L研究院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制存在的問題及原因

盧薇 張琦

摘要：科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理作為我國國有資產(chǎn)管理的重要組成部分，對科研事業(yè)單位管理水平和科研能力的提升有著重要的作用。隨著經(jīng)濟環(huán)境的變化以及事業(yè)單位的改革，事業(yè)單位固定資產(chǎn)的會計核算越來越不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要?？蒲惺聵I(yè)單位固定資產(chǎn)管理面臨著一系列新的問題，固定資產(chǎn)的種類不斷增多，管理難度也越來越大。本文主要以內(nèi)部控制相關(guān)理論為基礎(chǔ)，以行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范為指導(dǎo)，通過對固定資產(chǎn)內(nèi)部控制現(xiàn)狀的研究，分析固定資產(chǎn)內(nèi)部控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通和監(jiān)督五要素存在的問題，有針對性的提出解決方案，對完善固定資產(chǎn)內(nèi)部控制有一定的理論意義和實踐意義。

關(guān)鍵詞：科研事業(yè)單位;固定資產(chǎn)內(nèi)部控制;對策

內(nèi)部控制制度是事業(yè)單位內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的重要組成部分，其完善與否關(guān)系到事業(yè)單位能否建立合理的內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)。固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度作為內(nèi)部控制制度最重要的組成部分，對事業(yè)單位提升管理水平、提高工作效率具有重要的現(xiàn)實意義。

一、加強固定資產(chǎn)日常管理工作

（一）固定資產(chǎn)使用管理方面的改進措施

資產(chǎn)管理部門必須制定出嚴(yán)格的固定資產(chǎn)明細(xì)表，明確各項固定資產(chǎn)的責(zé)任人和存放地，由專人負(fù)責(zé)，專人管理的方式實施固定資產(chǎn)管理，倘若發(fā)生人事變動，需要及時進行相關(guān)工作的交接，以保障固定資產(chǎn)管理的連續(xù)性。通過這種方式，能夠有效地提高固定資產(chǎn)管理的效率，并為日后清查固定資產(chǎn)提供便利條件。資產(chǎn)使用人因各種原因離崗時，應(yīng)當(dāng)辦理固定資產(chǎn)交接手續(xù)，清點資產(chǎn)、核對賬目，確保資產(chǎn)賬、卡、物相符，交接時部門負(fù)責(zé)人須在當(dāng)場監(jiān)督。完成了必要的交接環(huán)節(jié)后，還必須要在雙方和公證人在場的情況下共同在移交清單上簽字確認(rèn)，以保障交接環(huán)節(jié)具有法律效力。除此之外，移交清單上還必須要明確交接雙方的名稱，交接部門的名稱，交接時間以及對應(yīng)負(fù)責(zé)人的職務(wù)等信息。鑒于此，L研究院充分結(jié)合自身的實際情況，制定出了符合自身固定資產(chǎn)管理需要的資產(chǎn)文檔，并將其下發(fā)到下屬的各個部門中，以避免人事變動對固定資產(chǎn)管理造成的不利影響。

（二）固定資產(chǎn)維修保養(yǎng)方面的改進措施

針對固定資產(chǎn)的日常維護和保養(yǎng)，L研究院對此并不關(guān)注，往往是直到問題發(fā)生才采取必要補救措施，不但會增加維修的費用，還會大大縮短資產(chǎn)的使用壽命，因此要以防范為主，適時保養(yǎng)。一旦在日常的維護和保養(yǎng)工作中發(fā)現(xiàn)問題，就需要立即通知相關(guān)部門進行固定資產(chǎn)的維護。尤其對于精密設(shè)備而言，由于其價值和科研意義重大，因此對其的日常維護和管理必須格外重視，不僅需要派出專人進行管理和維護，還需要采取不定期的抽查和檢驗，以保障設(shè)備的性能始終處在較好的水平。除此之外，對于諸如房屋、建筑物等固定資產(chǎn)也需要進行定期的維護和檢查，并將發(fā)現(xiàn)的問題及時排除，確保固定資產(chǎn)的安全性。此外，對于固定資產(chǎn)的管理，資產(chǎn)管理處還需要進行詳細(xì)的備案，并對各項固定資產(chǎn)所處的狀況進行詳細(xì)的登記，并制定出符合各自需要的監(jiān)督維修方案。

（三）固定資產(chǎn)盤點方面的改進措施

在具體的清查工作開展過程中，往往體現(xiàn)出分工不明確，效率低下等問題，這就使得其必須關(guān)注固定資產(chǎn)盤點方面的調(diào)整。針對大額的固定資產(chǎn)，由于完全清查需要耗費的精力較大，因此可以適當(dāng)降低清查的頻率。而對于數(shù)量較小的固定資產(chǎn)而言，則可以適當(dāng)提升對其的清查頻率。

