婦幼保健院檔案管理實(shí)踐中的問(wèn)題與新思路

陳湘紅

摘要：現(xiàn)階段婦幼保健院管理工作中，比較關(guān)鍵的內(nèi)容就是檔案管理，能夠?yàn)楦黜?xiàng)日常工作以及管理工作提供可靠的依據(jù)和服務(wù)。另外，強(qiáng)化檔案管理，能夠讓婦幼保健院整體管理質(zhì)量得到提升，保證科研、醫(yī)療等工作能有序展開(kāi)。不過(guò)在婦幼保健院檔案管理實(shí)踐過(guò)程中，出現(xiàn)大量問(wèn)題，限制了檔案管理質(zhì)量的提升，本文就圍繞相關(guān)問(wèn)題和問(wèn)題解決新思路做綜述。

關(guān)鍵詞：婦幼保健院;檔案管理;病歷;檔案資源

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2107-2306（2021）06-196-02

在婦幼保健院科研和臨床研究中，檔案資源會(huì)對(duì)其產(chǎn)生直接影響，同時(shí)也會(huì)影響未來(lái)工作的順利性，只有進(jìn)行科學(xué)的管理，不斷提升婦幼保健院檔案管理水平，才能有效降低負(fù)面影響[1]。另外，加強(qiáng)檔案管理，提高管理層的重視程度，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院整體發(fā)展有著積極作用。盡管婦幼保健院檔案管理能為前線臨床醫(yī)療人員提供后勤支援和保障，但是內(nèi)容比較繁瑣，在管理中也有技術(shù)要求，所以存在技術(shù)性、特殊新等特點(diǎn)。只有根據(jù)其特點(diǎn)，并結(jié)合檔案管理實(shí)踐中存在的問(wèn)題，不斷的改革創(chuàng)新，讓管理人員對(duì)自身工作特殊性、重要性有充分認(rèn)識(shí)，這樣才能給臨床醫(yī)療人員提供可靠支持。

一、婦幼保健院檔案類型以及檔案管理的作用

（一）婦幼保健院檔案管理的作用

婦幼保健院檔案管理工作的展開(kāi)，能夠清晰、準(zhǔn)確的展現(xiàn)醫(yī)院過(guò)去經(jīng)歷，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和獲得的成就，同時(shí)還能將以往工作中的不足之處發(fā)掘出來(lái)。在婦幼保健院未來(lái)發(fā)展方向制定中，提供參考依據(jù);還能在人才選拔過(guò)程中，根據(jù)個(gè)人做出的成績(jī)和貢獻(xiàn)，為院方人才評(píng)定提供參考依據(jù)[2]。另外，在外部人才引入過(guò)程中，可以總結(jié)檔案資料，發(fā)現(xiàn)急需的人才類型，按需引入。另外，檔案資料是病患雙方的醫(yī)療憑證，如果出現(xiàn)糾紛事件，可以將完整的病歷資料作為依據(jù)，提供給鑒定單位，以解決客觀、合理的醫(yī)患矛盾。

（二）病歷檔案信息的作用

不同規(guī)模大小的婦幼保健院，收治的病患會(huì)有所不同，服務(wù)內(nèi)容也會(huì)有所不同，總體來(lái)講，會(huì)包括疾病治療服務(wù)、小兒疫苗接種、孕婦的各項(xiàng)指標(biāo)篩查服務(wù)、孕婦生產(chǎn)服務(wù)等[3]。如果病患的病歷檔案資料比較完善，醫(yī)生能夠更方便掌握病患治療情況，及時(shí)制定科學(xué)的治療方案。此外，還有助于提醒嬰幼兒疫苗接種，防止出現(xiàn)遺漏情況。

（三）人事檔案信息的作用

婦幼保健院檔案管理中，人事檔案是主要部分，而人才是推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵因素，進(jìn)行人事檔案管理能方便醫(yī)院對(duì)各種類型人才的貢獻(xiàn)做歸類整理，如果貢獻(xiàn)突出的人員就可以提供相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和晉升機(jī)會(huì)。此外，在職位提升、職稱評(píng)定過(guò)程中人事檔案資料也是重要材料，是記錄各種成績(jī)的履歷，其中包括工作人員在管理領(lǐng)域或醫(yī)學(xué)領(lǐng)域做出的突破、發(fā)表的論文、得到的獎(jiǎng)勵(lì)、服務(wù)年限等[4]。而且人事檔案是人才的保障，婦幼保健院每一位正式員工都需要有各自的人事檔案，讓其享受相應(yīng)的福利待遇。

（四）醫(yī)院檔案信息的作用

從醫(yī)院建立開(kāi)始到現(xiàn)在的整個(gè)發(fā)展過(guò)程都會(huì)記錄在醫(yī)院檔案中，不僅記載了以往的成績(jī)，同時(shí)也是經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，防止在未來(lái)發(fā)展中繼續(xù)出現(xiàn)類似問(wèn)題。利用婦幼保健院檔案信息能夠掌握醫(yī)院的歷史，肯定醫(yī)院榮譽(yù)，還能將以往出現(xiàn)的問(wèn)題作為警示，避免再次出現(xiàn)類似問(wèn)題。所以說(shuō)，在檔案管理中，醫(yī)院檔案信息彌足珍貴，實(shí)際應(yīng)用意義重大。

