高校財務(wù)報銷問題研究

范偉娜

摘 要：高校財務(wù)報銷工作是高校財務(wù)業(yè)務(wù)活動中一個重要的環(huán)節(jié)。近年來，隨著高校收入的大幅度增加，高校財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量急劇上漲。財務(wù)報銷是否順利及時，直接影響高校整個教學科研活動能否順利進行。文章旨在通過對目前高校財務(wù)報銷現(xiàn)狀和報銷中存在的問題進行分析，從而提出相應的完善措施，以便更好地為廣大師生提供財務(wù)服務(wù)，確保高校各項教學科研活動穩(wěn)定有序地開展。

關(guān)鍵詞：高校 財務(wù)報銷 問題

中圖分類號：F230? 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2021）04-092-03

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2016年下發(fā)了《關(guān)于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》，文中指出堅持推進“放管服”措施，完善科研經(jīng)費使用方式，以激發(fā)廣大科研人員的積極性?；疽庖娎镏赋龅摹胺殴芊贝胧?，包括簡化預算編制、提高間接費用比重、明確勞務(wù)開支范圍、完善差旅會議費管理等，一定程度上減輕了科研人員的負擔，但對于廣大高校師生來說，財務(wù)報銷卻遠非一件容易的事。哪些票據(jù)可以報銷;哪些票據(jù)不能報銷;報銷需要附哪些材料;報銷如何審批簽字等等問題時時困擾著財務(wù)報銷人員。如何優(yōu)化財務(wù)報銷流程，有效解決財務(wù)報銷困難，提高財務(wù)報銷效率，成為各個高校眼下亟需解決的一項重要工作。

一、高校財務(wù)報銷現(xiàn)狀

為了進一步優(yōu)化財務(wù)報銷流程，高校財務(wù)報銷已由原來的傳統(tǒng)線下排隊報銷模式發(fā)展為網(wǎng)上預約報銷模式。網(wǎng)上預約報銷模式的出現(xiàn)，解決了現(xiàn)場排隊報銷等待時間長的問題，高校師生通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可以在任何時間和地點填寫預約報銷單，有效緩解財務(wù)工作人員現(xiàn)場辦公的壓力和緊迫感。

目前高校財務(wù)報銷流程一般為：財務(wù)報銷人員收集整理發(fā)票、明細清單、合同等，登陸網(wǎng)上報銷系統(tǒng)填寫預約報銷單;項目負責人和經(jīng)辦人在發(fā)票、預約報銷單等材料上簽字，學院審批蓋章;如業(yè)務(wù)金額超過一定數(shù)額，報銷人員需提供單位財務(wù)負責人和主管校長審批的大額資金審批表、經(jīng)費主管部門審批的合同、外包單等;財務(wù)報銷人員提交預約報銷單、發(fā)票等相關(guān)材料;財務(wù)人員核對無誤后進行制單、審核和出納。

高校財務(wù)規(guī)章制度多、經(jīng)費使用要求嚴格、報銷簽字手續(xù)復雜、經(jīng)辦人來回返工等等問題時刻困擾著財務(wù)報銷人員。在財務(wù)報銷人員中有很多老師和學生，他們非會計專業(yè)人士，對財務(wù)報銷規(guī)定不夠熟悉，報銷一筆經(jīng)費，往往要跑好幾個部門，有的部門甚至要跑好幾趟才能完成，使得報銷人員常懷不滿和抱怨情緒，一提報銷就覺得報銷難，報銷煩[1]。

二、財務(wù)報銷中存在的問題

在高校財務(wù)報銷過程中，報銷人員經(jīng)常抱怨財務(wù)要求多，手續(xù)煩，報銷難;財務(wù)人員也紛紛感嘆報銷單據(jù)多，壓力大，吃不消。在多年的財務(wù)一線工作和研究分析中發(fā)現(xiàn)，高校財務(wù)報銷主要存在以下幾個問題：

（一）財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量逐年上漲，財務(wù)人員工作強度大

隨著國家對高等教育的重視、學校與企業(yè)之間合作的加強和高校自身的擴招發(fā)展，高校教育經(jīng)費撥款、科研經(jīng)費和事業(yè)收入都呈大幅度增加的趨勢，收入增加直接導致財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量急劇上升。以筆者所在的A學院為例，從圖1的A學院2017年到2020年財務(wù)收支情況，可以清晰看到2017年到2020年財務(wù)收入和支出業(yè)務(wù)量逐年上漲。與2017年相比，2020年財務(wù)收入增長123%，財務(wù)支出增長65%，即便2020年在各行各業(yè)都受新冠疫情嚴重影響的情況下，A學院財務(wù)收入和支出業(yè)務(wù)量也都有所增長。

