中小企業(yè)業(yè)財一體化建設(shè)之路初探

胡明禹

（大信會計師事務(wù)所（特殊普通合伙），浙江 杭州 310052）

一、業(yè)財一體化的概念

根據(jù)目前在這個領(lǐng)域里進(jìn)行研究的教授和學(xué)者的觀點，業(yè)財一體化至今尚無確定的概念，但至少包含了以下幾層含義：一是計算機信息系統(tǒng)背景下所進(jìn)行的，融合了業(yè)務(wù)流程和財務(wù)流程的信息共享系統(tǒng)，與獨立的業(yè)務(wù)運行系統(tǒng)、傳統(tǒng)的財務(wù)會計處理系統(tǒng)有重大的區(qū)別；二是財務(wù)系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)是同步的，當(dāng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成了相應(yīng)的操作時，財務(wù)系統(tǒng)所需要的讀錄也已實時完成，即便還存在財務(wù)人員進(jìn)行確認(rèn)操作的情形，也不影響它的同步性；三是與采用計算軟件進(jìn)行會計處理有很大區(qū)別，業(yè)財一體化不是將手工操作過程轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C的操作過程，它引入了計算機特別是互聯(lián)網(wǎng)的很多功能，例如決策支持功能、供應(yīng)鏈管理、支付管理、客戶價值管理，甚至把企業(yè)的最高決策管理都融合其中，省略了某些手工背景的操作，效率和核算深度和廣度均非往日可比。

二、業(yè)財一體化的價值所在

大型企業(yè)有資本有人才，已經(jīng)嘗到了業(yè)財一體化的甜頭。2019年下半年到今年的上半年，我們對杭州市若干制造型企業(yè)進(jìn)行了調(diào)查，凡是實行了ERP系統(tǒng)的企業(yè)，財務(wù)人員人均處理財業(yè)務(wù)量都明顯地高于僅使用財務(wù)管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)量。數(shù)據(jù)如表1：

表1

這次調(diào)查是不完整的，還無法深入到調(diào)查業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)會計系統(tǒng)自動對接程度，只是用財務(wù)人員人均處理業(yè)務(wù)量這樣一個指標(biāo)進(jìn)行比較。使用這個指標(biāo)來評價信息系統(tǒng)是有失偏頗的，但是在此僅僅是為了說明值不值的問題。比較理想的是，使用能直接體現(xiàn)信息系統(tǒng)價值的物理指標(biāo)，例如訂單響應(yīng)時間、產(chǎn)品交貨期、產(chǎn)品直通率等，更為客觀。

常見以下幾種業(yè)財一體化的設(shè)計類型：

從上表2可以看到，進(jìn)銷存模塊能夠自動形成憑證，基本上解決了三分之一以上的操作任務(wù)，如果從解決關(guān)鍵問題的角度出發(fā)，應(yīng)選擇在進(jìn)銷存模塊自動產(chǎn)生憑證上，便可以迅速解放大部分財務(wù)人員的勞動時間。

表2

我們再來看一下本人在杭州當(dāng)?shù)卣{(diào)查所得一組關(guān)于信息系統(tǒng)建設(shè)與投資及時間的統(tǒng)計表：

從上表3可以得到，如果企業(yè)的規(guī)范化程度不高，沒有采用過業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，沒有計算機文化，即便是一個進(jìn)銷存模塊的應(yīng)用也要花費1至2年的時間。

表3

以下是業(yè)內(nèi)人士對計算軟件進(jìn)行的系統(tǒng)功能、適用對象、價格三個維度的比較，通過該結(jié)果，可以幫助我們判斷如何選擇軟件：

（一）系統(tǒng)功能比較（如表4）

表4

?

>（二）技術(shù)平臺比較（如表5）

表5

（三）價格成本比較（如表6）

表6

三、計算機系統(tǒng)實施失敗的常見原因分析

（一）項目推動者大多為財務(wù)部門，而非公司最高的經(jīng)營管理機構(gòu)，推動力不足。由于財務(wù)部門對于業(yè)務(wù)部門而言話語權(quán)較弱，當(dāng)需要業(yè)務(wù)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)范時，受到較大的阻力，無法完全推動工作。更何況，在實施計算機信息系統(tǒng)之后，部門之間的某些壁壘將被拆除，某些秘密無法繼續(xù)，為了謀求部門個人利益的機制被削弱，因此首先在某些崗位人員中產(chǎn)生自覺與不自覺抵制情緒。即便不明確表示抵制，陽奉陰違，也延長了產(chǎn)生效果的時間。

（二）企業(yè)沒有做好心理準(zhǔn)備，沒有確定好恰當(dāng)?shù)碾A段性績效目標(biāo)，沒有明確各階段可能會遇到的問題或困難。眾所周知，信息化改造是一漫長過程，是一項系統(tǒng)工程，在信息系統(tǒng)建設(shè)開始又沒有認(rèn)真論證，沒有明確各階段的任務(wù)和預(yù)期實現(xiàn)目標(biāo)，特別業(yè)務(wù)規(guī)范過程很不容易，涉及改變參與人員習(xí)慣的問題，一時半會是難以取得成效。如果沒有強有力領(lǐng)導(dǎo)，人總是不希望被改變的。時間一長，有關(guān)各方都容易出現(xiàn)倦怠的情緒，當(dāng)遇到某些產(chǎn)品、工藝比較難解決時，實施人員又缺乏對業(yè)務(wù)的深入理解，最后不得不放棄。

