基于ERP信息平臺下業(yè)財(cái)融合管理模式的應(yīng)用與研究

聶 堯

（開灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司物資分公司，河北 唐山 063000）

0 引言

在市場經(jīng)濟(jì)中，一個(gè)企業(yè)、一個(gè)地區(qū)乃至一個(gè)行業(yè)想要快速發(fā)展，就必須把成本降下來。而現(xiàn)今技術(shù)變革，互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展，由4G 時(shí)代開始向5G 時(shí)代進(jìn)階，這就直接解決了“信息流通成本”。企業(yè)若可以高效地利用信息，整合自身資源，就能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的高效管理，大大降低企業(yè)的各項(xiàng)成本。因此，企業(yè)加快推行業(yè)財(cái)融合管理，打破業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)信息孤立的壁壘，實(shí)現(xiàn)信息共享，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢的必然要求，也是企業(yè)未來管理改革的重要方向之一。

1 基于ERP信息平臺下業(yè)財(cái)融合管理模式的含義

1.1 業(yè)財(cái)融合管理模式的概念

業(yè)財(cái)融合的管理模式是指打破業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門由于傳統(tǒng)工作分工造成的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，進(jìn)而降低企業(yè)成本，減少企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 基于ERP信息平臺下業(yè)財(cái)融合管理模式概念

開灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司物資分公司是開灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司的下屬分公司，對內(nèi)履行物資“集中采購、集中儲備、集中結(jié)算、集中配送”的“四集中”保障物資供應(yīng)職責(zé)，同時(shí)對外開展物流貿(mào)易和物流服務(wù)。為保障雙重職責(zé)的履行，物資公司在ERP信息平臺的基礎(chǔ)下逐步建立起了業(yè)財(cái)融合的管理模式。

物資公司以ERP信息平臺作為支撐，推行業(yè)財(cái)融合管理模式，將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程重新梳理、重組，在系統(tǒng)中把整體業(yè)務(wù)流程分為采購管理、庫存管理、存貨核算、銷售管理、應(yīng)收、應(yīng)付六大模塊，形成共享數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)的數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流、財(cái)務(wù)流、管理流進(jìn)行有機(jī)的整合，初步建立了以信息流為核心，以業(yè)務(wù)流程為依托，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為支撐的業(yè)財(cái)融合管理模式，對企業(yè)的資源進(jìn)行高效配置，降低了企業(yè)整體成本。財(cái)務(wù)監(jiān)管也從業(yè)務(wù)的終端不斷覆蓋到整個(gè)業(yè)務(wù)流程，真正形成了嚴(yán)密的事前預(yù)算、事中控制、事后分析的財(cái)務(wù)監(jiān)管體系，降低了企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

2 推行業(yè)財(cái)融合管理模式的必要性

2.1 推行業(yè)財(cái)融合管理模式是企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，推進(jìn)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型的必要途徑

伴隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，開灤集團(tuán)轉(zhuǎn)型升級的加速，企業(yè)業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，對物資供應(yīng)的要求不斷提高，物資公司作為開灤集團(tuán)保障物資供應(yīng)的分公司，業(yè)務(wù)量加大、供應(yīng)服務(wù)的反應(yīng)速度不斷加快，供應(yīng)服務(wù)的質(zhì)量要求進(jìn)一步提高，現(xiàn)今平均月采購額達(dá)到1 億多元，采供難度不斷加大，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)不大適應(yīng)現(xiàn)今企業(yè)的發(fā)展要求，迫切需要財(cái)務(wù)人員參與到企業(yè)的決策和內(nèi)部控制中去，從職能管理向業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)協(xié)同管理轉(zhuǎn)變，因此推行業(yè)財(cái)融合管理模式是實(shí)行企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必要途徑。

2.2 有助于優(yōu)化資源配置，調(diào)劑余缺，提高存貨周轉(zhuǎn)率

通過推行ERP信息平臺下的業(yè)財(cái)融合管理模式，以及對企業(yè)各個(gè)流程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，數(shù)據(jù)資源共享，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握物資采供情況、庫存儲備、業(yè)務(wù)進(jìn)行情況，同時(shí)對資金運(yùn)營情況、企業(yè)債權(quán)、債務(wù)情況等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更加清晰明了，管理者可以隨時(shí)掌握企業(yè)內(nèi)、外信息，從而進(jìn)行更加合理的資源配置，調(diào)劑余缺，提高庫存周轉(zhuǎn)率，實(shí)現(xiàn)以最低的成本保障最大規(guī)模的物資供應(yīng)目標(biāo)。

