水利工程檔案收集歸檔的問題和對策

賈秀平

摘? 要：本文從水利工程建設(shè)和水利工程檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，分析水利工程檔案收集歸檔過程中存在的內(nèi)容不全、載體單一、質(zhì)量欠佳等問題，提出通過加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)、項(xiàng)目管理、制度建設(shè)、質(zhì)量審核等辦法來解決問題的對策。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案;收集歸檔;培訓(xùn)指導(dǎo);制度建設(shè);質(zhì)量審核

Abstract： Based on the reality of water conservancy project construction and water conservancy project Archives management， this paper analyzes the problems existing in the process of water conservancy project Archives collection and filing， such as incomplete content， single carrier， poor quality and so on， and puts forward some countermeasures to solve the problems by strengthening training guidance， project management， system construction， quality audit and so on.

Keywords： Water conservancy project archives; Collection and archiving; Training guidance; System construction; Quality audit

水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水利工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)等質(zhì)量狀況對水利工程檔案作用的發(fā)揮有直接的影響。

1 水利工程檔案收集歸檔的問題

1.1 收集歸檔內(nèi)容不太齊全。存在的問題主要是項(xiàng)目前期的報(bào)批文件欠缺或者是復(fù)印件、初步設(shè)計(jì)和專項(xiàng)設(shè)計(jì)文件收集歸檔不全，工程建設(shè)管理有關(guān)規(guī)章制度、辦法未歸檔，工程建設(shè)協(xié)調(diào)的重要專業(yè)會議文件材料歸檔不全，重要合同、協(xié)議未收集或收集不全，重要設(shè)備隨機(jī)資料、招投標(biāo)文件、購置手續(xù)歸檔不全，概算、預(yù)算、決算及建設(shè)計(jì)劃等文件材料歸檔不全，監(jiān)理資料歸檔不全或編制不規(guī)范，工程整體竣工驗(yàn)收文件材料欠缺等。特別是工期長的水利工程建設(shè)項(xiàng)目，經(jīng)過多年建設(shè)，人員多次更換，收集歸檔內(nèi)容不齊全問題尤為嚴(yán)重。

1.2 收集歸檔載體形式單一。由于建設(shè)單位往往到工程竣工驗(yàn)收階段才知道工程竣工驗(yàn)收前要先進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收，這時才開始聯(lián)系本單位檔案部門，聯(lián)系上級檔案驗(yàn)收組織部門，檔案部門介入的時間晚，因此檔案專項(xiàng)驗(yàn)收都存在突擊收集、突擊整理、突擊驗(yàn)收的情況，往往就只顧上必需的基本紙質(zhì)文件材料的收集歸檔，聲像、電子檔案等特殊載體文件材料未能積累和收集歸檔。

1.3 成冊資料歸檔質(zhì)量欠佳。成冊資料一般指竣工資料和監(jiān)理資料?？⒐べY料是施工單位把施工過程中形成的各種文字、圖表等材料按單位工程裝訂成冊編制而成。監(jiān)理資料是監(jiān)理單位把在工程監(jiān)理過程中形成的材料裝訂成冊編制而成。成冊資料編制中存在如下問題：

1.3.1 復(fù)印件多且模糊。由于資料需要的份數(shù)多，編制單位要做好幾套資料，而原件少，做資料時就只能復(fù)印，特別是單位或經(jīng)理的資質(zhì)證，經(jīng)多次復(fù)印后模糊不清。

1.3.2 部分手簽材料不合要求。手簽材料中有圓珠筆、鉛筆、紅色水筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙、熱敏紙等不耐久的書寫材料，不符合檔案字跡耐久性要求。

1.3.3 目錄、頁碼不規(guī)范。一是裝訂成冊的資料沒有冊內(nèi)目錄，或者目錄只簡單羅列本冊資料的主要內(nèi)容，而沒有標(biāo)注其所在頁碼。二是頁碼編寫不規(guī)范，因?yàn)槌蓛再Y料包含的內(nèi)容多，由許多個小材料組合而成，編制單位在編制資料時往往會把各個小材料打印好，再由復(fù)印部統(tǒng)一裝訂，因此資料里面的頁碼都是各自成一小段的，不是連續(xù)的頁碼;還有就是夾進(jìn)去的圖表、說明書、合格證等零散材料，沒有頁碼;最后是資料裝訂好后，又增加了部分材料，增加的這部分材料也沒有頁碼，造成整冊資料頁碼不連續(xù)。