二、婦幼保健院檔案管理實(shí)踐中存在的問(wèn)題

時(shí)代的發(fā)展，不斷加強(qiáng)了對(duì)婦幼保健院檔案管理工作的重視程度，對(duì)管理方法不斷深入探索，以達(dá)到預(yù)期管理效果，促進(jìn)婦幼保健院可持續(xù)發(fā)展。不過(guò)經(jīng)過(guò)實(shí)踐研究發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作過(guò)程中存在很多問(wèn)題，會(huì)對(duì)工作效果和工作質(zhì)量產(chǎn)生不良影響。具體問(wèn)題有：

（一）檔案管理分散

分散管理會(huì)降低檔案的安全性和完整性，有的婦幼保健院沒(méi)有建立獨(dú)立的檔案管理部門，還是每個(gè)科室負(fù)責(zé)相關(guān)檔案管理工作，過(guò)于分散的管理不僅會(huì)浪費(fèi)更多的空間、物力、人力，還容易造成檔案資料不完整，影響檔案綜合利用[5]。

（二）管理人員能力水平差

由于工作性質(zhì)比較特殊，以往婦幼保健院更加重視醫(yī)療技術(shù)人才培養(yǎng)、引進(jìn)，容易忽視對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，也就造成管理人員能力水平差，管理觀念落后，不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理需求，影響了婦幼保健院檔案管理工作順利展開(kāi)，同時(shí)也影響了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

（三）檔案管理制度不完善

缺乏完善的管理制度，就會(huì)在檔案管理中降低資料收集效率。婦幼保健院為了適應(yīng)快速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，需要不斷創(chuàng)新各項(xiàng)管理制度。不過(guò)從實(shí)踐活動(dòng)方面看，婦幼保健院檔案管理制度還是不完善。甚至，有些婦幼保健院對(duì)檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，在自身發(fā)展建設(shè)中沒(méi)有將檔案管理歸入工作考核中，也就限制了檔案整合效率，不能確保檔案信息的完整性[6]。

（四）檔案管理意識(shí)薄弱

有一些檔案管理人員在婦幼保健院檔案管理工作實(shí)踐過(guò)程中，缺乏較強(qiáng)的管理意識(shí)，不清楚其重要性，甚至認(rèn)為這是不重要的工作，可有可無(wú)，從而降低管理人員管理意識(shí)，限制檔案利用率，嚴(yán)重影響婦幼保健院的可持續(xù)發(fā)展。

（五）檔案管理內(nèi)容不明確

隨著時(shí)代的進(jìn)步，也相應(yīng)的改變了婦幼保健院檔案管理工作內(nèi)容，不過(guò)一些醫(yī)院還是不能根據(jù)實(shí)際工作情況制定明確的管理體系，造成大部分職能部門在管理工作展開(kāi)中只能以自身主觀意見(jiàn)為參考，降低檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性。如果檔案管理部門對(duì)大部分檔案管理工作內(nèi)容重視程度不夠，就會(huì)讓整體管理質(zhì)量降低。

三、婦幼保健院檔案管理實(shí)踐的新思路

結(jié)合上述婦幼保健院檔案管理實(shí)踐效果問(wèn)題，需要整理新的思路，制定新的管理措施，全面優(yōu)化婦幼保健院檔案管理工作，讓其作用充分發(fā)揮出來(lái)，才能在獲得更高的管理成效。

（一）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員本身的職業(yè)素養(yǎng)會(huì)直接影響婦幼保健院檔案管理工作水平，目前不僅要提高對(duì)檔案管理的重視程度，還要加強(qiáng)人才培養(yǎng)，逐漸提升管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)能力、檔案管理技能，以及思想品質(zhì)，推動(dòng)?jì)D幼保健院檔案管理可持續(xù)發(fā)展。尤其是在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，更需要培養(yǎng)檔案管理人員的信息素養(yǎng)，這樣在實(shí)踐活動(dòng)中，管理人員才能全面、準(zhǔn)確的處理檔案信息，提高檔案資源的參考價(jià)值，提高婦幼保健院檔案信息的利用價(jià)值。

（二）重新認(rèn)知檔案管理工作宗旨

負(fù)責(zé)婦幼保健院檔案管理工作的人員都知道，與其它工作內(nèi)容相比較，臨床實(shí)踐和檔案管理之間關(guān)系更加密切，需要通過(guò)檔案管理為臨床實(shí)踐提供可靠的資料和數(shù)據(jù)。所以，檔案管理人員要提高對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)，并重新認(rèn)識(shí)自身工作職責(zé)、工作宗旨，明確這項(xiàng)工作的重要性，這樣就能對(duì)管理人員的工作積極性和工作熱情起到促進(jìn)作用，這對(duì)改善婦幼保健院檔案管理水平有著重要意義。