2.3 大幅度提升了財(cái)務(wù)工作效率，提高了會計(jì)信息質(zhì)量

財(cái)務(wù)人員可以根據(jù)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)源直接審核、記賬、直接生成憑證，大大減少簡單重復(fù)的人工制單，使財(cái)務(wù)部門的工作效率大幅度提高；同時(shí)又規(guī)避了財(cái)務(wù)人員的主觀干擾因素，降低了舞弊風(fēng)險(xiǎn)和手工編制會計(jì)憑證的差錯(cuò)率，提高了會計(jì)信息質(zhì)量。

2.4 打破信息孤島，加強(qiáng)了物資公司對資金流的控制

改變了原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的不對接現(xiàn)象，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可以通過系統(tǒng)直接追溯到基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。從而使資金從收入到支出，從物資的采購到銷售，整條資金鏈進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)管，例如應(yīng)收、應(yīng)付的控制現(xiàn)已經(jīng)超出了原先僅僅由財(cái)務(wù)部控制的范圍，逐漸擴(kuò)展到各個(gè)業(yè)務(wù)部、各個(gè)倉儲單位，延伸到采購和銷售的各個(gè)方面，大大加強(qiáng)了物資公司對資金流的掌控程度。

3 基于ERP信息平臺下業(yè)財(cái)融合管理模式的構(gòu)建與應(yīng)用

物資公司借助ERP信息平臺，通過采購與驗(yàn)收、銷售出庫、付款三大流程進(jìn)行業(yè)財(cái)融合管理，可以直接通過系統(tǒng)調(diào)取，生成特定的數(shù)據(jù)表、單據(jù)等，既能對業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)進(jìn)行單獨(dú)的處理，也能將他們進(jìn)行更好地融合，具體業(yè)務(wù)流程如下：

3.1 物資采購與驗(yàn)收流程

業(yè)務(wù)員根據(jù)用需單位報(bào)送的需求計(jì)劃，匯總、搜集、整理出采購計(jì)劃，報(bào)送集團(tuán)審批，進(jìn)行招標(biāo)采購。采購決策結(jié)果下達(dá)后，在系統(tǒng)內(nèi)錄入采購申請。供應(yīng)商招標(biāo)成功后與業(yè)務(wù)員簽訂相應(yīng)采購合同，業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)將合同導(dǎo)入ERP信息系統(tǒng)中。業(yè)務(wù)員根據(jù)采購申請，結(jié)合系統(tǒng)中的各倉儲部門的庫存情況，平衡利弊，分批次生成補(bǔ)貨通知單或采購訂單，供應(yīng)商根據(jù)單據(jù)進(jìn)行送貨。到貨后，庫房保管員根據(jù)收貨憑證進(jìn)行比對驗(yàn)收，驗(yàn)收后，在系統(tǒng)中生成預(yù)驗(yàn)收入庫單。財(cái)務(wù)部核對原始憑證無誤后，根據(jù)系統(tǒng)中的采購發(fā)票，直接生成電子憑證，進(jìn)行結(jié)算。

3.2 銷售出庫流程

在物資支領(lǐng)時(shí)，需求單位憑借有效的支領(lǐng)憑證進(jìn)行出庫，庫房保管員發(fā)放物資后，進(jìn)行系統(tǒng)操作，業(yè)務(wù)員根據(jù)庫房出庫信息生成銷售結(jié)算憑證并將銷售憑證、銷售成本送至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)對銷售憑證審核無誤后，直接引用銷售發(fā)票自動(dòng)生成收入憑證、成本憑證。

3.3 對供應(yīng)商進(jìn)行付款

每月付款額要控制在公司決策、集團(tuán)批復(fù)的采購資金指標(biāo)內(nèi)，業(yè)務(wù)部結(jié)合公司資金指標(biāo)綜合分析供應(yīng)商、物資、應(yīng)付賬款等情況，填制付款申請單，在經(jīng)過本部門主任以及主管經(jīng)理審批后，填制“支款憑證”，需要注明付款方式、收款人、賬號等客戶信息，按照支款流程逐級辦理支付審批手續(xù)。結(jié)算部根據(jù)審批后的付款申請，填制支款單并辦理付款手續(xù)，在系統(tǒng)中進(jìn)行付款單制單。財(cái)務(wù)審核付款原始憑證無誤后，根據(jù)系統(tǒng)中的付款單審核記賬，在ERP 中提交網(wǎng)銀或承兌匯票進(jìn)行付款，資金支付模塊通過集團(tuán)公司結(jié)算中心或財(cái)務(wù)公司直接與外部網(wǎng)絡(luò)銀行相連，可迅速實(shí)現(xiàn)對供應(yīng)商的付款。同時(shí)財(cái)務(wù)人員可以通過付款記錄自動(dòng)生成相應(yīng)付款憑證。具體流程如圖1 所示。

