關(guān)于加強(qiáng)文秘人員管理文書檔案的幾點(diǎn)思考

張丹丹

◆摘? 要：文秘人員對(duì)保障機(jī)關(guān)、單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著極為重要的作用。不僅要為本部門領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)，還要負(fù)責(zé)本部門的辦文辦事辦會(huì)等日常工作。文書檔案管理作為文秘人員工作職責(zé)之一，是檔案工作的重要組成部分。文書檔案管理水平高低體現(xiàn)著機(jī)關(guān)、單位規(guī)范管理的能力。本文通過梳理文秘人員對(duì)文書檔案管理的重要作用，結(jié)合實(shí)際指出文秘人員在文書檔案管理中的制約因素，并提出具體改進(jìn)措施，切實(shí)提高文書檔案管理水平。

◆關(guān)鍵詞：文秘人員;文書檔案;管理

文秘人員是機(jī)關(guān)、單位里上呈下傳、協(xié)調(diào)周全的中樞紐帶，是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手。他們身兼“文件管理員”“兼職檔案員”等數(shù)職，工作多，任務(wù)重，憑借超常能力和陀螺式的旋轉(zhuǎn)，保障著機(jī)關(guān)、單位工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

文書檔案反映著機(jī)關(guān)、單位履行職能的情況，其歷史記錄的真實(shí)性，是維護(hù)國(guó)家主權(quán)利益的重要依據(jù)，是工作的查考憑據(jù)，是宣傳教育的極佳素材。

各部門的文秘人員作為兼職檔案員，承擔(dān)著本部門文書檔案管理的重要職責(zé)，其業(yè)務(wù)能力直接影響文書檔案管理水平。

一、文秘人員在文書檔案管理中的重要作用

（一）有利于文件材料高水平制發(fā)

招聘文秘人員時(shí)，一般要求文秘人員具備較高的寫作水平。因?yàn)槲拿厝藛T不僅要負(fù)責(zé)單位內(nèi)部文件運(yùn)轉(zhuǎn)，還要兼顧公文辦理和文稿校核等任務(wù)。同時(shí)，文秘人員入職培訓(xùn)也增加了公文處理的相關(guān)內(nèi)容，使得文秘人員對(duì)公文的字體、排版、主抄送單位的排序以及文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程都能清晰了解，從而在公文辦理過程中能夠嚴(yán)格執(zhí)行公文處理的相關(guān)規(guī)定，減少公文錯(cuò)情，對(duì)提高公文質(zhì)量、制發(fā)高水平文件起到了審核把關(guān)作用。而文件材料質(zhì)量直接影響文書檔案的質(zhì)量。

（二）有利于文件材料規(guī)范化整理

1.有助于文件材料收集齊全完整

文秘人員清晰了解本單位職能，因此可以輕易識(shí)別哪些是具有歸檔價(jià)值的文件材料，還可以輕松判定文件形成過程中可能產(chǎn)生的各種材料，，而且文件制發(fā)一般要經(jīng)過文秘人員登記編號(hào)，能夠較全面掌握本部門文件制發(fā)情況，這些對(duì)于文件材料的收集齊全完整起到了關(guān)鍵作用。

2.文件材料能夠整理規(guī)范有序

具有較高檔案業(yè)務(wù)水平的文秘人員，能夠?qū)⑽臅鴻n案保管期限表了熟于心，可以輕松確定一份文件材料的保管期限，并且按照歸檔的要求高水平做好件內(nèi)排序、編頁、編目等工作，對(duì)于規(guī)范整理起到了保障作用。這些直接決定了文書檔案的歸檔質(zhì)量。

（三）有利于文書檔案的安全利用

文書檔案作為歷史憑證和工作查考依據(jù)，利用率極高。各部門利用文書檔案時(shí)，一般會(huì)由文秘人員到檔案部門辦理借閱手續(xù)。經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)的文秘人員，已具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)和保密意識(shí)，會(huì)詳細(xì)登記文書檔案流轉(zhuǎn)情況，能做到對(duì)文書檔案利用人員的保密提醒，還可以及時(shí)催促文書檔案利用人員到期退還，極大程度上確保了文書檔案的安全利用。

