檔案管理中電子檔案管理建議

摘 要：檔案管理是對個人或部門信息進行管理的重要方式，對檔案的管理工作至關(guān)重要。在當前經(jīng)濟背景大環(huán)境下，以往的檔案管理模式無法滿足時代的發(fā)展，因此，在檔案管理工作應進行不斷地創(chuàng)新，不斷探索檔案管理工作的新方式，從而保證企業(yè)內(nèi)部的穩(wěn)定發(fā)展。本文從檔案管理中電子檔案管理現(xiàn)狀入手，提出相應強化措施，希望對今后的檔案管理工作提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子檔案;管理建議

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在多領(lǐng)域被廣泛應用，給人們生活帶來諸多便利。在這種大環(huán)境下，許多企業(yè)單位為了提高信息查找的便利性，采用電子檔案進行檔案管理工作，隨著電子檔案的應用越來越廣泛，給檔案管理工作也帶來一定阻礙，為此，企業(yè)檔案管理相關(guān)部門對電子檔案管理工作進行即既然所，希望能為檔案管理工作探索新途徑[1]。

1 檔案管理中電子檔案管理現(xiàn)狀

電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的區(qū)別主要在于對檔案管理人員提出更高的要求，但現(xiàn)階段的檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不過關(guān)，從而導致工作中出現(xiàn)缺少經(jīng)驗而影響工作進度的情況，同時部分企業(yè)檔案管理人員的調(diào)動不夠及時，工作內(nèi)容較為分散，從而影響內(nèi)部檔案管理工作的正常運行。檔案管理專業(yè)人才是檔案管理建設的重要基礎，目前的檔案管理工作中缺少專業(yè)素質(zhì)強、技術(shù)過硬的專業(yè)檔案管理人才。在電子檔案管理廣泛應用的大背景下，要求檔案管理人員具有信息技術(shù)知識，全面綜合發(fā)展，但實際工作中，大部分檔案管理人員學歷普遍不高，難以對現(xiàn)階段的人才需求得以滿足[2]。

雖然通過先進的信息電子技術(shù)能夠使檔案管理工作取得一定便利，但在此過程中，網(wǎng)絡可能受到病毒入侵等影響，在檔案保存查找的過程中伴隨一定風險，嚴重時可能會造成信息的丟失并無法找回記憶資料泄密等后果，對檔案管理人員來說還是企業(yè)角度來看，都會帶來巨大損失。現(xiàn)階段的電子檔案管理工作中應用的軟件以及難以適應時代的發(fā)展，地區(qū)間存在一定差異，導致檔案無法進行有效共享，從而影響電子檔案管理工作的全面發(fā)展。

2 對電子檔案管理系統(tǒng)強化對策

2.1進行檔案管理人員定期培訓

在檔案管理中電子檔案管理工作的實際運用中，除了相關(guān)的信息技術(shù)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平也起著重要作用。因此，在進行電子檔案管理工作時，相關(guān)部門要著重對檔案管理人員進行綜合素質(zhì)培養(yǎng)，多方面選拔人才，強化檔案管理人員技術(shù)水平和工作能力。在對檔案管理人才進行培養(yǎng)的過程中，企業(yè)要定期對其進行計算機技術(shù)和檔案管理專業(yè)知識相關(guān)培訓，幫助檔案管理工作人員建立檔案管理工作職業(yè)道德，促進檔案管理人員工作熱情，定期開展培訓的同時進行人才考核和選拔，可以通過多種渠道引進優(yōu)秀的計算技術(shù)人才，從而保證檔案管理工作電子檔案管理人員能夠掌握先機的信息系統(tǒng)技術(shù)以及專業(yè)的檔案管理能力，從而促進電子檔案管理工作的發(fā)展。

