電子文件歸檔和電子檔案管理問題研究

紀(jì)麗萍

摘要：電子文件指在數(shù)字設(shè)備環(huán)境下產(chǎn)生，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)，并依靠計(jì)算機(jī)、手機(jī)等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行閱讀，在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)奈募?，包括電子?bào)表、電子文檔、電子信件、電子文書等。與紙質(zhì)文件相比，電子文件具有容易存儲(chǔ)、不容易損壞、可復(fù)制、可利用價(jià)值高等優(yōu)點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：電子文件;歸檔;電子檔案;管理

一、電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀

1.不重視電子文件歸檔和檔案管理工作

隨著信息化建設(shè)步伐加快，大部分基本實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，但是由于缺乏電子文件統(tǒng)一管理理念，由于電子文件是電子信息媒體的載體，由文字、圖片、視頻、聲音等多種媒體信息構(gòu)成，形式比較多樣，增加了電子文件管理歸檔的難度。首先，電子文件涉及的內(nèi)容比較多，分布在各個(gè)部門不同的電腦系統(tǒng)，增加了統(tǒng)一歸檔的難度。其次，由于電子文件在傳輸保存過程中容易被改動(dòng)，改動(dòng)之后沒有留下任何痕跡，復(fù)制后的文件和原始文件一模一樣，沒有固定的載體，無法像紙質(zhì)文件一樣，通過字跡、內(nèi)容、格式、印章等外部特征判斷其原始性，并像紙質(zhì)文件一樣進(jìn)行統(tǒng)一管理。因此，辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的文件大多數(shù)分散在各個(gè)部門、使用者的電腦中，沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

2.缺乏完善的電子文件歸檔和電子檔案管理制度

首先，電子文件的歸檔和電子檔案的管理是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性的工作，需要專人負(fù)責(zé)對其進(jìn)行處理。隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，國家越來越重視電子文件和電子檔案的管理，并先后頒布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關(guān)電子文件管理政策，并不斷加強(qiáng)電子文件和電子檔案管理的研究。但是十多年過去了，并沒有形成電子文件與電子檔案管理相關(guān)管理制度，無法真正將國家電子文件歸檔和管理各項(xiàng)政策落到實(shí)處。其次，OA系統(tǒng)在使用過程中，管理者、老師往往考慮到電子文件實(shí)時(shí)傳遞和便捷性，忽視了電子文件最后的歸屬，從而導(dǎo)致這些文件沒有有效的保管。且電子文件與電子文檔系統(tǒng)相互獨(dú)立，電子文件與檔案管理沒有進(jìn)行有效的連接。

二、單軌制電子檔案在線歸檔實(shí)現(xiàn)路徑

1.建立電子文件歸檔和電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與管理制度

只有建立電子文件歸檔和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)管理制度，才能讓所有的教職員工按照要求，將電子文件和電子文檔及時(shí)歸檔，使用者對制作、使用、歸檔的電子文件和電子檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。通過完善的電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和電子檔案管理制度，可以明確每一個(gè)人的職責(zé)和要求，并要求他們在工作中嚴(yán)格按照要求執(zhí)行，確保電子文件及時(shí)歸檔。

2.建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口和編碼系統(tǒng)

針對當(dāng)前各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自為陣，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，應(yīng)該建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口和編碼系統(tǒng)，確保電子文件交換、共享的一致性和便捷性。電子檔案管理是將各個(gè)系統(tǒng)的電子文件聚合統(tǒng)一進(jìn)行系統(tǒng)性的管理過程，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的交換、使用。想要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，則需要在電子文件歸檔時(shí)進(jìn)行規(guī)范化處理，給每一份電子文件建立編碼，給予唯一的身份標(biāo)識(shí)，防止電子文件在存儲(chǔ)和管理過程中出現(xiàn)混亂。在使用過程中，與每一份電子文件相關(guān)的文件和附件可以通過編碼建立相關(guān)聯(lián)系，從而快速判斷文件的來源，確保電子文件信息的真實(shí)性和完整性。

3.建立各系統(tǒng)共享的身份認(rèn)證、數(shù)字簽名等使用規(guī)范

在實(shí)施單軌制電子文件歸檔時(shí)，需要使用電子簽章，確認(rèn)歸檔資料信息的真實(shí)性。電子文件在起草、審批、批復(fù)和發(fā)布過程中，需要使用數(shù)字簽名確認(rèn)相關(guān)證據(jù)信息。因此，想要實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔和電子檔案管理，則需要明確各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)的數(shù)字簽名、身份認(rèn)證、時(shí)間戳以及電子章等數(shù)字證據(jù)使用的規(guī)范性，確保電子文件和電子檔案的原始效力。電子文件和電子檔案在接收、入庫、處置、鑒定等環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和格式轉(zhuǎn)換過程中可能造成的文件修改等關(guān)鍵環(huán)節(jié)應(yīng)該采用數(shù)字簽名和時(shí)間戳，確保電子文件信息真實(shí)性的可追溯性。

