信息化背景下檔案管理工作存在的問(wèn)題及優(yōu)化措施

寧姜香

摘要：近年來(lái)，隨著時(shí)代以及科學(xué)信息技術(shù)的快速發(fā)展，我們已然步入了一個(gè)全新的時(shí)代———數(shù)字化信息時(shí)代。數(shù)字化信息時(shí)代下，各種信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各行業(yè)與領(lǐng)域中，為人們的日常生活、生產(chǎn)、工作以及學(xué)習(xí)提供了極大便利。而同時(shí)，檔案管理工作也隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，緊跟時(shí)代前進(jìn)的步伐，逐漸引入了數(shù)字化信息技術(shù)與設(shè)備來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，旨在能夠從以往傳統(tǒng)的檔案管理工作方式向先進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作方式所轉(zhuǎn)變。但從我國(guó)檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，其檔案管理工作中存在著一定的不足之處。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;存在問(wèn)題;優(yōu)化措施;

眾所周知，檔案管理在我國(guó)各單位工作開(kāi)展中都占據(jù)著一個(gè)重要地位，檔案記錄著相關(guān)單位自創(chuàng)建至今所經(jīng)歷過(guò)的重大事件，是相關(guān)單位發(fā)展成就的“最好見(jiàn)證者”，更是相關(guān)單位管理人員以及工作人員今后各項(xiàng)工作開(kāi)展的“指導(dǎo)者”與“參考者”。因此，檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升有著十分積極的現(xiàn)實(shí)意義。信息化背景下，傳統(tǒng)陳舊的管理方式已不能滿足新時(shí)代的實(shí)際發(fā)展需求，因此，各檔案管理人員需要針對(duì)自身工作現(xiàn)狀進(jìn)行一定的創(chuàng)新與優(yōu)化。

1 信息化背景下檔案管理工作的特征

基于新時(shí)代背景下，可以明顯地看到檔案管理工作也正在朝著信息化的方向發(fā)展，這一舉措使得檔案管理工作具備以下兩方面的特征：

第一，管理對(duì)象發(fā)生了轉(zhuǎn)變，以數(shù)字檔案為主。新時(shí)代視域下，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案管理都以電子檔案為主。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有所不同，電子檔案具有一定的虛擬性且具備多種功能，如復(fù)制功能、拷貝功能以及壓縮傳輸功能等。

第二，檔案管理核心方向有所轉(zhuǎn)變，現(xiàn)已從保管儲(chǔ)藏向收集利用方向轉(zhuǎn)變。在以往的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案的收集、整理以及保管等工作的完成是基于大量時(shí)間以及人力的消耗下完成的，且工作效率還非常的低下。而信息化時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，檔案管理工作人員只需要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的收集、整理與儲(chǔ)存等工作，大大促進(jìn)了檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率的提升。

2 信息化背景下檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 工作意識(shí)存在問(wèn)題

隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)檔案管理工作內(nèi)容以及工作形式也發(fā)生了一定的改變與創(chuàng)新，雖然大多數(shù)單位都引入了數(shù)字化信息技術(shù)與設(shè)備來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，但由于部分檔案管理人員其思想意識(shí)中還是沒(méi)有明確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而導(dǎo)致在日常檔案管理工作中常常出現(xiàn)檔案信息漏填或填寫不規(guī)范的現(xiàn)象，且由于管理人員傳統(tǒng)思想的作用以及專業(yè)培訓(xùn)的缺乏，使得部分檔案管理人員只會(huì)利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理以及歸檔等工作，對(duì)相關(guān)單位檔案管理工作的開(kāi)展與創(chuàng)新造成了嚴(yán)重影響，并在一定程度上阻礙了檔案管理工作的信息化建設(shè)。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