1.3.4 裝訂不規(guī)范。歸檔的資料多采用打孔式塑裝，沒有采用書本式膠裝。由于塑料易變脆老化，歸檔后檔案整理人員還要再把塑裝卡及塑料封皮去掉，重新用棉線三孔一線裝訂，很浪費(fèi)時間和精力。

1.3.5 名稱不規(guī)范。資料題名擬寫不詳細(xì)，特別是大單位工程，資料需要分冊編制時，題名只標(biāo)注了第幾冊、共幾冊，未寫明該冊資料具體是哪部分內(nèi)容。另外，不同單位工程竣工資料名稱不統(tǒng)一，由于施工單位不止一家，不同施工單位編制的竣工資料名稱不太統(tǒng)一，出現(xiàn)施工資料、施工技術(shù)資料、工程移交資料等不同的名稱。

1.4 竣工圖簽章折疊不規(guī)范。一般情況下，竣工圖是施工單位在施工圖上加蓋竣工圖章，由施工單位和監(jiān)理單位共同簽字確認(rèn)。竣工圖的問題包括以下幾方面。

1.4.1 不加蓋竣工圖章。施工圖未加蓋竣工圖章而直接按竣工圖歸檔。按規(guī)定，即使是施工時未做任何變動的施工圖，做竣工圖歸檔時也要加蓋竣工圖章，否則，就不能認(rèn)定是竣工圖，沒有相關(guān)單位和人員的簽字，如果日后有工程質(zhì)量問題，將無從問責(zé)。

1.4.2 竣工圖章不規(guī)范。有以下幾種情況：一是竣工圖章太簡單。只是簡單刻制一個“竣工圖章”或“竣工”字樣的印章蓋上充當(dāng)竣工圖章。二是竣工圖章填寫不規(guī)范，手簽的完全是一個人的字跡，不是由相關(guān)責(zé)任人員分別簽字的。三是把所有責(zé)任人員簽字都刻到竣工圖章里面直接加蓋到竣工圖上。這樣的竣工圖章對責(zé)任追究是完全無力的。

1.4.3 竣工圖折疊不規(guī)范。竣工圖未按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-2009）折疊，歸檔的圖紙不是幅面大小不一，就是標(biāo)題欄沒有外露或橫豎不統(tǒng)一，或未采用便于圖紙展開的手風(fēng)琴式折疊方法。

2 解決水利工程檔案收集歸檔問題的對策

2.1 加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案培訓(xùn)和管理。一是加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案驗(yàn)收組織單位可以建立建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收專家（人才）庫，對水利工程建設(shè)單位進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。開辦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)班，參加單位不僅要有建設(shè)單位的檔案部門，也要有建設(shè)單位的工程管理、合同管理、設(shè)備管理、招投標(biāo)管理等參與工程建設(shè)的相關(guān)業(yè)務(wù)部門，還要有設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等參建單位，對他們進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案收集、分類、整理、驗(yàn)收等相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。二是嚴(yán)格落實(shí)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記備案制度，有建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)單位要按要求提前申報(bào)備案，加強(qiáng)驗(yàn)收組織單位對建設(shè)單位建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，以便檔案部門提前介入，及時指導(dǎo)建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔工作。

2.2 健全制度，保證工程檔案收集歸檔的齊全完整

2.2.1 認(rèn)真落實(shí)“三納入”“三參加”“四同時”制度。這是保證水利工程檔案資料收集齊全完整的前提條件。一要認(rèn)真落實(shí)“三納入”制度。水利工程建設(shè)單位應(yīng)將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入水利工程建設(shè)與管理工作中，納入相關(guān)部門和人員的崗位職責(zé)。二要認(rèn)真落實(shí)“三參加”制度。檔案部門要參加工程建設(shè)計(jì)劃會和平衡會，參加工程竣工驗(yàn)收會，參加大型設(shè)備開箱驗(yàn)收會。以便提前介入，及時進(jìn)行工程檔案收集歸檔和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。三要認(rèn)真落實(shí)“四同時”制度。水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個階段，同時進(jìn)行。即“從水利工程建設(shè)前期就應(yīng)同時進(jìn)行文件材料的收集和整理工作”“在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時，就應(yīng)同時對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求”“在檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時，就要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況”“在進(jìn)行項(xiàng)目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時，就要同時審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量”。

