檔案信息化建設與管理探討

楊杏媚

摘 要：伴隨著時代進步和科技發(fā)展，檔案信息化是當前檔案管理工作中的主要形式之一。它代表著未來檔案管理的主要發(fā)展趨勢。檔案信息化建設具有十分明顯的優(yōu)勢，應用于企業(yè)當中可以將海量的檔案資料進行長久保存，還能夠實現檔案資源整合與共享。因此，檔案信息化建設與管理具有十分重要的現實價值，也直接影響著檔案管理工作的水平。然而在檔案信息化建設與管理過程中，仍存在一定的問題有待改善，這些問題在一定程度上限值了檔案信息化建設的發(fā)展。對此本文針對影響檔案信息化建設與管理的主要因素進行分析，并提出相應的應對措施。

關鍵詞：檔案信息化建設;電子文件;便捷性;競爭優(yōu)勢;保存管理

在當前社會全面發(fā)展的大環(huán)境下，信息技術已應用在了各個行業(yè)領域中。而其中的檔案信息化建設不僅推動了我國檔案事業(yè)的快速發(fā)展，同時也為用戶和企業(yè)的檔案管理工作提供了更加便捷的服務，有效改善了傳統(tǒng)檔案管理工作中的問題。但是從目前檔案信息化建設與管理情況來看，技術應用還不夠成熟，所以信息化檔案建設在檔案管理過程中無法發(fā)揮出應有的優(yōu)勢。所以在檔案信息化建設過程中，必須要對實際工作情況進行考察分析，一次來滿足新時代背景下的檔案管理工作要求，實現檔案信息網絡數字化和共享化。

一、信息化建設與檔案管理之間的關聯

從目前我國檔案管理實際現狀來看，部分地區(qū)仍采用人工管理的方法。然而這樣的方法在運用時會存在很多弊端，信息數據很容易丟失、泄露，這些都對信息數據管理的安全性造成了嚴重威脅，所以相關企業(yè)檔案管理部門人員必須要對檔案管理方法進行創(chuàng)新，將信息化建設與人工管理方法相結合，以此來對檔案管理工作進行綜合性管理，這樣不僅可以有效提高檔案信息化建設程度，還滿足了現代化社會的發(fā)展需求，為人民群眾日常生活提供了十分關鍵的文化信息[1]。

以此可見，信息化建設與檔案管理之間有著相輔相成的關系，而且相融合能夠發(fā)揮出綜合優(yōu)勢，以此來提高檔案管理效率。

二、檔案信息化建設與管理的主要影響因素

（一）檔案信息化建設重視程度不足

檔案信息化建設的出現有效改善了傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，從性質來看，也是對檔案管理服務理念的創(chuàng)新，然而部分管理人員并沒有正確認識到檔案信息化建設的重要性[2]。信息技術對檔案管理工作的影響主要體現在以下三個方面：首先，檔案信息化管理可以提高企業(yè)整個部門的職能效率。其次是能夠使檔案信息數據的查閱和管理工作更加便捷，個人工作效率也因此得到了明顯提高，民眾也可以獲得更加全面的服務。最后，信息化檔案建設還能夠對檔案數據進行資源共享，提高組織效率。然而部分工作人員并沒有意識到檔案信息化建設的重要性，對檔案管理的創(chuàng)新變革造成了影響。

（二）信息資源利用存在錯誤觀念

在檔案信息化建設過程中，錯誤的信息資源運用理念是影響檔案管理效率的重要因素之一，嚴重限制了檔案管理水平的提高。從傳統(tǒng)檔案管理角度來看，檔案管理的主要目的就是為了將檔案入館儲存，將其長久保存下來，以方便日后查閱翻看[3]。但現代化信息檔案管理運作的主要核心就是實現資源共享，將注意力從存放檔案轉移到了檔案資源利用方面，以此來實現檔案資源能夠更好地為大眾提供服務，提高檔案資源的開發(fā)效率。但事實上，很多檔案管理人員并沒有關注檔案資料的保存工作，并沒有發(fā)揮出檔案資源的優(yōu)勢，進而導致檔案管理效率始終無法得到提高，檔案管理水平較低。

（三）信息化管理水平存在差異

因為每個地區(qū)的經濟發(fā)展水平有所不同，所以檔案部門的信息化設施先進程度以及管理人員的專業(yè)能力必然會存在一定差距，這就直接導致檔案信息管理部門在檔案管理過程中的效率各不相同。比如有些部門實現了資源你共享，但有些部門仍然在采用單機操作，無法將檔案資源進行共享，檔案信息化管理水平也出現了參差不齊的情況，導致檔案管理能力嚴重不足，檔案資源自然也就無法得到合理應用。

（四）檔案信息化建設具有異構性

大多數企業(yè)部門在獲取到檔案信息之后，在數據資料庫轉移過程中，很容易導致檔案信息出現異構情況，進而會導致很多數據檔案信息來源存在差異，出現不同類型的數據結構，部分檔案文件在屬性上也存在差異性，甚至還會出現特殊的檔案文件格式，進而提高了人工處理檔案信息的難度，使原有的人力物力資源遭到了浪費，數據庫也會在此影響下面臨著巨大的儲存壓力，對維護工作造成了一定的負擔[4]。

