淺析工程物資采購管理工作中存在的問題及改善建議

步云澤 黃益紹

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，眾多企業(yè)的涌現(xiàn)，建筑施工單位面臨著競爭激烈的挑戰(zhàn)，因此企業(yè)要想在未來的發(fā)展市場中占有一席之地，就必須不斷提高企業(yè)自身競爭力，增強企業(yè)生產(chǎn)效益[1]。增強企業(yè)效益最直接有效的辦法就是降低企業(yè)生產(chǎn)運營成本，對于施工建筑企業(yè)而言，物資采購成本占據(jù)公司運營成本的半壁江山[2]。因此本文以作者工作過的中交三航局興安基公司為例，就工程物資采購管理工作中的問題進(jìn)行剖析分解，并提出相應(yīng)的改善建議，為公司在今后的發(fā)展過程中提高公司物資采購管理水平，降低公司運營成本、增加公企業(yè)效益奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：工程物資;物資管理;工程管理

中圖分類號：TU723.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

0 引言

物資管理工作是施工企業(yè)生產(chǎn)中重要的一項管理工作，物資管理工作是企業(yè)在生產(chǎn)過程中無處不在的，貫穿于整個施工全過程，物資管理顧名思義就是對企業(yè)在生產(chǎn)過程中所需的生產(chǎn)材料以及為完成某個構(gòu)件所需的輔助性材料進(jìn)行采購、供應(yīng)、現(xiàn)場使用情況、庫存盤點情況的管理工作[3]。高效的物資管理工作不僅可以為企業(yè)在生產(chǎn)過程中提供及時性、準(zhǔn)確性的物資保障，同時可以為企業(yè)提高資金使用效率，最重要的是可以為企業(yè)節(jié)約物資成本，增加企業(yè)效益，提高企業(yè)核心競爭力。因此，本作者從企業(yè)物資管理的角度出發(fā)，對企業(yè)在物資管理工作中的發(fā)現(xiàn)的問題及個人的改善建議進(jìn)行淺析闡述。

1 物資采購工作中存在的問題

1.1 采購組織流程設(shè)置不合理

公司采購流程組織機構(gòu)設(shè)置不合理，項目部編寫好采購計劃之后經(jīng)過層層審批，才能進(jìn)行采購執(zhí)行階段，此過程需要一個星期左右的時間，如果在審批流程過程中，任意環(huán)節(jié)審批不合格都會退回項目部重新編制采購計劃，重新上報，重新層層審批等情況，增加了物資采購時間。同時，在公司物資采購招標(biāo)的過程中，首先在物資采購平臺中發(fā)布物資招標(biāo)公告，物資招標(biāo)公告經(jīng)過公司相關(guān)部門審核完成后進(jìn)行公示，其中公示時間不得少于三天，供應(yīng)商報價時間同樣不得少于三天，報價結(jié)束后，經(jīng)過公司相關(guān)部門審批后才可進(jìn)行定標(biāo)、評標(biāo)、中標(biāo)結(jié)果的公示工作，公司整個物資采購流程結(jié)束大概需要十天左右的時間，采購流程的不合理性造成了采購系統(tǒng)流程時間長，延長了物資采購時間。

1.2 崗位人員配置缺乏專業(yè)性

公司項目數(shù)量較多，在物資采購管理方面的人員設(shè)置明顯偏少，具有專業(yè)能力的人員更是少之又少。物資采購供應(yīng)的前提物資需求計劃，公司中的大多數(shù)項目物資需求計劃都是由無經(jīng)驗或者缺乏經(jīng)驗的員工上報，對工程施工及技術(shù)方面了解片面，因此在物資采購供應(yīng)過程中出現(xiàn)不符合使用要求的情況，經(jīng)常出現(xiàn)退換貨的情況，增加了物資供應(yīng)時間;在編制采購計劃時，由于缺乏專業(yè)性編制采購計劃經(jīng)常出錯，因此便出現(xiàn)采購計劃反復(fù)上報、審批等情況的發(fā)生;在采購過程中，同樣缺乏專業(yè)的物資人員與供應(yīng)商協(xié)商洽談，在采購時會出現(xiàn)價格偏高等情況，造成供應(yīng)商渠道狹窄，經(jīng)常處于被動地位。

