淺談科研檔案管理存在的問題及解決措施

蘇宇 汪歡 周鳳羽 祝曉芳

摘? 要：科研檔案是科研項目的重要組成部分，記錄了項目研制的全過程，展示了科研人員的技術(shù)水平、創(chuàng)新程度及管理部門的管理水平等多個方面，更為后續(xù)的科研工作奠定了理論基礎(chǔ)?？茖W(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的科研檔案管理，為科研項目的順利開展、驗收提供保證。本文通過分析科研檔案的特點，提出了科研檔案管理存在的問題及相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：科研檔案? 特點? 問題? 解決措施

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）05（c）-0142-03

Problems and Solutions of Sci-tech Archives Management

SU Yu? WANG Huan*? ZHOU Fengyu? ZHU Xiaofang

（Xi'an Institute of Optics and precision mechanics of CAS， Xi'an， Shaanxi Province， 710119 China）

Abstract： Scientific research archives are an important part of scientific research projects. They record the whole process of project development， show the technical level， innovation level of scientific researchers and the management level of management departments， and lay a theoretical foundation for follow-up scientific research work. Scientific， systematic and standardized scientific research archives management provides guarantee for the smooth development and acceptance of scientific research projects. By analyzing the characteristics of scientific research archives， this paper puts forward the problems existing in the management of scientific research archives and the corresponding solutions.

Key Words： Sci-tech archives; Characteristic; Problem; Solutions

科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料，以及標(biāo)本、樣本等實物。

對于科研院所來說，科研檔案是科研人員的勞動成果和智慧結(jié)晶，它記錄了研究所的科研發(fā)展歷程，體現(xiàn)了研究所的整體學(xué)術(shù)水平和科研能力。同時，科研檔案作為一種重要的信息資源集合，對本單位后續(xù)科研事業(yè)的發(fā)展起到了重要的作用，是一筆寶貴的知識財富。

為使科研檔案的管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化、信息化，本文通過分析科研檔案的特點，從科研檔案管理存在的問題及解決措施等方面予以論述。

1? 科研檔案的特點

科研檔案具有成套性、專業(yè)性、階段性的特點。

1.1 成套性

科研項目研究具有一定的規(guī)律性，它的進(jìn)行是一個環(huán)節(jié)接著一個環(huán)節(jié)。因此，其形成的科研材料不是獨立的、沒有聯(lián)系的文件材料，而是按項目成套，即由本項目研制全周期所形成的具有保存價值的文件構(gòu)成一套科研檔案。

科研項目在簽訂任務(wù)書/合同后，根據(jù)任務(wù)書/合同中的要求，項目組即開展相應(yīng)的研究工作，在此過程中形成的設(shè)計文件、實驗數(shù)據(jù)、檢測報告及最終的驗收報告、科研成果等均屬于科研檔案。

1.2? 專業(yè)性

科研項目涉及的研究方向、范圍廣泛，不同的科研材料中包含了不同學(xué)科的研究內(nèi)容，對各種現(xiàn)象的規(guī)律、特點進(jìn)行了總結(jié)，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。而科研檔案要對這些科學(xué)規(guī)律及研究結(jié)果進(jìn)行準(zhǔn)確的反映，就要求其具有一定的專業(yè)性。

1.3? 階段性

不同學(xué)科形成的科研檔案不同，但是都會隨著項目研究進(jìn)展顯示出不同的階段特征。以中國科學(xué)院西安光學(xué)精密機(jī)械研究所承研的航天工程項目為例，都會經(jīng)歷立項、方案論證、初樣研制、正樣研制、發(fā)射、總結(jié)應(yīng)用等各個階段。因此，科研檔案具有階段性的特點。

2? 科研檔案管理存在的問題

2.1? 歸檔率低，歸檔意識不強(qiáng)

首先，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，當(dāng)前各單位均較為重視能夠為本單位帶來直接經(jīng)濟(jì)效益的方面，導(dǎo)致單位內(nèi)由上至下對檔案工作的重視程度都不夠。

其次，部門領(lǐng)導(dǎo)沒有將項目歸檔情況作為年度考核的一部分，導(dǎo)致歸檔工作較為隨意，主觀性比較強(qiáng)，科研檔案的歸檔率較低。

最后，由于科研檔案具有成套性的特點，而某一項目的科研材料可能分散在不同的部門，由于歸檔時間不同，導(dǎo)致本項目的科研檔案無法及時開展整理工作，也在一定程度上影響了科研檔案的歸檔率。

