計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的要點(diǎn)分析

趙霞

摘? 要：近年來，我國(guó)計(jì)算機(jī)的發(fā)展水平有了很大的提高。辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。我國(guó)需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)，使其更好地適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，豐富辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，使各種數(shù)據(jù)信息資源和人員之間的聯(lián)系更加緊密。該文主要就計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用進(jìn)行探究，分析目前我國(guó)辦公自動(dòng)化過程中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀，制訂出更為高效的應(yīng)用措施。總結(jié)應(yīng)用要點(diǎn)，為我國(guó)日后計(jì)算機(jī)信息處理工作的開展提供經(jīng)驗(yàn)，供以借鑒，最大限度地提升工作的效率以及質(zhì)量，避免其產(chǎn)生人工操作失誤等的問題，消除各類弊端。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)? 信息處理技術(shù)? 辦公自動(dòng)化? 要點(diǎn)分析

中圖分類號(hào)：TP317.1? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3791（2021）06（a）-0007-03

Key Points Analysis of Computer Information Processing Technology in Office Automation

ZHAO Xia

（Government Affairs Guarantee Center of the CPC Shandong Province Committee， Jinan， Shandong Province， 250001 China）

Abstract： In recent years， the development level of computer in China has been greatly improved. Office automation has become the inevitable trend of the development of the times. China needs to strengthen the development of computer software， make it better adapt to the market competition environment， enrich the office automation management system， and make the connection between various data information resources and personnel closer. This paper mainly explores the application of computer information processing technology in office automation， analyzes the application status of computer information processing technology in the process of office automation in China， and drafts more efficient application measures. Summarize the application points to provide experience for the development of computer information processing in China in the future. Maximize the efficiency and quality of work， avoid manual operation errors， and eliminate all kinds of disadvantages.

key Words： Computer; Information processing technology; Office automation; Key points analysis

目前，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展水平越來越高，人們的生活節(jié)奏也越來越快。在時(shí)代發(fā)展的背景下，人們需要處理大量的信息，如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)的信息處理技術(shù)，就不能滿足相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，阻礙了各項(xiàng)工作的發(fā)展。計(jì)算機(jī)具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理性能，在進(jìn)行績(jī)效的指導(dǎo)下，有利于辦公室工作的開展，也有利于辦公室工作的有效性。

1? 辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵以及優(yōu)點(diǎn)分析

辦公自動(dòng)化是近年來興起的一種新的辦公模式。其以計(jì)算機(jī)為核心，利用計(jì)算機(jī)通信技術(shù)和科學(xué)的辦公方式簡(jiǎn)化程序，達(dá)到提高工作效率的目的。包括圖像采集、音視頻制作、文字編寫、數(shù)據(jù)分析等信息處理、計(jì)算機(jī)技術(shù)處理和存儲(chǔ)。隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)成為各個(gè)領(lǐng)域的重要技術(shù)。信息技術(shù)在辦公室的應(yīng)用可以有效地提高辦公室的工作效率和質(zhì)量。隨著信息技術(shù)在辦公領(lǐng)域的不斷應(yīng)用，已經(jīng)形成了較為成熟的計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化環(huán)境[1]。

合理地應(yīng)用辦公自動(dòng)化可以有效地提高工作流程的效率和質(zhì)量，大大增強(qiáng)其靈活性，滿足業(yè)務(wù)工作的實(shí)際要求。隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的不斷擴(kuò)大，Wi-Fi技術(shù)已經(jīng)成為滿足人們網(wǎng)絡(luò)需求的一項(xiàng)重要技術(shù)。各種先進(jìn)的通訊設(shè)備層出不窮，手機(jī)和電腦已成為必不可少的辦公設(shè)備。傳統(tǒng)的辦公模式一般是在封閉的空間中進(jìn)行操作。隨著各種通信設(shè)備的不斷應(yīng)用，人們可以在各種場(chǎng)合工作，擴(kuò)大了辦公的范圍[2]。

