電纜行業(yè)基于業(yè)財(cái)融合的ERP系統(tǒng)實(shí)施對(duì)策研究

劉其坤

（東莞市民興電纜有限公司，廣東 東莞 523000）

隨著財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，通過ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合成為一種必然。對(duì)于電纜企業(yè)來(lái)說，如何通過ERP系統(tǒng)對(duì)信息進(jìn)行歸集和共享，整合財(cái)務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程，即是企業(yè)管理的重點(diǎn)，也是企業(yè)管理的難點(diǎn)，甚至是很多企業(yè)的痛點(diǎn)。因此，根據(jù)企業(yè)自身的特色，設(shè)計(jì)行之有效的ERP實(shí)施方案，成為企業(yè)能否穩(wěn)健高效發(fā)展的關(guān)鍵因素。

一、電纜行業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)施業(yè)財(cái)融合的現(xiàn)狀

（一）ERP系統(tǒng)在電纜行業(yè)的使用現(xiàn)狀

受限于企業(yè)規(guī)模和所處成長(zhǎng)階段，目前60%電纜企業(yè)還處于手工管理階段，沒有使用ERP，使用人工操作數(shù)據(jù)和紙質(zhì)存儲(chǔ)文件，這些企業(yè)主要是小微企業(yè)或個(gè)體戶，數(shù)量龐大體量不大。隨著企業(yè)規(guī)模壯大，40%電纜企業(yè)開始使用ERP系統(tǒng)，在使用ERP系統(tǒng)的企業(yè)中，其中90%企業(yè)將核心運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)流程通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理，比如物料收發(fā)管理、單據(jù)打印、物料計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)核算等；另外10%電纜企業(yè)逐步實(shí)現(xiàn)“運(yùn)營(yíng)計(jì)劃+庫(kù)存管理+核算報(bào)告+績(jī)效考核”四位一體的業(yè)財(cái)融合管理模式，這些企業(yè)將研發(fā)、采購(gòu)、計(jì)劃、生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、物流、核算與報(bào)告、資金收付、發(fā)票等眾多環(huán)節(jié)通過ERP系統(tǒng)實(shí)行全方位的閉環(huán)處理，對(duì)特殊性業(yè)務(wù)輔助例外管理。

（二）數(shù)據(jù)集成及財(cái)務(wù)報(bào)告現(xiàn)狀

隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，60%電纜企業(yè)已經(jīng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，EXCEL辦公成為時(shí)下主流；30%電纜企業(yè)開始使用ERP系統(tǒng)處理各項(xiàng)數(shù)據(jù)，打通業(yè)務(wù)端到財(cái)務(wù)端的各項(xiàng)接口，形成完整的閉合系統(tǒng)。當(dāng)然，還存在少數(shù)小微企業(yè)或個(gè)體戶還在使用傳統(tǒng)的手工處理數(shù)據(jù)。

二、電纜行業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)施業(yè)財(cái)融合存在的主要問題

（一）基礎(chǔ)檔案管理不到位

基礎(chǔ)檔案是實(shí)施ERP的基本前提，建立規(guī)范有序的檔案維護(hù)規(guī)則是系統(tǒng)成功運(yùn)行的重要保障。電纜行業(yè)編碼規(guī)則最復(fù)雜的就是物料檔案，物料檔案可分為成品、半成品、原材料、輔助材料、固定資產(chǎn)、周轉(zhuǎn)材料等，成品大類有電線、電纜、電線配件等，電纜可區(qū)分為高壓電纜、防火電纜、分支電纜、礦物電纜、低煙無(wú)鹵電纜等，成品還可以根據(jù)產(chǎn)品型號(hào)、芯數(shù)與截面、電壓等級(jí)、耐火阻燃等級(jí)、PVC屬性、顏色等細(xì)分小類，電纜行業(yè)的成品檔案具有容易混淆的特點(diǎn)，比如BV、BVV、BVVB、BVVR、BLVV只有一字之差，卻是截然不同產(chǎn)品系列，在維護(hù)過程中容易出錯(cuò)。物料計(jì)量單位有千克、卷、米、扎、個(gè)、臺(tái)、桶、升、立方、平方等， ERP的庫(kù)存單位和核算單位還涉及單位轉(zhuǎn)換率的問題，其中扎與米、卷與米、桶與升還存在多個(gè)轉(zhuǎn)換率的問題，增加了ERP操作風(fēng)險(xiǎn)。

