論ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用

中國(guó)郵政集團(tuán)有限公司聊城市分公司

引言

ERP 是指通過(guò)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)資源進(jìn)行整合，將相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)以及其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行一站式、系統(tǒng)式、在線式管理的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)以信息技術(shù)為依托，強(qiáng)調(diào)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，進(jìn)而更好地為企業(yè)員工以及決策人員提供全方位的信息支持。從技術(shù)層面看，該系統(tǒng)充分利用了現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，并對(duì)企業(yè)內(nèi)部的人力、物力以及財(cái)力進(jìn)行充分規(guī)劃、整合、統(tǒng)籌、開(kāi)發(fā)與利用，減少了工作環(huán)節(jié)，全面提升了財(cái)務(wù)管理的效率，提升了企業(yè)創(chuàng)造效益的能力。同時(shí)，該系統(tǒng)對(duì)于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力具有顯著作用。它的特點(diǎn)是集成性、先進(jìn)性、統(tǒng)一性、完整性、開(kāi)放性。

一、企業(yè)實(shí)施ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的意義

通過(guò)ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)兩大目標(biāo)，首先實(shí)現(xiàn)建立集中、統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算體系，進(jìn)而更好地對(duì)企業(yè)下屬核算單位財(cái)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一、準(zhǔn)確、規(guī)范管理。其次，加強(qiáng)集團(tuán)對(duì)各單位的統(tǒng)一財(cái)務(wù)管控，減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提升會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量與及時(shí)性，為管理層提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)服務(wù)與決策支持信息。

二、ERP中的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)

（一）ERP系統(tǒng)構(gòu)成

ERP系統(tǒng)包括供應(yīng)鏈與物流、生產(chǎn)管理、銷售管理、人力資源、財(cái)務(wù)管理等多個(gè)模塊，能夠優(yōu)化企業(yè)整體管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的流程，是企業(yè)管理過(guò)程中強(qiáng)有力的工具。該系統(tǒng)力求將企業(yè)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等緊密聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的同時(shí)，對(duì)資源進(jìn)行合理分配并利用。除此之外，作為ERP系統(tǒng)的核心，財(cái)務(wù)管理模塊能夠充分起到紐帶作用，為相關(guān)業(yè)務(wù)工作提供依據(jù)和支撐。例如，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中必須要面對(duì)的成本管理問(wèn)題、應(yīng)收賬款問(wèn)題，都可以通過(guò)財(cái)務(wù)管理模塊加以解決，進(jìn)而保證企業(yè)整體的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與管理質(zhì)量。

（二）財(cái)務(wù)管理模塊的組成

現(xiàn)階段，企業(yè)財(cái)務(wù)模塊主要有應(yīng)付模塊、應(yīng)收模塊、報(bào)銷報(bào)賬系統(tǒng)、總賬模塊、管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)、資產(chǎn)模塊等，這些模塊的應(yīng)用增加了新的核算功能，同時(shí)要求財(cái)務(wù)人員在實(shí)際工作中應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，充分利用ERP系統(tǒng)各模塊的功能，提高財(cái)務(wù)管理水平，切實(shí)發(fā)揮ERP系統(tǒng)集成性、先進(jìn)性、統(tǒng)一性等優(yōu)勢(shì)[1]。

三、財(cái)務(wù)管理模塊在企業(yè)中的應(yīng)用

（一）報(bào)銷報(bào)賬系統(tǒng)模塊的應(yīng)用

基于會(huì)計(jì)集中核算的需求，為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)處理集中化、業(yè)務(wù)管理專業(yè)化的目標(biāo)，同時(shí)也為管理提供可量化績(jī)效分析指標(biāo)，企業(yè)建立起以報(bào)銷報(bào)賬系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、影像系統(tǒng)為基礎(chǔ)的集中核算平臺(tái)。

（1）報(bào)銷報(bào)賬系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。一是理順各類報(bào)賬業(yè)務(wù)，使流程處理標(biāo)準(zhǔn)化；二是規(guī)范各組織報(bào)賬制度和審批結(jié)構(gòu)，建立規(guī)范核算架構(gòu)；三是提供財(cái)務(wù)核算、預(yù)算和管理會(huì)計(jì)維度的信息；四是提供對(duì)共享服務(wù)水平可量化信息。所有因業(yè)務(wù)或管理需要而發(fā)生的，需要在報(bào)賬系統(tǒng)中發(fā)起的成本費(fèi)用、資產(chǎn)購(gòu)置以及付款等各類經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，均需要在報(bào)銷報(bào)賬系統(tǒng)中發(fā)起。

