淺談計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中的運(yùn)用

史云嵐

[摘 要]隨著科技的快速發(fā)展，信息處理技術(shù)的不斷更新為社會帶來了很大的便利。不管是哪個行業(yè)的辦公信息都是非常煩瑣的，隨著信息量的不斷增加，對于信息處理的技術(shù)要求也越來越高。如何使辦公自動化更加高效，成為了各個行業(yè)的迫切需求。分析辦公自動化的運(yùn)用現(xiàn)狀，并把計算機(jī)信息處理技術(shù)運(yùn)用到辦公自動化當(dāng)中，滿足不同辦公信息處理的需求，才能夠為企業(yè)未來的發(fā)展提供保障。

[關(guān)鍵詞]計算機(jī)；信息處理技術(shù)；辦公自動化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.36.158

計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，使得信息技術(shù)的運(yùn)用得到了推廣，同時推動了計算機(jī)信息處理技術(shù)的不斷更新與完善，使辦公信息處理的模式得到改變。企業(yè)為了提高信息處理的效率，使辦公更加快捷，都在大力引進(jìn)辦公自動化技術(shù)。同時在企業(yè)當(dāng)中運(yùn)用辦公自動化，不但能夠完成企業(yè)的管理結(jié)構(gòu)，還能夠加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，協(xié)調(diào)各部門的辦公能力，極大地提升了辦公效率的同時，也使企業(yè)的管理更加順暢?？梢哉f計算機(jī)技術(shù)的不斷更新，為社會提供了更加快捷的信息的同時，也提高了各行業(yè)信息處理的能力，從而為社會創(chuàng)造一個更加高效的信息環(huán)境。

1 計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中的運(yùn)用

辦公自動化最大目的就是簡化信息處理的時間，節(jié)約成本和人工。計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公化中的運(yùn)用，能夠有效地節(jié)省辦公信息處理各個環(huán)節(jié)的時間，提升辦公的效率，從而為企業(yè)創(chuàng)造更好的效益。計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中運(yùn)用主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 圖文制作

在辦公自動化的運(yùn)用當(dāng)中，圖文制作是信息處理技術(shù)運(yùn)用比較多的一項功能。它所說的圖文的制作，就是把辦公中需要用到一些數(shù)據(jù)或者是文字性的東西，把這些書面上的東西通過信息處理技術(shù)將其放到幻燈片的格式當(dāng)中，并在其中插入一些圖片、音頻等，然后將其通過屏幕演示出來。這是運(yùn)用比較多的辦公軟件。它能夠讓書面信息更加直觀化和清晰化。而且使用這類的辦公軟件有利于激發(fā)使用者的創(chuàng)造能力。

1.2 文字處理

計算機(jī)信息處理技術(shù)主要是為了提高信息的處理能力。而在辦公信息處理當(dāng)中，文字信息的處理是非常重要的一環(huán)。這其中包括書信、合同以及報告等。文字處理功能在計算機(jī)信息處理中最重要。文字處理軟件就是針對辦公文字的信息處理軟件。它的出現(xiàn)擺脫了紙質(zhì)化的辦公程序，能夠?qū)⑽淖滞ㄟ^信息處理以后呈現(xiàn)出來，使辦公更加方便和快捷。文字處理軟件有很多功能，不但能夠?qū)ξ募M(jìn)行管理，同時還能夠?qū)?shù)據(jù)、圖形以及文字進(jìn)行結(jié)合，進(jìn)行多項命令的執(zhí)行。信息處理當(dāng)中的文字處理為客戶提供了多種功能選擇，使得辦公更加快捷。

1.3 數(shù)據(jù)處理

除了圖文制作、文字處理以外，計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化的運(yùn)用中還有一個非常強(qiáng)大的功能，那就是數(shù)據(jù)的處理。一些會計數(shù)據(jù)如果通過手工賬的方式將會非常煩瑣而且不利于檢查和糾錯。計算機(jī)信息處理技術(shù)中的數(shù)據(jù)處理功能，使得數(shù)據(jù)的處理更加快捷和準(zhǔn)確。對于初學(xué)者而言，操作起來也比較簡單，而且還有一些專業(yè)化的工具幫助初學(xué)者完成工作，這就在很大程度上減少了一些重復(fù)性以及比較復(fù)雜的計算，使得工作更加高效。而且一些數(shù)據(jù)圖表的使用使得數(shù)據(jù)效果更加直觀，強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫功能為信息分析和財務(wù)報表的制作創(chuàng)造了非常大的便利。

2 計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化運(yùn)用中存在的問題

經(jīng)濟(jì)與科技的發(fā)展，不但豐富人們的生活，同時也改變著人們的辦公環(huán)境，辦公自動化也在多數(shù)企業(yè)得到了實現(xiàn)。雖然辦公自動化為辦公帶來了便利，提高了工作效率。但是在實際操作當(dāng)中，由于各方面的限制，使得其并不能夠完全適應(yīng)于所有的辦公環(huán)境，從而也產(chǎn)生了各種各樣的矛盾。

