企業(yè)信息化采購管理系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用研究

葉劍亮，陸繼山

（1.上海浦東發(fā)展銀行，上海 200120；2.云南省政府發(fā)展研究中心，昆明 650000）

0 引言

2020 年春節(jié)，新型冠狀病毒肺炎疫情肆虐，這場疫情讓許多企業(yè)猝不及防。隨著疫情的不斷加重，政府采取了各類措施進行疫情防控，由于疫情有人傳人的特點，很長一段時間，員工不能上班，企業(yè)無法復(fù)工。在這樣的情況下，許多企業(yè)遭受了巨大的經(jīng)濟損失。在社會大部分企業(yè)處于停擺的狀態(tài)下，很多企業(yè)還要承擔(dān)房租、水、電和員工工資等重?fù)?dān)，但企業(yè)的營業(yè)額收入?yún)s基本為零。顯然，這樣的打擊是巨大的。

這次慘痛的教訓(xùn)引發(fā)了很多反思。如果企業(yè)的信息化建設(shè)足夠完善，軟硬件配套設(shè)施足夠先進，相關(guān)企業(yè)之間建立起很好的信息化關(guān)聯(lián)機制，這樣的話，可以在疫情和突發(fā)情況發(fā)生之時，將損失降到最低點。

因此，企業(yè)信息化系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)十分必要，它不僅關(guān)系著企業(yè)的生死存亡，還是一件有關(guān)國計民生的大事，對維持社會穩(wěn)定具有十分重要的價值和意義。

1 必要性及技術(shù)可行性分析

1.1 必要性分析

一方面，信息化采購系統(tǒng)可以提升工作效率。對許多企來說，融資困難、成本居高不下一直是困擾企業(yè)的問題。通過開發(fā)信息化采購管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)全自動操作和辦公，足不出戶就可以通過網(wǎng)絡(luò)將各類審批、產(chǎn)品質(zhì)量分析、數(shù)量清點、價格分析、出入庫監(jiān)測管理等相關(guān)操作完成，可以節(jié)約很大一部分人力、物力以及有關(guān)資源。另一方面，信息化采購管理系統(tǒng)可以應(yīng)對突發(fā)事件等風(fēng)險挑戰(zhàn)。在面對諸如疫情等社會突發(fā)事件，只要提前將有關(guān)單位和人員通過系統(tǒng)進行連接，就可以在家實現(xiàn)會議召開、物資采購、庫房監(jiān)測管理，甚至是非接觸式生產(chǎn)加工等工作?？梢栽陉P(guān)鍵時段保障物資供應(yīng)，減小企業(yè)運營成本和經(jīng)濟損失。

1.2 技術(shù)可行性分析

信息化采購管理系統(tǒng)的設(shè)計基礎(chǔ)為B／S 結(jié)構(gòu)，也就是瀏覽器／服務(wù)器（Browser／Server）模式。WEB 瀏覽器作為客戶端，是我們熟悉的一款操作軟件。這種軟件和模式的優(yōu)勢在于可以將系統(tǒng)的客戶端進行整合集成，而服務(wù)器則承擔(dān)了系統(tǒng)里面最重要和最核心的部分。這使得系統(tǒng)的開發(fā)維護和使用都變得更加簡潔有效。只要在電腦上安裝一款市場上常用的普通瀏覽器，服務(wù)器端安裝SQL server、Oracle、MYSQL 等成熟的數(shù)據(jù)庫，客戶端通過web server 數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)交互，就可以實現(xiàn)預(yù)期操作。本設(shè)計采用JSP 作為主要端口的開發(fā)工具，可以將Web 邏輯與Web 設(shè)計和顯示分離，支持可重用的基于組件的設(shè)計，并使基于Web 的應(yīng)用程序開發(fā)變得快速而簡單。因此，從技術(shù)層面來分析，開發(fā)本系統(tǒng)是完全可行的。

1.3 系統(tǒng)功能概述

信息化采購管理系統(tǒng)主要用于便捷企業(yè)采購管理渠道，并在應(yīng)急狀態(tài)下實現(xiàn)快速反應(yīng)保障機制。本系統(tǒng)主要包括供應(yīng)商管理、商品管理、商品入庫管理、商品出庫管理、庫存管理、訂單管理、庫存統(tǒng)計等幾個模塊。從功能評價方面來說，從商品物資進入一個企業(yè)或單位開始，該系統(tǒng)就可以對這些商品物資的來源渠道和供貨商進行準(zhǔn)確詳細(xì)的登記，在商品入庫的過程中對商品進行入庫記錄，對每個訂單基本情況進行詳細(xì)記錄?？梢酝ㄟ^系統(tǒng)客戶端管理人員查詢到每件商品采購的時間、地點、數(shù)量以及價格等有效記錄。同時，在商品出庫的過程中，通過系統(tǒng)填寫詳細(xì)出庫記錄，管理人員還可以對商品數(shù)量進行實時統(tǒng)計，時刻進行狀態(tài)管理。