（三）創(chuàng)新檔案管理理念

隨著社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，在未來(lái)終將發(fā)展為數(shù)字化辦公，這在婦幼保健院檔案管理工作中也同樣適用，有著良好的應(yīng)用前景和地位。因此，檔案管理人員要緊隨時(shí)代發(fā)展步伐，不斷探索學(xué)習(xí)，創(chuàng)新管理理念，增強(qiáng)自身技術(shù)能力和計(jì)算機(jī)水平，這樣才能在實(shí)際工作中勇于創(chuàng)新，更好的落實(shí)信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升婦幼保健院整體管理水平。

（四）完善檔案管理工作制度

制度是優(yōu)化婦幼保健院檔案管理工作的條件，所以需要與時(shí)俱進(jìn)，健全科學(xué)的管理制度，讓檔案管理制度更加完善，這樣才能為優(yōu)化檔案管理提供制度支持。因此，要在相關(guān)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，根據(jù)婦幼保健院自身檔案管理工作情況，制定可行性強(qiáng)的管理制度，統(tǒng)一管理醫(yī)院各個(gè)科室，只有在規(guī)范的制度下才能保證管理工作順利展開(kāi)，保證檔案管理工作更加有序化、規(guī)范化，為提高檔案資源利用率奠定基礎(chǔ)。

（五）提高檔案歸檔的積極性

通過(guò)各種宣傳方式，擴(kuò)大宣傳婦幼保健院檔案管理工作的重要性，使全院上下都了解到檔案管理工作的作用，知曉自身工作職責(zé);同時(shí)，各個(gè)部門人員對(duì)婦幼保健院檔案管理有新的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高檔案歸檔的積極性，增強(qiáng)工作效率，保證檔案管理工作有序開(kāi)展，全面發(fā)展婦幼保健院各項(xiàng)管理工作[7]。

（六）打造精英人才團(tuán)隊(duì)

在衛(wèi)生改革中，醫(yī)療行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力擴(kuò)大，婦幼保健院想要憑借自身優(yōu)勢(shì)快速發(fā)展，就要有現(xiàn)代化的發(fā)展方向，以及優(yōu)質(zhì)的全方位服務(wù)，而檔案管理人才素質(zhì)是提升整體管理水平的關(guān)鍵條件。只有通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高兼職、專職檔案管理人員素質(zhì)和能力水平，并不斷培養(yǎng)和引進(jìn)高端人才，打造一支專業(yè)技能強(qiáng)、現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)水平高的精英人才團(tuán)隊(duì)，這樣才能在提高婦幼保健院醫(yī)療質(zhì)量、深化衛(wèi)生院改革中，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用[8]。

（七）加強(qiáng)檔案信息化管理

在目前婦幼保健院檔案管理中，需要靈活運(yùn)用信息技術(shù)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，建設(shè)信息化管理平臺(tái)。特別是在信息技術(shù)不斷發(fā)展中，已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域被深入應(yīng)用，對(duì)提高行業(yè)工作效率有著積極作用。所以，婦幼保健院信息化檔案管理是大勢(shì)所趨，應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用強(qiáng)度，特別是在管理工作中，利用信息技術(shù)錄入檔案資料、共享檔案資源，才能提升資源之間的傳播效率;此外，利用信息技術(shù)可以深層次的加工檔案資源，讓檔案資源變得更加豐富，為科研、臨床醫(yī)療等提供更多的支持。而且加強(qiáng)婦幼保健院檔案信息化管理，能減少人力成本，增加工作效率，減少差錯(cuò);管理人員也能有更多的時(shí)間投入到學(xué)習(xí)中，提升自身檔案管理能力、信息技術(shù)使用能力等，從而在檔案管理中更好的運(yùn)用信息技術(shù)，充分發(fā)揮其作用[9]。

（八）加快檔案的開(kāi)發(fā)和利用

婦幼保健院進(jìn)行檔案管理主要是為了方便檔案使用，所以管理人員需要建立服務(wù)觀念，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行多渠道、多途徑的開(kāi)發(fā)，讓檔案資料更好的服務(wù)于科研、教學(xué)、醫(yī)療以及臨床[10]。此外，要通過(guò)多種編研活動(dòng)，深入加工和開(kāi)發(fā)檔案信息，編寫(xiě)各種專題匯編，給使用者提供有實(shí)效性、全面性、多層次的信息。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，作為給兒童和婦女提供服務(wù)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，婦幼保健院的職能包括保健、科研和醫(yī)療，在新時(shí)代背景下需要明確檔案管理工作實(shí)踐中存在的問(wèn)題，提高對(duì)檔案管理的重視程度，制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?，?yōu)化管理人才配置，加快檔案的開(kāi)發(fā)和利用，才能利用檔案資源更好的為全院各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提升婦幼保健院整體管理水平，挖掘出婦幼保健院檔案管理的價(jià)值，推動(dòng)檔案管理向著科學(xué)化、制度化、規(guī)范化發(fā)展。

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