鑒于此，L研究院特意成立了固定資產(chǎn)專項清查小組，并接受院領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和控制，統(tǒng)籌一切固定資產(chǎn)的清算事宜。借助于資產(chǎn)管理處的幫助，使得固定資產(chǎn)清查小組能夠?qū)⑶宀槿蝿?wù)分配到各個部門內(nèi)部進行，并對具體的實施情況進行實時的追蹤和把控。并對重要的固定資產(chǎn)清查項目給予額外的關(guān)注，并在最后匯總出固定資產(chǎn)清查統(tǒng)計表。清查程序如下：

①資管處給各部門單位發(fā)送固定資產(chǎn)管理平臺系統(tǒng)數(shù)據(jù)，要求各部門單位負(fù)責(zé)人指定兼職資產(chǎn)管理員，或其他工作人員根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行自查。

②各部門單位兼職資產(chǎn)管理員或臨時指派的工作人員按照領(lǐng)導(dǎo)要求進行資產(chǎn)自查工作，核對系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實物是否相符;所有資產(chǎn)是否粘貼了條形碼;所有資產(chǎn)的狀態(tài)是否保持良好。此外，還需要將賬本和實物進行匹配和對應(yīng)，分析出具體的盤虧和盤盈的原因。同時還需要另行標(biāo)注報廢和閑置資產(chǎn)并統(tǒng)一匯總交給資產(chǎn)管理處。

③資管處收集整理自查情況表，并組織人員到具體的部門單位進行復(fù)核。在車輛復(fù)查時重點關(guān)注車輛的權(quán)屬。在復(fù)查房產(chǎn)時重點關(guān)注其位置和產(chǎn)權(quán)歸屬。在具體查明了固定資產(chǎn)的權(quán)屬和其他關(guān)鍵信息后，進行統(tǒng)一的固定資產(chǎn)清查匯總，將匯總所得的復(fù)點表、復(fù)點報告、盤盈表、盤虧表上交給資產(chǎn)管理處，并由資產(chǎn)管理處給予領(lǐng)導(dǎo)組進行審批，最后將審批結(jié)果發(fā)放給具體的部門。

④以清算報告書為基礎(chǔ)由計財處進行最終的審核，確保固定資產(chǎn)的賬本和實物一一匹配。

二、規(guī)范固定資產(chǎn)的處置流程

鑒于此，L研究院必須針對自身固定資產(chǎn)的獨特性成立不同的鑒定小組開展固定資產(chǎn)報廢處理的工作，并且可以在適當(dāng)?shù)臅r候請求外部的專家學(xué)者的協(xié)助。但在進行固定資產(chǎn)報廢處理工作時必須將責(zé)任和義務(wù)落實到人。此外，對于資產(chǎn)管理處而言，還需要考察固定資產(chǎn)是否達到了規(guī)定的使用年限，并對接近報廢期限的固定資產(chǎn)給予高度關(guān)注。對于違反固定資產(chǎn)處置規(guī)章制度，擅自進行報廢的部門單位應(yīng)進行教育批評，情節(jié)嚴(yán)重的進行通報批評。

三、加強固定資產(chǎn)管理信息與溝通

（一）擴大固定資產(chǎn)信息化管理范圍

改善L研究院固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，使其主要功能在于能夠引進固定資產(chǎn)信息化流程管理，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，對于固定資產(chǎn)管理過程中涉及的復(fù)雜手續(xù)而言，其實都可以借助于網(wǎng)絡(luò)化的幫助來得以簡化，極大地提升固定資產(chǎn)的增減調(diào)劑效率。對于固定資產(chǎn)的網(wǎng)絡(luò)化管理而言，其能夠按照具體的需求生成六大類，無數(shù)小類的賬目，固定資產(chǎn)信息同時與財務(wù)系統(tǒng)相連接，當(dāng)固定資產(chǎn)發(fā)生增減變動時，在財務(wù)系統(tǒng)中反映，完成相關(guān)會計記錄，保證資產(chǎn)信息與會計數(shù)據(jù)的一致。

在固定資產(chǎn)的信息化管理過程中，主要涉及的信息管理系統(tǒng)包括了財務(wù)信息、預(yù)算控制、會計賬務(wù)以及網(wǎng)上報賬。借助于相關(guān)系統(tǒng)接口的幫助，能夠有效降低采購、預(yù)算、申請等環(huán)節(jié)中不必要的工作，進而極大地提升相關(guān)程序的實施效率。

（二）全面公開固定資產(chǎn)相關(guān)信息

固定資產(chǎn)管理信息的全部公開，能使整個管理過程透明化，使單位內(nèi)外共享固定資產(chǎn)管理信息，在很大程度上預(yù)防和抵制腐敗，同時對固定資產(chǎn)進行有效、合理分配。鑒于此，L研究院在實施固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的過程中始終貫徹著相關(guān)法律法規(guī)的要求，嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度，對于招標(biāo)和采購環(huán)節(jié)涉及的價格問題進行了及時有效的公開，自覺接受來自各方的監(jiān)督。并通過設(shè)置專門的信息公告欄的方式實時公布近期的采購和中標(biāo)信息，對單位內(nèi)部資產(chǎn)的申請、處置等環(huán)節(jié)也都毫無保留地全部公開。也正是由于L研究院的這一舉措，使得其固定資產(chǎn)的管理活動始終保持著高效、透明，防止貪污腐敗問題的出現(xiàn)，也幫助廣大職工群體對固定資產(chǎn)的內(nèi)部管理有了更為清晰的了解