圖1 ERP 系統(tǒng)下的業(yè)財(cái)融合管理流程圖

這樣通過ERP 系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)全程可視化，可追蹤，可定位，及時(shí)采集、加工和匯總各種信息，隨時(shí)轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)；可以做到充分發(fā)揮財(cái)務(wù)監(jiān)管作用，從采購訂單、采購合同等這些前端業(yè)務(wù)就開始伴隨著財(cái)務(wù)監(jiān)督，在風(fēng)險(xiǎn)萌芽階段就有效進(jìn)行控制或消除。

4 推行ERP 平臺下業(yè)財(cái)融合管理模式的有效途徑

4.1 完善內(nèi)控管理制度，促進(jìn)業(yè)財(cái)融合管理中業(yè)務(wù)流程規(guī)范化

為打好推進(jìn)業(yè)財(cái)融合管理的基礎(chǔ)，保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)范有序地進(jìn)行，使最終財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確及時(shí)地反映出企業(yè)的經(jīng)營現(xiàn)狀，物資公司重新梳理了各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，根據(jù)業(yè)財(cái)融合管理進(jìn)一步完善的需要，修訂完善直達(dá)到貨物資驗(yàn)收管理補(bǔ)充規(guī)定、應(yīng)收款項(xiàng)考核辦法、采購代儲物資管理辦法、物資儲備管理實(shí)施意見等10 余項(xiàng)管理制度或辦法，同時(shí)對集團(tuán)公司歷年下發(fā)的各項(xiàng)管理制度做了全面的梳理、匯總并編輯成冊，各項(xiàng)管理制度形成的內(nèi)部控制體系已經(jīng)基本覆蓋了企業(yè)業(yè)務(wù)與管理整體業(yè)務(wù)流程的各個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。將原有的復(fù)雜繁瑣的流程盡量簡化，模糊流程明確化，建立跨部門的流轉(zhuǎn)程序，保證不同部門的數(shù)據(jù)有序上傳并實(shí)現(xiàn)共享。

4.2 以考核為激勵(lì)手段，保障推行業(yè)財(cái)融合管理模式的有效落實(shí)

有效推進(jìn)業(yè)財(cái)融合管理的關(guān)鍵點(diǎn)在于企業(yè)員工的有效配合和其積極主動(dòng)的發(fā)揮，物資公司通過建立一定的綜合考評體系，采取定期舉行基礎(chǔ)工作檢查、企業(yè)內(nèi)部自查等綜合考核方法，根據(jù)各崗位員工實(shí)際工作情況，對業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，系統(tǒng)操作的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，財(cái)務(wù)憑證的規(guī)范性，費(fèi)用支出的合理性等進(jìn)行檢查考核、綜合考評，并與員工獎(jiǎng)金等掛鉤。同時(shí)對業(yè)財(cái)融合效果好、能夠顯著提升企業(yè)效益的部門給予物質(zhì)或精神激勵(lì)，通過引導(dǎo)激勵(lì)的方式提高員工執(zhí)行力，使業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門做到協(xié)同配合，共同提升企業(yè)價(jià)值。

4.3 完善業(yè)財(cái)融合ERP 系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)防控

4.3.1 嚴(yán)格權(quán)限劃分，避免企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)

為避免企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，物資公司嚴(yán)格劃分各不兼容崗位的權(quán)限，為不同的職員規(guī)定其工作權(quán)限范圍，其在使用ERP 系統(tǒng)時(shí)，只能查看與使用屬于自己權(quán)限范圍內(nèi)的東西，防止人員通過控制各部門信息從而損害公司利益或經(jīng)濟(jì)舞弊等現(xiàn)象，給公司造成經(jīng)濟(jì)上的損失。

4.3.2 多次進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)適，保障業(yè)財(cái)融合ERP 系統(tǒng)安全運(yùn)行

