信息化平臺在高職院校資產(chǎn)二級管理中的應(yīng)用研究

易曉麗 吳國將 沈策 陳宗鈺

摘 要：資產(chǎn)二級管理就是利用信息技術(shù)實現(xiàn)資產(chǎn)生命周期信息的有效共享，通過使用部門對資產(chǎn)實物及卡片的有效管理，最終實現(xiàn)賬—卡—物統(tǒng)一的管理模式。文章以學(xué)院資產(chǎn)管理信息化平臺建設(shè)為基礎(chǔ)，分析了資產(chǎn)二級管理的問題及原因，提出了推進二級管理的對策和措施。

關(guān)鍵詞：信息化平臺;高職院校;資產(chǎn)二級管理

0 引言

當(dāng)前高職院校已經(jīng)發(fā)展為集教學(xué)、科研和社會服務(wù)為一體的現(xiàn)代高校，辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，辦學(xué)功能日益豐富，跨區(qū)域多校區(qū)的格局已成趨勢。加之，高職院校產(chǎn)教整合模式的推廣與擴大，無償調(diào)入、企業(yè)捐贈資產(chǎn)的增加，使學(xué)校的資產(chǎn)在構(gòu)成、數(shù)量、品種、價值上都有了迅速增長，資產(chǎn)管理難度不斷上升。高職院校的資產(chǎn)是保障學(xué)校教學(xué)、科研等活動的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是評價高職院校綜合實力及辦學(xué)效益的重要指標(biāo)，因此，資產(chǎn)管理成為高職院校管理工作中一項重點和難點內(nèi)容。

借助信息化平臺，提升資產(chǎn)管理的信息化水平;推進資產(chǎn)二級管理，實現(xiàn)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理，分級負責(zé)，責(zé)權(quán)到人”，顯然是解決高職院校資產(chǎn)高效率高質(zhì)量管理的必由之路。

1 高職院校資產(chǎn)二級管理存在的問題

1.1 管理體制不順，責(zé)權(quán)不清

由于職業(yè)教育所有制及辦學(xué)形式的多樣性等特點，各職業(yè)院校存在資產(chǎn)使用部門、管理部門條塊分割、各自為政，形成不同類別資產(chǎn)之間、不同管理部門之間的信息孤島。管理機構(gòu)不明確，不穩(wěn)定，分散管理，缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)，管理人員配備不到位，各職能部門及有關(guān)人員職責(zé)不清，權(quán)限不明，各使用部門“家底”不清，出現(xiàn)了賬賬不符，賬實不符，有賬無物，有物無賬等問題資產(chǎn)，導(dǎo)致資產(chǎn)管理人員清查難、統(tǒng)計難、對賬難。

1.2 資產(chǎn)管理意識淡薄，重心下移緩慢

各二級使用部門一味追求資產(chǎn)增加和份額的提升，存在“重建設(shè)，重購置，輕管理”的錯誤傾向，對資產(chǎn)設(shè)備的管理不夠重視。各二級資產(chǎn)管理人員不了解設(shè)備實物動態(tài)的狀況，是否在用、閑置、待報廢、還是已報廢，導(dǎo)致一些資產(chǎn)設(shè)備的使用率低下，不能得到充分發(fā)揮。各二級使用部門的資產(chǎn)設(shè)備難以共享，存在重復(fù)購置的情況。

1.3 管理制度不健全，管理工作不規(guī)范

一些職業(yè)院校資產(chǎn)管理還未建立完善的管理制度，有的制度不全，不能覆蓋管理活動的方方面面;有的制度過時、陳舊，不適應(yīng)新的形式;有的空洞，無實質(zhì)性內(nèi)容和可操作性，導(dǎo)致資產(chǎn)管理工作不規(guī)范，流程復(fù)雜，不順暢，增加了資產(chǎn)管理工作的難度與工作量，降低了工作效率。