這樣的功能特點不但可以避免人為清點記錄時造成的錯誤和誤差，也可以對庫房進行實時監(jiān)控，對商品數(shù)量的準(zhǔn)確性和精確度實施評價。同時，對采購以及出入庫的各個環(huán)節(jié)進行優(yōu)化處理。

1.4 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫E－R 模型設(shè)計

數(shù)據(jù)庫E－R 模型設(shè)計是本系統(tǒng)設(shè)計的關(guān)鍵和核心部分，是實現(xiàn)系統(tǒng)功能運轉(zhuǎn)的主要方式。

E－R 圖（Entity Relationship Diagram）代表實體聯(lián)系圖，可以提供實體聯(lián)系的類型、方法和模式等等。E－R 圖可以明確表示出數(shù)據(jù)庫中各數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，圖1 為本系統(tǒng)的E－R 圖。

圖1 信息化采購管理系統(tǒng)E-R 圖

信息化采購管理系統(tǒng)可以科學(xué)體現(xiàn)實體與實體之間的關(guān)系，一般來說，按照角色進行需求分析，可以將角色分為庫房管理員、系統(tǒng)管理員、供應(yīng)商、收費員幾大類。每個角色都可以根據(jù)自己的職能職責(zé)以及用戶權(quán)限對有關(guān)信息進行添加、修改、刪除等管理。在此過程中，有關(guān)用戶可以對其中的表格等進行下載和修正，而系統(tǒng)則會對所有數(shù)據(jù)進行實時更新。

2 主要模塊功能設(shè)計及功能實現(xiàn)

2.1 登錄管理設(shè)計及功能實現(xiàn)

一般來說，登錄是系統(tǒng)的最基礎(chǔ)功能，本系統(tǒng)提供了兩種用戶管理權(quán)限，包括管理員權(quán)限和普通用戶權(quán)限。系統(tǒng)管理員擁有最高權(quán)限，可以對所有用戶的用戶名以及密碼進行修改，對商品以及出入庫信息進行成批量的導(dǎo)入、導(dǎo)出等一系列功能。普通用戶權(quán)限主要是一般的庫房管理員使用，可以對庫存商品進行日常維護和數(shù)據(jù)更新。同時，普通用戶還可以查詢商品的出入庫時間、價格以及質(zhì)量層次等。

登錄功能的實現(xiàn)操作簡單，企業(yè)用戶只需要在顯示界面輸入登錄口令即可，正確填寫用戶名、密碼以及驗證碼就可以進入操作管理系統(tǒng)。用戶一旦完成系統(tǒng)登錄，就可以在相應(yīng)權(quán)限內(nèi)對有關(guān)模塊信息等進行管理和監(jiān)測。

2.2 供應(yīng)商管理設(shè)計及功能實現(xiàn)

供應(yīng)商的管理首先應(yīng)該包括新供應(yīng)商有關(guān)信息的管理，在對供應(yīng)商管理板塊進行管理的時候，需要增加供應(yīng)商的聯(lián)系人名稱、聯(lián)系方式、所在地址等情況，同時，這一模塊對供應(yīng)商有關(guān)信息具有修改、刪除以及查詢等功能。具體功能實現(xiàn)如圖2所示。

圖2 供應(yīng)商管理系統(tǒng)功能圖

從功能圖可以很清晰地看出，商品管理員登錄系統(tǒng)以后，可以進入供應(yīng)商管理界面，在這一界面可以完成新增供應(yīng)商管理操作，在對新增供應(yīng)商界面的輸入信息進行合規(guī)性和準(zhǔn)確性檢查之后，就可以進行更新，增加新的信息模塊。

2.3 商品管理設(shè)計及功能實現(xiàn)

實現(xiàn)商品的快速有效管理，是設(shè)計本系統(tǒng)的初衷和核心要素，對一個需要具備抵御風(fēng)險能力的企業(yè)來說，利用本系統(tǒng)實現(xiàn)商品物資的精準(zhǔn)管理是十分必要的。本系統(tǒng)在此模塊設(shè)計了以下功能：商品的添加、商品的修改、商品的刪除、商品信息的導(dǎo)入導(dǎo)出以及信息查詢，同時還可以檢索商品信息以及供應(yīng)商的狀態(tài)信息，具體功能圖如圖3 所示。

圖3 商品管理系統(tǒng)功能圖

2.4 入庫管理設(shè)計及功能實現(xiàn)

入庫管理模塊主要對新進入庫房商品的各類信息進行全面記載，這一模塊的主要功能包括對進入庫房各類信息的錄入、修改等，同時可以對批量導(dǎo)入和導(dǎo)出的有關(guān)數(shù)據(jù)進行查詢。如圖4 所示。