2? 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)對(duì)辦公自動(dòng)化發(fā)展的促進(jìn)作用分析

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展可以在整個(gè)辦公流程中減少對(duì)辦公供求流程的繁重信息采集和歸納，實(shí)現(xiàn)更高效的相應(yīng)信息和數(shù)據(jù)管理。此外，借助高效的仿真軟件或高質(zhì)量的辦公編程，可以代替一些數(shù)據(jù)檢查環(huán)節(jié)或驗(yàn)證工作，使辦公操作更接近業(yè)務(wù)處理，對(duì)業(yè)務(wù)處理產(chǎn)生更直接的影響。因此，所謂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展就是簡(jiǎn)化辦公流程，是實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)高效的辦公模式不可缺少的措施。通過在服務(wù)器中設(shè)置具體高效的程序，可以直接處理需要大量聯(lián)系和及時(shí)處理的信息咨詢、數(shù)據(jù)訪問、信息閱讀、客戶服務(wù)、投訴處理等信息咨詢和問答環(huán)節(jié)。在日常工作中，以工作流的概念為基礎(chǔ)，依托互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，以計(jì)算機(jī)為載體，通過一系列現(xiàn)代化辦公設(shè)備，對(duì)信息進(jìn)行收集、整理、處理、存儲(chǔ)和使用，可以實(shí)現(xiàn)信息的共享，提高部門間的協(xié)作能力，改變過去繁重低效的工作模式，使得辦公效率大大提高。

3? 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

3.1 信息處理技術(shù)應(yīng)用

在當(dāng)今時(shí)代，企業(yè)要想保證長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展，最重要的一點(diǎn)就是與其他企業(yè)合作，這樣可以充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)互利共贏。在討論合作項(xiàng)目或事項(xiàng)的過程中，企業(yè)相關(guān)人員需要使用遠(yuǎn)程視頻或電話會(huì)議進(jìn)行討論，這樣既能保證會(huì)議的質(zhì)量，又能節(jié)約大量的會(huì)議費(fèi)用。在這一過程中，應(yīng)用的技術(shù)是信息和通信技術(shù)。在實(shí)際應(yīng)用過程中，該技術(shù)可以遠(yuǎn)距離處理視頻信息、語音信息和數(shù)據(jù)，并保證數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)處理，無論是在文件處理過程中還是在視頻會(huì)議過程中，都可以大大提高辦公質(zhì)量。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，技術(shù)也取得了很大的進(jìn)步。目前，已被多家企事業(yè)單位應(yīng)用于實(shí)際工作中?？梢?，計(jì)算機(jī)通信技術(shù)在辦公自動(dòng)化中起著重要的作用[3]。

3.2 遠(yuǎn)程信息處理技術(shù)的應(yīng)用

遠(yuǎn)程信息處理技術(shù)是計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的主要內(nèi)容，也是基本內(nèi)容。這種技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用過程中需要較高水平的計(jì)算機(jī)控制，這就要求計(jì)算機(jī)控制人員在實(shí)際操作過程中具備良好的操作技能。只要在操作過程中出現(xiàn)一點(diǎn)差錯(cuò)，就會(huì)影響整個(gè)信息傳遞的質(zhì)量，甚至造成信息的丟失。目前，計(jì)算機(jī)市場(chǎng)上有很多通信軟件和設(shè)備，技術(shù)的應(yīng)用可以保證信息在處理過程中的安全性和完整性，為信息處理人員和信息接收人員帶來更準(zhǔn)確的信息處理。在計(jì)算機(jī)中，廣泛使用的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)主要有DB、Informix、Oracle。此外，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公中的應(yīng)用也需要辦公自動(dòng)化軟件的支持。在軟件的選擇過程中，需要以遠(yuǎn)程信息通信作為主要的選擇對(duì)象，如bww3.4f/D軟件。在實(shí)際應(yīng)用過程中，軟件需要配備相應(yīng)的配套設(shè)施，如400 bps等，只有這樣才能提高軟件的使用效果。軟件的使用不僅可以提高自身應(yīng)用的安全性，還可以為計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用提供良好的運(yùn)行環(huán)境，最大限度地發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用效果，促進(jìn)辦公自動(dòng)化的發(fā)展[4]。

