辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作研究

滕永霞

摘要：目前，隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，而辦公室所管理的文檔涉及到企業(yè)的各類信息，包括資產(chǎn)經(jīng)營狀況，運作基礎(chǔ)情況以及其他細節(jié)性問題，有許多公文中所指向的信息都關(guān)系著企業(yè)內(nèi)部的重要秘密，也是記錄企業(yè)階段性發(fā)展?fàn)顩r的基礎(chǔ)性文件，在企業(yè)的日常運行中占有很大的比重。若是企業(yè)在市場經(jīng)營的過程中，沒有對辦公室的文件加以嚴格管理，就有可能造成重大秘密的泄露，進而給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成嚴重的損害，甚至?xí)尮就顺鍪袌龈偁?。因此公文管理和保密工作的開展，是企業(yè)經(jīng)營管理中極其的工作。

關(guān)鍵詞：辦公室文檔管理;公文管理;保密工作

引言

現(xiàn)代辦公室工作中，文檔是其基礎(chǔ)性的組成部分，涉及到各種文檔、文獻、報表、記錄等資料，是辦公室在工作與管理過程中產(chǎn)生的、能夠起到信息記錄、傳遞與保存等功能的文本資料。隨著我國社會相關(guān)制度的不斷完善，以及辦公室管理與工作水平的不斷提升，以往的文檔管理工作弊端也逐漸浮現(xiàn)出來。

1做好辦公室保密工作的意義

保密工作是各單位各部門辦公室文秘工作的重要內(nèi)容，也是辦公室的重要管理職能之一。特別是涉及檔案、干部任免、穩(wěn)定等重要工作內(nèi)容更是尤為重要，要確保秘密不被泄露。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的綜合辦事機構(gòu)，處在非常關(guān)鍵的位置，是重要的涉密部門。辦公室承擔(dān)具體的保密日常工作，既要對本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級保密主管部門負責(zé)，又要承擔(dān)對下屬單位和各職能部門保密工作負具體的管理和指導(dǎo)之責(zé)。工作中的保密工作包括國家秘密文件、商業(yè)秘密文件、黨委討論的不宜公開的秘密事件，以及領(lǐng)導(dǎo)的私事和其他不宜公開的事件。

2辦公室文檔管理存在的問題

當(dāng)前辦公室文檔管理存在的問題主要體現(xiàn)在兩個方面：一是辦公室人員的公文保密意識不強。在大多數(shù)情況下，辦公室公文管理與保密問題的出現(xiàn)主要是由于辦公室文檔管理人員缺少文檔管理的保密意識，導(dǎo)致對辦公室文檔管理和保密工作的重要性缺乏正確的認知，從而也就認識不到辦公文檔丟失或者泄密給辦公室?guī)淼膿p失和危害，所以，缺乏公文保密意識是非常不利于公文保密工作有效開展的。除此之外，辦公室也存在許多的人情問題，在人情的影響下，許多辦公資料的查閱、記錄等工作未按照正常的工作流程開展，加上在上級領(lǐng)導(dǎo)的要求下，文檔管理人員不登記就向上級領(lǐng)導(dǎo)提供公文信息，這就導(dǎo)致了公文的安全性威脅進一步增加。二是公文管理的制度不健全。公文管理的各個環(huán)節(jié)之間是相互關(guān)聯(lián)的，公文管理工作是一項具有系統(tǒng)性和整體性的工作，為了確保公文管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，就需要建立有效的規(guī)章制度規(guī)范以指導(dǎo)公文管理工作的正常開展，從而保障公文的安全與完整。目前很多辦公室存在制度缺位的問題，而現(xiàn)代化的公文管理工作對于管理與保密制度的依賴性比較強，同時加上對現(xiàn)有制度的貫徹落實不到位，許多辦公室依舊沿用陳舊刻板的傳統(tǒng)文件管理制度，無法滿足辦公自動化建設(shè)的需要，這就導(dǎo)致了公文管理與保存的有效性下降，公文安全漏洞百出，實際的辦公效率低下，影響正常的辦公室工作開展，不利于企業(yè)的發(fā)展。

3提高辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作的方法

3.1強化制度建設(shè)