在財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量逐年上漲的情況下，財務(wù)人員配備并未隨著報銷業(yè)務(wù)量的增長而有所增加，財務(wù)人員工作量大幅增加，經(jīng)常處于高強度、高壓力的工作狀態(tài)[2]。日常工作中，財務(wù)人員不僅要時刻學習掌握不斷更新的財務(wù)報銷規(guī)定，加強自身業(yè)務(wù)知識的學習，而且每天都要面臨大量預約報銷單的處理。審核預約報銷單時，財務(wù)人員一方面審核發(fā)票是否真實合法、金額是否正確無誤、會計科目選擇是否準確;另一方面審核簽字、簽章、支撐材料等是否齊全完整。一旦發(fā)現(xiàn)有問題需要及時與報銷人員溝通，要求報銷人員予以改正，等所有材料、手續(xù)齊全完整后再進行制單審核。財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量逐年上漲的情況下，財務(wù)人員的壓力越來越大，工作任務(wù)越來越繁重，工作積極性下降。除此之外，高校財務(wù)人員每天還要面對大量學生、老師等各種電話咨詢和現(xiàn)場咨詢，需要不厭其煩地解釋各種財務(wù)問題，報銷工作常常被打斷，無法高速有效地完成財務(wù)報銷工作。

（二）財務(wù)報銷時間過于集中，財務(wù)報銷效率低下

高校教學科研活動的安排、課題項目結(jié)題審計的要求、年終結(jié)賬等因素的影響，導致高校財務(wù)報銷時間相對比較集中。通過分析圖2的A學院2017年到2020年每月財務(wù)報銷憑證數(shù)，可以看到A學院財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量分布不均衡，主要集中在3月、9月和年底。

高校一般規(guī)定上一年的發(fā)票報銷截止時間為下一年的3月31日。許多平時教學科研任務(wù)重來不及報銷的老師，為了防止積攢的票據(jù)過期無法報銷，常常會集中在3月統(tǒng)一報銷，導致3月報銷業(yè)務(wù)量急劇增加。新學期開始，財務(wù)報銷人員會把上學期積攢的未來得及報銷的票據(jù)和假期期間發(fā)生的業(yè)務(wù)支出集中報銷，造成9月業(yè)務(wù)量明顯上漲。在面臨年初撥付預算即將收回、科研經(jīng)費結(jié)余資金年底必須清零、年終結(jié)賬工作、暫付款清理等因素的影響下，財務(wù)報銷人員會各種突擊花錢，造成年底財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量急劇上升。

財務(wù)報銷時間過于集中，大量預約報銷單和票據(jù)堆積，財務(wù)人員一定時間內(nèi)要整理報銷大量的票據(jù)，工作壓力大，常常處于超負荷的工作狀態(tài)，甚至需要加班加點才能完成，工作熱情和積極性大大下降，影響財務(wù)報銷質(zhì)量和效率。

（三）財務(wù)報銷人員流動性大

高校老師平時工作繁忙，既要承擔大量的教學任務(wù)，又要忙著發(fā)表論文、做科研項目，往往無暇顧及財務(wù)報銷，常常會指派不同的學生來處理財務(wù)報銷事項。即使有的課題組聘用了專門的人員來處理報銷事項，也經(jīng)常會因為報銷任務(wù)重、薪酬待遇、合同到期等問題導致報銷人員不固定，經(jīng)常發(fā)生變動。

財務(wù)報銷人員流動性大，報銷人員對財務(wù)報銷規(guī)定不了解，需要很長一段適應期來熟悉報銷流程和手續(xù)，加上很多學生主觀上覺得報銷不是自己的主要任務(wù)，對學習財務(wù)報銷知識意愿不強，導致報銷一筆經(jīng)費往往要折騰好長時間，即便遞交到財務(wù)部門也常常因為各種各樣的問題需要返回修改，導致報銷人員容易產(chǎn)生不滿情緒，報銷時間延長，大大影響財務(wù)報銷效率。

（四）財務(wù)報銷審批簽字緩慢

為加強高校資金使用安全，高校財務(wù)報銷大都實行項目負責人負責制，項目負責人是經(jīng)費使用的直接責任人，報銷要以項目負責人簽字確認為準?！缎姓聵I(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》和“三重一大”集體決策制度要求，單項經(jīng)濟業(yè)務(wù)超過一定金額的資金支出時，需要提供大額資金使用審批表。大額資金使用審批表需要項目負責人申請并提供相關(guān)材料，單位辦公會集體決策，單位財務(wù)負責人簽字。如果業(yè)務(wù)涉及設(shè)備采購、經(jīng)費外包等業(yè)務(wù)，則還需要設(shè)備部、經(jīng)費主管部門等業(yè)務(wù)職能部門審批。超過特定金額的還需要主管校領(lǐng)導簽字審批。總的來說，在目前高校財務(wù)報銷流程中，一筆業(yè)務(wù)的報銷可能會涉及經(jīng)辦人、項目負責人、單位財務(wù)負責人、經(jīng)費主管部門、職能部門和主管校領(lǐng)導的審批和簽字。

