對檔案歸檔文件整理工作的思考

王萍

摘要：檔案管理工作環(huán)節(jié)繁多，其中規(guī)范開展歸檔文件整理工作意義重大，事關(guān)檔案管理的整體性規(guī)范程度。規(guī)范化的歸檔文件整理要按檔案行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來執(zhí)行，做到歸檔整理方法科學(xué)，整理規(guī)范有序，為檔案規(guī)范管理和高效利用提供支撐。本文立足歸檔文件整理的實際，闡述整理工作的主要做法，為檔案歸檔整理提供服務(wù)參考。

關(guān)鍵詞：檔案;歸檔文件;整理

文件材料在工作流轉(zhuǎn)辦理完成之后，要及時移交檔案部門進(jìn)行整理歸檔，并經(jīng)過系列的編目修整，科學(xué)有序的存放于檔案庫房柜架之中，才能作為檔案的形式保管存放。在具體整理過程中，還要根據(jù)檔案鑒定的原則方法開展價值鑒定，判斷保存的價值，合理劃定存放期限，同時對重份文件以及無保存價值的文件進(jìn)行剔除銷毀，提高歸檔文件整理的質(zhì)量。

一、檔案文件歸檔整理的原則

（一）兼顧檔案保管和利用統(tǒng)一的原則。存放檔案不是目的，根本目的是提供利用。要通過檔案的安全性管理，為檔案利用提供更為便捷的條件，在檔案保管過程中始終做到存放有序，排列劃一，安全有效。當(dāng)下，計算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，檔案的利用通過計算機(jī)變得更為便捷，同時需要確保檔案信息的安全，防止利用保管不到位導(dǎo)致的檔案信息外漏等情況的發(fā)生。

（二）保持檔案有機(jī)聯(lián)系的原則。歸檔文件整理為了體現(xiàn)整理的科學(xué)性，便于查找利用，要科學(xué)判定文件的來源方向，保持文件的來源相近，內(nèi)容相近等基本的原則，促進(jìn)歸檔文件的密切聯(lián)系和集中化體系化。具體整理中要注重文件的內(nèi)容、時間和作者等方面的關(guān)聯(lián)度，這些要素在一定程度上體現(xiàn)了文件的內(nèi)在聯(lián)系，為檔案的完整性提供基礎(chǔ)，能夠更好地保存活動的歷史全貌，方便日后的系統(tǒng)化整體性利用。整理操作過程中要按照同類材料以時間先后順序排列，并且遵循正本在前定稿在后、轉(zhuǎn)發(fā)文在前被轉(zhuǎn)發(fā)文在后的的原則，既保持文件之間的先后聯(lián)系，又符合檔案整理的基本原則，體現(xiàn)歸檔文件整理的專業(yè)化。

（三）紙質(zhì)文件與電子文件協(xié)調(diào)一致原則。目前，雖然計算機(jī)辦公得以普遍運用，檔案管理也開始向信息化數(shù)字化的方向邁進(jìn)，但是從目前的發(fā)展情況來看，短時間內(nèi)實現(xiàn)電子文件代替紙質(zhì)文件的可能性較低，紙質(zhì)文件與電子文件將會在一定時期內(nèi)同時存在，因此，遵循二者的協(xié)同一致整理原則成為必然要求。遵循協(xié)調(diào)一致的整理原則，就要確保紙質(zhì)公文和電子文件按照公文正常的遠(yuǎn)轉(zhuǎn)流程進(jìn)行處理、流轉(zhuǎn)和歸檔，以紙質(zhì)形式流轉(zhuǎn)辦理的就保存好紙質(zhì)文件，通過辦公系統(tǒng)以電子化形式流轉(zhuǎn)完成的電子文件就要做好電子文件的歸檔管理。同時，要將這些圍繞相同活動、體現(xiàn)同一內(nèi)容的電子文件和紙質(zhì)文件進(jìn)行統(tǒng)一整理，整理的原則方法做到銜接一致，內(nèi)容相互印證，體現(xiàn)協(xié)調(diào)一致的基本整理原則。

