信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略分析

張璐

摘要：隨著信息水平的提高，對信息的需求也在不斷增加。為滿足文件管理的信息需求，政府機構(gòu)開始主動創(chuàng)新文件管理，以提高工作質(zhì)量和效率。但是，文件管理非常專業(yè)，執(zhí)行文件管理任務(wù)并不容易。文件管理任務(wù)的成功執(zhí)行直接影響到其他職能部門的工作。因此，文件管理在與政府機構(gòu)合作時至關(guān)重要。在互聯(lián)網(wǎng)時代，傳統(tǒng)的文件管理模式無法滿足當(dāng)今的需求。因此，為了進(jìn)一步開發(fā)新的文件管理應(yīng)用模式，研究文件管理任務(wù)的創(chuàng)新路徑，執(zhí)行文件管理任務(wù)，并確保其他部門的工作。

關(guān)鍵詞：信息公開;政府檔案管理;優(yōu)化策略

引言

檔案作為歷史階段的唯一信息來源，對社會政治和經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重大影響。獲得公共信息是一個國家民主化進(jìn)程的一個重要指標(biāo)。另一方面，據(jù)指出，檔案管理方面仍然存在一些問題，如基礎(chǔ)企業(yè)薄弱和信息效率低下，影響到管理效率。

1現(xiàn)階段政府檔案管理切實存在的問題

1.1意識淡薄

意識形態(tài)是實際行動的指南和基礎(chǔ)，政府機構(gòu)在存檔工作中遇到的瓶頸和困難在很大程度上是由于意識形態(tài)意識薄弱造成的。許多政府機構(gòu)沒有認(rèn)識到檔案管理的意義和重要性，因此沒有加以完善和實際執(zhí)行，從而妨礙了許多檔案工作的順利進(jìn)行。此外，許多組織單位只負(fù)責(zé)管理檔案，以應(yīng)付管理人員的檢查，這只是一種表面的、更正式的形式，并沒有使檔案管理成為其日常工作的一個組成部分。這種意識形態(tài)上的漠不關(guān)心主要是因為檔案管理沒有帶來更大的利潤增長，而且其作用往往是隱含的。因此，許多機構(gòu)傾向于側(cè)重于市場活動，以提高其成本效益和市場效率，而很少注意檔案管理。

1.2分段管理機制制約信息公開

管理局文件的移交是在管理制度的框架內(nèi)進(jìn)行的。具體而言，這些文件首先由機構(gòu)內(nèi)部部門編制，經(jīng)過匯編和整理后，送交內(nèi)部檔案庫存檔。最有用的檔案有很大一部分存放在該組織的內(nèi)部檔案中，有些方案檔案沒有儲存在數(shù)據(jù)庫中。由于保留文件的權(quán)利，管理局檔案機構(gòu)在決定檔案是否向公眾開放方面擁有一定的權(quán)力，從而限制了促進(jìn)政府檔案中的信息披露。

1.3檔案工作的主體范圍較窄

在目前情況下，查閱檔案只限于國家檔案，只能查閱已移交給檔案部門的文件，而實際上，各機構(gòu)擁有大量未正式列入查閱檔案部門的信息和資料。作為具體檔案管理的一部分，每個部門的檔案都更準(zhǔn)確、更全面地了解具體的信息和資料，能夠準(zhǔn)確地確定檔案的特點，并有助于更有效、更迅速地篩選檔案，以確定它們是否可作為一項標(biāo)準(zhǔn)用于分類管理。因此，鑒于信息披露的總體趨勢，目前開放公共檔案的范圍不夠廣泛，不利于改進(jìn)信息傳播和提高工作效率。

1.4檔案管理工作者綜合素養(yǎng)亟待提升現(xiàn)階段

一方面，一些檔案管理人員教育水平和專業(yè)水平低下，不愿意學(xué)習(xí)新的檔案管理方法和技術(shù)，超出了管理水平和觀念，無法跟上社會發(fā)展的步伐。與此同時，一些檔案管理人員缺乏專業(yè)精神和獻(xiàn)身精神、專業(yè)感情薄弱、業(yè)務(wù)能力提高、缺乏認(rèn)識和知識更新舉措，使政府檔案管理面臨許多難題;另一方面，檔案保管員對提高其一般知識的重要性認(rèn)識不足，原因是他們對檔案的認(rèn)識不足，以及政府對檔案保管員培訓(xùn)和教育的支持不足。此外，一些國家政府目前的檔案管理工具相對落后。它們主要是手動管理的。過去，諸如檔案信息的收集、歸納、編目、查閱和搜索等過程基本上都是手動的?，F(xiàn)代和計算機化的管理方法很少使用，導(dǎo)致檔案管理和使用效率低下。