2.2? 制度不健全

健全的科研檔案管理制度是高效開展檔案管理工作的基礎(chǔ)，是檔案管理人員工作的指導(dǎo)方針，是保證科研檔案管理規(guī)范性和科學(xué)性的依據(jù)[1]。但目前大部分檔案制度不夠完善，缺少可執(zhí)行的實施方案及獎懲措施，從而導(dǎo)致科研檔案管理工作困難重重。

檔案管理人員在科研檔案歸檔過程中，只能參照已有制度對科研項目的歸檔范圍及歸檔要求進(jìn)行講解，但是并沒有具體的管理措施和方法，監(jiān)督檢查的力度不足。同樣，項目管理部門不能明確自己的職責(zé)，無法控制歸檔部門歸檔材料的質(zhì)量和移交時間。而造成上述情況的原因就在于缺少相應(yīng)的制度約束和獎懲措施，違反制度的成本較低，從而達(dá)不到進(jìn)行有效管理的效果。

2.3? 利用率低

首先，檔案管理人員受傳統(tǒng)觀念影響，普遍存在著“重藏輕用”的管理觀念，導(dǎo)致科研檔案長期“沉睡”于庫房[2]。

其次，檔案管理人員的服務(wù)意識依然停留在“被動查檔”，在檔案服務(wù)工作方面缺乏主動性。

再次，科研人員對科研檔案的應(yīng)用價值缺乏足夠的了解和重視。檔案管理人員也缺乏相應(yīng)的宣傳手段，科研人員并不清楚本單位所藏檔案的基本情況，進(jìn)而導(dǎo)致某些重復(fù)研究的現(xiàn)象發(fā)生，造成了資源的浪費。

最后，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，各單位均開展了信息化建設(shè)，但檔案信息化建設(shè)依然任重道遠(yuǎn)。大部分科研檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，造成了利用者查詢不便，借閱手續(xù)繁瑣，從而導(dǎo)致檔案利用率低。

2.4? 缺少專業(yè)人員，素質(zhì)有待提高

目前專職檔案管理人員大部分未接受過檔案專業(yè)教育，也未接受足夠的崗位培訓(xùn)，僅依靠老帶新、傳幫帶，在長期工作中摸索工作方式方法，難免帶有個人主觀意識，缺少科學(xué)、規(guī)范的管理模式。

兼職檔案員均身兼數(shù)職，由于缺少有效的考評機(jī)制，兼職檔案員對檔案工作精力投入不足，檔案收集意識淡薄，責(zé)任心和工作積極性比較低，且兼職檔案員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，很容易在工作中出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致一些歸檔的材料不夠真實準(zhǔn)確，從而影響了檔案工作正常的開展[3]。

3? 解決科研檔案管理存在問題的有效措施

3.1? 加強(qiáng)檔案工作宣傳力度，提高歸檔意識

加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度，采取各種靈活多樣的形式進(jìn)行宣傳，如微信公眾號、線上答題、線下布展、講座、交流會等，普及檔案管理的相關(guān)知識，提高各類人員對檔案工作的重視程度[4]。

為提高科研檔案歸檔率，建議采取以下方式。

第一，提高單位領(lǐng)導(dǎo)的科研檔案意識，使他們了解本單位檔案工作的具體情況及存在的問題，引起他們對檔案工作的重視，這是檔案管理人員做好檔案管理工作的前提。

第二，在整個項目研制的過程中，項目管理人員應(yīng)全程參與，提高他們的檔案意識，使他們清楚科研檔案對項目順利開展的重要作用，這也有利于科研檔案工作與科研項目工作同部署、同實施、同檢查，有利于提高整個科研項目檔案的完整性。

第三，科研人員是科研檔案材料產(chǎn)生的主體責(zé)任人，他們對待檔案工作的態(tài)度，直接決定了科研項目的歸檔率和檔案的質(zhì)量，因此提高普通科研人員的歸檔意識也尤為重要。

3.2? 制定合理措施，完善檔案管理制度

隨著時代的進(jìn)步與社會的發(fā)展，原有的檔案管理辦法顯然不能滿足當(dāng)前的需求。同時，2020年國家檔案局、中華人民共和國科學(xué)技術(shù)部發(fā)布第15號令《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，該規(guī)定對科技檔案管理提出了新的要求，這也為檔案管理人員制定、修訂相關(guān)制度提供了指導(dǎo)方針[5]。

