企業(yè)干部人事檔案管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策

楊爽

摘 要：干部人事檔案是企業(yè)優(yōu)化人力資源、合理使用人才的重要基礎(chǔ)，但一些企業(yè)對(duì)這項(xiàng)工作重視不足，存在檔案材料信息失真，管理制度機(jī)制落后，利用效率低等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了其功能和作用的發(fā)揮。因此，有必要完善企業(yè)干部人事檔案管理制度和手段，提升管理效率，充分發(fā)揮檔案作用。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;企業(yè);問(wèn)題;對(duì)策

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)重視人才，并將干部人事檔案管理放在較為突出位置。干部人事檔案客觀真實(shí)地記錄企業(yè)員工的工作狀態(tài)、個(gè)人信息，是企業(yè)進(jìn)行工作調(diào)整、干部選拔、績(jī)效考核等的重要依據(jù)，對(duì)企業(yè)發(fā)展十分重要。從現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，有必要對(duì)當(dāng)前企業(yè)干部人事檔案管理相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討，并結(jié)合實(shí)際，提出具體可行的意見(jiàn)建議[1 ]。

1 企業(yè)干部人事檔案管理面臨的主要問(wèn)題與挑戰(zhàn)

雖然在現(xiàn)代企業(yè)制度背景下，越來(lái)越多的企業(yè)重視干部人事檔案管理工作，但仍然有部分企業(yè)在這項(xiàng)工作中還存在一些亟待解決的問(wèn)題，面臨一些挑戰(zhàn)。

1.1 企業(yè)干部人事檔案管理工作面臨的主要問(wèn)題

1.1.1 干部人事檔案信息不準(zhǔn)確。部分企業(yè)干部人事檔案管理不規(guī)范，在檔案信息收集過(guò)程中多由檔案當(dāng)事人提供信息，企業(yè)人事檔案管理人員很少對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行核實(shí)，無(wú)法保證檔案信息的準(zhǔn)確性和精準(zhǔn)度。此外，在企業(yè)干部人事檔案管理過(guò)程中，可能因操作失誤或年代久遠(yuǎn)導(dǎo)致部分檔案信息文件遺失或損毀，而這些文件信息時(shí)代較為久遠(yuǎn)，很難補(bǔ)齊或復(fù)原，影響了企業(yè)干部人事檔案信息資料的準(zhǔn)確性和完整性。部分企業(yè)對(duì)檔案信息更新不及時(shí)，難以為人力資源優(yōu)化配置提供準(zhǔn)確的檔案信息支撐。

1.1.2 干部人事檔案管理制度機(jī)制落后?，F(xiàn)代企業(yè)背景下，對(duì)企業(yè)制度機(jī)制建設(shè)提出更高要求，但當(dāng)前很多企業(yè)將制度機(jī)制建設(shè)放在了產(chǎn)品研發(fā)、營(yíng)銷環(huán)節(jié)，對(duì)干部人事檔案管理制度機(jī)制建設(shè)重視不足，使其較為落后。特別是隨著企業(yè)干部人事檔案管理信息化的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理制度機(jī)制已經(jīng)很難滿足當(dāng)前檔案管理的實(shí)際需要，加之按照傳統(tǒng)的干部人事檔案管理制度，很多干部人事檔案信息調(diào)用、傳送、更新都需要經(jīng)過(guò)多個(gè)程序，嚴(yán)重影響了企業(yè)干部人事檔案信息資源的利用。

1.1.3 干部人事檔案信息資源利用效率較低。部分企業(yè)在干部人事檔案管理仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為主，檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，很多干部人事檔案信息不能得到有效開(kāi)發(fā)和利用。特別是一些企業(yè)對(duì)干部人事檔案管理工作重視不足，沒(méi)有給予足夠的資金支持，相應(yīng)的軟硬件設(shè)施也沒(méi)有得到及時(shí)有效的更新，很多檔案信息都沒(méi)有得到開(kāi)發(fā)和利用，檔案信息的價(jià)值和作用難以發(fā)揮。

1.2 企業(yè)干部人事檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.2.1 傳統(tǒng)管理模式很難適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需要。當(dāng)前，部分企業(yè)干部人事檔案管理仍然沿用傳統(tǒng)模式。一方面，企業(yè)干部人事檔案管理相對(duì)封閉，難以為企業(yè)人力資源的合理流動(dòng)和開(kāi)發(fā)提供必要的檔案支持，加之對(duì)企業(yè)干部人事檔案開(kāi)發(fā)認(rèn)知存在偏差，更側(cè)重于人事檔案保密，忽視了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。另一方面，對(duì)企業(yè)干部人事檔案管理體制創(chuàng)新和落實(shí)不足，很多企業(yè)干部人事檔案工作缺少其他部門的支持，開(kāi)展工作舉步維艱。