眾所周知，信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作的信息化建設(shè)需要借助各種專業(yè)的信息化技術(shù)與設(shè)備來(lái)進(jìn)行，但由于大部分單位或機(jī)構(gòu)資金有限，無(wú)法支持各種檔案管理輔助性設(shè)備的購(gòu)入，從而導(dǎo)致其日常檔案管理工作缺乏相應(yīng)的信息化技術(shù)與設(shè)備作為支持，使得檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程較為緩慢。雖然部分檔案管理單位或機(jī)構(gòu)進(jìn)行了各種專業(yè)化信息技術(shù)設(shè)備的購(gòu)入，但由于檔案管理缺乏專業(yè)的信息化技術(shù)知識(shí)以及信息技術(shù)人員對(duì)檔案管理工作缺乏一定的專業(yè)知識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理人員無(wú)法利用信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檔案管理，而信息技術(shù)人員所開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件也無(wú)法滿足檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需求。

3 信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的具體實(shí)施措施

3.1 形成檔案管理信息化意識(shí)

隨著時(shí)代的快速發(fā)展，以往傳統(tǒng)的檔案管理方式已無(wú)法滿足新時(shí)代的發(fā)展需求以及新時(shí)代背景下檔案管理工作的實(shí)際需求。因此，在當(dāng)前的檔案管理工作中，必須要注重?cái)?shù)字信息化技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理信息化工作意識(shí)的形成。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)服務(wù)工作，檔案管理工作的良好開(kāi)展對(duì)各單位或機(jī)構(gòu)自身的發(fā)展有著重要意義?；谛畔⒒尘跋拢瑱n案管理工作的開(kāi)展在借助信息化技術(shù)的同時(shí)還應(yīng)將其進(jìn)行充分體現(xiàn)。首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化檔案管理意識(shí)的培養(yǎng);其次，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)注重檔案管理機(jī)制的制定與完善，從而為后續(xù)檔案管理信息化建設(shè)提供幫助;最后，提升檔案管理人員專業(yè)技能與綜合素質(zhì)。不僅要讓檔案管理人員牢固掌握該怎樣開(kāi)展檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性，還應(yīng)組織檔案管理人員通過(guò)參加培訓(xùn)或自主學(xué)習(xí)等方式來(lái)進(jìn)行信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。還有一點(diǎn)更為重要，那就是做好人才入門關(guān)，在人員選聘的過(guò)程中，盡量尋找既具有專業(yè)檔案管理知識(shí)又具有一定專業(yè)技術(shù)與信息技術(shù)的人才，這樣一來(lái)不僅能夠充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，還能夠有效提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。

3.2 加大檔案管理信息化建設(shè)資金與硬件投入

確切來(lái)說(shuō)，信息化檔案管理建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且長(zhǎng)期的工作，并不是立刻就能夠成功的，是需要大量時(shí)間、大量資金、人力資源以及各種信息化技術(shù)設(shè)備的投入才能夠保障的。在實(shí)際檔案管理工作中，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)與國(guó)家相關(guān)部門進(jìn)行深入溝通與協(xié)商來(lái)獲得專項(xiàng)財(cái)政資金撥款用于檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，檔案管理部門可以充分發(fā)揮社會(huì)群眾的力量，引進(jìn)社會(huì)資金來(lái)促進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)。當(dāng)然，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，相關(guān)檔案管理人員需要注意到一點(diǎn)，那就是檔案管理人員的配置，除了基本檔案管理專業(yè)人員之外，還需要注重技術(shù)人才的引進(jìn)。與此同時(shí)，在引進(jìn)技術(shù)人才的基礎(chǔ)上也要加強(qiáng)內(nèi)部人員培訓(xùn)再教育工作，以此來(lái)促進(jìn)檔案管理人員以及信息技術(shù)人員技能水平以及檔案管理水平的提升。

4結(jié)語(yǔ)

總而言之，信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作的信息化的發(fā)展與建設(shè)是必然趨勢(shì)，也是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。因此，在日常工作中，各檔案管理單位或機(jī)構(gòu)都應(yīng)該結(jié)合自身檔案管理實(shí)際情況，積極采取有效解決措施，注重信息化技術(shù)與設(shè)備的引進(jìn)與應(yīng)用，從而才能夠促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的良好發(fā)展。

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