1.3 供應(yīng)商管理不規(guī)范

針對于公司各個片區(qū)專業(yè)性物資及供應(yīng)商是極其匱乏的，因此在項目在采購尋源的過程中會遇到很大的問題，出現(xiàn)采購價格偏高的情況。針對公司物資采購平臺中的供應(yīng)商類型分為待定供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商四種類型，供應(yīng)商類型更新時間緩慢，有些供應(yīng)商類型與實際供應(yīng)商類型不符，因此迷惑了在物資尋源過程中對供應(yīng)商的選擇。公司在對供應(yīng)商審批時，對供應(yīng)商的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)過高，導(dǎo)致許多地區(qū)的供應(yīng)商無法準(zhǔn)入到公司的物資采購平臺系統(tǒng)中，對于已經(jīng)錄入到公司采購平臺的供應(yīng)商不能準(zhǔn)確客觀的進(jìn)行評價，對于平臺中存在的不合格供應(yīng)商無法準(zhǔn)確辨識，優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商無法錄入，造成公司物資采購供應(yīng)商數(shù)量少、質(zhì)量差，資源匱乏的現(xiàn)象。

1.4 未建立資源信息共享平臺

對于不同片區(qū)的項目而言，存在著項目部一類工程物資供應(yīng)過多導(dǎo)致庫存積壓，許多物資材料處于閑置狀態(tài)，而其他項目部恰好需用這類物資，由于信息的不對稱性，只能重新采購該種物資。對公司而言，物資的庫存積壓與物資閑置都會給公司帶來巨大資金成本。

1.5 易受外部環(huán)境影響

在公司的許多境外項目中，鋼筋、水泥、碎石等大宗物資的采購都是業(yè)主提供，簽訂施工合同時，物資單價按照當(dāng)時的固定單價簽署，隨著物資市場的價格變動，當(dāng)前物資單價遠(yuǎn)低于當(dāng)時簽署合同中的物資固定單價，因此對物資核算有很大的影響。有些境外項目中，施工所需的波紋管采購方式是第三方國內(nèi)采購，國內(nèi)采購結(jié)束后經(jīng)過港口發(fā)運至境外項目所在地，由于境外工程容易受到國際環(huán)境的影響，造成國際港口集裝箱短缺，在物資發(fā)運的過程中等待集裝箱位時花費了大量的時間，經(jīng)過長途運輸至境外項目港口處，由于港口等待卸貨的貨船眾多，花費了大量時間將物資運送時項目施工現(xiàn)場。因此工程物資價格波動頻繁及國際貨運市場動蕩增加了項目物資采購過程中的不確定性，延長了物資采購時間，造成物資交付延期等情況的發(fā)生。

2 物資采購管理工作改善建議

2.1 簡化物資采購流程

簡化采購流程可以降低物資采購時間，在物資采購流程審批階段，項目部設(shè)置一道審批權(quán)限，公司物資管理部門設(shè)置一道審批權(quán)限，在審批過程中發(fā)現(xiàn)采購計劃出現(xiàn)錯誤可由審批人員直接退回采購計劃編織者，采購計劃編織者修改完成后按照原路徑提交上一審批人，這樣就避免了審批人員重復(fù)審批現(xiàn)象的發(fā)生，同時縮減了審批時間。在采購招標(biāo)流程結(jié)算，招標(biāo)公告及定標(biāo)結(jié)果的時間限制應(yīng)該取消，針對采購招標(biāo)方式的選取，公司應(yīng)該修改招標(biāo)方式的規(guī)章制度，盡量放寬詢價招標(biāo)，邀請招標(biāo)的金額限制及物資種類限制，減少在招標(biāo)、開標(biāo)方面的工作量，減少采購流程時間。

2.2 提高人員專業(yè)水平，培養(yǎng)高質(zhì)量人才

公司在近幾年的發(fā)展過程中不斷吸引年輕的專業(yè)人才，管理隊伍不斷向年輕化發(fā)展，造成了有專業(yè)工作經(jīng)驗的人員匱乏的現(xiàn)象，對于公司實現(xiàn)對標(biāo)世界一流的發(fā)展目標(biāo)，培養(yǎng)高素質(zhì)、專業(yè)性強的人才隊伍對于公司而言已是迫在眉睫。公司根據(jù)各部門人才培養(yǎng)計劃的要求開展從業(yè)人員的專業(yè)培訓(xùn)，聘請在各領(lǐng)域方面有經(jīng)驗的講師或員工為年輕的員工進(jìn)行安全、物資、技術(shù)質(zhì)量、工程施工、商務(wù)等方面的培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)束后對員工進(jìn)行考核，按照以月或周為單位，公司各部門舉行技能培訓(xùn)比賽，增加員工的專業(yè)知識。提高員工的專業(yè)水平，培養(yǎng)高素質(zhì)人才是公司物資采購管理工作中的重要手段。