1.2.2 企業(yè)干部人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)落后。企業(yè)干部人事檔案管理需要具體的檔案管理人員來(lái)落實(shí)，但目前干部人事檔案管理人員年齡偏大，很多人員并不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，對(duì)于檔案管理的相關(guān)技術(shù)要求了解的不深不透，在實(shí)際工作中容易出現(xiàn)失誤，影響了這項(xiàng)工作的正常開(kāi)展。加之，部分企業(yè)未結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，導(dǎo)致其現(xiàn)有的技術(shù)和工作能力難以滿足現(xiàn)代企業(yè)干部人事檔案管理的需求。

1.2.3 干部人事檔案管理面臨信息安全問(wèn)題。企業(yè)干部人事檔案管理涉及到很多個(gè)人信息，這些信息與企業(yè)員工的切身利益密切相關(guān)。因此，在干部人事檔案管理過(guò)程中應(yīng)對(duì)這些信息進(jìn)行有效保護(hù)，確保檔案信息的安全。目前部分企業(yè)對(duì)干部人事檔案信息安全工作重視不夠，干部人事檔案管理制度規(guī)范不完善，干部人事檔案信息調(diào)用主體限制不嚴(yán)密，很容易造成干部人事檔案信息外泄，影響檔案信息的安全管理。

2 應(yīng)對(duì)企業(yè)干部人事檔案管理面臨問(wèn)題與挑戰(zhàn)的對(duì)策

上述問(wèn)題和挑戰(zhàn)的存在，直接影響了企業(yè)干部檔案管理工作的正常開(kāi)展，必須采取有針對(duì)性的對(duì)策，盡快加以解決。

2.1 完善干部人事檔案管理內(nèi)容，提升檔案信息準(zhǔn)確性

企業(yè)在干部人事檔案信息采集整理管理應(yīng)用過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)檔案材料及信息不完整不準(zhǔn)確問(wèn)題。因此，有必要重視企業(yè)干部人事檔案信息資料收集工作，確保收集的材料真實(shí)準(zhǔn)確，為后續(xù)干部人事檔案管理和信息資源開(kāi)發(fā)創(chuàng)造有利條件。

2.1.1 人事檔案信息要真實(shí)、準(zhǔn)確。企業(yè)應(yīng)該結(jié)合人事檔案管理的實(shí)際需求，明確干部人事檔案管理重點(diǎn)，針對(duì)干部人事檔案信息收集和后續(xù)利用問(wèn)題進(jìn)行專門研究，要求各部門積極配合干部人事檔案管理部門相關(guān)工作，確保干部人事檔案信息收集的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。對(duì)于企業(yè)干部人事檔案信息不全、不完整等問(wèn)題，應(yīng)與當(dāng)事人當(dāng)面核對(duì)，盡量補(bǔ)齊檔案信息。同時(shí)企業(yè)檔案管理人員在干部人事檔案管理過(guò)程中一定要嚴(yán)格按照相關(guān)制度落實(shí)，明確干部人事檔案信息管理的具體流程，切實(shí)做好干部人事檔案信息的收集工作[2 ]。

2.1.2 干部人事檔案信息應(yīng)呈現(xiàn)個(gè)性特點(diǎn)。企業(yè)干部人事檔案針對(duì)的是員工，而員工的個(gè)人經(jīng)歷和特長(zhǎng)各不相同。因此，企業(yè)在干部人事檔案信息收集和整理過(guò)程中應(yīng)注重個(gè)人特點(diǎn)，按照干部人事檔案信息相關(guān)要求和員工的具體特點(diǎn)，將員工的職業(yè)發(fā)展、職業(yè)能力、專業(yè)技能、工作績(jī)效、思想道德等相關(guān)信息進(jìn)行記錄，全面地反映員工在企業(yè)工作過(guò)程中的實(shí)際情況。同時(shí)對(duì)企業(yè)員工存在的工作失誤和違法亂紀(jì)情況，也應(yīng)該一一納入干部人事檔案管理信息之中，這樣才能夠?yàn)槠髽I(yè)人才選拔和崗位調(diào)動(dòng)提供全面有效的檔案依據(jù)。