二、檔案文件歸檔整理的方法

（一）文件材料的歸檔。檔案歸檔是檔案整理工作的重要基礎(chǔ)，首先要建立完善歸檔制度，對歸檔的時間內(nèi)容以及歸檔文件標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范約束，做到歸檔及時，材料齊全，防止歸檔材料質(zhì)量不高的情況;其次要明確歸檔范圍，要進(jìn)一步細(xì)化單位每個部門的應(yīng)歸檔文件材料內(nèi)容，圍繞各部門科室職能開展收集移交，確保歸檔文件不缺件，每份歸檔稿本不少頁，做到應(yīng)歸盡歸。三要實施集中歸檔與階段歸檔相結(jié)合的方法，對于臨時開展的一項工作，當(dāng)工作完成后就應(yīng)該及時歸檔，對于單位部門履行正常工作職能過程中形成的文件材料可以進(jìn)行集中歸檔，確保第二年上半年完整歸檔整理，對于一些階段性的工作可以進(jìn)行隨辦隨歸，防止材料散失。

（二）文件材料的整理。對收集起來的應(yīng)歸檔文件材料，要進(jìn)行系統(tǒng)的整理才能達(dá)到檔案管理的要求。整理成檔主要有以下幾個步驟：一是對文件材料按年度進(jìn)行分類，就是將相同年度的文件集中在一起，不同年度的文件不能在同一案卷中整理;二是要將同一年度的文件價值進(jìn)行鑒定，也就是要根據(jù)專門的鑒定方法進(jìn)行科學(xué)的劃分，將保存價值高查用頻繁的文件材料歸入永久存放期限，將具有一般存放價值，利用相對較多的文件列入長期存放期限，將具有一定參考保存價值的文件列入短期管理范圍;三是不同載體的文件要和相應(yīng)內(nèi)容的文件集中在一起整理，即反映同一種職能活動和內(nèi)容的文字照片和音視頻材料在整理過程中做到檔號文件題名等內(nèi)容要素一致，相互對應(yīng)，體現(xiàn)整理的系統(tǒng)性。另外，有的文件材料帶有不同的密級，在整理中最好進(jìn)行區(qū)分，單獨整理，保證文件信息的安全性。

（三）電子文件的整理。隨著計算機(jī)的普及，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)逐漸完善，很多單位實行了網(wǎng)上系統(tǒng)辦公，有的單位甚至在積極推行無紙化辦公，這種工作條件下產(chǎn)生了大量電子文件。電子文件同紙質(zhì)文件一樣，具有一樣的歸檔保存價值，只是載體形式的區(qū)別。首先，要及時對這些電子文件進(jìn)行整理，防止丟失毀滅;其次要對這些電子文件進(jìn)行價值判定，分別歸入相應(yīng)的期限分別整理;三要對電子文件進(jìn)行科學(xué)分類，根據(jù)單位設(shè)置的分類方案，納入相應(yīng)的類目之下，防止分類不清，為將來查找利用造成不便。通過對電子文件的系統(tǒng)化整理，可以帶來比紙質(zhì)檔案更為便捷的管理服務(wù)優(yōu)勢，在極大節(jié)省檔案物理存放空間的同時，方便了利用，提高了查閱服務(wù)效率。

三、結(jié)束語

做好檔案整理工作是科學(xué)有效管理檔案的基礎(chǔ)。強(qiáng)化檔案管理意識，提高檔案整理的水平需要遵循相關(guān)檔案管理的原則，具體包括收集的原則、整理的原則、保管的原則以及方便利用的原則等。隨著社會的發(fā)展，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求越來越高，檔案管理人員要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，提升檔案整理的技能水平，并不斷探索積累更為科學(xué)先進(jìn)的工作經(jīng)驗應(yīng)用于整理工作之中，科學(xué)地管理和利用好檔案資源，促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化水平的不斷提升。

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