（2）報(bào)銷報(bào)賬系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的功能。①通過(guò)設(shè)置統(tǒng)一的費(fèi)用政策和費(fèi)用報(bào)銷模板，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部對(duì)上線單位費(fèi)用核算的統(tǒng)一規(guī)范。②通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)檢查預(yù)算和可用資金，加強(qiáng)預(yù)算和資金管理力度。③通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)置工作流，費(fèi)用最終財(cái)務(wù)審核和支付統(tǒng)一到會(huì)計(jì)核算中心，提高資金的集中管控和使用的透明度。④通過(guò)在線填報(bào)費(fèi)用報(bào)銷單，集中執(zhí)行審核、付款操作，提高工作效率。⑤通過(guò)在系統(tǒng)中建立統(tǒng)一的費(fèi)用項(xiàng)和對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)科目，規(guī)范了財(cái)務(wù)核算，通過(guò)自動(dòng)派單制度，使成本費(fèi)用核算工作實(shí)現(xiàn)了流水化作業(yè)，提高了信息處理的專業(yè)化水平，使財(cái)務(wù)信息反映更加真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和及時(shí)，為管理層提供更高質(zhì)量的決策支持。⑥利用電子化手段，將紙質(zhì)實(shí)物掃描成電子影像并存儲(chǔ)；利用文字識(shí)別和條碼識(shí)別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)影像信息提取和索引建立；集中存儲(chǔ)和管理，便于歸檔；提供電子影像訪問(wèn)，方便信息共享。

（3）報(bào)銷報(bào)賬系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)管理的管控作用

企業(yè)可以利用報(bào)銷報(bào)賬系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行改善，規(guī)范各項(xiàng)合同、發(fā)票等附件信息；嚴(yán)格履行集中采購(gòu)流程，合法開(kāi)展各類項(xiàng)目集中采購(gòu)工作，確保后續(xù)采購(gòu)行為合規(guī)、運(yùn)行管理規(guī)范；強(qiáng)化發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高虛假發(fā)票辨別能力，規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)提高防范意識(shí)；設(shè)立重點(diǎn)成本費(fèi)用項(xiàng)目，強(qiáng)化監(jiān)督檢查，充分運(yùn)用財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行效益分析評(píng)價(jià)；對(duì)成本按照權(quán)責(zé)發(fā)生制和收支配比性管控，提高報(bào)賬均衡性和報(bào)賬質(zhì)量，通過(guò)嚴(yán)格審核降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）應(yīng)收模塊的應(yīng)用

當(dāng)系統(tǒng)運(yùn)行至一定時(shí)期，所有系統(tǒng)完成集成，各模塊和系統(tǒng)間形成閉環(huán)，這時(shí)候，在集成數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，從賬務(wù)上是不能單獨(dú)進(jìn)行調(diào)整的，就需要業(yè)務(wù)進(jìn)行數(shù)據(jù)沖回后再次推送。這種業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)的模式，需要業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)緊密配合，必須確保業(yè)務(wù)前端錄入的正確性，收入、欠費(fèi)等數(shù)據(jù)對(duì)接到財(cái)務(wù)系統(tǒng)才能是正確的。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)可以充分利用應(yīng)收模塊的信息，及時(shí)督促欠費(fèi)和應(yīng)收款的回收工作，清理應(yīng)付款項(xiàng)，加強(qiáng)資金流動(dòng)性，提高使用效率[2]。

（三）總賬模塊的應(yīng)用

總賬模塊是存儲(chǔ)會(huì)計(jì)信息的中央信息庫(kù)，所有外圍業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)推送到總賬，包括人力資源系統(tǒng)的薪酬；報(bào)銷報(bào)賬系統(tǒng)的成本、應(yīng)付信息；應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)和資產(chǎn)模塊的往來(lái)款信息等。其他子模塊內(nèi)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)活動(dòng)都將最終以日記賬的形式反映到總賬模塊中，在總賬模塊內(nèi)也可手工錄入日記賬。作為財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的重要模塊，總賬記錄了企業(yè)的財(cái)務(wù)活動(dòng)，充分利用總賬管理系統(tǒng)生成的財(cái)務(wù)報(bào)表和管理報(bào)表，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況及損益情況進(jìn)行及時(shí)的分析，可以為企業(yè)決策提供有力的支撐。