1.5檔案工作與政府信息公開業(yè)務(wù)流程缺乏有效銜接

文件和檔案是同一事物在不同階段的保存形式。在當(dāng)前形勢下，管理應(yīng)始終堅持一體化原則，政府秘書工作和信息管理部門應(yīng)與檔案部門保持密切聯(lián)系和合作。但是，我們的檔案綜合管理模式還處于概念階段，沒有實質(zhì)性的發(fā)展，許多部門的檔案歸檔不夠及時，甚至中斷，給工作帶來了很大的不便。政府信息的處理、制作和公開可以利用政府平臺實現(xiàn)更好的銜接。但是，檔案部門信息資源的整理往往與政府信息公開的節(jié)奏和內(nèi)容不協(xié)調(diào)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案部門信息資源分類與政府信息公開分類不一致的現(xiàn)象，給后期的信息公開造成諸多困擾，給公眾對政府信息的認(rèn)識帶來不必要的混亂，大大降低了政府信息公開的效率，需要通過有效的措施加以解決。

2檔案管理的性質(zhì)作用

由于檔案管理的根本性質(zhì)和主要作用，它是一項管理、服務(wù)和政治活動。實際上，檔案管理并不產(chǎn)生物質(zhì)財富，也不是由有關(guān)管理人員和機構(gòu)建立和執(zhí)行的。檔案管理專門負(fù)責(zé)管理機構(gòu)各部門制作的歷史文件，因此屬于管理范圍。然而，檔案管理系統(tǒng)并不是孤立的，而是許多社會管理系統(tǒng)的組成部分。為社會實踐提供檔案信息是這項工作的主要特點，以區(qū)分其他任務(wù)。雖然檔案司也在進(jìn)行檔案研究和起草工作，但其主要目標(biāo)是更好地適應(yīng)該司的應(yīng)用程序，這反映了檔案管理的功能性。在整個社會歷史上，檔案管理必須為經(jīng)濟(jì)、文化和政治服務(wù)，否則，檔案管理就不會存在，也無法發(fā)展。在階級社會中，檔案管理具有一定的階級利益和階級關(guān)系，目的是抓住領(lǐng)導(dǎo)階層，服務(wù)于某一階層的文化、政治和經(jīng)濟(jì)，而這個服務(wù)方向是工作的政治表述。檔案管理系統(tǒng)是國家文件系統(tǒng)的一個組成部分，是社會信息系統(tǒng)的基石。這項工作不僅對地方單位的生產(chǎn)和工作有意義，而且對社會也有一定的意義，不僅具有實際意義，而且具有長遠(yuǎn)和歷史意義。

3信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略

3.1強化組織領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識

加強指導(dǎo)和提高認(rèn)識是妥善管理檔案的重要保證。地方當(dāng)局必須更加重視和重視檔案，并積極努力建立領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊。作為具體工作的一部分，檔案管理小組應(yīng)通過建立和嚴(yán)格執(zhí)行嚴(yán)格的問責(zé)制度，定期審查評價記錄，并將這一任務(wù)納入工作目標(biāo)，積極爭取各部門參與檔案管理。此外，檔案管理小組應(yīng)在人員變動的同時及時調(diào)整和改進(jìn)，以創(chuàng)造積極和動態(tài)的環(huán)境，從而促進(jìn)檔案管理的健康發(fā)展。

3.2形成針對性智能化政府檔案管理機制

政府部門除了形成科學(xué)的智能公共檔案建設(shè)方案外，還應(yīng)借鑒工作實踐，形成更有針對性、更智能的檔案管理機制。公共部門檔案管理智能建設(shè)難以取得進(jìn)展的一個主要原因是檔案管理員的信息技術(shù)利用率低。就公共部門、特別是地方一級的智能歸檔而言，過去從紙面歸檔中提取信息的做法使許多信息管理人員無法獲得和有效利用必要的信息，而就技術(shù)分析而言，公共部門的檔案管理人員并沒有為解決這一問題，政府部門應(yīng)管理紙質(zhì)檔案和智能檔案，使其相互兼容，并在檔案序列號和土著信息內(nèi)容中共同匯編，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行交互備份，以便用戶能夠方便地查閱 公共服務(wù)部門還可以逐步增加數(shù)字檔案，以存儲以前分散在不同地點的檔案信息，重點放在順序清晰的數(shù)字檔案資源上，以便為各類政府活動提供必要的數(shù)字信息服務(wù)。

3.3拓寬檔案開放的主體范圍

為了提高公開檔案和實際公開信息的效率，建議在現(xiàn)有基礎(chǔ)上繼續(xù)擴大公開檔案的范圍，并賦予各級檔案打開檔案的權(quán)力和責(zé)任，這不僅是為了便于管理，而且也是為了還可以根據(jù)實際工作的需要，不斷提高檔案打開前篩選程序的效率，建立更合理的篩選制度，提高檔案篩選程序的效率。總的來說，要有效地獲取信息，就必須擴大查閱國家檔案的機會，使各機構(gòu)的檔案更加熟悉和詳細(xì)，并以減少國家檔案積壓的方式運作，從而提高工作效率。

