以業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)保密工作檔案全過(guò)程管理模式創(chuàng)新

張春曉 /中國(guó)航天科工防御技術(shù)研究院

宋雙 /軍工保密資格審查認(rèn)證中心

金盼盼 /北京新風(fēng)航天裝備有限公司

保密工作檔案是單位保密工作開(kāi)展情況的憑證，是保密工作全過(guò)程的原始記錄，是保密管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成部分，是現(xiàn)場(chǎng)審查評(píng)估和衡量各單位保密管理水平的重要依據(jù)。隨著國(guó)家對(duì)數(shù)字化檔案管理的重視，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)階段的管理需求。為此，本文以保密工作檔案全過(guò)程管理為切入點(diǎn)，從管理職責(zé)、歸檔要求、數(shù)字化管理和數(shù)據(jù)分析四個(gè)方面，提出適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求的具體措施，建立保密工作檔案管理新模式，提升保密工作檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。

一、保密工作檔案管理現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，根據(jù)對(duì)泄密案件的分析，發(fā)生在黨政軍機(jī)關(guān)的泄密案件呈上升趨勢(shì)，保密工作檔案是保密管理的重中之重，一旦發(fā)生泄密案件，檔案將為案件調(diào)查提供有效憑證。但是目前很多軍工企業(yè)仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、人工收集整理的管理模式，相比信息化手段，存在諸多管理缺陷，主要如下：

一是保密工作檔案管理的責(zé)任意識(shí)有待加強(qiáng)。軍工企業(yè)保密工作檔案由保密工作機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén)按照職責(zé)分工分別建立，無(wú)論是部分業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人，還是保密工作檔案管理人，他們對(duì)保密檔案管理的認(rèn)識(shí)過(guò)于表面化，普遍認(rèn)為檔案管理就是對(duì)資料的收集和分類(lèi)管理，在保密監(jiān)督部門(mén)檢查時(shí)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確找到要檢查的檔案即可，不存在任何難度。要加深他們對(duì)保密工作檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)。

二是保密工作檔案管理科學(xué)性、規(guī)范性不足。在保密資格認(rèn)定中，雖然對(duì)資格申請(qǐng)的單位提出了很多條件，但保密工作檔案管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)很低。目前，各軍工企業(yè)按照《武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資格認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)保密工作檔案流程進(jìn)行了明確，但針對(duì)管理方面并未制定詳細(xì)的規(guī)章制度，所以造成目前的檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性和科學(xué)性，即使部分單位在相關(guān)制度中對(duì)保密工作檔案管理提出了一定的要求，但針對(duì)歸檔權(quán)責(zé)范圍、收集和整理、保管和利用、監(jiān)督與考核、銷(xiāo)毀等全過(guò)程的管理措施和要求少之又少，往往是約定俗成的歸檔規(guī)則，沒(méi)有形成嚴(yán)格規(guī)范的保密制度，受人為因素影響較大，導(dǎo)致保密工作檔案歸檔分類(lèi)不準(zhǔn)、規(guī)范性差。

三是保密工作檔案管理的信息化手段落后。對(duì)于很多單位來(lái)說(shuō)，保密工作是一種常態(tài)化工作，工作人員需要結(jié)合單位的實(shí)際發(fā)展情況對(duì)需要保密的信息進(jìn)行收集，持續(xù)不斷地對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行動(dòng)態(tài)化更新，使保密檔案的內(nèi)容更加全面和有效。然而在大部分軍工企業(yè)中，保密工作檔案管理仍在采用紙質(zhì)的管理方法，管理技術(shù)水平較為落后。雖然部分的業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)建立了電子化流程，但仍未形成較系統(tǒng)的電子檔案，嚴(yán)重依靠人工收集、整理，工作量日趨增大，同時(shí)傳統(tǒng)的管理模式給保密工作檔案信息的查詢(xún)、保存、利用等方面帶來(lái)諸多不便。

如何解決現(xiàn)階段保密工作檔案管理中存在的一些不足，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性和準(zhǔn)確性，已成為亟須解決的保密管理基礎(chǔ)問(wèn)題。為此，本文以業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)為驅(qū)動(dòng)深入分析了保密工作檔案全過(guò)程管理模式的創(chuàng)新，并提出了有效的優(yōu)化管理策略和建議。

二、主要做法

1.落實(shí)責(zé)任，明確保密工作檔案管理職責(zé)

在保密工作檔案管理中，為了避免管理者產(chǎn)生一些不合規(guī)的行為，必須采取完善的規(guī)章制度進(jìn)行約束，所以應(yīng)針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和改革。強(qiáng)化檔案管理機(jī)構(gòu)職能，明確保密工作檔案管理相關(guān)主體包括機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)部門(mén)、檔案管理部門(mén)等的職責(zé)，確定一名保密工作檔案負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)發(fā)布保密工作檔案歸檔的通知、及時(shí)收集本單位形成的文件材料。歸口部門(mén)應(yīng)當(dāng)明確歸口業(yè)務(wù)保密工作檔案的負(fù)責(zé)人，可由本部門(mén)專(zhuān)/兼職保密員和業(yè)務(wù)管理人員共同負(fù)責(zé)。部門(mén)二級(jí)保密工作檔案一般由本部門(mén)專(zhuān)/兼職保密員負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔，從縱向上層層落實(shí)保密工作檔案責(zé)任。