3.3 圖形制作演示軟件的應(yīng)用

圖形和文本制作是辦公自動(dòng)化中應(yīng)用最廣泛的技術(shù)之一。在專業(yè)圖形文字軟件的應(yīng)用下，可以對(duì)圖片文字進(jìn)行編輯。由于編輯方式多樣，可以滿足不同的辦公需求。同時(shí)可以在圖形和文本中插入音頻和視頻文件，從而提高辦公文件查看的視聽效果。圖形制作軟件應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)在于可以實(shí)現(xiàn)可視化的圖形呈現(xiàn)，可以進(jìn)一步提高辦公效率，降低辦公成本，有利于激發(fā)辦公人員的創(chuàng)新意識(shí)，提高創(chuàng)新能力。通過三維呈現(xiàn)，可以增強(qiáng)對(duì)呈現(xiàn)內(nèi)容的理解，讓感覺更加直觀。例如：城市規(guī)劃部門可以使用PPT演示編輯和制作城市規(guī)劃宣傳品，添加城市規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙，插入城市規(guī)劃前后對(duì)比圖片，添加城市規(guī)劃內(nèi)容的音頻和視頻介紹和說明，并在會(huì)議期間播放這個(gè)PPT。這樣一來，可以進(jìn)一步提高會(huì)議的效率，也可以增強(qiáng)與會(huì)者對(duì)城市規(guī)劃內(nèi)容的理解，并結(jié)合會(huì)議內(nèi)容合理調(diào)整和細(xì)化城市規(guī)劃，從而有效提高城市規(guī)劃效率。

3.4 文字處理軟件的應(yīng)用

信息處理是日常辦公的主要內(nèi)容。由于信息量的不斷增加，應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)更快的信息處理。Word軟件處理技術(shù)是辦公自動(dòng)化處理中常用的技術(shù)之一。它可以編輯和處理辦公室工作所需的各種文本文件，如政府部門和單位的工作報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)告等。它還需要使用文字處理軟件來編輯重要的文件，如政策文件。字處理軟件的應(yīng)用難度不高，對(duì)應(yīng)用技術(shù)的要求相對(duì)較低，操作過程相對(duì)簡(jiǎn)單。除了字處理外，字處理軟件也可以用于表格處理和圖形繪制。應(yīng)用文字處理軟件時(shí)，可根據(jù)文檔的需要對(duì)文本字體、顏色、大小進(jìn)行編輯，進(jìn)行文本排版和圖形處理[5]。文件也可以打印，從而滿足不同文件使用者的需求，保證辦公任務(wù)的高效完成。目前，字處理軟件已廣泛應(yīng)用于各種企事業(yè)單位的辦公過程中，并顯示出很高的應(yīng)用價(jià)值。

3.5 數(shù)據(jù)處理電子表格應(yīng)用

數(shù)據(jù)處理電子表格技術(shù)也是辦公自動(dòng)化中應(yīng)用頻率較高的技術(shù)之一。它可以使用電子表格進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，大大提高數(shù)據(jù)整理的效率。例如：在政府部門和單位的辦公室工作中，有必要進(jìn)行數(shù)據(jù)整理。如果采用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)整理方法，則必須由若干工作人員完成。然而，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)后，以前需要很多人才的數(shù)據(jù)整理和統(tǒng)計(jì)工作量只需要一個(gè)人就可以完成，因此辦公效率更高，數(shù)據(jù)處理過程也更加規(guī)范和快速。同時(shí)，數(shù)據(jù)處理電子表格的操作比較簡(jiǎn)單，通過簡(jiǎn)單學(xué)習(xí)就可以掌握操作要點(diǎn)。數(shù)據(jù)處理形式具有許多功能，數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)是其最強(qiáng)大的功能之一，可以提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性和專業(yè)性，大大減少數(shù)據(jù)整理和統(tǒng)計(jì)所消耗的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)更高效、更自動(dòng)化的辦公。

