淺析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理模式轉(zhuǎn)變路徑

孫美珠

摘 要：隨著人工智能技術(shù)的普及與應(yīng)用，現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入信息智能化時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)滲透至經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展各個(gè)領(lǐng)域。檔案作為承載、傳播信息的重要媒介，應(yīng)為更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代信息存儲(chǔ)量大、使用頻次高、檢索便捷高效等新情況、新要求，積極轉(zhuǎn)變檔案管理模式，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;模式;轉(zhuǎn)變

檔案記錄著人類社會(huì)發(fā)展歷程中政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、倫理等各領(lǐng)域的發(fā)展歷程，是信息最為重要的形式之一，也是人類傳承發(fā)展的核心資源要素。隨著信息、大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨和人工智能的發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案的搜集、存儲(chǔ)、查考、傳輸、應(yīng)用的要求越來越高，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式變化的背景和意義

1.1 檔案管理模式轉(zhuǎn)變的背景

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及人工智能技術(shù)的發(fā)展與普及，信息實(shí)現(xiàn)海量存儲(chǔ)及數(shù)據(jù)量化表達(dá)，是大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的一個(gè)重要特點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)社會(huì)進(jìn)行技術(shù)革命及創(chuàng)新，大數(shù)據(jù)正悄無(wú)聲息地改變著我們的生產(chǎn)和生活。在這樣的背景下，各行各業(yè)都在對(duì)自身產(chǎn)生的龐雜數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、標(biāo)準(zhǔn)化處理、高效存儲(chǔ)和開發(fā)利用。其中包括檔案數(shù)據(jù)管理。

1.2 檔案管理模式轉(zhuǎn)變的意義

將大數(shù)據(jù)技術(shù)、海量信息應(yīng)用到現(xiàn)代化的檔案管理中，為創(chuàng)新檔案管理模式、提高管理效率、拓展檔案管理的完整性，對(duì)保護(hù)各類檔案甚至是文化資源，有重要的意義。

1.2.1 提升檔案管理與運(yùn)營(yíng)效率。信息化數(shù)據(jù)化發(fā)展時(shí)代，對(duì)管理效率提升的要求，使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)手工管理面臨著很大的挑戰(zhàn)。結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)，從立卷管理、信息錄入與檢索、歸檔整理及信息查缺等全流程提升檔案管理及運(yùn)營(yíng)效率是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理發(fā)展的必然要求。

1.2.2 滿足檔案日益多樣性的檢索需求。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)拓展檔案信息檢索功能，可以實(shí)現(xiàn)查找方式的終端配置遠(yuǎn)程信息化、多樣化，滿足日益復(fù)雜條件下的精確查詢、模糊查詢的多樣性的檢索需求。

1.2.3 實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)及傳播應(yīng)用的多樣性。檔案的數(shù)字化管理，使其擁有了信息與載體的可分離性，同時(shí)，可借助復(fù)制副本有效延長(zhǎng)紙介質(zhì)等原件壽命，而且檔案管理系統(tǒng)可以和很多網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用對(duì)接，便于信息的共享和傳播。

2 檔案管理模式在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的轉(zhuǎn)變內(nèi)容

2.1 實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的量化存儲(chǔ)

通過技術(shù)手段將信息盡可能地量化儲(chǔ)存，且在需要的時(shí)候能通過各種方式滿足檢索及使用需求。

2.2 實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的全面深入檢索

經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息使用及檢索的多元化對(duì)檔案管理及服務(wù)提出新的要求，不僅應(yīng)滿足記錄及檢索功能服務(wù)，更應(yīng)在海量數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案數(shù)據(jù)來源、內(nèi)容、采集方式、背后的價(jià)值及時(shí)進(jìn)行捕捉并適時(shí)分析與挖掘。

2.3 整合和共享檔案信息資源

數(shù)據(jù)時(shí)代顛覆了傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域單兵作戰(zhàn)模式，整合社會(huì)相關(guān)資源，集中歸集、批量輸出、成套利用。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理也要建立覆蓋面廣大的檔案資源體系，整合社會(huì)信息，實(shí)現(xiàn)全方位的電子化信息捕捉、存儲(chǔ)與共享。

