新時(shí)期人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式構(gòu)建

摘 要：在事業(yè)單位改革與創(chuàng)新過程中，人力資源是其重要基礎(chǔ)。人事檔案管理工作是目前人力資源中必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，人事檔案管理工作不僅能為人力資源工作提供有力的支撐，還能促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定和長久發(fā)展，因此事業(yè)單位要高度重視人事檔案管理工作。本文基于新時(shí)期背景，分析了人事檔案管理工作的重要性和當(dāng)前人事檔案管理工作現(xiàn)狀，同時(shí)闡述了構(gòu)建新時(shí)期人事檔案管理工作的策略，確保人事檔案管理符合事業(yè)單位的發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;人事檔案管理;重要性;創(chuàng)新模式

引言

在事業(yè)單位人事工作過程中，人事檔案管理工作屬于其中的核心組成部分之一，人事檔案管理工作主要是對人事檔案資料進(jìn)行運(yùn)用、歸納、整理和搜集，為今后事業(yè)單位挑選優(yōu)秀人才和進(jìn)行優(yōu)化配置有重要的指點(diǎn)引導(dǎo)作用和借鑒意義[1 ]。因此在新時(shí)期發(fā)展背景下，事業(yè)單位需要重點(diǎn)關(guān)注人事檔案管理工作，意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，同時(shí)采取有效的策略完善和改進(jìn)人事檔案管理工作，為事業(yè)單位的發(fā)展提供相應(yīng)的保障。

1 新時(shí)期人事檔案管理工作的重要性

1.1 為人才選拔提供重要的依據(jù)

人事檔案的正確管理可以為挑選人才提供主要憑據(jù)。事業(yè)單位在錄用人才或提拔干部時(shí)都要對應(yīng)聘和提拔的人員有一個(gè)詳細(xì)的了解。這時(shí)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者可以通過應(yīng)聘者的人事檔案了解他們的文憑、工作歷史、所獲榮譽(yù)等，并將其作為錄用和提拔的憑據(jù)之一。

1.2 實(shí)現(xiàn)人力資源的最佳配置

合理、有價(jià)值的人事檔案管理可以確保人力資源達(dá)到最有效的協(xié)調(diào)融洽。盡人皆知，人事檔案不僅是職工公正的歷史信息，也是提高人力資源積極作用和效率的關(guān)鍵手段，有助于各事業(yè)單位和人力資源的有效協(xié)作[2 ]。

1.3 提供信息資料真實(shí)可靠

人事檔案主要是記錄跟客觀事實(shí)相符合的個(gè)人歷史信息，是人事工作不可或缺的信息資料。在實(shí)際工作過程中，人們會(huì)遇到待遇、文憑、閱歷等各個(gè)方面的問題，在此背景下，人事管理部門將發(fā)揮至關(guān)重要的作用，在最初的檔案基礎(chǔ)上，依照史料和現(xiàn)行有關(guān)政策法規(guī)，認(rèn)真核查，實(shí)時(shí)、高效能地為有關(guān)部門提供所需信息，幫助其正確解決問題[3 ]。另一方面，事業(yè)單位要做到了解人并且善于任用人，首先要掌握職工所有確切、詳細(xì)的個(gè)人信息，包括個(gè)人品質(zhì)、個(gè)人閱歷、工作歷史和能力水平等。通過詳盡翻閱職工檔案，了解職工的現(xiàn)實(shí)生活經(jīng)歷，為今后選擇與使用人員提供有效的信息和經(jīng)驗(yàn)。

2 新時(shí)期人事檔案管理工作現(xiàn)狀

第一，目前隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，受諸多因素影響，人事檔案管理存在的問題日益暴露，目前人事檔案管理人員的管理意識(shí)和管理思想還處于初級階段[4 ]。管理人員只注重員工工作信息的存儲(chǔ)和歸檔，沒有深入挖掘人事檔案的管理意識(shí)，許多管理者沒有從思想上認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，管理機(jī)構(gòu)過于分散、“人事檔案分離”或“檔案廢棄”是一種普遍現(xiàn)象。