物資公司以原有系統(tǒng)中所包含的采購、銷售、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)，根據(jù)其自身保障物資供應(yīng)的主要職責(zé)，審視這些業(yè)務(wù)的系統(tǒng)兼容能力、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合度，對系統(tǒng)進(jìn)行多次調(diào)試。數(shù)次開展建議搜集、集中研討會，廣泛征集一線工作人員的意見和要求，使其逐步適合本公司的實(shí)際情況。同時(shí)，在建設(shè)業(yè)財(cái)融合ERP 系統(tǒng)的同時(shí)物資公司對系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查與維護(hù)，避免出現(xiàn)信息丟失或系統(tǒng)被惡意入侵等情況。

4.4 強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，提升員工綜合素質(zhì)

在企業(yè)推行業(yè)財(cái)融合管理模式的進(jìn)程中，不僅企業(yè)的財(cái)務(wù)管理職能發(fā)生轉(zhuǎn)變，而且企業(yè)的運(yùn)營模式也開始升級。這就意味著財(cái)務(wù)人員、業(yè)務(wù)人員等既需要具有較高的專業(yè)技術(shù)水平，又需要全面掌握綜合管理知識，以提高財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)融合度，加快業(yè)財(cái)融合進(jìn)程。為此，物資公司要注重對員工進(jìn)行業(yè)財(cái)融合ERP信息系統(tǒng)操作培訓(xùn)，信息工作人員要到一線進(jìn)行工作，解決基礎(chǔ)工作中的具體問題。同時(shí)大型員工綜合技能提高培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)了培訓(xùn)工作的不斷拓展和深化，如安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化、采購評委業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全、財(cái)務(wù)基礎(chǔ)知識等大型培訓(xùn)活動(dòng)，為業(yè)財(cái)融合打下良好的人才基礎(chǔ)。

5 推行基于ERP信息平臺下業(yè)財(cái)融合管理模式的未來發(fā)展方向

現(xiàn)今物資公司初步建立起了業(yè)財(cái)融合管理模式，但仍有部分局限性：一是，預(yù)算管理的缺位，無法在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算的指導(dǎo)性和約束性；二是，現(xiàn)階段沒有將內(nèi)控制度中的會計(jì)控制制度嵌入到ERP 系統(tǒng)中，無法在系統(tǒng)中有效進(jìn)行內(nèi)控約束。物資公司未來需要著重從這兩方面入手，繼續(xù)完善業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化建設(shè)。

5.1 將全面預(yù)算體系引入業(yè)財(cái)融合ERP 系統(tǒng)中

現(xiàn)今物資公司仍未將預(yù)算管理嵌入到ERP 系統(tǒng)中，建議未來將全面預(yù)算體系引入ERP 系統(tǒng)中，從而覆蓋公司整個(gè)業(yè)務(wù)過程。這樣既可以強(qiáng)化預(yù)算的約束作用，又可以發(fā)揮預(yù)算的指導(dǎo)作用。通過ERP 系統(tǒng)加強(qiáng)預(yù)算的剛性控制，減少人為因素干擾，做到在系統(tǒng)中有預(yù)算才可以有權(quán)限支出。同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)定期或不定期的比較各部門的實(shí)際結(jié)果與預(yù)算之間的差異，可以及時(shí)明確企業(yè)經(jīng)營中存在的問題或企業(yè)未來成長空間。

5.2 將會計(jì)控制嵌入到業(yè)財(cái)融合ERP 系統(tǒng)中

物資公司在繼續(xù)推行以ERP信息平臺為基礎(chǔ)的業(yè)財(cái)融合管理中時(shí)，應(yīng)該以財(cái)務(wù)管理需求為驅(qū)動(dòng)力，以落實(shí)《開灤集團(tuán)內(nèi)部控制制度》為落腳點(diǎn)，將內(nèi)部控制的會計(jì)控制嵌入到ERP信息系統(tǒng)中，突出規(guī)范重點(diǎn)領(lǐng)域、關(guān)鍵崗位的經(jīng)濟(jì)和業(yè)務(wù)活動(dòng)中內(nèi)控制約作用，減少人為干預(yù)，減少彈性缺口，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)化控制、自動(dòng)預(yù)警，加強(qiáng)管理政策的約束力。對企業(yè)會計(jì)控制中關(guān)注度較高的“招待費(fèi)”“差旅費(fèi)”“會務(wù)費(fèi)”“培訓(xùn)費(fèi)”等，實(shí)行進(jìn)一步的精細(xì)化、科學(xué)化和規(guī)范化管理，確保財(cái)務(wù)監(jiān)管和內(nèi)部控制取得實(shí)效。