1.4 資產(chǎn)管理員專業(yè)化水平良莠不齊，管理效能低下

資產(chǎn)二級管理員一般都是兼職，且人員經(jīng)常變動，一方面部分資產(chǎn)管理員的學(xué)歷和職稱層次較低、專業(yè)技術(shù)水平不高，一定程度上制約了其管理能力的提高。另一方面這些人員常忙于應(yīng)付本部門的工作，無法兼顧資產(chǎn)管理工作[1]。因此，資產(chǎn)管理人員隊伍不穩(wěn)定，存在職責(zé)不清、業(yè)務(wù)不熟練、管理效能低下等問題，導(dǎo)致賬賬不符，賬實不符。

2 高職院校資產(chǎn)二級管理問題的成因剖析

2.1 資產(chǎn)二級管理過程中缺乏內(nèi)控機制

（1）對于添置資產(chǎn)，前期沒有采購的可行性研究及充足的購置調(diào)研，忽略驗收環(huán)節(jié)，手續(xù)不嚴(yán)密，入庫基礎(chǔ)信息不全，造成賬賬不符，賬卡不全，是因為缺少有效的監(jiān)控，責(zé)任不落實。

（2）對于資產(chǎn)丟失、報損，不分析，不追究，重約束輕處罰，缺乏嚴(yán)格的內(nèi)部牽制制度。

（3）對于捐贈及待報廢資產(chǎn)處置的隨意性大，尤其家具，存在固定資產(chǎn)流失或賤賣的風(fēng)險，是因為缺少技術(shù)支撐及評估環(huán)節(jié)，缺乏規(guī)范的管理流程及制度。

2.2 資產(chǎn)二級管理過程中缺乏評價機制

資產(chǎn)的二級管理勢必要求二級使用部門對資產(chǎn)進行自主管理，但這種管理是相對的，不能放任不管，聽之任之。資產(chǎn)管理部門需要建立考核評價機制，有效地考核與監(jiān)督。評價考核機制要清晰、明確，各考核指標(biāo)要有針對性和可操作性，要有配套的工作標(biāo)準(zhǔn)及工作流程，對二級使用部門及各資產(chǎn)管理員的資產(chǎn)管理各項工作進行考核評價，并針對考核結(jié)果給予指導(dǎo)及改進建議，實現(xiàn)責(zé)權(quán)利一體化，從而推進二級管理[2]。

2.3 資產(chǎn)二級管理過程中缺乏激勵機制

資產(chǎn)二級管理的過程中，除要有考核評價機制外，激勵機制也是必不可少的。資產(chǎn)的二級管理，需要資產(chǎn)使用人、資產(chǎn)管理員及使用部門的全面配合。這其中，資產(chǎn)管理員是關(guān)鍵。但由于資產(chǎn)管理員一般是兼職工作，因而資產(chǎn)管理員的專業(yè)技能、待遇保障、業(yè)績加之學(xué)院沒有配套的激勵機制，在完成本職工作之余，資產(chǎn)管理人員的資產(chǎn)責(zé)任意識和工作的主動性、積極性很難提高。

3 推進高職院資產(chǎn)二級管理的對策及措施

3.1 借助信息化平臺，搭建多級管理梯度，推進資產(chǎn)的二級管理

資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)在管理流程上構(gòu)建了“資產(chǎn)使用人—資產(chǎn)使用單位—資產(chǎn)管理部門—財務(wù)管理部門”4級動態(tài)實名制資產(chǎn)管理體系。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理，分級負責(zé)，責(zé)權(quán)到人”的原則，搭建多級管理梯度，每個管理層次都有比較合理的管理幅度[3]。不同的部門和有關(guān)人員，按照權(quán)責(zé)對等的原則，承擔(dān)不同的管理責(zé)任，并擁有不同的管理權(quán)限，按照規(guī)定的流程，互相溝通、協(xié)調(diào)、制約、監(jiān)督。

借助資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中權(quán)限的管理及完善的固定資產(chǎn)管理的賬、表、卡體系，推進資產(chǎn)的二級管理，將職責(zé)、權(quán)限落實到每一個單位和人員，實現(xiàn)“人人用資產(chǎn)、人人管資產(chǎn)”的管理模式。