2.科學(xué)規(guī)范，細(xì)化保密工作檔案歸檔范圍

保密工作檔案應(yīng)按照《武器裝備科研生產(chǎn)單位一級(jí)保密資格標(biāo)準(zhǔn)》《武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資格評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》要求，分類(lèi)分項(xiàng)建立，確保標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容全覆蓋，不得缺項(xiàng)。單位級(jí)保密工作檔案應(yīng)包含保密責(zé)任、歸口管理、保密組織機(jī)構(gòu)、保密制度、保密管理、監(jiān)督與保障、保密認(rèn)定管理七大類(lèi)。部門(mén)二級(jí)保密工作檔案主要內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括部門(mén)負(fù)責(zé)人責(zé)任、業(yè)務(wù)制度、人員、設(shè)備、載體臺(tái)賬、業(yè)務(wù)管理工作記錄以及監(jiān)督檢查。

以問(wèn)題為導(dǎo)向，結(jié)合單位實(shí)際和各類(lèi)內(nèi)外審保密監(jiān)督檢查中映射在保密工作檔案上的常見(jiàn)問(wèn)題，詳細(xì)闡述保密工作檔案目錄中每項(xiàng)歸檔條目的建檔要求，并針對(duì)具體表單形式提供參考性模板，使保密工作檔案目錄操作性更強(qiáng)，幫助未管理過(guò)檔案的人員按照歸檔要求進(jìn)行檔案整理時(shí)規(guī)避很多問(wèn)題，提升檔案歸檔質(zhì)量，使歸檔工作更加準(zhǔn)確、規(guī)范、全面。

3.建章立制，制定保密工作檔案管理全過(guò)程要求

從保密工作檔案的收集和整理、歸檔要求、保管和利用、工作經(jīng)費(fèi)、監(jiān)督和考核、銷(xiāo)毀全過(guò)程入手，分析識(shí)別檔案管理全過(guò)程易出問(wèn)題點(diǎn)，并將約定俗成的規(guī)則加以明確，制定保密工作檔案管理全過(guò)程要求，使檔案管理人員有據(jù)可依，進(jìn)而使得檔案管理的規(guī)范性更高。保密工作檔案管理全過(guò)程要求如圖1 所示。

圖1 保密工作檔案管理全過(guò)程要求

4.業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)，推進(jìn)保密工作檔案數(shù)字化管理

以“方便工作，便于查證”為原則，充分發(fā)揮各信息化模塊的作用，對(duì)保密管理中的各環(huán)節(jié)采取動(dòng)態(tài)信息化管理。運(yùn)用結(jié)構(gòu)化思維，以單位保密工作檔案目錄為基礎(chǔ)，規(guī)范檔號(hào)結(jié)構(gòu)，利用業(yè)務(wù)工作流程形成的表單、數(shù)據(jù)，分類(lèi)建立電子信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)按年度自動(dòng)歸檔。為方便保密管理過(guò)程中快速查詢(xún)和使用保密工作檔案，建立數(shù)字化保密工作檔案管理體系，使檔案管理逐漸數(shù)字化，從而實(shí)現(xiàn)其管理工作效率的進(jìn)一步強(qiáng)化。

5.數(shù)據(jù)分析，提升保密風(fēng)險(xiǎn)管控和預(yù)警能力

通過(guò)對(duì)保密工作檔案中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、解析、深層次揭示及抽取，使保密管理人員通過(guò)數(shù)據(jù)對(duì)比分析，掌握單位保密管理情況，明確保密風(fēng)險(xiǎn)隱患和薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)而提升風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警能力。以涉密載體管理為例，通常單位較關(guān)注單位及用戶在用文件總數(shù)量，通過(guò)將個(gè)人涉密載體持有量與單位涉密載體總量進(jìn)行對(duì)比，可分析出單位大量涉密載體持有人員分布情況，使監(jiān)管范圍更明確，進(jìn)而有針對(duì)性地采取措施消除風(fēng)險(xiǎn)隱患。

保密工作檔案是單位保密的重點(diǎn)工作之一，保密工作建設(shè)以此為基礎(chǔ)。針對(duì)保密工作檔案管理構(gòu)建完善的管理體系，不僅關(guān)系著單位日常保密工作的有序開(kāi)展，還關(guān)系著單位保密資格的申請(qǐng)，更是發(fā)現(xiàn)單位保密工作開(kāi)展中各種不足的基礎(chǔ)，只有對(duì)保密工作管理中的不足進(jìn)行不斷補(bǔ)充，才能實(shí)現(xiàn)保密工作管理的可持續(xù)性和高效性。