各級負責人，尤其是單位財務(wù)負責人和主管校領(lǐng)導，大都工作繁忙，平時往往承擔著大量的行政、教學和科研交流任務(wù)，出差不在校、外出情況多，報銷人員需要審批簽字時，找不到人的情況時常發(fā)生[3]。一筆業(yè)務(wù)的審批簽字，報銷人員往往要折騰好幾次，甚至好幾天才能完成，直接影響財務(wù)報銷的順利進行。如果財務(wù)報銷時財務(wù)人員發(fā)現(xiàn)審批簽字不合格，報銷人員又需要重復同樣的流程，耗費更長的時間才能完成報銷，不利于報銷工作的順利開展。

（五）電子發(fā)票大量出現(xiàn)，加劇財務(wù)報銷風險

高校財務(wù)報銷中出現(xiàn)越來越多電子發(fā)票的身影，電子發(fā)票的普及和推廣有助于財務(wù)報銷人員打印和存儲，減少票據(jù)丟失的風險。然而在實際操作中，高校缺乏對電子發(fā)票的有效監(jiān)管，尚未出臺電子發(fā)票相關(guān)使用和管理制度，報銷時也僅要求報銷人員自行承諾電子發(fā)票的真實性、合法性和未重復報銷，也未要求對所有報銷的電子發(fā)票進行驗真。一旦報銷人員惡意修改或重復報銷電子發(fā)票，僅靠財務(wù)人員肉眼根本無法判斷鑒別，無形中加大財務(wù)報銷工作難度，增加財務(wù)報銷風險。

（六）財務(wù)信息化建設(shè)有待完善

高校財務(wù)信息化建設(shè)雖然取得了一定發(fā)展，但是如何優(yōu)化財務(wù)報銷流程，進一步提升財務(wù)服務(wù)水平和工作效率仍是高校面臨的一項重要工作。在高校，一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的報銷常常會涉及不同的部門，比如經(jīng)費主管部門、實驗室與設(shè)備管理部門、圖書館、人事部、財務(wù)部等等。每個部門都有自己的信息管理系統(tǒng)，各個系統(tǒng)之間是相互獨立的，缺乏有效溝通。

作為業(yè)務(wù)發(fā)生最終環(huán)節(jié)的財務(wù)系統(tǒng)，不能很好地與財務(wù)相關(guān)的科研經(jīng)費系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)等對接，缺少統(tǒng)一的信息化平臺將所有部門之間的財務(wù)信息數(shù)據(jù)整合在一起，無法很好地實現(xiàn)信息共享和資源優(yōu)化配置。財務(wù)報銷過程中，報銷人員常常因為信息不對稱、各部門之間缺少溝通的情況多次往返于不同部門，大大增加工作量，降低財務(wù)報銷效率。

三、完善高校財務(wù)報銷的措施

（一）做好財務(wù)服務(wù)工作，加強業(yè)務(wù)宣傳培訓

高校財務(wù)部門要切實做好高校財務(wù)服務(wù)工作，通過財務(wù)部網(wǎng)站、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、微信公眾號、工作群等多個途徑，及時制定和廣泛宣傳各項財務(wù)規(guī)章制度和政策法規(guī)，簡化財務(wù)報銷流程和手續(xù)，把財務(wù)報銷中遇到的有共性的問題匯集整理制作成財務(wù)答疑手冊和視頻操作指南，以便報銷人員參考學習。

高校財務(wù)部門可以定期對財務(wù)報銷人員開展多種形式的財務(wù)知識培訓，幫助更好地學習和了解財務(wù)規(guī)章制度和報銷政策，提升報銷人員財務(wù)專業(yè)能力，以便更好地為課題組和老師提供專業(yè)化財務(wù)服務(wù)。

（二）優(yōu)化財務(wù)報銷流程，提高財務(wù)工作效率

1.開通發(fā)票查驗功能。為了有效解決電子發(fā)票重復報銷和惡意修改發(fā)票信息的問題，高校財務(wù)部門應在財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中開通發(fā)票查驗功能，要求報銷人員必須對報銷的電子發(fā)票進行發(fā)票查驗認證，只有認證成功的發(fā)票才可以報銷。涉及多張電子發(fā)票報銷的可以全部認證成功后一起報銷。發(fā)票認證成功后，報銷人員在網(wǎng)報系統(tǒng)填寫預約報銷單時選擇已查驗發(fā)票，發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票內(nèi)容、發(fā)票金額等信息即可顯示在預約報銷單上。同時，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)會將已認證報銷的發(fā)票綁定，一旦已報銷的發(fā)票再次報銷，系統(tǒng)就會提示發(fā)票已使用，不得重復報銷，有效避免電子發(fā)票重復報銷，減少財務(wù)風險。

