加強(qiáng)企業(yè)檔案資源開(kāi)發(fā)及利用對(duì)策

譚征

從國(guó)有企業(yè)自身角度來(lái)看，檔案是對(duì)其經(jīng)營(yíng)發(fā)展情況的如實(shí)記錄，可以給企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展決策制定提供數(shù)據(jù)參考。但是從目前情況來(lái)看，大部分國(guó)有企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，采用較落后的工作方式，已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的要求，影響檔案資料開(kāi)發(fā)和使用價(jià)值。基于此，國(guó)有企業(yè)需要從自身角度入手，采取一系列有效對(duì)策，加強(qiáng)檔案資料開(kāi)發(fā)，提高檔案使用效率。

一、 國(guó)有企業(yè)檔案工作中存在的問(wèn)題

1.檔案記錄不夠全面、不夠及時(shí)。檔案是隨著企業(yè)發(fā)展而逐漸產(chǎn)生，是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)顩r的如實(shí)記錄，但是從目前情況來(lái)說(shuō)，在國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把工作重心放在效益獲取上，對(duì)檔案工作的關(guān)注力度不高，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中各項(xiàng)信息沒(méi)有如實(shí)記錄，檔案資料收集不全面，缺乏及時(shí)性，從而影響檔案使用價(jià)值。

2.檔案工作方式傳統(tǒng)。在當(dāng)前，國(guó)有企業(yè)檔案類(lèi)型依然是以紙質(zhì)檔案為主，但是紙質(zhì)檔案保存時(shí)間不長(zhǎng)，容易在反復(fù)使用中出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象。因?yàn)闄n案工作方式比較傳統(tǒng)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資料的高度開(kāi)發(fā)和利用。并且，隨著國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)充，再加上檔案信息數(shù)量增多，傳統(tǒng)檔案方式已經(jīng)不具實(shí)用性，不能如實(shí)記錄國(guó)有企業(yè)檔案信息。

3.檔案工作人員專(zhuān)業(yè)水平有待提高。檔案管理作為一個(gè)系統(tǒng)性工作，對(duì)檔案人員專(zhuān)業(yè)水平和綜合素養(yǎng)有著較高要求，但是在實(shí)際中，國(guó)有企業(yè)缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，一方面，現(xiàn)有檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平有待提高，對(duì)檔案信息了解不全面，在實(shí)際工作中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤問(wèn)題。另一方面，檔案員工老齡化嚴(yán)重，工作缺乏主動(dòng)性，在某種程度上將不利于檔案的開(kāi)發(fā)與利用。

二、 加強(qiáng)企業(yè)檔案資源開(kāi)發(fā)及利用的對(duì)策

1.創(chuàng)新檔案服務(wù)意識(shí)。創(chuàng)新檔案服務(wù)意識(shí)，具體展現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。①主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。要想對(duì)企業(yè)檔案資源充分開(kāi)發(fā)，需要由之前的被動(dòng)檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。在當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展的情況下，檔案成為信息的載體，占據(jù)一定定位。對(duì)于企業(yè)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，需要充分利用這些資源，打破傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)模式帶來(lái)的束縛，轉(zhuǎn)變工作方式，主動(dòng)參與到企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)中，精準(zhǔn)信息來(lái)源。通過(guò)其主動(dòng)服務(wù)，充分開(kāi)發(fā)檔案資源，提高檔案資源使用價(jià)值。②超前服務(wù)的意識(shí)。適當(dāng)?shù)暮侠眍A(yù)測(cè)，分析企業(yè)檔案信息對(duì)自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展的影響，拓寬服務(wù)范疇。要想實(shí)現(xiàn)超前服務(wù)，并非一件容易的事情，檔案管理人員需要提高自身專(zhuān)業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，不但要對(duì)本企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)顩r有充分了解，還要對(duì)國(guó)家級(jí)目標(biāo)有一定掌握，甚至對(duì)國(guó)際發(fā)展情況作出正確判斷。企業(yè)檔案管理人員需要樹(shù)立正確的服務(wù)意識(shí)，具備超前服務(wù)理念，可以及時(shí)掌握上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的工作要求及國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，明晰企業(yè)檔案使用者對(duì)檔案的需求，積極推進(jìn)檔案預(yù)測(cè)，及時(shí)為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供務(wù)實(shí)、精準(zhǔn)的檔案信息。③優(yōu)質(zhì)服務(wù)的意識(shí)。在國(guó)有企業(yè)檔案管理中，檔案服務(wù)質(zhì)量對(duì)檔案工作生活發(fā)展帶來(lái)直接影響。要想保證檔案服務(wù)質(zhì)量，關(guān)鍵在于人。應(yīng)該及時(shí)更新檔案管理人員思想理念，讓其具備創(chuàng)新意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任感。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，在服務(wù)中做到熱情又細(xì)致，靈活又周到，以熱誠(chéng)的服務(wù)方式，全新的服務(wù)理念，專(zhuān)業(yè)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供高效、快捷的檔案信息服務(wù)。