第二，很多事業(yè)單位對于新時(shí)期檔案管理的認(rèn)識(shí)比較薄弱，很多人對人事檔案的管理不重視，加之管理設(shè)備配置偏低，使得檔案管理在新時(shí)期的形勢下遇到了瓶頸。應(yīng)該說，人事檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，其涉及的服務(wù)對象范圍廣、工作量較大，但使用范圍很小。因此，一些事業(yè)單位不重視人事檔案管理，導(dǎo)致軟硬件設(shè)備配置不足，甚至一部分事業(yè)單位沒有配備電腦等設(shè)備，沒有做好防火災(zāi)、防盜竊、防潮濕等措施，給人事檔案帶來巨大的不安全因素。

第三，新時(shí)期的檔案管理對工作人員的職業(yè)化也有了更高的要求，但現(xiàn)階段許多事業(yè)單位對于人事檔案管理工作人員的配備較少，甚至出現(xiàn)嚴(yán)重短缺的現(xiàn)象。而且，目前許多從事人事檔案管理的人都缺乏檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，檔案管理人員的職業(yè)化程度較低、專業(yè)素質(zhì)普遍偏低。面對日益擴(kuò)大的人事檔案規(guī)模，從事檔案管理的人員相對較少，導(dǎo)致人員超負(fù)荷工作，管理人員積極性和責(zé)任感也會(huì)降低。

3 新時(shí)期人事檔案管理工作的創(chuàng)新模式

3.1 創(chuàng)新人事檔案管理體制

創(chuàng)新人事檔案管理體制是確保事業(yè)單位各項(xiàng)工作井井有條開展的基礎(chǔ)和前提。事業(yè)單位要將人事檔案管理工作放在首位，結(jié)合人事檔案的特點(diǎn)，在工作實(shí)踐中不斷完善和創(chuàng)新人事檔案管理體制管理機(jī)制。首先，事業(yè)單位要實(shí)行逐層逐次擔(dān)負(fù)責(zé)任制，同時(shí)要把管理應(yīng)盡的責(zé)任落實(shí)到每位管理人員身上，規(guī)范人事檔案的借閱和查閱職權(quán)范圍，確實(shí)需要查閱檔案的，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn);其次，為保證人事檔案信息的準(zhǔn)確性和周到性，發(fā)現(xiàn)人事檔案資料存在信息跟原來有出入時(shí)，要第一時(shí)間找管理人員補(bǔ)充和審核查對;最后，事業(yè)單位要結(jié)合人事檔案特點(diǎn)和管理需要，制定管理機(jī)制、管理原則、管理方法和監(jiān)督制度，確保工作在各項(xiàng)制度限制情況下高效率完成，杜絕管理人員違反規(guī)章操作，造成人事檔案內(nèi)容失去原有的價(jià)值。

3.2 創(chuàng)新數(shù)字化管理

在以往的人事檔案管理工作中，以紙張作為載體的檔案在顯示、檢索、保存等方面存在眾多不足之處，給信息的選擇、共同享有、操作等帶來很大不便。目前計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，因此在新時(shí)期背景下，必須實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。要使用計(jì)算機(jī)輔助人事檔案管理，切合實(shí)際做好人事檔案的整理、編制目錄、保藏、管理、鑒別、評定和檢索工作，確保人事檔案信息資源配置具有科學(xué)性和合理性的特點(diǎn)，同時(shí)確保人事檔案的信息儲(chǔ)存量變大，提高查找的速度，避免人事檔案管理人員工作的繁重性，進(jìn)而能提高人事檔案管理人員的工作效率，確保人事檔案資料得到最大化利用。

