知識管理背景下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究

于杰

摘要：在知識經(jīng)濟的引導(dǎo)之下，企業(yè)想要實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，必須加強對知識管理領(lǐng)域的重視，才可能讓企業(yè)自身的發(fā)展有條不紊的進行下去。知識管理與企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的連接程度比較緊密，尤其在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程之中，如果能夠融入知識管理的思想，會讓檔案信息中包含的知識信息更加突出，也能夠充分體現(xiàn)出企業(yè)在檔案管理方面的獨特優(yōu)勢。因此，強化知識管理背景下，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)具有重要的價值。本文也將對此展開簡單的探。

關(guān)鍵詞：知識管理;企業(yè)檔案;信息化建設(shè)

引言：企業(yè)檔案管理是一項重要的工作，其包含著企業(yè)所有成員的基本履歷，以及企業(yè)過去、現(xiàn)在以及未來經(jīng)歷的各種重要事件。如果對檔案管理工作不重視，會讓企業(yè)的相關(guān)信息泄露，影響企業(yè)在社會中的正常發(fā)展。知識管理的背景之下，要求各行各業(yè)注重對相關(guān)資料的整理，以便于后期的調(diào)取和統(tǒng)計。對企業(yè)檔案信息化建設(shè)而言，如果能夠應(yīng)用知識管理的理念，借助信息化的手段，對企業(yè)檔案進行集中的保管，將大大提升企業(yè)檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。

一、企業(yè)檔案管理的作用

企業(yè)檔案管理記錄著企業(yè)過去的發(fā)展歷程，是企業(yè)發(fā)展之中必不可少的工作環(huán)節(jié)。在市場競爭正在逐漸加劇的先進社會，依靠知識管理的理念，結(jié)合信息化技術(shù)手段，讓企業(yè)檔案管理工作更高效、更加有質(zhì)量至關(guān)重要。其能夠促進企業(yè)在現(xiàn)今社會中的良性發(fā)展。

二、知識管理與企業(yè)檔案信息化的關(guān)聯(lián)性

（一）信息時代下檔案管理就是知識管理

知識是信息時代最明顯的特征。企業(yè)應(yīng)該采取重要的措施，保證企業(yè)檔案能夠在知識資源獲取和知識資源保存方面更好的發(fā)展。這一點可以體現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)過程中對各種數(shù)據(jù)的輸入、保存和分析工作之中。

（二）檔案管理以知識管理為工作的基礎(chǔ)

在檔案管理信息化建設(shè)的工作之中，單純的引入計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這顯然是不能夠，讓企業(yè)在檔案管理工作方面取得巨大進步的。必須在融合信息技術(shù)的同時，深化知識管理的體系和觀念，才能夠讓企業(yè)在檔案管理工作之中，發(fā)揮出新時代知識管理的重要作用和重要思想，進而高效完成企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)工作。

三、知識管理背景下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)的策略

（一）建立企業(yè)檔案信息化建設(shè)的觀念

現(xiàn)今是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的社會[1]。企業(yè)檔案管理工作，如果能夠與信息技術(shù)相結(jié)合，必定會提升原有檔案管理工作的工作效率與工作質(zhì)量，最大程度解放原有的人力資源。讓更加有價值的人力資源，投入到需要人為分析和操作的工序之中，而將機械式的記錄、儲存、分析和調(diào)取工序，通過信息化的手段完成。與此同時，知識管理的思想意味著，現(xiàn)今社會需要將各種文字和數(shù)據(jù)的資料進行集中保管。這些資料會在以后和現(xiàn)在的工作之中，為企業(yè)和個人的發(fā)展帶來巨大的促進作用。

企業(yè)應(yīng)該積極進行檔案管理信息化建設(shè)，這種信息化建設(shè)是緊跟時代步伐，同時不斷優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部檔案管理思想的過程。這個過程之中必須堅守企業(yè)信息化，與檔案管理相一致的原則。企業(yè)管理人員以及職工應(yīng)該充分利用信息化手段，對企業(yè)檔案管理工作進行深入學(xué)習(xí)，明確自身工作之中的不足之處。并且在人力資源財務(wù)管理項目工程等方面加強資金的投入，提升整體檔案信息化建設(shè)的效果與合理程度[2]。