要想建立起統(tǒng)一且有效的公文保密工作制度，就必須要抓住公文信息管理的重點與核心內(nèi)容，即公文的歸檔和公文的查閱。首先，就公文的歸檔而言，由于公文信息的收集和整理是為了日后企業(yè)的運行與發(fā)展，因此企業(yè)對這一階段加以統(tǒng)籌化的約束，能夠有效提升信息整合的質(zhì)量，同時也能夠避免信息的遺漏和缺失。在實際歸檔的過程中，相關(guān)主體要嚴格按照信息的種類，信息收集的來源，信息歸檔的時間，信息所指向的公文等級以及信息的數(shù)量等等要素加以科學(xué)劃分，并按照嚴格的程序進行保存。同時就類型相似且關(guān)聯(lián)性較強的信息保存而言，應(yīng)當(dāng)將它們保存在同一文檔柜中，這樣就能夠根據(jù)事件發(fā)生的具體情況隨時進行調(diào)取，避免過度的時間浪費，同時也能夠減輕人力負擔(dān)。其次，就公文的查閱和調(diào)取而言，其重點在于公文查閱范圍的限制以及資格的設(shè)定。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立好公文的查閱制度，要以公文的存檔為基礎(chǔ)，對公文的查閱進行跟蹤和記錄，特別是就查閱主體而言，要對其進行信息登記，包括查閱類型，查閱時間，查閱數(shù)量等等。同時也應(yīng)當(dāng)貫徹落實公文檢查的安全制度一旦公文的查閱遭到了泄露，就應(yīng)當(dāng)根據(jù)登記的信息對相應(yīng)的責(zé)任人進行懲罰和問責(zé)，以此來加強對工作人員的約束和限制，提高其保密意識和精神。與此同時，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)加強對公文查閱制度的監(jiān)督應(yīng)當(dāng)確保這一制度能夠有效落實，保證內(nèi)部的工作人員都能夠嚴格按照制度中的要求來執(zhí)行任務(wù)，避免出現(xiàn)登記缺失和登記錯誤的現(xiàn)象。

3.2加強培訓(xùn)力度，構(gòu)建專業(yè)公文管理工作隊伍

公文管理與保密工作在素質(zhì)與能力方面都對于工作人員提出了很高的要求，對此，辦公室需要通過做好以下兩方面工作，有效完成公文管理與保密專業(yè)工作隊伍構(gòu)建：一方面，辦公室應(yīng)重視面向現(xiàn)有工作人員展開公文管理與保密主題培訓(xùn)工作，邀請公文管理與保密工作領(lǐng)域的專家和具有豐富經(jīng)驗的公文管理與保密工作者為辦公室工作人員展開全方位的培訓(xùn)，以此增進他們對于公文管理與保密工作的理解與認知，幫助他們掌握公文管理與保密工作的科學(xué)開展方法，從而有效增強他們的綜合素質(zhì)與實踐能力;另一方面，辦公室應(yīng)改變從其他工作崗位調(diào)任人員參與公文管理與保密工作的做法，重視對人才招聘流程進行優(yōu)化，從辦公室工作崗位及公文管理與保密工作實踐需求出發(fā)展開人才招聘工作，力求引入兼具相關(guān)專業(yè)背景和較強實踐與學(xué)習(xí)能力的復(fù)合型人才，以此為辦公室工作隊伍注入全新活力，有效推動公文管理與保密工作水平的提升。

3.3提高辦公室工作人員保密意識

通常來說，辦公室保密工作出現(xiàn)問題很大程度是因為工作人員的個人疏忽造成的，換句話說，辦公室保密水平和辦公室保密工作者工作能力密切相關(guān)。對此想要提高辦公室保密工作水平，第一要不斷提高辦公室保密工作的宣傳力度，將辦公室保密工作和依法治國等要求結(jié)合起來，把保密意識植根在辦公人員腦海當(dāng)中，強化辦公室保密意識，以此為基礎(chǔ)深入開展辦公室保密工作只是競賽，以此營造保密學(xué)習(xí)風(fēng)氣，實現(xiàn)辦公室保密工作的全員參與。

結(jié)語

在辦公室中，對于公文管理的公文管理與保密工作，首先應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)制度，從制度的層面對工作方式與管理方法加以規(guī)范與約束，繼而從思想層面提高文檔管理人員及辦公室工作人員的公文保密意識。從技術(shù)角度來說，在辦公自動化的環(huán)境下，辦公室也需要做好電子文檔的保密管理工作，提高文檔管理人員的技術(shù)應(yīng)用水平。

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