（二）上線準(zhǔn)備工作不足

電纜企業(yè)的管理模式?jīng)Q定了整個(gè)業(yè)務(wù)流程，多數(shù)ERP系統(tǒng)實(shí)施業(yè)財(cái)融合失敗的企業(yè)都存在對(duì)業(yè)務(wù)流程的梳理不夠精準(zhǔn)，以點(diǎn)概面，追求時(shí)效卻忽略質(zhì)量，上線準(zhǔn)備工作嚴(yán)重不足。比如有些企業(yè)，ERP顧問尚未充分調(diào)研，或未將調(diào)研結(jié)果與系統(tǒng)進(jìn)行融合測(cè)試，關(guān)鍵崗位對(duì)ERP的認(rèn)知還是一張白紙，就緊鑼密鼓地搬運(yùn)數(shù)據(jù)，匆匆忙忙上線，結(jié)果系統(tǒng)在運(yùn)行時(shí)處處碰壁，業(yè)務(wù)做不了單，財(cái)務(wù)結(jié)不了賬，管理層拿不到報(bào)表，欲速則不達(dá)！

（三）關(guān)鍵人才缺失

擁有一班同時(shí)懂業(yè)務(wù)、懂財(cái)務(wù)、懂系統(tǒng)的核心團(tuán)隊(duì)是ERP系統(tǒng)下實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的關(guān)鍵，企業(yè)沒有人才，就像無(wú)泉之水、無(wú)源之木，無(wú)法使業(yè)財(cái)融合從理論落實(shí)為實(shí)際。很多電纜企業(yè)花大代價(jià)邀請(qǐng)顧問，想用顧問取代公司內(nèi)部關(guān)鍵崗位人才，結(jié)果往往事與愿違。究其原因：首先，顧問的工作服務(wù)時(shí)間具有階段性，時(shí)效性得不到保障；其次，顧問的服務(wù)內(nèi)容具有局限性，顧問僅限于解決系統(tǒng)性問題；最后，公司內(nèi)部沒有核心班底，增加ERP操作崗位的離職成本和系統(tǒng)出錯(cuò)率。顧問的前期輔導(dǎo)固然重要，但能否順利地將業(yè)財(cái)融合通過ERP實(shí)施，起決定性作用的還是企業(yè)內(nèi)部的關(guān)鍵人才。

三、電纜行業(yè)基于業(yè)財(cái)融合的ERP系統(tǒng)實(shí)施策略

（一）搭建管理體系

結(jié)合電纜企業(yè)的管理模式，經(jīng)與ERP顧問詳盡的溝通，建立管理制度，比如：產(chǎn)品與物料分類及編碼規(guī)則、客商編碼規(guī)則、ERP操作時(shí)效規(guī)定、ERP操作指引、議事規(guī)則、庫(kù)存管理制度、成本核算制度、生產(chǎn)作業(yè)流程、采購(gòu)管理制度、銷售管理制度等體系文件。通過ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成和分析，建立考核指標(biāo)，比如：?jiǎn)挝汇~材人工成本、單位銅材耗電成本、單位銅材維修成本、銅材報(bào)廢率等等，營(yíng)運(yùn)指標(biāo)可以覆蓋各部門。搭建好管理體系后，安排培訓(xùn)與監(jiān)督，確保制度落地。

（二）培養(yǎng)人才團(tuán)隊(duì)

建立符合電纜行業(yè)特征和管理特色的人才團(tuán)隊(duì)。通過ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，從業(yè)務(wù)信息→ERP需求→ERP程序→應(yīng)用業(yè)務(wù)端→財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行反復(fù)的修改和測(cè)試，執(zhí)行過程中需要業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部的不斷磨合，因此對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的要求極高，財(cái)務(wù)人員既需要扎實(shí)的財(cái)務(wù)專業(yè)功底，也需要豐富的財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)財(cái)務(wù)人員需要參與到業(yè)務(wù)管理當(dāng)中，不斷地提升自己的業(yè)務(wù)理解能力，樹立全局的視野，站在公司層次了解公司運(yùn)作的全貌。業(yè)務(wù)人員需要在每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)深耕細(xì)作，攫取業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息數(shù)據(jù)，與財(cái)務(wù)人員共享數(shù)據(jù)信息。培養(yǎng)財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門的協(xié)作精神，共同促進(jìn)業(yè)財(cái)融合的發(fā)展。