圖4 入庫管理系統(tǒng)功能圖

從圖中可以看出，管理員登錄入庫管理界面后，可以實現(xiàn)四個方面的功能，即添加、修改、導(dǎo)入和導(dǎo)出。作為核心模塊之一，從入庫管理界面可以輻射新增入庫界面、修改入庫界面、系統(tǒng)顯示導(dǎo)入界面以及瀏覽器顯示下載界面四大板塊，完成新增、下載、瀏覽、重置等一系列功能。

2.5 庫存管理設(shè)計及功能實現(xiàn)

庫存管理模塊是本系統(tǒng)十分重要的一個部分，主要是對商品的庫存量進行統(tǒng)計，根據(jù)統(tǒng)計的情況，對成本進行全面核算，以便對經(jīng)營進行全面指導(dǎo)。功能主要包括對所添加的商品信息進行修改、刪除等，同時對成本價格以及銷售價格進行實時監(jiān)測，具體情況如圖5 所示。

圖5 庫存管理系統(tǒng)功能圖

從圖中看出，庫存管理界面可以輻射四大板塊，新增庫存信息界面、修改庫存界面、系統(tǒng)顯示確認(rèn)刪除界面以及主界面顯示查找后的結(jié)果，通過這四大板塊，可以實現(xiàn)更新庫存界面、更新主頁面庫存信息、更新庫存信息界面以及價格搜索等功能。

3 系統(tǒng)測試

3.1 測試目的

對系統(tǒng)進行測試，主要是為了檢驗系統(tǒng)功能實現(xiàn)的準(zhǔn)確性以及穩(wěn)定性，判斷有關(guān)數(shù)據(jù)的精確性。在進行系統(tǒng)測試過程中，如果發(fā)現(xiàn)存在問題，可以進行重新調(diào)試，包括對存在問題模塊的有關(guān)程序進行重新檢查和驗證，通過修正有關(guān)程序后，確保有關(guān)功能和數(shù)據(jù)能夠正常運行。

3.2 測試方法

常規(guī)的測試方法有許多種，本文主要采用單元測試、動態(tài)測試和黑盒測試相結(jié)合的辦法對系統(tǒng)進行測試。

單元測試的核心是對所有模塊進行測試，主要是對每一個模塊的輸入按鈕、輸入框以及顯示頁面進行逐一測試。這一測試方法可以將該系統(tǒng)的所有連接環(huán)節(jié)進行全面的檢查和梳理，可以及時糾正連接功能環(huán)節(jié)存在的問題和故障特征。通過這一測試，企業(yè)用戶可以避免出現(xiàn)功能連接失效等問題。

動態(tài)測試實際上是為了完成整個系統(tǒng)在運行過程中實時數(shù)據(jù)的動態(tài)檢查和監(jiān)測，尤其是對關(guān)鍵功能的運行是否符合企業(yè)用戶需求進行全面檢查。通過動態(tài)數(shù)據(jù)監(jiān)測，可以將測試數(shù)據(jù)進行記錄分析，同時與實際數(shù)據(jù)進行全面比對，通過比對得出系統(tǒng)的穩(wěn)定性和效率情況。

黑盒測試主要是把研究對象看成一個盒子，在對系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)和模塊不清楚的情況下，有關(guān)人員根據(jù)所提供的功能特征，采用一些實際例子進行分析的方法，這種分析測試的特點主要是關(guān)注臨界值，如果臨界值發(fā)生錯誤，那么根據(jù)所采取的案例，可以對系統(tǒng)的邊界值進行重新評估，通過多個案例分析，求出中間值，與理想值進行比對，最終提高測試效率。

3.3 性能測試

由于大型企業(yè)抗風(fēng)險能力較強，本系統(tǒng)開發(fā)的初衷主要為了幫助中小企業(yè)應(yīng)對風(fēng)險。一般而言，中小企業(yè)在使用該系統(tǒng)過程中，一般人數(shù)不會超過100 人，所以我們選擇100 臺主機進行測試，在局域網(wǎng)環(huán)境下進行性能測試，如表1 所示。

表1 性能測試表

通過表格實驗數(shù)據(jù)可以看出，該系統(tǒng)的系統(tǒng)負(fù)載、平均響應(yīng)時間、系統(tǒng)事務(wù)通過率三項重大指標(biāo)均滿足要求，全部通過。證明該系統(tǒng)性能以及應(yīng)用穩(wěn)定性均達(dá)標(biāo)，全部通過，可以用于所有公司的企業(yè)管理系統(tǒng)。

4 結(jié)語

本文通過設(shè)計一套全新的企業(yè)信息化采購管理系統(tǒng)，對系統(tǒng)設(shè)置登錄、出入庫管理等主要功能模塊事先進行了全面的分析研究，最后測試了系統(tǒng)的精度及穩(wěn)定性。設(shè)計以及測試均表明，該系統(tǒng)可以應(yīng)用于中小企業(yè)的商品物資遠(yuǎn)程管理。利用該系統(tǒng)，可以增強中小企業(yè)抵御不確定風(fēng)險的能力。