社會化網絡環(huán)境下高校后勤檔案的知識管理實施策略

劉凱豐

摘 要：隨著社會的發(fā)展，我國的現代化建設的發(fā)展也有了很大的進步。知識管理近年來備受關注，將知識管理引入檔案管理是對檔案管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化。在社會化網絡環(huán)境下傳統的檔案管理模式難以與日益完善的信息化管理相匹配，在知識挖掘、人才培養(yǎng)、信息轉化等方面都存在明顯的不足。

關鍵詞：社會化網絡環(huán)境；高校后勤檔案；知識管理實施策略

在社會化網絡環(huán)境的影響下高校后勤檔案管理應加快信息化進程，深化對線上管理的認識和完善，并將知識管理引入高校后勤檔案管理中，通過知識管理理念對檔案管理工作進行升級，增加對高校后勤檔案價值的挖掘，推動高校后勤檔案信息化發(fā)展。

1 社會化網絡環(huán)境下高校后勤檔案知識管理實施的必要性

1.1 轉變管理理念，實現管理創(chuàng)新

傳統檔案管理理念下高校后勤檔案管理工作主要是編輯檔案信息，保存檔案資料。在這種理念下高校后勤檔案資料長期處于閑置狀態(tài)，缺乏實際應用價值，與當前檔案信息資源開發(fā)利用趨勢相背離。知識管理注重對知識的發(fā)掘與搜集，將知識管理融入高校后勤檔案管理工作中有助于高校后勤檔案管理理念的轉換，將檔案作為知識信息的源頭，在編輯、保管基礎上實現高校后勤檔案的價值，讓其能夠服務高校后勤管理工作，推動高校后勤管理工作效率和質量的提升。

1.2 推動信息建設，實現管理升級

社會化網絡環(huán)境下信息化是高校后勤檔案管理發(fā)展的必然要求，但是由于受到管理理念、人員素質等方面的限制，高校后勤檔案信息化管理發(fā)展速度較為緩慢，很難與社會化網絡環(huán)境相適配。知識管理與信息化建設之間有著相互促進，相互支持的作用，通過信息化建設能夠為知識化管理提供強有力的技術支持，便于知識化管理理念的實現。而在知識化管理的推動下信息化建設的速度也會得以提升，為了滿足知識管理的需要，在技術應用程度、信息管理模式等方面進行不斷的升級。

2 社會化網絡環(huán)境下高校后勤檔案管理存在的弊端

2.1 缺乏專業(yè)人才，檔案意識不足

與其它類型檔案管理工作相比，高校后勤檔案管理工作一直處于被忽略的狀態(tài)。這主要是由于高校缺乏后勤檔案管理意識，在實際工作中沒有對相關后勤部門提出具體的管理要求，后勤檔案管理制度不健全。并且，通過對高校后勤檔案管理人員進行了解，可以發(fā)現絕大多數高校并沒有設置專門的后勤檔案管理人員，其中兼職管理人員較多，并且嚴重缺乏專業(yè)知識，經常出現檔案編輯不規(guī)范、檔案保密不到位等基礎性的問題，在知識管理、信息化建設方面更表現出了明顯的不適應性，對高校后勤檔案管理工作帶來了極大的阻礙，不利于高校后勤檔案知識管理的實現。

2.2 忽視信息建設，管理隨意性大

當前我國絕大多數高校檔案管理工作已經實現信息化轉型，但是高校后勤檔案一直沒有信息化部分后勤部門甚至仍沿用傳統的紙質檔案，手工操作仍是高校后勤檔案編輯整理的主要方式。除此之外，雖然部分后勤部門引入了信息化管理系統，但是由于管理隨意性較大，在信息化管理方面也暴露出了大量弊端，其中較為明顯的問題主要包括：電子檔案格式不統一、電子檔案分類不科學、管理系統安全系數低等。而造成上述現象的根本性原因之一就在于相關院校將有限的資金應用在教育第一線，忽視后勤管理工作建設，導致后勤部門信息化建設一直無法與教育教學發(fā)展保持同步。