3.6 數(shù)據(jù)處理軟件的應(yīng)用

在企事業(yè)單位的工作中，數(shù)據(jù)處理軟件主要用于數(shù)據(jù)分析。目前，每個(gè)單元的信息量在不斷增加，需要統(tǒng)計(jì)和處理的數(shù)據(jù)量也在不斷增加，處理過程也更加復(fù)雜。數(shù)字處理軟件具有數(shù)據(jù)管理、程序生成等功能。當(dāng)它應(yīng)用于辦公自動(dòng)化的過程中可以自動(dòng)生成數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目，有效地進(jìn)行收集、總結(jié)和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，并獲得更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，可以提供數(shù)據(jù)支持的發(fā)展各種各樣的辦公室工作，有助于實(shí)現(xiàn)提高辦公效率的目標(biāo)。

4? 完善辦公自動(dòng)化應(yīng)用管理方案

4.1 定制專業(yè)化通用服務(wù)

企事業(yè)單位管理人員應(yīng)高度重視辦公自動(dòng)化水平的提高。針對(duì)不同行業(yè)不同的特點(diǎn)，定制專業(yè)化通用服務(wù)，對(duì)自動(dòng)信息處理軟件要有較強(qiáng)的針對(duì)性。此外，企事業(yè)單位還需要定期檢查企業(yè)的實(shí)際習(xí)慣，組織辦公自動(dòng)化的進(jìn)程，使辦公人員能夠正確地實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化工作，為后續(xù)發(fā)展自動(dòng)化辦公創(chuàng)造更加便利的工作條件。

4.2 智能辦公系統(tǒng)的建立

智能辦公系統(tǒng)的建立可以從根本上簡(jiǎn)化辦公環(huán)節(jié)，創(chuàng)建信息交流平臺(tái)，使信息交流更加順暢。這種新的辦公模式不僅使數(shù)據(jù)信息傳遞更加方便，而且保證了各種數(shù)據(jù)信息的明確性和全面性，它減少了各種辦公制度中人員比例的矛盾，使辦公人員的工作效率更高。通過使用圖形和圖形制作演示軟件，將所需的各種文字以幻燈片的形式輸入其中，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行編輯，并適當(dāng)插入視頻聲音，這些軟件的使用將有效地提高演示效果，激發(fā)用戶的創(chuàng)新思維。

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)科學(xué)技術(shù)手段的不斷發(fā)展，辦公室的信息處理方法也在不斷的創(chuàng)新和改革，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以高效地進(jìn)行工作，同時(shí)計(jì)算機(jī)可以增加工作組的交流平臺(tái)，使員工之間的交流成為更多的信息共享[6]。自動(dòng)化在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)代，社會(huì)各部門對(duì)信息技術(shù)發(fā)展的重要性逐漸增加，政府部門不斷投入大量的資金和人力對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，推動(dòng)了計(jì)算機(jī)技術(shù)的卓越發(fā)展。與此同時(shí)，涉及各個(gè)行業(yè)的信息量也在不斷增加。計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的引入和辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)已經(jīng)成為各企事業(yè)單位的發(fā)展趨勢(shì)，并逐步建立了基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，進(jìn)一步提高了辦公的效率。

5? 結(jié)語

信息處理技術(shù)的運(yùn)用為辦公自動(dòng)化的發(fā)展提供了幫助，明確了辦公自動(dòng)化改革和發(fā)展的方向，使辦公自動(dòng)化能夠跟隨互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展。計(jì)算機(jī)處理技術(shù)可以有效地提高辦公自動(dòng)化程度，使其溝通辦公信息更加快捷，更好地改善辦公的各個(gè)環(huán)節(jié)。有必要合理利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，使其在沒有空間的情況下進(jìn)行信息交換，使辦公效率最大化，安全完成各種辦公事宜。

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