3.4提高檔案管理工作者綜合素養(yǎng)

政府檔案的有序管理需要高度合格的檔案管理人員的支持。鑒于政府目前對檔案管理的關(guān)注有限，而且檔案管理人員短缺，應(yīng)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提高檔案管理人員的需求，并澄清一般檔案管理要求和制度。實際上，檔案員的工作必須嚴(yán)格以檔案管理制度為基礎(chǔ)，不斷學(xué)習(xí)，提高個人的專業(yè)知識和專業(yè)素質(zhì)，認(rèn)真落實相應(yīng)的管理制度，完善和創(chuàng)新自己的工作模式。此外，檔案管理員應(yīng)更加重視檔案管理，認(rèn)識到檔案是他們的工作和政府的重要資源，應(yīng)充分利用檔案，以提高他們的使命感和榮譽，調(diào)動他們的專業(yè)意識和積極性，并確保檔案管理的順利進(jìn)行。

3.5構(gòu)建檔案工作與政府信息公開的業(yè)務(wù)流程

檔案司必須有意識地進(jìn)行檔案管理和公開政府信息，在檔案管理和公開政府信息之間建立密切聯(lián)系，強調(diào)及時與新聞部溝通，最大限度地了解政府信息的內(nèi)容，并進(jìn)行合作。將現(xiàn)有檔案資源與公共信息目錄系統(tǒng)合并和編目，將檔案司的信息資源和公共信息資源作為目標(biāo)，促進(jìn)傳播或隨后的查閱等。與此同時，改進(jìn)用戶信息需求調(diào)查、有針對性地了解有特殊需求的群體或個人以及滿足個人的個性化信息需求，也體現(xiàn)了以用戶為中心的服務(wù)目標(biāo)，從而深化了資源的整合和處理。

3.6主體激勵

雖然檔案管理需要現(xiàn)代化的信息存儲設(shè)備，但只有特定的管理人員才能完成這項任務(wù)。因此，各組織單位應(yīng)加強自己的檔案管理團(tuán)隊建設(shè)，建立高質(zhì)量和高水平的人才隊伍，提高自己檔案管理的質(zhì)量和效率。在具體的施工過程中，組織單位應(yīng)征聘人才，加強主體審查，確保主體能夠掌握所有信息技術(shù)設(shè)備的使用方法，并掌握檔案管理方面的理論知識。與此同時，組織單位必須確保有系統(tǒng)地培訓(xùn)和培養(yǎng)人才，不僅要確保及時更新人才知識，還要為管理人員提供更多的培訓(xùn)機會和空間，以確保人才能夠勝任此外，各組織單位應(yīng)把人才考績與檔案管理聯(lián)系起來，建立獎勵和威懾機制，根據(jù)檔案管理方面的人才業(yè)績，分階段評估其業(yè)績，并與管理人員的薪金掛鉤。這可以激發(fā)管理人員的積極性和主動性，鼓勵他們有意識地配合管理人員的指示。

3.7加大檔案管理的宣傳力度，實行實名制管理

檔案管理在該股的運作中發(fā)揮著重要作用，為該股其他主要職能單位的工作提供了重要的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是該股管理的一個重要組成部分。有效實施檔案管理使管理人員能夠更好地了解檔案管理，并協(xié)助該股的管理人員作出正確的決定。在計算機化環(huán)境中做好檔案管理工作可以有效提高單位的核心競爭力。但是，在目前的檔案管理背景下，各單位主管沒有充分注意檔案管理，也沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，因此需要提高對這一問題的認(rèn)識。作為有效檔案管理的一部分，該股的管理人員必須注意檔案管理的有關(guān)方面。檔案信息管理是政府部門工作的一個重要組成部分，為政府部門的有效運作提供了堅實的物質(zhì)條件。傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應(yīng)計算機化的要求，在收集和記錄檔案方面存在巨大困難，使檔案管理效率低下，不利于提高檔案管理水平。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，政府單位檔案管理的信息化水平繼續(xù)提高。建立檔案管理系統(tǒng)大大提高了檔案管理的效率。政府單位檔案管理實名制計算機化，即檔案管理計算機化，利用計算機輸入政府單位檔案信息，有效提高檔案管理效率。

結(jié)束語

總的來說，新政府必須充分認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性，考慮長期發(fā)展，跟上日常管理的步伐，從人的角度考慮改革，利用信息技術(shù)改進(jìn)平臺建設(shè)，擴大檔案信息服務(wù)領(lǐng)域，以及可在網(wǎng)絡(luò)窗口上增加投訴意見窗口，面向公眾收集可行的建議，以便后期有針對性地進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，使整個服務(wù)系統(tǒng)更好地適應(yīng)社會發(fā)展需求。

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（四川省涼山彝族自治州木里藏族自治縣人民政府辦公室 ?615899）