（三）建立業(yè)財(cái)融合的ERP系統(tǒng)實(shí)施模型

電纜行業(yè)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展及下游行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r高度相關(guān)，其業(yè)務(wù)規(guī)模和發(fā)展水平主要依賴于所在區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度，市場(chǎng)價(jià)格透明，產(chǎn)品質(zhì)量、公司服務(wù)、規(guī)模優(yōu)勢(shì)成為時(shí)下電纜企業(yè)的制勝法寶，在ERP系統(tǒng)下實(shí)施業(yè)財(cái)融合刻不容緩，將建立業(yè)財(cái)融合的ERP實(shí)施模型作為整個(gè)ERP項(xiàng)目藍(lán)圖的核心，從銷售、計(jì)劃、采購(gòu)、生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、物流等業(yè)務(wù)流程出發(fā)，結(jié)合財(cái)務(wù)的資金收付、成本費(fèi)用分?jǐn)?、成本核算、薪資核算、報(bào)表分析等方面來(lái)構(gòu)建模型，借助于ERP平臺(tái)，以財(cái)務(wù)管理為樞紐，相互協(xié)作，形成一個(gè)閉合的循環(huán)體，搭建成一條完整的信息鏈，為企業(yè)高效運(yùn)營(yíng)和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)打下最堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。簡(jiǎn)要流程圖如下圖1：

圖1

1.依附于ERP系統(tǒng)的銷售管理

電纜行業(yè)是資金和機(jī)械密集型企業(yè)，資金需求量大，銷售回款極其重要。銷售管理主要涉及的對(duì)象有營(yíng)銷部、物流部、財(cái)務(wù)部和客戶等部門，商務(wù)洽談、銷售協(xié)議、銷售發(fā)貨通知、銷售出庫(kù)單、預(yù)收款、銷售回款、應(yīng)收賬款核銷等節(jié)點(diǎn)。首先，業(yè)務(wù)員根據(jù)商務(wù)洽談的結(jié)果，簽訂銷售合同，在ERP系統(tǒng)下達(dá)銷售訂單，上傳銷售合同；其次，財(cái)務(wù)部審核銷售訂單并收取預(yù)收款；再次，計(jì)劃部下達(dá)銷售發(fā)貨通知，倉(cāng)儲(chǔ)部備貨，物流部配送；最后，業(yè)務(wù)將經(jīng)相關(guān)部門審核及客戶簽收的出貨單據(jù)交給財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)以此入賬，待營(yíng)銷回款時(shí)進(jìn)行應(yīng)收賬目核銷。交貨期、回款期的管控是整個(gè)流程的關(guān)鍵控制點(diǎn)，ERP系統(tǒng)自動(dòng)警示功能在此流程中體現(xiàn)得淋漓盡致，充分體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)下實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的優(yōu)勢(shì)。

2.依附于ERP系統(tǒng)的計(jì)劃管理

電纜行業(yè)為了控制價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，大多實(shí)行以銷定產(chǎn)。物料計(jì)劃主要涉及的對(duì)象有計(jì)劃部、營(yíng)銷部、生產(chǎn)部、采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)物流部。首先，計(jì)劃部根據(jù)銷售訂單結(jié)合安全庫(kù)存，下達(dá)生產(chǎn)指令和發(fā)貨指令；其次，生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)指令安排領(lǐng)料排產(chǎn)；再次，倉(cāng)儲(chǔ)部根據(jù)相關(guān)指令進(jìn)行備料或者備貨；最后，根據(jù)系統(tǒng)指令設(shè)定的交貨范圍和時(shí)間進(jìn)行結(jié)案，系統(tǒng)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的庫(kù)存進(jìn)行評(píng)估分析。電纜企業(yè)將整個(gè)物料計(jì)劃融入ERP，系統(tǒng)快速集成和分析數(shù)據(jù)，對(duì)貨期的把控和安全庫(kù)存管理有很大的管理價(jià)值。