建立人事電子檔案，第一時(shí)間補(bǔ)充和糾正檔案中的不正確信息，但是這并不意味著以紙張作為載體的檔案無效，很多有價(jià)值的信息和證件還需要有復(fù)印件或原件，才能實(shí)現(xiàn)電子檔案管理和以紙張作為載體的檔案相互銜接、相互補(bǔ)充。此外在新時(shí)期人事檔案管理工作中，事業(yè)單位還應(yīng)利用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索，以保證人們能夠精確、迅速地找到所需信息，確保人事檔案信息具有較高的利用率和價(jià)值性，要注重利用符合正式規(guī)定的信息管理平臺(tái)，加強(qiáng)人事檔案管理硬設(shè)備或軟設(shè)備的開發(fā)運(yùn)用，使人事檔案信息更加完善，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的共同享有，提高人事檔案管理的信息化水平。

3.3 創(chuàng)新人事檔案管理理念

不斷創(chuàng)新人事檔案人員的管理理念，在一定基礎(chǔ)上加大對檔案管理人員的投入是十分重要的。因此在新時(shí)期背景下，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對于人事檔案管理工作的注重程度，確保在人事檔案管理工作中創(chuàng)新和融入服務(wù)意識(shí)，改變管理人員的工作態(tài)度，確保每位管理人員都能認(rèn)真負(fù)責(zé)，再一次定位自身的工作內(nèi)在涵養(yǎng)。通過對人事檔案管理人員理念的創(chuàng)新，確保管理人員的工作思路正確，連續(xù)不間斷提高管理人員的品質(zhì)和工作能力，將人事檔案工作蔓延到內(nèi)部工作，主動(dòng)探求人事檔案開發(fā)和管理的新方法、新模式。

3.4 提高檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理人員的知識(shí)水平、道德修養(yǎng)等綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平會(huì)嚴(yán)重影響到人事檔案管理水平，因此事業(yè)單位必須建立一支專業(yè)化、規(guī)范化的人事檔案管理隊(duì)伍，確保后續(xù)各項(xiàng)工作能順利開展下去。首先，事業(yè)單位需要按期對人事檔案管理人員開展專業(yè)化的技術(shù)能力培養(yǎng)和訓(xùn)練，在此基礎(chǔ)上建立標(biāo)準(zhǔn)化、組織化以及系統(tǒng)化的指導(dǎo)性文件，確保培訓(xùn)工作能順利且全方面地開展，通過專業(yè)的培養(yǎng)和訓(xùn)練可以更好提高人事檔案管理人員的知識(shí)水平、道德修養(yǎng)等綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平;其次，由于人事檔案具有服務(wù)性和社會(huì)性的特點(diǎn)，在培訓(xùn)的過程中，可以適當(dāng)運(yùn)用專門問題講座、異地聯(lián)動(dòng)等方式提升人員的管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平;最后，事業(yè)單位還需要優(yōu)化管理人員的文憑結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等，確保每位管理人員具備工作熱情和工作積極性。

4 結(jié)束語

總而言之，在新時(shí)期人事檔案管理能夠?yàn)槿瞬胚x拔提供重要的依據(jù)、實(shí)現(xiàn)人力資源的最佳配置等價(jià)值。但是在實(shí)際人事檔案管理工作中存在管理人員意識(shí)薄弱、管理模式較為單一、管理人員素質(zhì)不高等問題，因此需刻不容緩實(shí)施人事檔案管理工作的正確對策，一般從創(chuàng)新人事檔案管理體制、創(chuàng)新數(shù)字化管理、創(chuàng)新人事檔案管理理念、提高檔案管理人員素質(zhì)這幾方面出發(fā)，提高新時(shí)期人事檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)：

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[4]陳敏升，黎姚杰.新時(shí)期人事檔案管理工作創(chuàng)新芻議[J].科技資訊，2010（07）：164.

作者簡介：劉艷，本科文學(xué)學(xué)士學(xué)位，太原市市政公共管理處館員，研究方向：人事檔案管理。