機(jī)關(guān)文秘人員的工作意識(shí)與文檔管理分析

孫嘉琪

摘要：無(wú)論是在一般的企業(yè)辦公時(shí)還是在政府機(jī)關(guān)都少不了文秘這個(gè)職位。雖然文秘人員在工作中所處理的事情不是最緊要的，但是文秘人員這一崗位卻是必不可少的。尤其是對(duì)于一些機(jī)關(guān)單位而言，一些檔案、人事文件等的管理都少不了文秘人員的參與?？梢哉f(shuō)一個(gè)盡職盡責(zé)的文秘人員是單位提高辦事效率的關(guān)鍵點(diǎn)之一。因此本文主要就文秘人員應(yīng)該具備的工作意識(shí)，與文檔管理工作能力的提升入手對(duì)此展開(kāi)分析。

關(guān)鍵詞：文秘人員;工作意識(shí);文檔管理;能力提升

引言：

對(duì)于文秘人員來(lái)說(shuō)文檔管理工作其工作的一個(gè)主要部分之一，文檔管理這項(xiàng)工作本身具的難度不低，文秘人員若是在該項(xiàng)工作過(guò)程中疏忽大意，一旦出錯(cuò)就會(huì)帶來(lái)很大的麻煩。因此，做好文秘工作需要文秘人員在辦公過(guò)程中保持謹(jǐn)慎，并且培養(yǎng)其良好的工作意識(shí)與習(xí)慣。只有這樣才能保障工作質(zhì)量的穩(wěn)步提升。

1機(jī)關(guān)文秘人員需具備的工作意識(shí)分析

1.1對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的意識(shí)

文秘人員的工作內(nèi)容是比較特殊的，難度雖然不大，但是所承擔(dān)的責(zé)任卻高。要保障工作的順利進(jìn)行需要文秘人員具有較高的責(zé)任意識(shí)，對(duì)自己工作的喜愛(ài)與負(fù)責(zé)是最好的工作態(tài)度。尤其是在文檔管理這項(xiàng)工作中，本身文檔所含的信息內(nèi)容可能比較復(fù)雜。文檔管理的工作內(nèi)容主要可以劃分為三個(gè)步驟，首先是文檔收集，其次是對(duì)文檔進(jìn)行分類(lèi)整理，最后是對(duì)文檔的保存。這個(gè)工作雖然看上去難度較低，但是實(shí)際的操作過(guò)程比較繁瑣，且枯燥無(wú)味。因此，有些文秘人員在文檔管理過(guò)程中可能會(huì)因?yàn)楣ぷ鲬B(tài)度不夠認(rèn)真而導(dǎo)致工作失誤。文檔管理工作中一個(gè)小的失誤，可能會(huì)導(dǎo)致后續(xù)其他人員的工作無(wú)法正常進(jìn)行，因此作為一個(gè)文秘人員要擔(dān)起肩上的擔(dān)子，用認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度做好每一步工作。

1.2在工作中保持較高的人文素養(yǎng)

實(shí)際上文秘工作人員的工作內(nèi)容還是比較廣的，除了一些日?，嵤乱约拔臋n管理等這類(lèi)，文秘人員還需要經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)、以及部門(mén)其他人員進(jìn)行溝通，除此之外對(duì)于接待一些貴客的工作也需要文秘人員操心。因此，對(duì)于交際能力較低的人來(lái)說(shuō)做好文秘工作是很困難的。文秘人員在工作中還需要具備較高的人文素養(yǎng)，知道如何與人高效的溝通，用好的溝通能力來(lái)拉近人際關(guān)系。語(yǔ)言本身就是一門(mén)藝術(shù)，發(fā)揮好語(yǔ)言藝術(shù)，也是文秘人員能更順利的完成工作的保障之一。文秘人員的工作性質(zhì)讓其需要與其他人員大量的交流，若是人文素養(yǎng)不高，在溝通過(guò)程中難免會(huì)發(fā)生一些尷尬的場(chǎng)面，無(wú)論是對(duì)于文秘人員自身而言還是對(duì)于其他員工而言都是很不好的工作經(jīng)歷。

1.3.在工作中不斷學(xué)習(xí)