第一，明確劃分各部門的職責(zé)，在檔案的收集、整理、借閱等各個環(huán)節(jié)都做到標(biāo)準(zhǔn)化管理。

第二，明確科研檔案的歸檔范圍及要求。在本所本次《科研檔案建檔管理辦法》的修訂中，檔案管理人員在參考《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》與《中國科學(xué)院科研課題檔案建檔規(guī)范》的基礎(chǔ)上，結(jié)合本所質(zhì)量管理體系的相關(guān)要求，對歸檔范圍進(jìn)行了明確說明，并備注了文件歸檔部門，以此提升檔案管理效率。

第三，明確獎懲措施。對于檔案工作優(yōu)秀的部門及個人，可予以物質(zhì)獎勵及精神獎勵，調(diào)動部門及個人的積極性和工作熱情，而對檔案工作未完成的部門可予以適當(dāng)懲處。

3.3? 利用信息化手段，提高檔案利用率

信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的大趨勢，同時也在新時期對檔案工作提出了新的要求，檔案信息化建設(shè)勢在必行。應(yīng)充分利用現(xiàn)代科技新成果和管理新手段，實現(xiàn)檔案信息化管理，提高工作效率[6]。

為此，經(jīng)多方調(diào)研，本所購買并實施了某電子檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)功能模塊與本所檔案工作的要求比較契合，操作界面也比較人性化，且能夠在未來根據(jù)本所信息化建設(shè)的具體情況進(jìn)行適應(yīng)性開發(fā)，融入本所的信息化全局建設(shè)。待該系統(tǒng)正式上線運(yùn)行后，科研人員即可以在本人權(quán)限內(nèi)，在線查閱本所室藏檔案，同時可以在線辦理借閱紙質(zhì)檔案手續(xù)，大大節(jié)約了時間，提高了工作效率。

同時，檔案管理人員應(yīng)變被動為主動，通過不斷學(xué)習(xí)，以達(dá)到可根據(jù)不同研究方向，不定時為科研骨干推送相關(guān)科研檔案的工作效果，真正讓檔案“活”起來。

3.4? 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高兼職檔案員工作積極性

對于專職檔案管理人員，應(yīng)按照相關(guān)要求，每年完成不低于90學(xué)時的繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，不斷提高自身的工作能力。

對于兼職檔案員，其大部分不具備檔案專業(yè)知識基礎(chǔ)和檔案工作能力，檔案意識較為薄弱，因此要使其能夠正常開展本部門檔案工作，就需要通過有效的培訓(xùn)提高其檔案意識和檔案工作能力。

同時，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)本部門實際工作情況選擇兼職檔案員，要安排好其崗位工作與檔案工作，可以適當(dāng)調(diào)整其崗位工作，使其有足夠的時間精力來完成本部門的檔案工作。

4? 結(jié)語

綜上所述，科研檔案管理工作目前仍然存在一些問題，針對這些問題，本文分析了問題產(chǎn)生的原因并提出了解決措施?？蒲袡n案管理是科研工作的重要組成部分，只有不斷完善相關(guān)管理制度，提高各級人員的重視程度，與時俱進(jìn)采用信息化的手段，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)教育與培訓(xùn)，才能保證科研檔案管理工作的健康發(fā)展，進(jìn)而推動科研工作的持續(xù)快速發(fā)展，真正發(fā)揮出科研檔案的重要作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 呂桂菊.如何做好科研檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2019（1）：62.

[2] 徐擁軍，張斌.我國科技檔案管理體制機(jī)制的現(xiàn)存問題[J].檔案學(xué)研究，2016（2）：14-21.

[3] 宋曉明.科研檔案管理的重要性與創(chuàng)新探究[J].城建檔案，2018（12）：84-85.

[4] 吳佳怡.科研檔案歸檔管理中的問題及對策[J].城建檔案，2019（1）：60-61.

[5] 董淑珍.淺談國家檔案局、科技部第15號令對科研檔案管理的影響[J].檔案管理，2021（1）：76-77.

[6] 雷潔.基于知識圖譜的科研檔案管理研究[D].北京：中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院，2020.