關(guān)于檔案工作信息化建設(shè)研究

劉震

摘要：信息化時(shí)代下，通過推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，不僅能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理提供便利和新思路，還能夠加強(qiáng)檔案管理效率，充分發(fā)揮檔案作用價(jià)值。因此需要事業(yè)單位提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，解決其中存在的問題，并采取針對(duì)性對(duì)策，提高檔案管理信息化水平。文章以事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策為研究對(duì)象，首先對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的作用價(jià)值進(jìn)行了探討分析，隨后討論了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);應(yīng)對(duì)策略

近些年來，在信息化科學(xué)技術(shù)大力發(fā)展的背景下，經(jīng)濟(jì)水平的提升不僅為科學(xué)技術(shù)的更新與發(fā)展提供了新的機(jī)遇，同時(shí)也為各行各業(yè)的未來持續(xù)發(fā)展注入了新的動(dòng)力。但在新時(shí)代背景下雖然社會(huì)人員的流動(dòng)性有所提升，對(duì)于事業(yè)單位來說其崗位的增多為更多人的就業(yè)提供了機(jī)遇，但是同時(shí)也使得檔案管理工作面臨著巨大挑戰(zhàn)。工作的繁雜使得檔案資料也在不斷擴(kuò)充，無論是員工檔案資料還是所涉及到的一些基礎(chǔ)事物，想要對(duì)其進(jìn)行全面管控難度在逐漸提升，因此對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行深入研究與分析就顯得尤為的重要。

1事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的作用價(jià)值

1.1提升檔案管理工作效率

事業(yè)單位在開展檔案管理過程中，通過加強(qiáng)信息化建設(shè)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，統(tǒng)一錄入到計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件之中，最終形成一套完整的檔案信息管理系統(tǒng)，針對(duì)一些存檔資料比較多的事業(yè)單位，通過推動(dòng)信息化建設(shè)，能夠有效節(jié)約閱覽人員檔案查詢時(shí)間，同時(shí)也有利于管理人員對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，提高檔案管理工作效率。

1.2促使檔案管理更加規(guī)范

事業(yè)單位的一些檔案材料很多都是由相關(guān)人員本人進(jìn)行填寫，受個(gè)體差異性影響，不同人員在填寫時(shí)字體、內(nèi)容乃至格式均不相同，這對(duì)檔案管理也帶來了一定影響。通過加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效賦予相應(yīng)檔案統(tǒng)一的數(shù)字化格式規(guī)范，從而更加便于進(jìn)行檔案資源的統(tǒng)一整理、共享，促使檔案管理更加的科學(xué)規(guī)范。

1.3更有利于檔案安全存儲(chǔ)

傳統(tǒng)檔案管理模式下，都是以紙質(zhì)檔案形式存在，隨著時(shí)間的推移，這些紙質(zhì)檔案經(jīng)過很多人的翻閱，不僅容易字跡模糊，還會(huì)出現(xiàn)破損問題，并在紙質(zhì)檔案受材質(zhì)所限，長時(shí)間的存儲(chǔ)會(huì)導(dǎo)致紙張本身也會(huì)變得薄而脆，經(jīng)受不住磨損，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)導(dǎo)致一些寶貴的信息丟失。而通過加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，使得檔案得以采用數(shù)字化形式保存，一般只要做好數(shù)字化檔案信息加密備份工作，能夠顯著提高檔案保存的持久性，并且數(shù)字化形式呈現(xiàn)的檔案無需占用較大空間，在節(jié)約檔案管理成本方面也有著顯著的優(yōu)勢(shì)。

2提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的幾點(diǎn)建議

2.1進(jìn)一步增強(qiáng)信息化意識(shí)

檔案信息化其實(shí)就是觀念信息化。檔案信息化建設(shè)最主要的力量就是檔案管理人員的工作意識(shí)和積極性，管理人員的工作主動(dòng)性和信息化建設(shè)水平具有緊密聯(lián)系。因此，管理人員應(yīng)建立正確的檔案信息化意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要意義，提高自身工作責(zé)任感和使命感，充分重視檔案信息化建設(shè)工作，努力做好有關(guān)工作。所以，在推進(jìn)檔案信息化時(shí)，檔案信息化意識(shí)的能動(dòng)作用發(fā)揮著作用和價(jià)值，也是目前檔案信息化建設(shè)的重要?jiǎng)恿Α?/p>

2.2打造專業(yè)的學(xué)習(xí)型檔案管理團(tuán)隊(duì)

