數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型背景下的檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化戰(zhàn)略分析

劉博

摘 要：數(shù)字網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的時代，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式難以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求，檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化成為時代主題。然而，從各個單位檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)來看，檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)中仍然存在效率不足、質(zhì)量不高等問題，難以充分發(fā)揮數(shù)字化信息技術(shù)的特性和優(yōu)勢。鑒于此，有必要從理論層面對檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化工作進行探討，幫助單位更好地在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型背景下?lián)屨几偁幹聘唿c，全面提升單位各項工作的數(shù)字化、現(xiàn)代化、規(guī)范化以及精細化水平。

關(guān)鍵詞：檔案業(yè)務(wù);數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型;必要性;問題;戰(zhàn)略

1 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型背景下的檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的必要性

1.1 檔案利用便捷化的必然要求

數(shù)字信息化背景下，各種信息技術(shù)對檔案工作產(chǎn)生了一定影響，數(shù)字化成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略方向。由于檔案數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的長久存儲以及科學檢索，所以檔案需求主體能夠更為科學高效地對檔案資源進行檢索，全面提升檔案檢索利用的效率[1 ]。例如，檔案需求主體只需要在檔案管理系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫中鍵入相應(yīng)的檢索條件，就能夠快速對檔案數(shù)字目錄或者檔案內(nèi)容進行精確檢索。除此之外，檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化使得檔案資源能夠在互聯(lián)網(wǎng)終端更為高效的傳輸和流通，這就為檔案資源借閱、查閱工作提供了便利。外部單位也能夠在相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)終端查詢到相應(yīng)的信息。

1.2 適應(yīng)數(shù)字化時代發(fā)展的內(nèi)在要求

近年來，伴隨數(shù)字化信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，辦公自動化趨勢愈發(fā)明顯。為此，有必要將數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用之檔案工作領(lǐng)域，與辦公自動化進行有效銜接。一方面，推動檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化，能夠進一步對電子文件類、電子圖片、音像、影響等電子數(shù)據(jù)進行立卷歸檔。另一方面，推動檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化，進一步探索將大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈以及其他信息技術(shù)融入到檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域，能夠更好地幫助單位在未來大數(shù)據(jù)時代占據(jù)競爭優(yōu)勢，推動單位轉(zhuǎn)型發(fā)展。

2 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型背景下的檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化中常見的問題

2.1 檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化的標準粗放

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型背景下，檔案資料以各種數(shù)據(jù)的形式呈現(xiàn)，管理標準化、規(guī)范化、精細化成為檔案工作的目標。一是檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化體系建設(shè)滯后。部分單位尚未建立相應(yīng)的規(guī)章制度，導致檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化的標準不明確、不統(tǒng)一。例如，單位沒有結(jié)合單位的實際情況、檔案特點，制定相關(guān)的檔案數(shù)字化工作細則，導致電子文件、聲像、影像檔案的格式不統(tǒng)一，后期檔案資源使用過程中出現(xiàn)問題[2 ]。二是尚未從績效考核以及責任落實角度來規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)工作。部分單位尚未結(jié)合檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)的基本要求對績效考核的指標進行明確，檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化的質(zhì)量難以顯著提升。三是前期調(diào)研與組織規(guī)劃工作滯后，檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)與單位整體需求脫節(jié)。一方面，部分單位尚未對檔案室的實體紙質(zhì)檔案管理情況進行調(diào)研，后期在推動紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，無法系統(tǒng)對人員配置、所需設(shè)備、工作難點、工作量進行科學規(guī)劃。另一方面，部分單位對用戶需求調(diào)研不足，難以了解用戶對檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)的基本需求，導致檔案管理軟件選型不合理以及檔案數(shù)字化加工重點不明。

2.2 數(shù)字檔案資源利用滯后

檔案的生命在于利用，只有對檔案資源進行深層次開發(fā)，才能更好地凸顯檔案資源價值。然而，現(xiàn)階段部分單位忽視對數(shù)字檔案資源進行開發(fā)利用，信息技術(shù)在檔案開發(fā)利用領(lǐng)域的應(yīng)用不足。一方面，數(shù)字檔案編研工作滯后，難以形成一批具有特色的檔案編研成果，不利于集中發(fā)揮檔案資源的價值[3 ]。另一方面，部分單位對數(shù)字檔案資源進行編研的過程中思路不清晰，難以找準編研的重點。

2.3 存在重利用、輕安全的問題

數(shù)字檔案雖然在傳輸、存儲領(lǐng)域有著天然的優(yōu)勢，但其易于更改、易于復制的特性也使得檔案安全管理的難度不斷增加。一方面，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中存在許多木馬、勒索病毒等非法程序，一旦侵入檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫，不僅會破壞、竊取、更改檔案資源，而且會導致系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫崩盤，影響單位整體的檔案工作。然而，從現(xiàn)有部分單位檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化工作來看，部分管理人員仍然存在“重開發(fā)利用，輕安全管理”的思維，單一強調(diào)信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，忽視日常安全管理[4 ]。另一方面，部分單位尚未建立健全數(shù)字檔案安全管理制度，數(shù)字檔案在查閱、復制、傳輸?shù)倪^程中較為隨意，容易發(fā)生泄密事件，影響單位整體保密工作。尤其是對于部分涉密檔案而言，不僅關(guān)乎單位利益，也關(guān)乎社會利益、國家利益，一旦出現(xiàn)非法傳輸?shù)膯栴}，勢必會損害單位的形象，制約單位健康、持續(xù)發(fā)展。

3 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型背景下的檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化戰(zhàn)略的實施路徑

3.1 樹立精細化思維，搭建科學完善的檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化工作體系

3.1.1 結(jié)合《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《檔案數(shù)字化光盤標識規(guī)范》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》以及其他國家標準文件、行業(yè)標準文件，制定符合本單位實際情況的數(shù)字檔案加工標準和參數(shù)。以紙質(zhì)檔案掃描為例，要對掃描件的分辨率等參數(shù)進行規(guī)定，便于后期查閱以及使用。

3.1.2 立足于檔案資源高質(zhì)量發(fā)展的目標，完善績效考核指標，明確責任分工，制定責任分解任務(wù)表，強化數(shù)字化質(zhì)量控制工作。一方面，績效考核指標要與檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量掛鉤，充分挖掘檔案人員潛力。另一方面，要嚴格檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)的各項責任，倒逼檔案人員樹立責任心，確保檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)的各項工作能夠順利推進，各項任務(wù)能夠保質(zhì)保量完成。

3.1.3 加強前期調(diào)研與組織規(guī)劃工作。一方面，要對現(xiàn)有檔案室的紙質(zhì)檔案情況進行詳細調(diào)研，充分了解檔案室紙質(zhì)檔案的數(shù)量、年代、歸檔方式、類型以及其他基本情況，并據(jù)此系統(tǒng)對人員配置、所需設(shè)備、工作難點、工作量進行科學規(guī)劃。另一方面，要開展用戶需求調(diào)研工作。針對經(jīng)常性使用檔案的用戶，單位必須要科學調(diào)研，了解其對于檔案管理軟件的需求。為此，可以利用調(diào)查問卷、訪談?wù){(diào)研等方式對其需求加以了解。此外，也要充分重視檔案人員對檔案數(shù)字化建設(shè)的意見，明確檔案數(shù)字化加工的重點，科學高效地推進后期檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)工作。