（二）設(shè)定企業(yè)檔案信息知識庫

知識管理時代，每個企業(yè)都應(yīng)該建立自身的檔案信息知識庫[3]。檔案信息知識庫，包含企業(yè)員工的各種基本信息，企業(yè)過往經(jīng)歷的項目，以及項目實施過程中各種細節(jié)。首先，檔案信息知識庫必須明確知識管理中檔案工作的重要意義，知識管理是檔案管理的核心內(nèi)容。在現(xiàn)今社會，企業(yè)應(yīng)該積極進行本公司檔案管理工作，并且應(yīng)該意識到內(nèi)部知識信息對檔案管理工作的重要決定作用。其可以有效指導(dǎo)企業(yè)在信息社會中更好發(fā)展，并且保證檔案管理工作進展的順利程度。

不但如此，從數(shù)據(jù)倉庫的角度能夠讓企業(yè)在商業(yè)智能方面有更好的應(yīng)用前景[4]。企業(yè)發(fā)展的過程中，必須實現(xiàn)檔案管理的自動化建設(shè)。在這個流程內(nèi)，企業(yè)數(shù)據(jù)知識庫能夠為商業(yè)智能提供數(shù)據(jù)支撐，在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景之下，利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)，能夠快速讀取企業(yè)知識庫中的相應(yīng)內(nèi)容，并且通過高效的傳輸方式傳遞到需要的工作環(huán)節(jié)之中，實現(xiàn)最快的工作效率。與原有的紙質(zhì)檔案管理模式不同，信息化檔案的工作效率要更高，檔案的保密性也更強。檔案管理信息化不僅要以檔案信息化操作為根本的轉(zhuǎn)變目的，更要強化對答案本身數(shù)據(jù)的挖掘。通過信息技術(shù)可以將不同類別的企業(yè)信息，按照已知知識資源的類別進行分類整理。將同一類別的不同數(shù)據(jù)進行分別歸納。能夠一目了然的了解到企業(yè)過去不同部門以及不同項目產(chǎn)生的不同現(xiàn)象，由此，從不同的數(shù)據(jù)之中，能夠更好的預(yù)測企業(yè)未來的走向。這一點對于企業(yè)發(fā)展而言是非常重要的。

（三）加強對企業(yè)檔案工作人員的技能培訓(xùn)

企業(yè)檔案管理工作，工作人員的專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)，對檔案信息化建設(shè)和知識管理深入的質(zhì)量有著重要的影響。企業(yè)必須定期組織工作人員系統(tǒng)培訓(xùn)，讓工作人員對基礎(chǔ)的檔案管理知識，以及在現(xiàn)代社會中信息化操作的手段，操作的作用，操作過程中可能出現(xiàn)的問題及其解決辦法進行深入的培訓(xùn)。讓工作人員了解這些內(nèi)容之后，再帶著這種專業(yè)精神和專業(yè)技能投入到企業(yè)檔案管理工作之中，會發(fā)揮出崗位最好的工作效果。

結(jié)束語：

總而言之，在知識管理的背景之下，企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須建立正確的檔案信息化建設(shè)理念;成立豐富的企業(yè)檔案信息知識庫。知識庫中的每個細節(jié)應(yīng)該進行加密處理，不會由于個人的操作失誤，或者黑客的惡意入侵導(dǎo)致相關(guān)信息的泄露;更要加強對檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)，強化其在企業(yè)檔案管理工作方面的工作責(zé)任心，以及基礎(chǔ)的工作技能。這樣才可能保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)，更好的與知識管理的想法相結(jié)合，讓知識管理的理念深入進企業(yè)檔案信息化管理的日常工作之中，突出檔案信息化建設(shè)的意義。

參考文獻：

[1]張斌，李子林，黃蕊.我國企業(yè)檔案宏觀管理體制的演變與發(fā)展[J].檔案學(xué)研究，2018，02：50-56.

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[3]鄧東.跨國企業(yè)集團的境外企業(yè)檔案管理探析[J].檔案學(xué)研究，2016，03：110-115.

[4]王強.治理現(xiàn)代化背景下的企業(yè)檔案制度體系建設(shè)：基于中石油的案例研究及啟示[J].檔案學(xué)研究，2020，04：50-55.