2.3 優(yōu)化供應(yīng)商管理制度、強化供應(yīng)商管理工作

公司在供應(yīng)商管理制度方面要深入優(yōu)化，制定科學(xué)系統(tǒng)的供應(yīng)商管理制度，讓優(yōu)質(zhì)的有能力的供應(yīng)商參與到公司采購的尋源過程中來，不僅能夠降低公司物資采購供應(yīng)價格，從而節(jié)約公司成本支出;在供應(yīng)商管理工作中，公司實施分區(qū)域?qū)?yīng)商進(jìn)行劃分，按照供應(yīng)商屬性對其進(jìn)行劃分，細(xì)化供應(yīng)商種類及類型，根據(jù)公司不同的施工項目種類為項目部推薦不同類型的供應(yīng)商，不僅可以節(jié)約物資采購人員在尋源過程中的時間，同時可以提高供應(yīng)商物資類型的準(zhǔn)確性。優(yōu)化供應(yīng)商管理制度、強化供應(yīng)商管理工作是公司在物資采購供應(yīng)過程中重要環(huán)節(jié)。

2.4 建立物資信息共享平臺

建立資源信息共享平臺，公司通過各項目部中閑置物資及閑置設(shè)備，同時還可以收集區(qū)域性供應(yīng)商信息，各種信息存放至信息共享平臺中，這樣項目部在做物資需求計劃時，可以現(xiàn)在共享平臺中進(jìn)行查找，如果不存在所需要的物資，再進(jìn)行物資采購，避免物資重復(fù)采購，同時提高了物資使用效率;在物資采購人員進(jìn)行尋源的過程中，資源共享平臺可以共享供應(yīng)商信息，使得更多的供應(yīng)商參與到投標(biāo)報價中，提高公司在物資采購過程中的主動權(quán)，節(jié)約采購成本。

2.5 提高技術(shù)質(zhì)量管理、加強物資策劃

工程技術(shù)質(zhì)量管理是工程施工環(huán)節(jié)過程中的重要環(huán)節(jié)，技術(shù)質(zhì)量問題不僅影響工程質(zhì)量，同時也影響著工程物資采購供應(yīng)的時效性及準(zhǔn)確定。在施工前期，派技術(shù)專業(yè)性較強的專業(yè)人員對圖紙物資設(shè)計用量進(jìn)行核算審核，減少因后期圖紙設(shè)計錯誤、變更設(shè)計方案所引起的物資需求變動，增加了物資需求的不確定性。在物資策劃階段，公司必須嚴(yán)格落實執(zhí)行物資策劃會的召開，明確工程項目所需物資種類、數(shù)量、采購方式、采購類型及采購時間等內(nèi)容，同時盡可能提高現(xiàn)場施工過程中對措施用料判斷的準(zhǔn)確定，減少在項目施工的過程中因判斷不準(zhǔn)確進(jìn)行物資采購的次數(shù)。在物資使用方面，公司要嚴(yán)格落實物資使用制度，按照月為單位對物資施工情況進(jìn)行盤點、核銷、閉合等工作，減少因?qū)ξ镔Y庫存情況不了解或者掌握不準(zhǔn)確的情況下造成重復(fù)采購、采購過剩等情況的發(fā)生，提高物資使用效率，降低物資采購成本。

3 結(jié)語

公司的發(fā)展是可持續(xù)性的，同時也是變化性的，物資管理工作是公司運營發(fā)展中的一項重要關(guān)鍵的工作，在公司發(fā)展的同時，物資管理工作也會遇到各種各樣的問題，深度剖析在物資管理工作中遇到的問題，根據(jù)存在的問題提出改進(jìn)措施。不斷提高物資管理工作水平，有助于公司在今后的發(fā)展過程中提高公司的核心競爭力，降低公司運營成本，提高企業(yè)效益。

參考文獻(xiàn)：

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[3]肖祥敏.淺談鐵路施工企業(yè)物資設(shè)備管理[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011（15）：116-117.