2.4 增強(qiáng)保障檔案信息系統(tǒng)安全的能力

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息化程度高，對(duì)檔案資料的保存條件、關(guān)鍵技術(shù)、管理方式、安全保密也發(fā)生了相應(yīng)變化，檔案安全面臨著種種威脅，需要提升系統(tǒng)安全防護(hù)、防止網(wǎng)絡(luò)病毒與黑客攻擊、防止系統(tǒng)癱瘓等方面的能力。

歸納起來，我們應(yīng)當(dāng)將過去的傳統(tǒng)載體檔案按常規(guī)程序進(jìn)行人工管理的模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為依托、數(shù)字檔案管理為核心、應(yīng)用軟件系統(tǒng)及拓展新技術(shù)為主要工具的現(xiàn)代化檔案管理新模式。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下應(yīng)對(duì)檔案管理模式變化的策略

3.1 積極把握政策機(jī)遇，構(gòu)建數(shù)字化檔案服務(wù)體系

《國(guó)務(wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見》指出：“積極發(fā)揮我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)形成的比較優(yōu)勢(shì)，把握機(jī)遇，增強(qiáng)信心，加快推進(jìn)‘互聯(lián)網(wǎng)+發(fā)展，有利于重塑創(chuàng)新體系、激發(fā)創(chuàng)新活力、培育新興業(yè)態(tài)和創(chuàng)新公共服務(wù)模式，對(duì)打造大眾創(chuàng)業(yè)、萬(wàn)眾創(chuàng)新和增加公共產(chǎn)品、公共服務(wù)‘雙引擎，主動(dòng)適應(yīng)和引領(lǐng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)，形成經(jīng)濟(jì)發(fā)展新動(dòng)能，實(shí)現(xiàn)中國(guó)經(jīng)濟(jì)提質(zhì)增效升級(jí)具有重要意義。”根據(jù)上述及有關(guān)文件要求，檔案管理與應(yīng)用工作應(yīng)積極擁抱互聯(lián)網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)信息及大數(shù)據(jù)技術(shù)，積極構(gòu)建數(shù)字檔案館或電子檔案管理平臺(tái)，壯大大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字化檔案服務(wù)體系。

3.2 提升檔案信息化軟硬件建設(shè)能力與水平

3.2.1 提升電子檔案信息存儲(chǔ)、管理、利用硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代海量數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)主要是通過建立數(shù)據(jù)存儲(chǔ)運(yùn)營(yíng)中心及災(zāi)備中心等方式實(shí)現(xiàn)。國(guó)家應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)運(yùn)營(yíng)中心及災(zāi)備中心，實(shí)現(xiàn)檔案海量信息的高效存儲(chǔ)與管理利用。

3.2.2 提升檔案信息系統(tǒng)的檢索能力。可根據(jù)檔案信息系統(tǒng)的實(shí)際，建立多種文件的存儲(chǔ)格式，支持多種格式的即時(shí)瀏覽、檢索等功能，實(shí)現(xiàn)文件的有效管理和利用，提高檢索效率。

3.2.3 提升電子檔案電子信息管理軟件基礎(chǔ)建設(shè)。加強(qiáng)檔案信息采集、整合及錄入存儲(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)。設(shè)計(jì)符合實(shí)際檔案管理需求的系統(tǒng)，其模塊要包含對(duì)有價(jià)值的網(wǎng)絡(luò)資源主動(dòng)抓取技術(shù)，并允許用戶實(shí)時(shí)推送歸檔。加強(qiáng)檔案管理運(yùn)行系統(tǒng)建設(shè)。運(yùn)行系統(tǒng)是檔案管理及運(yùn)行是否科學(xué)高效最直接的體現(xiàn)。應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源收集、存儲(chǔ)、管理、檢索渠道的多樣性，實(shí)現(xiàn)手機(jī)客戶端、遠(yuǎn)程系統(tǒng)終端檢索功能。

3.3 建立適應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展的檔案管理理論及工作體系

3.3.1 應(yīng)建立適應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展的檔案管理工作體系。符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息管理模式應(yīng)是實(shí)現(xiàn)“存量數(shù)字化，增量電子化”的信息管理發(fā)展戰(zhàn)略。

3.3.2 積極探索適應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展的檔案管理理論體系。檔案管理與應(yīng)用的理論體系應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，在傳統(tǒng)檔案管理理論基礎(chǔ)上，對(duì)量化信息、電子化工具應(yīng)用等進(jìn)行理論研究和概括，探索適應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展的檔案管理理論，提升大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理和利用水平。