（四）有利于檔案知識(shí)的宣傳普及

檔案宣傳教育是文秘人員的工作職責(zé)之一。隨著《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)以及《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等規(guī)章制度的健全，檔案制度體系越來越完善。檔案部門在全單位范圍內(nèi)宣傳檔案知識(shí)僅能覆蓋各部門綜合處室的工作人員，不能深入全體工作人員。

此時(shí)，由“專職檔案員+兼職檔案員”構(gòu)成的檔案工作體系的重要作用就顯現(xiàn)出來了。文秘人員作為兼職檔案員，可以采取合適的時(shí)機(jī)，向本部門其他工作人員宣傳檔案知識(shí)。以點(diǎn)帶面，擴(kuò)大檔案知識(shí)宣傳效果，做到檔案知識(shí)覆蓋單位全體人員。

二、文秘人員在規(guī)范文書檔案管理中的制約因素

（一）工作任務(wù)繁重，難以顧全文書檔案管理工作

文秘人員身兼數(shù)職，擔(dān)負(fù)著服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)溝通、文件運(yùn)轉(zhuǎn)、辦文辦事辦會(huì)等多項(xiàng)工作，任務(wù)重，壓力大，很難抽出時(shí)間與精力全身心投入到檔案工作中。

（二）檔案理論知識(shí)水平薄弱，實(shí)踐能力參差不齊

多數(shù)文秘人員能夠按時(shí)參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷更新檔案知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力，較好完成文書檔案歸檔工作。但少數(shù)文秘人員工作過于繁忙，較少參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

三、多管齊下，提高文書檔案管理水平

（一）強(qiáng)化宣傳引導(dǎo)方式，提高文書檔案重視程度

一是持續(xù)推進(jìn)《檔案法》宣貫，加大檔案普法力度，進(jìn)一步提高全體工作人員的檔案意識(shí)，提升檔案重視程度，便于文秘人員順利開展文書檔案管理工作。二是結(jié)合工作實(shí)際，舉辦檔案專題展覽，用文書檔案展現(xiàn)機(jī)關(guān)、單位發(fā)展軌跡或在履行職能過程中發(fā)揮的重要作用，實(shí)現(xiàn)文書檔案宣傳教育作用。三是根據(jù)實(shí)際，將檔案基礎(chǔ)知識(shí)印刷在鼠標(biāo)墊或筆記本中，創(chuàng)造“檔案知識(shí)不離手”的工作環(huán)境，營(yíng)造愛護(hù)檔案、重視檔案的良好氛圍。

（二）改進(jìn)教育培訓(xùn)形式，提升文書檔案管理能力

一是創(chuàng)新培訓(xùn)方式。利用直播間、微信群等方式開展線上檔案教育培訓(xùn)，文秘人員不僅可以靈活選擇學(xué)習(xí)時(shí)間，還可以無限次重復(fù)學(xué)習(xí)，極大方便文秘人員更新檔案知識(shí)。二是舉辦檔案業(yè)務(wù)比拼。組織文秘人員開展文書檔案業(yè)務(wù)能力大比拼，對(duì)業(yè)務(wù)能力突出的文秘人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，提高文秘人員的實(shí)踐能力。

（三）用好檔案業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)，抓好檔案業(yè)績(jī)考核水平

一是將文書檔案工作納入年終總體考核體系，倒逼部門領(lǐng)導(dǎo)和文秘人員進(jìn)一步提高對(duì)文書檔案重視程度。二是檔案部門加強(qiáng)對(duì)本單位文書檔案管理工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通報(bào)并督促整改。

文書檔案管理水平的高低，直接體現(xiàn)了機(jī)關(guān)、單位規(guī)范化管理的能力。不斷提高文秘人員檔案理論知識(shí)水平，持續(xù)提升業(yè)務(wù)能力，才能使文書檔案更好地發(fā)揮“以檔輔政資政”作用。

參考文獻(xiàn)

[1]梁大溪.機(jī)關(guān)文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理[J].基層建設(shè)，2019（28）.