2.完善檔案開(kāi)發(fā)與利用方式。在檔案系統(tǒng)中，檔案利用作為重要內(nèi)容，更是開(kāi)展檔案工作的核心目標(biāo)。只有從創(chuàng)新方式角度出發(fā)，才能讓檔案工作保持新的活力，為企業(yè)發(fā)展提供資料支持。首先，加大檔案宣傳力度，擴(kuò)大服務(wù)范疇。檔案工作人員不僅要從事檔案工作，還要加大宣傳力度，讓更多的人員對(duì)檔案資料有充分了解，明確檔案使用價(jià)值。在宣傳方式上，應(yīng)該采取開(kāi)辟宣傳欄、舉辦企業(yè)檔案陳列展等方式，通過(guò)開(kāi)展各種座談會(huì)、報(bào)告會(huì)等，讓人們對(duì)檔案定義、價(jià)值有充分了解，明確檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用。只有加強(qiáng)檔案宣傳，才能強(qiáng)化各級(jí)人員檔案工作意識(shí)，充分利用檔案資料，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供指導(dǎo)。其次，結(jié)合時(shí)代發(fā)展，積極使用現(xiàn)代化技術(shù)，更新服務(wù)方式。以信息技術(shù)為根本，建立企業(yè)檔案電子閱覽室，方便檔案信息使用者隨時(shí)查閱檔案資料，提供精準(zhǔn)，快捷的信息化檔案服務(wù)。并且，結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)檔案資料開(kāi)發(fā)使用，將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用價(jià)值充分發(fā)揮，把企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)融入到企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)服務(wù)中，不斷提升檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案部門(mén)的信息優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供更好的服務(wù)。

以A企業(yè)為例，該企業(yè)是大型國(guó)有建筑施工企業(yè)，此類(lèi)企業(yè)涉及眾多施工檔案和資料，這些資料對(duì)企業(yè)有重要作用，比如不同施工環(huán)節(jié)需要大致了解其他環(huán)節(jié)采用的施工技術(shù)，做好交接?？⒐を?yàn)收時(shí)，需要一些施工過(guò)程中的檔案資料作為結(jié)算的憑證，以及投入使用后的后期維護(hù)維修也都離不開(kāi)企業(yè)檔案。以往A企業(yè)的檔案管理模式滯后，在工作中造成了許多不便。對(duì)此，為提高檔案管理質(zhì)量，A企業(yè)決定建立一套檔案管理信息系統(tǒng)。在實(shí)際中，該企業(yè)要求在現(xiàn)有檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施上，建立檔案信息化硬件設(shè)施，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)技術(shù)要求，優(yōu)化內(nèi)部局域網(wǎng)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)。通過(guò)建立一套專(zhuān)業(yè)的檔案一體化管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作更加專(zhuān)業(yè)和規(guī)范。該企業(yè)還要求把檔案數(shù)字化錄入，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的充分開(kāi)發(fā)和利用。通過(guò)這一方式的改革，A企業(yè)的檔案管理效率得到大幅提升，為企業(yè)發(fā)展提供有效助力。

最后，深化檔案研編和查閱。融入主動(dòng)服務(wù)理念，企業(yè)檔案利用不能只是停留在低層次的原件應(yīng)用上，而是加強(qiáng)檔案信息開(kāi)發(fā)利用管理。通過(guò)選擇適當(dāng)?shù)木庉嬔芯糠较?，如《公司大事記》《制度匯編》等，對(duì)企業(yè)現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行編輯和研究，編輯企業(yè)內(nèi)部人員參考資料和工作手冊(cè)，便于企業(yè)各級(jí)人員查閱和使用。通過(guò)對(duì)檔案原始資料的整合和處理，從中找出需要加強(qiáng)的檔案信息，讓檔案信息價(jià)值不斷提高。國(guó)有企業(yè)檔案資料作為國(guó)家檔案中不可或缺的一部分，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)更是國(guó)家檔案管理的基礎(chǔ)部門(mén)，國(guó)有企業(yè)檔案管理水平將會(huì)給我國(guó)整體檔案管理水平帶來(lái)直接影響。在當(dāng)前國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的情況下，隨著社會(huì)各界對(duì)企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)和使用要求的提高，企業(yè)檔案應(yīng)具備的全面性及系統(tǒng)性也隨之更加嚴(yán)格。在實(shí)際中，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理及查閱，重點(diǎn)分析現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)在檔案管理中顯現(xiàn)出的特點(diǎn)，從而調(diào)整企業(yè)管理戰(zhàn)略，把其中重要結(jié)構(gòu)和環(huán)節(jié)進(jìn)行完善處理。除此之外，對(duì)于企業(yè)檔案管理人員，應(yīng)該加強(qiáng)培訓(xùn)力度，讓其掌握更多的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，以改善檔案管理層次質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平。國(guó)有企業(yè)內(nèi)部需設(shè)立專(zhuān)業(yè)的檔案管理部門(mén)，檔案管理利用工作則是需要加強(qiáng)基礎(chǔ)工作建設(shè)，只有這樣，才能將檔案信息傳遞價(jià)值全面發(fā)揮，讓國(guó)有企業(yè)檔案查閱和接待工作在實(shí)際中提升到新的高度。