2.2.2 建立工程檔案收集歸檔及考核獎懲制度。擬定工程檔案收集歸檔及考核獎懲辦法，對工程檔案收集、歸檔、整理等工作加強(qiáng)考核獎懲，促使各部門重視該項(xiàng)工作。明確工程管理部門為檔案收集歸檔的責(zé)任部門，確定工程建設(shè)管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人，須按要求將本單位各相關(guān)業(yè)務(wù)部門在工程建設(shè)工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料收集歸檔，如遇工作變動，須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。由于工程管理部門直接負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的管理，清楚工程建設(shè)的程序、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門及工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生了哪些文件材料，檔案管理部門對檔案的分類、整理等標(biāo)準(zhǔn)擅長，并不清楚工程建設(shè)的具體情況，明確工程管理部門來負(fù)責(zé)收集歸檔工作，比檔案管理部門負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，更有利于工程檔案歸檔的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性。檔案相關(guān)工作要與實(shí)際的業(yè)務(wù)工作結(jié)合起來，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集歸檔、檔案部門負(fù)責(zé)整理保管利用，兩者配合，才能達(dá)到最好的效果。

2.2.3 建立工程竣工驗(yàn)收后的報(bào)告回訪制度。在水利工程整體竣工驗(yàn)收后，水利建設(shè)單位要及時向檔案驗(yàn)收組織單位報(bào)告工程竣工驗(yàn)收的情況，檔案驗(yàn)收組織單位要及時進(jìn)行回訪，檢查檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見中提出的問題是否整改落實(shí)到位，工程整體竣工驗(yàn)收的文件材料是否及時收集歸檔整理，等等。

2.3 加強(qiáng)特殊載體檔案的收集歸檔。水利工程建設(shè)聲像檔案、電子檔案等特殊載體檔案是紙質(zhì)載體檔案的必要補(bǔ)充，建設(shè)單位各部門和各參建單位應(yīng)高度重視，加強(qiáng)特殊載體檔案材料的收集歸檔工作，從工程籌建一開始，就指定專人，負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件材料的收集歸檔工作。

2.4 加強(qiáng)工程檔案的歸檔要求和質(zhì)量審核

2.4.1 把工程檔案的歸檔要求和質(zhì)量審核納入合同管理。針對竣工資料、竣工圖、監(jiān)理資料等出現(xiàn)的諸多質(zhì)量問題，建議建設(shè)單位把工程檔案的歸檔要求和質(zhì)量審核用書面文字的形式約定下來，把歸檔時間、歸檔內(nèi)容、歸檔份數(shù)、用掃描件代替復(fù)印件來提高歸檔資料的清晰度等要求，寫進(jìn)施工合同、監(jiān)理合同中，只有在施工單位提供了齊全、完整、質(zhì)量合格的竣工檔案，監(jiān)理單位盡到了監(jiān)督審核竣工檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范的職責(zé)，并提供歸檔資料質(zhì)量審核報(bào)告和符合要求的監(jiān)理資料，才能結(jié)算工程、監(jiān)理費(fèi)用。

2.4.2 強(qiáng)化質(zhì)量管理部門對工程檔案質(zhì)量審核的責(zé)任。水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門要認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，不得通過驗(yàn)收或進(jìn)行質(zhì)量等級評定。工程檔案達(dá)不到規(guī)定要求的，不返還其工程質(zhì)量保證金。

3 小結(jié)

水利工程檔案收集歸檔是檔案規(guī)范整理的前提和基礎(chǔ)，是檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的必要條件，而檔案專項(xiàng)驗(yàn)收又是工程竣工驗(yàn)收的必備條件。檔案收集歸檔工作在整個工程建設(shè)工作中有舉足輕重的作用，只有及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案收集歸檔中的種種問題，才能為水利工程建設(shè)保存真實(shí)完整的記錄，才能為檔案專項(xiàng)驗(yàn)收和工程竣工驗(yàn)收的順利通過打下基礎(chǔ)。

（作者單位：河南省洛陽市陸渾水庫管理處 來稿日期：2021-06-18）