在信息化建設(shè)時(shí)期，人力資源、人才戰(zhàn)略就是在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的決勝關(guān)鍵，對(duì)于事業(yè)單位同樣如此。關(guān)注檔案管理信息化進(jìn)度，必須要保障檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)性。作為專業(yè)性人才培養(yǎng)和輸出的育人單位，高校教育承擔(dān)著為企事業(yè)單位和社會(huì)培育優(yōu)秀人才的重?fù)?dān)。結(jié)合目前市場(chǎng)內(nèi)的行業(yè)缺口情況，國家教育部應(yīng)明確重視信息管理和檔案建設(shè)等專業(yè)人才的培養(yǎng)，鼓勵(lì)高校設(shè)定相關(guān)專業(yè)，在校教育期間，不僅僅提供理論知識(shí)體系構(gòu)建和學(xué)習(xí)，還需要和檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)初具雛形的單位達(dá)成戰(zhàn)略合作，一方面提高該事業(yè)單位的檔案管理水平，融入新鮮的管理血液;另一方面，可以幫助檔案管理、信息管理相關(guān)的學(xué)生，提供理論與實(shí)踐知識(shí)相結(jié)合的機(jī)會(huì)，幫助他們更好地理解掌握專業(yè)知識(shí)，為日后的工作積累寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)。事業(yè)單位設(shè)定專業(yè)的檔案管理人員編制，在招聘環(huán)節(jié)提高檔案管理人員在專業(yè)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)、管理理念、創(chuàng)新意識(shí)、工作態(tài)度、執(zhí)行力等方面的選拔指標(biāo)，從入職環(huán)節(jié)入手，提升檔案管理從業(yè)人員的整體素質(zhì);入職后，進(jìn)行定期的人員培訓(xùn)、管理技能和信息整合技能培訓(xùn)、外出參觀培訓(xùn)等，幫助事業(yè)單位的檔案管理人員能夠了解同行業(yè)市場(chǎng)的檔案管理信息化建設(shè)程度，提高本單位的建設(shè)速度;提高事業(yè)單位內(nèi)檔案建設(shè)的信息化水平，定期組織專業(yè)的信息化管理專家進(jìn)行講座和現(xiàn)場(chǎng)指點(diǎn)的方式，幫助事業(yè)單位的檔案建設(shè)工作答疑解惑。

2.3構(gòu)建完善的事業(yè)單位管理信息化網(wǎng)站系統(tǒng)

檔案管理工作是否能夠?qū)崿F(xiàn)信息化建設(shè)決定了未來的工作持續(xù)性，也是有效推進(jìn)工作深入發(fā)展的關(guān)鍵因素。信息時(shí)代下，作為檔案管理人員應(yīng)結(jié)合各個(gè)信息站點(diǎn)的實(shí)際情況與人們對(duì)檔案的實(shí)際要求，以滿足檔案信息化服務(wù)要求為基礎(chǔ)，為網(wǎng)站系統(tǒng)添加查詢、借閱以及信息共享功能，從根本上提高檔案管理的綜合水平。構(gòu)建完善的信息化網(wǎng)站系統(tǒng)的同時(shí)，也需要為事業(yè)單位與檔案管理體系之間建立有效聯(lián)系，實(shí)施更為符合現(xiàn)階段信息應(yīng)用需求的一體化管理模式。在為其未來事業(yè)提供支持條件的基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步提升檔案管理社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益做好鋪墊。

2.4在檔案管理信息資源利用過程中融入更多的數(shù)字化手段

作為檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入分析與研究，并以獲取到的各類信息與需求調(diào)查結(jié)果為基礎(chǔ)構(gòu)建完善的檔案管理信息化體系，從而實(shí)現(xiàn)各類檔案形式之間的靈活轉(zhuǎn)化，為充分發(fā)揮檔案管理信息化模式的應(yīng)用效果提供支持。在紙質(zhì)檔案信息與數(shù)字化信息相互轉(zhuǎn)化前，需要對(duì)所需要轉(zhuǎn)化的資源進(jìn)行深入分析，標(biāo)出重點(diǎn)內(nèi)容，從而更方便對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行針對(duì)性管理，為進(jìn)一步提高檔案管理工作質(zhì)量奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.5重視信息化安全管理

首先，基于網(wǎng)絡(luò)自身存在的開放性特點(diǎn)，檔案信息資源面臨著巨大的丟失和盜取危機(jī)，事業(yè)單位的檔案資料本身就屬于機(jī)密性較高的文件，在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)階段需要做好工作人員的身份識(shí)別，結(jié)合不同員工的身份來開放特定的系統(tǒng)權(quán)限。通過權(quán)限的設(shè)定與加密設(shè)置等安全措施的應(yīng)用，有效保障檔案資料的實(shí)際存儲(chǔ)和使用安全，切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的安全性和穩(wěn)定性;其次，事業(yè)單位內(nèi)部要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)的建設(shè)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，對(duì)檔案的內(nèi)容予以嚴(yán)格把控，定期開展計(jì)算機(jī)病毒的查殺，及時(shí)消除潛在的安全隱患。再次，事業(yè)單位還要定期進(jìn)行殺毒軟件的更新，及時(shí)更新病毒庫，從不同方面做好預(yù)防措施。結(jié)合國家檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，防止檔案出現(xiàn)毀損的情況，提升檔案管理的可靠性和安全性。

3結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，事業(yè)單位檔案管理迫切需要改革和創(chuàng)新。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為主流發(fā)展趨勢(shì)，是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型的重要工作內(nèi)容。從現(xiàn)實(shí)角度看，事業(yè)單位要對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)工作予以高度的重視，立足于長期建設(shè)和宏觀角度實(shí)現(xiàn)檔案管理，切實(shí)提升管理人員的工作能力和專業(yè)水平，以此來實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

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