3.豐富檔案信息資源。首先，做好檔案信息采集工作。國(guó)有企業(yè)在檔案信息采集方面，具備涉及面廣、工作周期長(zhǎng)、政策性強(qiáng)等特性，是檔案的基礎(chǔ)性工作。換句話說(shuō)，如果沒(méi)有及時(shí)做好檔案信息采集工作，將無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效實(shí)用。檔案收集是各項(xiàng)檔案工作順利開(kāi)展的依據(jù)，需要保證檔案信息采集的完整性和真實(shí)性，把分散在企業(yè)各個(gè)位置的檔案進(jìn)行整合，給檔案利用工作開(kāi)展提供支持。其次，提高館藏檔案質(zhì)量。對(duì)于企業(yè)館藏檔案質(zhì)量來(lái)說(shuō)，也就是指將檔案館具備的信息價(jià)值和服務(wù)價(jià)值充分發(fā)揮。收集工作應(yīng)該做到全面、精準(zhǔn)，從中選擇一些具有利用價(jià)值的信息進(jìn)行收集，不可千篇一律，保證檔案資料價(jià)值的重要性，主要的一些資料如果沒(méi)有及時(shí)收集，應(yīng)盡可能優(yōu)化其資料重要性，不收集一些不重要的檔案信息或者重復(fù)性信息。在豐富館藏檔案資料的同時(shí)，需做到及時(shí)調(diào)整，優(yōu)化館藏，全面提高對(duì)價(jià)值大的檔案信息的開(kāi)發(fā)和使用，讓收集的各項(xiàng)檔案資料在結(jié)構(gòu)比例上更加科學(xué)合理，發(fā)揮檔案信息最大優(yōu)勢(shì)。再其次，對(duì)檔案資料整合。在完成檔案資料收集工作后，應(yīng)該對(duì)其整合處理，讓其在整合以后形成優(yōu)質(zhì)檔案信息。近幾年，企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展水平不斷加快，通過(guò)使用現(xiàn)代化技術(shù)，檔案行業(yè)中收集了大量的檔案資料，工作效率及工作質(zhì)量都得以有效提高。但企業(yè)檔案信息分布較分散，查詢(xún)和使用比較困難。為了改善這種狀況，應(yīng)做好企業(yè)檔案信息整合工作，加強(qiáng)檔案信息深層開(kāi)發(fā)和利用，對(duì)檔案信息共享體系進(jìn)行完善，消除信息孤島，提高企業(yè)檔案資料開(kāi)發(fā)、利用水平，使企業(yè)檔案工作朝著新的方向發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

加強(qiáng)對(duì)檔案資料開(kāi)發(fā)和使用，可以促進(jìn)國(guó)有企業(yè)更好發(fā)展。隨著當(dāng)前國(guó)有企業(yè)深入改革，企業(yè)檔案資料在其中發(fā)揮的價(jià)值逐漸凸顯，國(guó)有企業(yè)應(yīng)給予檔案工作高度重視。結(jié)合檔案資料應(yīng)用價(jià)值，國(guó)有企業(yè)應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，對(duì)檔案人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，完善檔案管理體系，促進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)和使用。檔案資料開(kāi)發(fā)和利用作為國(guó)有企業(yè)檔案管理工作中重要內(nèi)容，需要加強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)，合理使用檔案信息，發(fā)揮檔案信息應(yīng)用價(jià)值，提高企業(yè)檔案管理水平，讓檔案資料給國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供良好服務(wù)。

（作者單位：中鐵十八局集團(tuán)有限公司）