由于文秘工作的特性，工作范圍廣，要承擔(dān)的責(zé)任自然就多了。對(duì)于文秘人員而言每天除了固定的工作之外，可能還會(huì)有新的任務(wù)出現(xiàn)，在這種情況之下若是文秘人員面對(duì)新的工作任務(wù)不知道該如何處理難免會(huì)鬧出笑話(huà)。因此，文秘人員除了對(duì)日常的工作負(fù)責(zé)之外，在平時(shí)還要保持積極向上的心態(tài)，不斷學(xué)習(xí)不斷充實(shí)自己的能力，這樣在出現(xiàn)新的情況的時(shí)候才能更好的應(yīng)對(duì)。作為機(jī)關(guān)文秘人員，需要明白與時(shí)俱進(jìn)的重要性，樹(shù)立起正確的人生觀與價(jià)值觀，不能因?yàn)樵跈C(jī)關(guān)工作就覺(jué)得工作穩(wěn)定，不思進(jìn)取。只有不斷的學(xué)習(xí)不斷的提升自己的職業(yè)素養(yǎng)，未來(lái)的道路才能越走越寬。

2提高文檔管理能力的分析

2.1文秘人員不斷提高管理技能

文秘人員要做好自己的工作當(dāng)然要具備較高的工作能力與職業(yè)素養(yǎng)。在文檔管理工作中，許多文秘人員還是存在較大的欠缺的。因此要提高文檔管理能力就需要文秘人員不斷的磨煉自己，通過(guò)學(xué)習(xí)與實(shí)踐來(lái)提升管理技能。文檔管理技能的提升需要文秘人員做到以下幾個(gè)方面。第一，充分利用業(yè)余時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)，上文中有提及作為一個(gè)文秘人員需要具備的工作意識(shí)之一就是不斷學(xué)習(xí)的進(jìn)取精神。這一理念在文檔管理技能的提升上就有很高的實(shí)用性。通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)來(lái)提高文秘人員自身的文案編寫(xiě)以及文檔管理技能，對(duì)于自身的不足之處要及時(shí)改進(jìn)。第二，除了日常的學(xué)習(xí)之外文秘人員要提高文檔管理技能還可以通過(guò)進(jìn)修的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)到其他單位進(jìn)修，借鑒經(jīng)驗(yàn)，取其精華去其糟粕，將別人的經(jīng)驗(yàn)通過(guò)消化吸收變成自己的技能。這一方式是最直接的，可以減少很多不必要的麻煩。對(duì)于文秘人員的文檔管理技能提升是非常有幫助的。

2.2機(jī)關(guān)單位建立文秘人員工作隊(duì)伍

大部分的機(jī)關(guān)單位需要處理的工作較多，因此文秘人員的工作內(nèi)容也會(huì)相對(duì)繁瑣。若是將這些繁瑣的工作全部交給一個(gè)文秘人員那么完成難度無(wú)疑太大了。因此，機(jī)關(guān)單位要做好文檔管理工作只靠一個(gè)文秘人員來(lái)完成工作，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。單位要及時(shí)建立起一個(gè)完善的工作隊(duì)伍，根據(jù)單位的工作需求對(duì)文秘人員的工作能力進(jìn)行培訓(xùn)。通過(guò)建立起一個(gè)較為完善的文秘隊(duì)伍來(lái)提高單位的文檔管理效率。

2.3機(jī)關(guān)單位提高對(duì)文秘人員培訓(xùn)投入

文檔管理工作本身就較為復(fù)雜，尤其是對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言文檔管理工作的任務(wù)量相對(duì)于其他企業(yè)，可能會(huì)更大一些。在這種情況之下，想要提高文秘人員的文檔管理技能，只靠文秘人員的自覺(jué)性去學(xué)習(xí)是完全不夠的。單位相關(guān)人員要加大對(duì)文秘人員文檔管理能力的培訓(xùn)力度，尤其是當(dāng)一些新技術(shù)出現(xiàn)時(shí)，單位要及時(shí)組織文秘人員進(jìn)行培訓(xùn)，保障文秘人員在工作中能跟上時(shí)代的變化。

結(jié)束語(yǔ)：上文不但描述了文秘工作人員在日常工作中應(yīng)該具有的工作意識(shí)，還對(duì)機(jī)關(guān)單位如何提高文秘工作人員的文檔管理能力進(jìn)行了分析。對(duì)于文秘人員自身而言要做好自己的本職工作，除了認(rèn)真的工作態(tài)度之外還需要不斷的學(xué)習(xí)。而機(jī)關(guān)單位也要加強(qiáng)對(duì)文秘人員文檔管理技能的培訓(xùn)工作，才能保障工作效率的不斷提升。

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