2.1 實用性不強(qiáng)

目前多數(shù)已經(jīng)開發(fā)出來的辦公軟件主要是服務(wù)于大多數(shù)的人群，從而滿足于大眾的辦公需求。所以它具有很強(qiáng)的綜合性，只有這樣才能夠保障自動化辦公擁有較強(qiáng)的適用性。但是由于各行業(yè)有不同的特點，辦公環(huán)境也各不相同，針對的客戶群體也不相同。所以目前的辦公自動化是從大眾出發(fā)，而不是從客戶的需求出發(fā)，這也就使得一些辦公軟件出現(xiàn)了實用性不強(qiáng)的問題。

2.2 缺少針對性

為了實現(xiàn)辦公自動化，提升辦公信息的處理速度，提高效率。市場上出現(xiàn)了很多信息處理軟件。而對這些軟件進(jìn)行分析可以看出，在進(jìn)行軟件研發(fā)的時候，很多軟件生產(chǎn)商所開發(fā)出來的信息處理軟件都有一個共同特點就是通用性很強(qiáng)。也是說這個軟件不管哪個行業(yè)都能夠用，但是只能夠處理一般性的問題。如果遇到某行業(yè)或者是某企業(yè)本身的專業(yè)性的信息處理問題時，就無法辦公。缺乏針對性，是目前市場上信息處理軟件的通病。而這樣也就造成了這些軟件的利用率低的問題，影響了辦公自動化的效果。

3 加強(qiáng)計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化運(yùn)用的策略

3.1 創(chuàng)新服務(wù)模式

只有通過服務(wù)才能制定出與之相符的辦公自動化標(biāo)準(zhǔn)和辦公自動化基本框架，確定服務(wù)平臺的構(gòu)建，最后，制定出以服務(wù)為基準(zhǔn)的管理流程。具體實施過程包括，首先，信息處理軟件提供商需要對服務(wù)模式不斷進(jìn)行創(chuàng)新，強(qiáng)化辦公自動化服務(wù)產(chǎn)業(yè)化的項目投資力度，利于辦公自動化服務(wù)健康、穩(wěn)定地發(fā)展。作為信息處理軟件提供商若要使信息處理軟件更好的發(fā)展，則需要具備良好的服務(wù)能力，且該項服務(wù)能力也是促進(jìn)信息處理軟件發(fā)展的前提條件。由于服務(wù)和需求相輔相成、密不可分。為此在發(fā)展辦公自動化的同時需要明確企業(yè)真正的需求情況，另外，需要不斷改進(jìn)現(xiàn)有的服務(wù)模式。其次，辦公自動化項目的實施過程存在一定的復(fù)雜性，不同于其他項目的實施情況。需要對用戶的具體需求情況進(jìn)行一系列的調(diào)查，之后通過調(diào)查結(jié)果設(shè)計出與之相符的設(shè)計方案、軟件及最終項目的運(yùn)營?？梢?，這并非一個簡單的操作過程。此外，供應(yīng)商在發(fā)展信息處理軟件的過程中，需要創(chuàng)建自己的品牌，并制定出與之相符的企業(yè)制度、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，使其獲得更多客戶的青睞及信任。

3.2 健全辦公自動化功能及服務(wù)

辦公自動化發(fā)展已經(jīng)成為未來辦公的主要趨勢，且該種趨勢有利于滿足企業(yè)在辦公管理中的各種需求情況。這就需要不斷強(qiáng)化信息處理軟件開發(fā)力度，使信息處理相關(guān)軟件更加完善，功能更加齊全，便于提供更全面的服務(wù)，使其不斷向深層次發(fā)展。將企業(yè)中的辦公實際工作作為信息處理軟件研發(fā)的前提條件，通過實際工作情況使信息處理軟件功能不斷得到完善。譬如有關(guān)預(yù)測方面的功能、決策上的功能及財務(wù)分析功能等。另外，信息處理軟件供應(yīng)商需要不斷研發(fā)與之相符的軟件模板，便于為客戶提供多種選擇，客戶可根據(jù)自身實際情況選擇符合自身情況的會計信息化需求。在運(yùn)用信息處理軟件的時候可選擇自定義服務(wù)，利于企業(yè)根據(jù)自身發(fā)展情況對該軟件的使用情況進(jìn)行調(diào)整，從而實現(xiàn)辦公自動化中的個性化發(fā)展需求。

4 結(jié) 論

計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，為辦公自動化創(chuàng)造了條件。隨著經(jīng)濟(jì)活動的不斷加強(qiáng)，辦公自動化的需求也在逐漸提高，辦公自動化不但能夠提高辦公信息處理的速度，還能夠為企業(yè)節(jié)省成本，完成企業(yè)管理。計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中的運(yùn)用雖然已經(jīng)比較成熟，但是仍然存在一些問題，面對這些問題需要創(chuàng)新服務(wù)模式，健全辦公自動化功能及服務(wù)，從而才能加快辦公自動化的進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉向輝.計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中的運(yùn)用探究[J].軟件，2013（3）.

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