2.大力推行線上審批。為了解決財務(wù)報銷審批簽字緩慢、經(jīng)辦人跑腿多的問題，高校財務(wù)部門應優(yōu)化財務(wù)報銷流程，大力推行線上審批。報銷人員在填寫預約報銷單界面選擇線上審批功能，上傳相關(guān)票據(jù)及附件的影像資料或電子版本，然后提交報銷單等待逐級審批。相關(guān)負責人在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)查看已提交待審核的報銷單，選擇審核通過或退回，如退回詳細告知退回原因。報銷人員在線實時查看報銷單審核狀態(tài)，審核退回的可以及時補充材料等待再次審批[4]。線上審批的推行，有助于減少報銷人員往返不同部門的次數(shù)，實現(xiàn)負責人無法到校辦公也可隨時隨地完成審批簽字，大大提高報銷審核時效性，有效保證財務(wù)報銷業(yè)務(wù)順利進行。

3.設(shè)立財務(wù)報銷預審流程。高校設(shè)立科研經(jīng)費報銷預審流程，讓經(jīng)辦人真正做到少跑腿。經(jīng)辦人在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)填寫相關(guān)信息時，系統(tǒng)可設(shè)置提示和具體操作流程，提示經(jīng)辦人報銷要點及每筆業(yè)務(wù)報銷所需的相關(guān)材料，然后上傳發(fā)票、明細單等文件的電子版本，待預約報銷單線上審批完成后，財務(wù)人員直接線上對提交的預約單和電子版本材料進行預審[5]。預審中一旦發(fā)現(xiàn)問題，可以在線上讓報銷人員及時改正，減少報銷人員跑動次數(shù)，等初審無誤后報銷人員再將紙質(zhì)版材料交到財務(wù)部門。設(shè)立財務(wù)報銷預審流程，一方面可以實現(xiàn)線上辦公與線下辦公相結(jié)合;另一方面可以減少預約報銷單退回重改情況，提高財務(wù)報銷效率。

（三）不斷完善財務(wù)信息化建設(shè)

高校財務(wù)部門加強對財務(wù)信息化建設(shè)的高度重視，并積極與各單位溝通，規(guī)范并統(tǒng)一所需的財務(wù)信息數(shù)據(jù)，減少部門之間的信息不對稱情況，提高財務(wù)管理水平和財務(wù)報銷效率[6]。在實際操作中，高校財務(wù)部門應充分考慮財務(wù)報銷所需的人員信息、項目信息、設(shè)備建卡信息等，構(gòu)建一個專業(yè)性、綜合性的財務(wù)管理平臺，歸納融合學校各個部門之間與財務(wù)有關(guān)的信息和數(shù)據(jù)，真正實現(xiàn)各系統(tǒng)之間的無縫對接，全面提升財務(wù)信息化水平。

（四）提高財務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)，加強服務(wù)意識

財務(wù)人員的專業(yè)水平和服務(wù)態(tài)度一定程度上反映了高校財務(wù)部門的服務(wù)水平，因此高校財務(wù)部門要加強財務(wù)人員的學習和管理，通過問卷調(diào)查、業(yè)務(wù)競賽、討論交流等多種形式開展對財務(wù)人員的業(yè)務(wù)學習，注重提高財務(wù)人員專業(yè)水平，定期對財務(wù)人員專業(yè)知識進行考核。同時，財務(wù)部門應制定相應的激勵措施，提高財務(wù)人員薪酬待遇，重視財務(wù)人員晉升發(fā)展機會，定期進行崗位輪換，激發(fā)財務(wù)人員工作熱情和積極性，緩解財務(wù)人員工作壓力。財務(wù)人員除了注重自身專業(yè)知識的學習外，還要堅持以人為本，加強服務(wù)意識，提升服務(wù)質(zhì)量，對師生提出的問題耐心解釋、準確答疑。

四、結(jié)語

高校財務(wù)報銷工作是高校財務(wù)的基礎(chǔ)工作，也是至關(guān)重要的一項工作，財務(wù)報銷的順利及時有助于高校教學科研活動的順利開展。高校財務(wù)部門要加強重視，進一步優(yōu)化財務(wù)報銷流程和服務(wù)，利用信息化、專業(yè)化手段完善財務(wù)建設(shè)，提高財務(wù)報銷管理水平，全面助力高校教學科研事業(yè)發(fā)展。

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[5] 唐龍新.高校財務(wù)網(wǎng)上預約報銷模式存在的問題及對策分析.審計與理財，2020（10）：46-48.

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（作者單位：北京大學財務(wù)部 北京 100000）

（責編：賈偉）