2.3 管理理念落后，知識管理遲滯

社會化網絡環(huán)境下傳統的檔案管理理念已經無法滿足檔案資源開發(fā)利用的需求，因此必須在傳統管理模式的基礎之上引入新思想，應用新模式。知識管理與檔案管理相結合是強化檔案管理的有效途徑，在企業(yè)檔案管理、歷史檔案管理等方面都取得了較好的效果，但是由于管理理念上的落后，思想認知上的陳舊，知識管理一直未能有效落實到高校后勤檔案管理中。究其原因，一方面源于高校缺乏對知識管理的宣傳，對高校后勤檔案管理工作重視程度不足；另一方面則是由于缺乏知識管理應用基礎，沒有搭建檔案管理與知識管理共融的管理體系，導致知識管理無法真正融入到高校后勤檔案管理工作之中。

3 社會化網絡環(huán)境下高校后勤檔案知識管理實施策略

3.1 實現系統耦合，強化管理互補

學界在對檔案管理與知識管理進行研究過程中，認為檔案管理與知識管理之間存在相似性，其中知識管理較檔案管理覆蓋面更廣，并且在管理過程中檔案管理相對保守，而知識管理創(chuàng)新性較強。同時，檔案管理以記錄保存為主，而知識管理則更注重開發(fā)與利用，將二者進行融合，能夠實現高校后勤檔案管理上的多元化，既能夠保障高校后勤檔案的長久性保存，又能夠實現對后勤檔案信息的發(fā)掘與拓展，強化高校后勤檔案信息在實際工作中的應用，并對后勤檔案信息的內容進行不斷豐富。1）高校后勤部門應注重兩種管理理念的耦合，建立配套的管理系統，支持知識組織、知識評價、知識服務等多種職能的實現。要為知識管理在高校后勤檔案中的應用提供配套的支持，對原有管理制度、管理體系進行優(yōu)化，實現新制度的設立。2）所有管理工作應注重標準化和規(guī)范化，要有明確的行為標準和工作標準，樹立流程規(guī)范意識，保證每一個管理環(huán)節(jié)都處于可控狀態(tài)，通過標準化的建立減少知識管理的阻礙，保障檔案信息的安全。3）人才是支撐高校后勤檔案知識管理實現的基礎，現階段高校后勤檔案管理人才嚴重匱乏，人才培養(yǎng)工作迫在眉睫。首先，要對相關管理人員進行專業(yè)素質的培養(yǎng)，強化其對后勤檔案管理工作的了解，增加其對計算機技術的掌握；其次，要積極進行知識管理理念的宣傳，幫助工作人員做好思想上的轉變，促進知識管理與檔案管理的融入，實現新舊管理模式的有效銜接；最后，要積極對外進行人才上的引入，招聘具有知識管理經驗的管理層，通過專業(yè)人員的帶動，打造知識管理型團隊。

3.2 把握管理特性，確定管理方向

1）深化信息搜集，拓展記錄范圍。知識管理與檔案管理都具有相同的知識信息搜集、紀錄的功能，但是在實際應用過程中知識管理在該項職能上更加深化，所以在工作中應注重對隱性知識的發(fā)掘，除了對基礎檔案信息進行記錄外，相關工作人員還要增加知識信息獲取的主動性，對后勤檔案信息記錄的范圍予以適當的拓展。2）實現細化管理，構建評價體系。知識管理在高校后勤檔案管理中進行應用，需要依托于原有檔案基礎實現知識積累和組織，因此需要對原有檔案分類進行進一步的細化，構建多維度結構體系，實現檔案分類的多層級使其與知識分類保持一致。并且，在履行管理保存義務的同時，要注重高校后勤檔案應用價值的發(fā)掘，根據內容分類對檔案信息進行甄別、鑒定，判斷其在實際工作中能夠具有哪些用途。值得一提的是，為了便于后續(xù)的應用，應在后勤檔案知識管理過程中建立配套的評價體系，從檔案入庫開始就對檔案的價值進行鑒定，并且設置周期化的評價模式，保證能夠對后勤檔案知識信息有一個全面的掌控，可以在實際工作中對這些信息進行活化應用，為后續(xù)工作提供參考和借鑒。

4 結語

綜上所述，社會化網絡環(huán)境下高校后勤檔案知識管理的實施需要對兩個問題予以重點關注，一是知識管理與檔案管理的有效融合；二是后勤檔案管理的信息化建設。在具體實施過程中要為知識管理與檔案管理的耦合創(chuàng)造條件，做好制度的設定、人才的培養(yǎng)，并注重把握后勤檔案管理的特殊性，實現信息化建設的針對性。

參考文獻

[1]周美蘭.大數據時代高校檔案資源體系建設的思考[J].山西檔案，2015（1）.