3.依附于ERP系統(tǒng)的采購(gòu)管理

電纜行業(yè)供應(yīng)商的議價(jià)能力強(qiáng)，原材料具有成堆成垛的特點(diǎn)。采購(gòu)管理主要涉及的對(duì)象有采購(gòu)部、計(jì)劃部、倉(cāng)儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)部和供應(yīng)商等部門，生產(chǎn)指令、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)訂單、采購(gòu)入庫(kù)通知、采購(gòu)入庫(kù)單、暫估應(yīng)付、票到應(yīng)付、付款及核銷等節(jié)點(diǎn)。首先，計(jì)劃提報(bào)系統(tǒng)采購(gòu)申請(qǐng)單；其次，采購(gòu)根據(jù)系統(tǒng)的供應(yīng)商價(jià)格庫(kù)實(shí)行貨比三家，選擇最佳供貨商下達(dá)采購(gòu)訂單；再次，QC來(lái)貨檢驗(yàn)，倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)，并將相關(guān)成本信息傳遞給財(cái)務(wù)部；最后，財(cái)務(wù)部審核采購(gòu)單據(jù)后安排付款，進(jìn)行票據(jù)及應(yīng)付核銷。電纜企業(yè)可通過ERP系統(tǒng)準(zhǔn)確控制采購(gòu)數(shù)量，避免呆滯，提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)效率和資金使用效率。

4.依附于ERP系統(tǒng)的生產(chǎn)管理

電纜企業(yè)生產(chǎn)主要使用銅桿、鋁桿，難以精準(zhǔn)做到定額領(lǐng)用。生產(chǎn)管理主要涉及對(duì)象有計(jì)劃部、質(zhì)檢部、倉(cāng)儲(chǔ)物流部。首先，生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)指令進(jìn)行領(lǐng)料排產(chǎn)；其次，生產(chǎn)部交付完工產(chǎn)品給到品質(zhì)進(jìn)行檢驗(yàn)；最后，將合格品轉(zhuǎn)移至倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)。電纜企業(yè)對(duì)于批量領(lǐng)用的材料定期盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)數(shù)量在ERP系統(tǒng)實(shí)行假退假領(lǐng)，通過定期分析標(biāo)準(zhǔn)用量差異達(dá)到管控材料數(shù)量的目標(biāo)。

5.依附于ERP系統(tǒng)的倉(cāng)儲(chǔ)物流管理

電纜企業(yè)產(chǎn)品可變現(xiàn)價(jià)值較高，分盤時(shí)經(jīng)常產(chǎn)生線頭線尾，庫(kù)存安全管理非常重要。庫(kù)存管理主要涉及對(duì)象有銷售部、采購(gòu)部、生產(chǎn)部、計(jì)劃部。首先，倉(cāng)庫(kù)根據(jù)采購(gòu)訂單安排收貨，辦理入庫(kù)；其次，倉(cāng)庫(kù)根據(jù)生產(chǎn)需要備料、發(fā)料；復(fù)次，倉(cāng)庫(kù)根據(jù)完工檢驗(yàn)的情況辦理成品入庫(kù)；最后，倉(cāng)庫(kù)根據(jù)銷售訂單備貨，并安排物流配送。通過ERP系統(tǒng)將各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行集成和分析，比如庫(kù)齡分析、線頭線尾報(bào)廢率分析，提高資金周轉(zhuǎn)效率和控制庫(kù)存安全風(fēng)險(xiǎn)。

6.依附于ERP系統(tǒng)的銀企直聯(lián)

電纜行業(yè)對(duì)資金周轉(zhuǎn)效率要求極高，通過互聯(lián)網(wǎng)連接, 使用ERP的銀企聯(lián)云服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身財(cái)務(wù)系統(tǒng)和銀行綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)平滑對(duì)接。收款以ERP的客戶應(yīng)收單作為立賬依據(jù)，付款以ERP的供應(yīng)商付款申請(qǐng)單作為立賬依據(jù)，并根據(jù)應(yīng)收單和付款申請(qǐng)單的銀行賬戶資料進(jìn)行資金收付，財(cái)務(wù)系統(tǒng)完成收付款、資金查詢、對(duì)賬單下載等功能，根據(jù)各類單據(jù)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證和現(xiàn)金流量項(xiàng)目，提高賬務(wù)處理的效率和準(zhǔn)確率。

7.依附于ERP系統(tǒng)的稅票通

隨著稅務(wù)局對(duì)金稅系統(tǒng)不斷升級(jí)完善，實(shí)現(xiàn)稅控系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，快速完成采購(gòu)發(fā)票與采購(gòu)單據(jù)、銷售發(fā)票與銷售單據(jù)的勾稽對(duì)應(yīng)，改變以前手工錄入發(fā)票的模式，大大提升賬務(wù)處理的效率和準(zhǔn)確率，同事對(duì)稅票能實(shí)施有效的動(dòng)態(tài)管理。