三、構(gòu)建電子文件和電子檔案在線歸檔系統(tǒng)

1.建立電子文件和電子檔案在線歸檔業(yè)務(wù)流程

電子文件和電子檔案在線歸檔系統(tǒng)想要正常運(yùn)行，必須建立從電子文件的生成到歸檔全過程的統(tǒng)一規(guī)劃，理清電子文件形成到電子文檔管理部門整個(gè)過程的流程，從而形成一套切實(shí)可行的電子文件和檔案在線歸檔業(yè)務(wù)流程，以及每一個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人需要遵循的原則，這樣才能確保電子文件數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性。其業(yè)務(wù)流程可以分為三大部分：一是對各個(gè)電子政務(wù)系統(tǒng)的文件、網(wǎng)站發(fā)布的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動(dòng)追蹤、收集，并將其存儲(chǔ)到電子政務(wù)網(wǎng)站檔案文件在線歸檔系統(tǒng)的臨時(shí)文件庫;二是在線歸檔系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定的電子文件和電子檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對臨時(shí)文件庫的文件進(jìn)行初步鑒定，符合要求則自動(dòng)歸檔，并按照要求自動(dòng)分類，如果不符合要求，則需要檔案管理人員對其進(jìn)行二次鑒定，符合要求的錄入系統(tǒng)相應(yīng)的分類文件，如果不符合要求，則可以將臨時(shí)文件庫的電子文件刪除;三是經(jīng)過系統(tǒng)分門別類處理后，通過物理歸檔或者邏輯歸檔的方式納入到歸檔接口直接歸檔，在歸檔的過程中，系統(tǒng)還將再次對電子文件的真實(shí)性進(jìn)行鑒定。鑒定完成后，需要由相關(guān)鑒定人員或者審核人員進(jìn)行填表蓋章簽字，并一同將電子檔案移交給電子檔案管理部門，進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2.建立電子文件和電子檔案在線歸檔信息平臺(tái)

由于各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨(dú)立，導(dǎo)致各個(gè)部門的電子文件和電子信息無法實(shí)現(xiàn)共享。想要實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案在線歸檔管理，必須建立在線歸檔信息平臺(tái)，通過這個(gè)平臺(tái)，可以將各個(gè)部門的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行采集管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。根據(jù)《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》的相關(guān)要求，結(jié)合實(shí)際情況，制定符合本校信息化建設(shè)的方案，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)劃，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，規(guī)定相應(yīng)數(shù)據(jù)庫的接口標(biāo)準(zhǔn)和集成模式。這個(gè)信息平臺(tái)，可以匯聚各個(gè)部門的數(shù)據(jù)信息，并將各個(gè)部門的電子文件進(jìn)行提取，存儲(chǔ)到在線歸檔系統(tǒng)的臨時(shí)文件庫。在線歸檔信息平臺(tái)，可以根據(jù)的教務(wù)信息、后勤系統(tǒng)、學(xué)生管理等相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，了解到學(xué)生的教學(xué)活動(dòng)和學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，并根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，及時(shí)調(diào)整學(xué)校的教學(xué)方案，讓學(xué)生的日常教學(xué)活動(dòng)符合學(xué)生的實(shí)際情況，提高教師教學(xué)效率。

3.提高電子文件和電子檔案管理人員綜合素質(zhì)

在信息時(shí)代，各類電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)設(shè)備更新?lián)Q代的速度非?？欤绻患皶r(shí)保管學(xué)校的各類電子文件和電子文檔，容易造成電子文件和電子檔案的遺失。必須嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》相關(guān)要求，成立檔案管理部門，并按照檔案管理要求增設(shè)相關(guān)的檔案管理人員，檔案人員不僅具備電子檔案管理的知識(shí)和技術(shù)，而且還要具備檔案數(shù)字化建設(shè)的要求，可以熟練使用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和掃描機(jī)，并對電子文件進(jìn)行有效的管理。針對當(dāng)前電子文件和電子檔案管理人員信息水平比較低，充分利用自身的教育優(yōu)勢，將檔案館與計(jì)算機(jī)信息學(xué)院合作，讓學(xué)校計(jì)算機(jī)學(xué)院對檔案管理人員開展信息技術(shù)培訓(xùn)，讓他們在熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)的時(shí)候，也具備計(jì)算機(jī)信息處理能力和技術(shù)，可以熟練地利用計(jì)算機(jī)設(shè)備、電子設(shè)備處理電子文件和管理電子文件，滿足檔案數(shù)字化建設(shè)需求。

四、結(jié)束語

電子文件歸檔和電子檔案管理是我國檔案信息化重要的組成部分，電子文件歸檔管理是檔案部門的一次變革，給的檔案管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。管理者必須正確認(rèn)識(shí)到電子文件歸檔和電子檔案管理工作的重要性，加快檔案信息化建設(shè)步伐，建立與數(shù)字化檔案建設(shè)相應(yīng)的環(huán)境，培養(yǎng)懂檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。

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