（三）企業(yè)自身沒有相應(yīng)的軟件技術(shù)人員，對軟件缺乏了解，基本依賴于供應(yīng)商，而某些供應(yīng)商本身就不具有項目實施能力，純粹就是軟件企業(yè)的銷售代理商。一款軟件實施，特別是像用友NC、SAP等大型軟件，實施過程不僅需要有軟件技術(shù)還需要懂業(yè)務(wù)，而高水平、懂行業(yè)、懂財務(wù)的工程技術(shù)人員比較難覓，供應(yīng)商在簽訂的合同價格不是很理想的情況下，壓低價格簽訂合同，就會在這里偷工減料，隨時尋找減少工作的借口。

四、業(yè)財一體化的信息系統(tǒng)的屬性特征

以往業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與財務(wù)會計系統(tǒng)相互獨立是非常常見的現(xiàn)象，未來的發(fā)展方向不再是這樣，而是業(yè)務(wù)和財務(wù)一體化，當(dāng)業(yè)務(wù)完成時，財務(wù)會計所需的信息已經(jīng)同時完成，會計憑證編制絕大多數(shù)也同步完成。為了能提高業(yè)財一體為框架化的信息系統(tǒng)系統(tǒng)的成功率，我們有必要認(rèn)識一下業(yè)財一體化信息系統(tǒng)的屬性。

一是企業(yè)家要認(rèn)識知識的價值，愿意花錢聘請有經(jīng)驗的咨詢機構(gòu)就企業(yè)的業(yè)務(wù)特征、財務(wù)求、管理要求、人才狀況等基礎(chǔ)條件進(jìn)行調(diào)查，結(jié)合技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，給出實施業(yè)財一體化的方案，包括實施路徑、投資計劃、階段目標(biāo)、產(chǎn)品選型、可能遇到的困難等做出預(yù)先的規(guī)劃。

二是總體規(guī)劃，分階段實施，保證可擴展性。用一個系統(tǒng)解決所有問題肯定是不切實際的，但在與供應(yīng)商簽訂合同的時候，應(yīng)當(dāng)充分考慮這種整體性，保證其端口是可以打開的，允許接入第三方數(shù)據(jù)，或者通過第三方應(yīng)用數(shù)據(jù)是可交換的，避免信息孤島的出現(xiàn)。

三是改變簡單的買購成本觀念，改變評價方法，樹立人引入信息系統(tǒng)同時是人才培養(yǎng)、是形成新的競爭能力、是企業(yè)持續(xù)發(fā)展能力的涵養(yǎng)等的理念，不以單位成本投入進(jìn)行評價，從而在心理上、績效評價方法上確立一個更宏觀的標(biāo)準(zhǔn)，不會輕易地否定其所產(chǎn)生的價值。同時，還應(yīng)當(dāng)充分信任技術(shù)提供者，他們會信真對待客戶的需求，實現(xiàn)委托目標(biāo)，而不借用技術(shù)優(yōu)勢，做物無所值的東西。

四是充分認(rèn)識計算機信息系統(tǒng)，特別是設(shè)計優(yōu)秀的業(yè)財一體化系統(tǒng)，如果能引進(jìn)，并不斷消化，會促使整個企業(yè)管理革命，而管理的變革本身就是一個漸進(jìn)的過程，甚至某些看起來很一般的概念，在企業(yè)中也許需要經(jīng)過相當(dāng)長的時間消化才能轉(zhuǎn)化為企業(yè)的習(xí)慣，運用到經(jīng)營之中。

五、技術(shù)提供者的觀念轉(zhuǎn)變和服務(wù)轉(zhuǎn)變

上文在企業(yè)開展業(yè)財一體化建設(shè)失敗原因一節(jié)中已經(jīng)提及，失敗的一個原因之就是，供應(yīng)商在本質(zhì)上把自己看成一個只是賣軟件的，沒有打算為客戶帶去真正價值，談合同時什么能做到，信誓旦旦，上馬的時候糊弄，收個定金或首付款，然后跑路。這樣做不會有多少市場，即便投入更多的推廣費，也未必帶來長期的客戶。所以，希望軟件供應(yīng)商轉(zhuǎn)變觀念，一切工作以為實現(xiàn)客戶價值為標(biāo)準(zhǔn)，采取一種長期服務(wù)的策略，充分理解軟件產(chǎn)品與客戶實際經(jīng)營活動的相結(jié)合，并隨著對經(jīng)營活動了解的不斷深入，服務(wù)不斷的跟進(jìn)，甚至做必要的二次開發(fā)。當(dāng)然在服務(wù)團(tuán)隊中也應(yīng)當(dāng)配備相應(yīng)的技術(shù)人員，而不僅是商務(wù)人員，簽訂合同時，也把服務(wù)作為合同的重要組成部分。