2.2強化網(wǎng)絡安全建設

以往的檔案管理模式中，對于環(huán)境要求干燥同光，相對來說占用了大面積位置，且由于對環(huán)境的高要求，一旦在保存過程中自然環(huán)境發(fā)生問題或發(fā)生不慎，檔案管理工作將會面臨巨大挑戰(zhàn)，從而發(fā)生資料缺失、損壞等后果。相對與傳統(tǒng)檔案管理模式來說，電子檔案管理形式行較為便捷，通過硬盤等設施能夠?qū)n案進行保存，占用面積很小?；诖?，以實際情況為依據(jù)，在上次的支持和資金的保證條件下，對電子檔案管理模式進行有效建設，使檔案管理的信息化發(fā)展得到充分保障。首先，此過程需要對檔案管理人員對于檔案管理相關(guān)信息平臺和軟件的使用能力進行強化，加強其對于網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫、資料存儲、處理、等相關(guān)操作的應用水平。與此同時，相關(guān)部門要強化檔案管理工作人員對先進信息技術(shù)的掌握、保證其能夠充分利用計算機技術(shù)和相關(guān)數(shù)字設備對檔案進行管理，從而更好進行檔案的整合和歸類。在檔案管理人員進行計算機網(wǎng)絡使用時，需要注意資料保存的完整性和真實性[3-4]。最后，電子檔案管理工作的核心內(nèi)容就是硬件安全，因此，在相關(guān)部門對硬件進行篩選時，要注意選擇正規(guī)公司出產(chǎn)的質(zhì)量符合要求的硬件產(chǎn)品，同時注意對硬件設施進行定期檢查和殺毒，做好硬件設備的維護工作，及時對檔案進行備份分類處理，最大程度上降低資料丟失所帶來的風險。

2.3建立電子檔案管理制度

在對電子檔案進行管理和使用的環(huán)節(jié)中，常伴有文件丟失或不完整的風險，因此，在保證檔案管理工作人員具有過硬的計算機操作技術(shù)的基礎上，相關(guān)部門應對電子檔案管理的制度進行完善，保證電子檔案管理工作的規(guī)范性和嚴格性，在建立電子檔案管理制度的同時，對電子檔案的安全度所有提高，并保證其真實性。在對制度進行修訂完善時，要注意以國家相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，充分利用法律形式指定相應的管理標準和指南，從而使電子檔案管理工作人員能夠有制度可以遵循，充分對電子檔案管理工作的內(nèi)容進行了解，嚴格按照規(guī)范進行檔案管理，促進電子檔案管理工作的蓬勃發(fā)展。

2.4加大投資力度

在電子檔案管理的實際工作進行中，除了對電子檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)要求外，對計算機設備等硬件設置也有一定要求，電子檔案管理以先進技術(shù)為支撐，同時需要較為先進的技術(shù)和設備來對電子檔案管理工作的順利推進做保障。因此，在實際的電子檔案管理過程中，相關(guān)部門和企業(yè)應加大對于電子檔案管理相關(guān)設備自己的投入，加大技術(shù)資金的扶持力度，通過多方面對電子檔案管理安全建設起到促進作用，從而滿足現(xiàn)階段電子檔案管理工作的發(fā)展需求。

3 結(jié)語

綜上所述，電子檔案管理已成為檔案管理工作的主要模式，因此對其進行有效探究有重要價值[5]。針對于現(xiàn)存的電子檔案管理模式，進行人員定期培訓、強化網(wǎng)絡安全建設、建立電子檔案管理制度以及加大投資力度等方式能夠有效提高電子檔案管理工作效率。

參考文獻

[1]王愛興.淺述新時期電子信息檔案管理系統(tǒng)的建設及應用[J].中外企業(yè)家，2019（32）：100+86.

[2]付亞萍，劉廷利，趙亞.信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理的優(yōu)化策略探討[J].蘭臺內(nèi)外，2019（29）：67-68.

[3]肖欽欽.檔案管理中的電子信息化管理模式建設及應用[J].才智，2019（27）：231.

[4]王云.高校檔案管理中電子檔案應用的利弊分析及建議[J].智庫時代，2019（37）：111-112.

[5]王慧茹.淺談建設工程項目內(nèi)業(yè)管理與電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的研究[J].黑龍江檔案，2019（04）：67.

作者簡介：

張麗云，出生年：1979年12月26日，性別：女，民族：漢，籍貫：貴州省貴陽市，當前職稱：助理工程師，學歷：本科，單位：貴州航天控制技術(shù)有限公司