三、提高檔案管理信息化管理水平的具體策略

（一）優(yōu)化電子文件的管理工作

在信息技術廣泛應用的背景下，計算機檔案網絡也建立了起來，在網絡環(huán)境中存在著各種各樣的重要文件檔案，這也對電子文件的檔案管理工作提出了嚴格要求。通過實踐證明，電子文件管理可以保存大量的重要信息，將檔案信息的重要價值放到最大[5]。所以，加強電子文件管理工作具有十分重要的現實價值，在此過程中需要做到以下幾點內容：一是要成立單獨的電子信息檔案維護技術部門，確保電子文件能夠實現歸檔制度化和專業(yè)化，一次來強化電子文件的管理能力。其次是要科學處理電子文件的保存問題，因為電子文件的出現時間并不長，所以管理人員需要及時接收、處理并保存文件格式。這樣才能夠保證電子檔案的有效性。最后要科學處理電子文件檔案保存問題，因為電子文件形成的時間較短，所以能夠長期保存還需要進一步驗證。因此，在電子文件管理過程中，需要首先處理電子檔案的保存問題，對于一些十分重要且需要長期儲存的文件進行定期復制，避免檔案信息出現丟失情況。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質

在此過程中，首先要先提高檔案管理工作人員的工作水平，使他們能夠熟練地操作電子文檔和自動化系統(tǒng)。在傳統(tǒng)檔案管理過程中，一些有價值的書面材料在經過長時間放置之后很容易發(fā)生破損，很多紙質材料在查閱時很不清晰。那么這就需要檔案管理人員要具備一定的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，對紙質檔案進行妥善保管[6]。其次，相關主管領導要對檔案管理工作高度重視，因為領導的重視是完成工作的關鍵條件，在人員配備優(yōu)化和設備完善過程中都具有十分重要的作用，檔案管理人員也會因此提高自身工作的積極性，從根本上來深度優(yōu)化檔案信息化建設管理。最后，需要重點培養(yǎng)檔案信息化管理工作人員的敬業(yè)精神，定期對相關工作人員展開工作責任教育，使其能夠在日常工作中約束自己，在此基礎上，企業(yè)也需要采取強有力的措施來約束檔案管理人員，以此來確保檔案信息在管理過程中的安全性。

（三）強化法治意識，健全法律制度

在社會管理體系中，檔案管理是其中的主要組成內容，必須要接受黨與國家的監(jiān)督管理，因此相關企業(yè)檔案管理部門必須要樹立良好的法制安全意識，拓廣服務范圍，在已有的檔案服務基礎上增添創(chuàng)新型服務內容，結合時代特色和社會發(fā)展需求來不斷研究新項目，最終使檔案管理工作的服務水平能夠得到明顯提高。在檔案信息化管理過程中，信息的搜集與質量保證十分關鍵，所以歸入檔案必須要從基礎做起，搜集更多有利的資源信息，以此來實現資源共享。

此外國家還需要重視檔案管理法律法規(guī)的完善工作，必須要確保檔案在信息時代下能夠保證安全性。在全國各個地區(qū)范圍內設立責任明確、程序規(guī)范且全面實施的行政執(zhí)法體系，建立起考核機制和錯案責任追究機制，以此來綜合考核檔案信息化管理人員的實際工作情況。

（四）強化基礎設施建設，加快信息資源整合效率

檔案最重要的用途就是用來儲存信息，在現代化社會背景下，信息資源的作用十分重要，通常是一個企業(yè)保持市場競爭優(yōu)勢的關鍵因素。檔案信息資料包括很多形式，比如圖紙、膠片以及錄音等等，需要對這些信息資料進行全面搜集，然后利用現代化技術，將其進行信息化轉變，將所有的信息資源都轉換為電子文件的形式，方面日后的管理保存。所以為了能夠滿足上述要求，相關企業(yè)部門必須要加強基礎設施完善，在原有數據庫、計算機以及網絡等基礎上，來實現信息的傳遞和接受。例如：數據庫的結構設計直接影響著檔案信息的查閱效率，因此必須要安排專業(yè)人員來進行設計，以此來奠定良好的基礎。

結束語：

總而言之，在當前現代化社會發(fā)展過程中，檔案管理工作備受重視，它不僅影響著企業(yè)檔案管理部門的整體工作水平，同時也對各個行業(yè)信息運用程度造成了影響，是企業(yè)保持競爭優(yōu)勢的關鍵。在當前社會發(fā)展過程中，實現檔案管理信息化建設是未來發(fā)展的必然趨勢，如何更好地實現現代化檔案管理，則必須要加強信息化建設，強化法律制度的建設水平，培養(yǎng)優(yōu)秀的人才專業(yè)隊伍，進而通過信息化技術來提高檔案管理的安全性，進而提供更加便捷的檔案服務。

參考文獻：

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[3]耿冬梅.城市管理執(zhí)法檔案信息化建設研究[J].黑龍江檔案，2020（06）：97.

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[5]胡召義.關于檔案信息化建設與管理的幾點思考[J].文化產業(yè)，2020（32）：142-143.

[6]苗藝文.檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的實現策略[J].中國新通信，2020，22（22）：111-112.

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