和認(rèn)識。

（三）建立有效的內(nèi)外部溝通渠道

①注重提升固定資產(chǎn)管理和使用部門的溝通和聯(lián)系：對于固定資產(chǎn)的管理者而言，其承擔(dān)著對固定資產(chǎn)使用者的監(jiān)督責(zé)任，必須對使用者的行為進行必要的約束。而對于固定資產(chǎn)的使用者而言，其必須遵守相關(guān)的使用規(guī)定。因此雙方信息的互通和交流就顯得尤為重要。溝通渠道可以選擇更符合當(dāng)下較為流行的網(wǎng)絡(luò)平臺，例如微信群、飛信、QQ等方式，將各類信息及時傳遞給固定資產(chǎn)使用部門并得到反饋;

②提升固定資產(chǎn)管理部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)和溝通：由于固定資產(chǎn)的管理涉及方方面面的要素，因此固定資產(chǎn)管理部門不僅需要精通本職業(yè)務(wù)范疇，還需要充分了解全體部門的工作流程，進而不斷改善自身的業(yè)務(wù)流程，為實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理效率的最優(yōu)化添磚加瓦，而這就要求彼此間要建立起必要的溝通和聯(lián)系環(huán)節(jié)。

③改善部門內(nèi)部的溝通：首先，需要著力于提升業(yè)務(wù)的傳遞效率，通過文字加上口述的方式以求達到最佳的信息傳遞效果。此舉不僅能夠滿足不同溝通方式員工的需求，也能夠通過不定期的測試了解部門員工的業(yè)務(wù)量;其次，需要打通自下而上的反饋途徑，面對問題集思廣益，以期達到問題的最優(yōu)化解決。

四、完善固定資產(chǎn)管理的監(jiān)督

對于固定資產(chǎn)的內(nèi)部管理活動而言，必須依賴于強有力的監(jiān)督機制才能夠最大化地發(fā)揮其作用。就L研究院而言，對于其固定資產(chǎn)的內(nèi)部監(jiān)督主要涉及了內(nèi)部的審計工作，內(nèi)部資源的配置工作以及固定資產(chǎn)的使用和采購工作。通過監(jiān)督體制的建立，旨在優(yōu)化科研單位的資源配置效率，促進科研事業(yè)發(fā)展。

（一）細(xì)化固定資產(chǎn)內(nèi)部審計流程

為了切實提升固定資產(chǎn)管理的效率，從而進一步優(yōu)化科研院所科研事業(yè)的發(fā)展，L研究院必須依照具體的情況制定出一套完整的審計時間并構(gòu)建出一支專業(yè)的審計力量，從而達到固定資產(chǎn)管理的最優(yōu)化。由于固定資產(chǎn)的管理涉及到的方面眾多，因此必須在固定資產(chǎn)購置前就開始貫徹監(jiān)督，保障固定資產(chǎn)購置的科學(xué)性和合理性。接著還需要在固定資產(chǎn)的使用過程中對其進行實時的監(jiān)督和管理工作，而其中內(nèi)審部門需要扮演的角色便是嚴(yán)格規(guī)范審批步驟，切實杜絕非法采購行為。除此之外，通過這種方式還能夠精確地計算出固定資產(chǎn)的殘值和價值變動。最后，在L研究院開展固定資產(chǎn)審計活動時，還必須格外關(guān)注對內(nèi)部體系的實時監(jiān)控和調(diào)整，并將所得審計結(jié)果及時公布，自覺接受來自社會各方面的監(jiān)督。此外，倘若內(nèi)部審計無法承擔(dān)復(fù)雜的審計任務(wù)，也可以動用外部資源協(xié)助開展審計工作，一方面提升了效率，另一方面也提升了審計工作的客觀性。

（二）建立固定資產(chǎn)內(nèi)部審計評價機制

L研究院內(nèi)審機制相對薄弱，又區(qū)別于企業(yè)，缺乏外部審計監(jiān)督力度。為確保單位固定資產(chǎn)專項審計的科學(xué)性及合理性，應(yīng)當(dāng)建立固定資產(chǎn)內(nèi)審評價機制，組建固定資產(chǎn)內(nèi)審評價小組，該小組應(yīng)包括院領(lǐng)導(dǎo)、黨群部，同時應(yīng)包括L研究院上級部門及具有一定審計資質(zhì)的社會審計機構(gòu)。針對固定資產(chǎn)的內(nèi)部審核，需要安排特定的小組以兩年為期限進行定期的審核評估，并對相應(yīng)的流程進行客觀真實的評價和反饋，及時處理審計過程中出現(xiàn)的種種問題，進而提升固定資產(chǎn)內(nèi)部審計機制工作效率。

五、結(jié)束語

綜上所述，相關(guān)工作人員要重視固定資產(chǎn)的使用和管理問題，加強固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度建設(shè)，明確資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門的管理職責(zé)，確保資產(chǎn)安全有效使用。

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