礎和可能。

2.3 科技檔案整理文書化，呼喚按“件”整理推行。前文已述，“問題分類法”的實施，使原來屬于文書檔案的科技管理性文件材料變身成了科技檔案，要按科技檔案的整理方法來整理，要組卷，要擬案卷題名，這對嘗到了文書檔案按“件”整理甜頭的部分檔案人員來說，無疑是不情愿的，尤其是一些管理性文件居多的單位，檔案人員為了不按科技檔案整理方法來整理這些文件，就硬生生地把這些文件分到文書檔案某個類里面，以求更簡便地按“件”整理，從而又造成分類的混亂。要改變這種狀況，最好的辦法就是推行科技檔案按“件”整理。

3 科技檔案按“件”整理的意義

3.1 有利于電子文件的自動歸檔。信息化程度的不斷推進，單位各個部門都用上了信息化系統(tǒng)，產(chǎn)生了愈來愈多的電子文件，檔案信息化工作的開展，很多單位都用上了檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)如何與其他系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，使各個系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件實現(xiàn)自動歸檔，是必須解決的問題。從信息技術上來說，這不是難題，問題出在電子文件自動歸檔時的檔案化處理上。雖然大部分檔案管理軟件有自動歸檔、自動組卷的功能，但由于組卷標準的難以把握，檔案整理要求的種種限制，往往成為制約電子文件自動歸檔、自動組卷的瓶頸，使電子文件自動歸檔功能幾乎不能實現(xiàn)。即便使用自動歸檔功能，為使檔案整理更規(guī)范，也常常需要自動歸檔、自動組卷后的大量人工勞動來修整，反而得不償失，更費時間，最終只得放棄較為死板的現(xiàn)代技術手段，改用人工組卷。如果取消了檔案組卷，按“件”整理，電子文件自動歸檔的標準就簡化了許多，只用在歸檔前設定文件的分類號和保管期限（這對產(chǎn)生電子文件的業(yè)務部門來說就容易多了），即可完成電子文件的自動歸檔，并生成不同類別、保管期限內(nèi)文件的順序號（件號）。

3.2 有利于推行業(yè)務部門立卷制度。從1956年國務院《關于加強國家檔案工作的規(guī)定》提出“文書處理部門立卷”開始，此后的《機關檔案工作條例》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等無一不明文規(guī)定，各單位應該施行“文書處理部門或業(yè)務部門立卷”。但現(xiàn)實情況是，除會計、人事檔案能落實業(yè)務部門立卷制度外，其他檔案均沒能真正落實。究其原因，筆者認為還是會計、人事檔案的組卷整理簡單，而文書、科技等檔案的分類、組卷等整理要求較難把握，業(yè)務部門兼職檔案人員難以完成立卷工作。如果科技檔案也按“件”整理，就會大大降低整理工作的難度，利于業(yè)務部門立卷制度的推行。

3.3 有利于發(fā)揮檔案工作的作用。黨和國家重視與發(fā)展檔案事業(yè)，花費大量人力物力財力保存檔案，其根本目的是為了滿足現(xiàn)實利用需求和社會長遠利用需要。沒有檔案利用工作，檔案工作與檔案事業(yè)就不會產(chǎn)生，更不會得到發(fā)展。做好利用工作是檔案部門和檔案工作者的首要任務?，F(xiàn)實工作中，如果檔案人員把大部分的時間和精力放在檔案的整理上，檔案的開發(fā)利用工作就會受到削弱，這偏離了檔案工作的重心和根本方向，從某種意義上說，檔案人員干了產(chǎn)生文件的業(yè)務部門應該干的工作，而忽略了自己的本職工作，致使檔案工作和檔案人員在單位中多處于“無為而無位”的尷尬境地。不組卷按“件”整理，可以簡化整理工作的內(nèi)容和程序，可以讓檔案工作人員從繁雜的整理事務中解脫出來，把更多的精力放到強化收集、細化檢索、深化利用、開拓編研等更有意義的工作上來。把有限的時間和精力放到檔案收集和開發(fā)利用工作中去，大力開發(fā)檔案信息資源，開展多種形式的檔案利用服務，圍繞單位中心工作提供更多可供領導決策的信息，最大限度地發(fā)揮檔案工作和檔案人員的作用。

3.4 有利于檔案整理業(yè)務規(guī)范化。上文已闡述科技檔案與文書檔案有諸多相似，但整理要求卻各成體系，有很多的不同，從整理單位、檔案裝具、目錄格式到檔號章樣式等很多細節(jié)都各不相同。檔案人員流動性大、兼職人員多，整理標準掌握不好，這些整理方法的不同，往往讓他們混淆不清，致使檔案整理業(yè)務極不規(guī)范。如果科技檔案也按“件”整理，與文書檔案整理方法一致，既簡單，又統(tǒng)一，檔案人員更容易掌握，就會從客觀上促進檔案整理業(yè)務更加規(guī)范。

（作者單位：平頂山市殘疾人就業(yè)服務中心 來稿日期：2021-06-18）