實(shí)際上，總賬模塊和其他子模塊就相當(dāng)于總賬與分賬之間的關(guān)系。一方面，總賬模塊主要是對(duì)企業(yè)整體的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息予以儲(chǔ)存；另一方面，子模塊則主要是對(duì)具體業(yè)務(wù)中的具體信息進(jìn)行存儲(chǔ)。例如企業(yè)中任何涉及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的業(yè)務(wù)信息都會(huì)被錄入到子模塊中，并通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的轉(zhuǎn)化程序在子模塊中進(jìn)行財(cái)務(wù)信息轉(zhuǎn)化，進(jìn)而轉(zhuǎn)化到總模塊當(dāng)中。此外，如果是對(duì)于未輸入至任何子模塊中的業(yè)務(wù)，如稅金結(jié)轉(zhuǎn)、工資費(fèi)用等，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員則可以采用錄入日記賬的方式進(jìn)行管理，并將其錄入至總賬模塊[3]。

需要注意的是，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員在使用總賬模塊和其他子模塊的過(guò)程中必須要堅(jiān)持源頭控制的標(biāo)準(zhǔn)，即對(duì)任何業(yè)務(wù)的更正都需要從源頭開(kāi)始，不能直接在總賬模塊中予以更正，確保財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的規(guī)范性。

（四）資金管理的應(yīng)用

資金管理在ERP系統(tǒng)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是采用報(bào)銷報(bào)賬系統(tǒng)的銀企直連方式付款，通過(guò)定期向上級(jí)公司上報(bào)資金支付計(jì)劃，資金支付組按照計(jì)劃進(jìn)行分配支付，對(duì)資金流量進(jìn)行集中管理與控制，使之滲透到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，以防止支付危機(jī)的出現(xiàn)，資金的過(guò)程控制得到增強(qiáng)。二是對(duì)于資金中的未達(dá)賬項(xiàng)，由于存在虛列成本費(fèi)用的風(fēng)險(xiǎn)，影響應(yīng)收應(yīng)付等往來(lái)數(shù)據(jù)，也是資金管理的重點(diǎn)工作，每月要對(duì)未達(dá)賬項(xiàng)及時(shí)調(diào)整，對(duì)銀企余額調(diào)節(jié)表進(jìn)行說(shuō)明。三是在系統(tǒng)中審核個(gè)人大額交款，避免公款私存以及私設(shè)小金庫(kù)等違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律的風(fēng)險(xiǎn)。

四、財(cái)務(wù)管理模塊目前存在的問(wèn)題

ERP不能解決企業(yè)管理的所有問(wèn)題，ERP信息系統(tǒng)建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它也不會(huì)一蹴而就。ERP系統(tǒng)正在逐步改進(jìn)的過(guò)程中，對(duì)于新啟用的企業(yè)來(lái)說(shuō)，是一個(gè)全新的管理系統(tǒng)，同時(shí)在應(yīng)用中也存在一些問(wèn)題，如ERP系統(tǒng)分多個(gè)功能模塊，而原來(lái)企業(yè)使用的財(cái)務(wù)軟件一般都是在一個(gè)系統(tǒng)里實(shí)現(xiàn)所有管理功能，比以往更加復(fù)雜，分的層級(jí)較多，查詢數(shù)據(jù)經(jīng)常需要提交請(qǐng)求比原來(lái)用時(shí)增長(zhǎng)。對(duì)此項(xiàng)問(wèn)題，系統(tǒng)不會(huì)因個(gè)別客戶的需要改變操作習(xí)慣和界面效果，需要在使用習(xí)慣上向軟件趨同，企業(yè)各層次使用人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)ERP系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，提高熟練程度和人員素質(zhì)[4]。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)有效的利用ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)的管理可以起到以下作用：一是能夠優(yōu)化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)管理工作，幫助企業(yè)更好地理順和規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)流程。尤其是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)接到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，通過(guò)業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)的模式，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。二是全面提升了企業(yè)運(yùn)行效率，避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)現(xiàn)象。三是便于企業(yè)進(jìn)行決策，使得決策者能夠?qū)崟r(shí)了解企業(yè)動(dòng)態(tài)的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，提升決策的可行性和科學(xué)性。四是提升了財(cái)務(wù)管理水平。ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)改善了企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理流程，提高資金使用效益和生產(chǎn)效率，規(guī)范財(cái)務(wù)核算，防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，從而提高了財(cái)務(wù)的管理水平。