3.2 借助信息化平臺，增強資產(chǎn)管理管控效率，推進資產(chǎn)的二級管理

借助資產(chǎn)管理信息化平臺，借鑒“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，充分引入新技術(shù)，使用條形碼、二維碼、清查終端識別、高拍儀、移動終端APP等技術(shù)和先進的設(shè)備，讓高職院校二級教學(xué)單位的資產(chǎn)管理工作能夠移動起來，實現(xiàn)智能化，減輕資產(chǎn)管理的工作難度[4]，以更加創(chuàng)新的形態(tài)提高高職院校資產(chǎn)管理人員的工作效率，提高資產(chǎn)二級管理的效率，保證資產(chǎn)安全有效的使用。

3.3? 借助信息化平臺，規(guī)范工作流程，推進資產(chǎn)的二級管理

資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)從“資產(chǎn)入賬”到“資產(chǎn)調(diào)撥、使用、調(diào)劑、維修”，從“資產(chǎn)折舊”到“資產(chǎn)清查、資產(chǎn)處置下賬”，從“數(shù)據(jù)上報”到“領(lǐng)導(dǎo)決策分析”等全方位全生命周期的動態(tài)化管理工作都能實現(xiàn)信息化及動態(tài)化。

借助資產(chǎn)管理信息化平臺，明確二級使用部門的責(zé)—權(quán)—利的劃分，提升全員資產(chǎn)管理意識;借助資產(chǎn)管理信息化平臺，規(guī)范各項管理工作流程，確立二級管理模式，保證資產(chǎn)賬—卡—物的動態(tài)化、信息化管理。

3.4 借助信息化平臺，強化內(nèi)部控制，推進資產(chǎn)的二級管理

借助信息化平臺，加強資產(chǎn)的過程管理。每一種固定資產(chǎn)的基本的自然屬性和社會屬性信息記錄在案，形成豐富的信息資源。賬（卡）、物、使用單位、使用人、存放地點、性能、完好程度、使用情況等實行多維控制，全方位提供狀態(tài)信息[5]。建立財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門、資產(chǎn)使用部門三級相互印證、相互牽制的賬表，保證資產(chǎn)信息準(zhǔn)確。

借助資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)準(zhǔn)確、量化的資產(chǎn)管理信息，根據(jù)二級資產(chǎn)使用部門的職責(zé)劃分及管理權(quán)限，采用目標(biāo)考核法，建立資產(chǎn)管理評價體系，對二級資產(chǎn)管理部門進行定期資產(chǎn)管理績效考核及督查，強化內(nèi)部控制。

3.5 借助信息化平臺，提高管理人員的專業(yè)能力，推進資產(chǎn)的二級管理

借助資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的使用及推廣，開展定期資產(chǎn)管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和不定期的資產(chǎn)管理政策制度的普及講座，加大宣傳力度，樹立資產(chǎn)管理意識，分清責(zé)任職責(zé)，有利于資產(chǎn)二級管理模式的推進[6]。

借助資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的使用及推廣，由系統(tǒng)開發(fā)商組織集中授課法、實地模擬操作法、培訓(xùn)沙龍研討法及工作現(xiàn)場指導(dǎo)法，提高資產(chǎn)管理員的專業(yè)能力及實踐操作能力，有利于資產(chǎn)二級管理模式的推進。

借助資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的使用培訓(xùn)，將資產(chǎn)管理考核評價體系的指標(biāo)整合到工作流程及工作標(biāo)準(zhǔn)中，同時建立配套的激勵機制，將提高各二級使用部門資產(chǎn)管理員工作的主動性和積極性，有利于資產(chǎn)二級管理模式的推進。

依托固定資產(chǎn)信息化管理平臺，推進資產(chǎn)二級管理，對二級使用部門的資產(chǎn)實行動態(tài)化、精細化管理，實現(xiàn)信息共享和資源共享，為廣大師生的教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)服務(wù)，進一步提高高職院校的資產(chǎn)管理水平和工作效率，將是我們努力研究的方向。

[參考文獻]

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[4]褚建偉.高職院校院系二級管理問題歸因與對策研究[J].中國培訓(xùn)，2019（8）：24-27.

[5]張水根.高職院校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀與模式創(chuàng)新[J].創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)理論研究與實踐，2019（10）：108-109.

[6]丁可.高職院校國有資產(chǎn)管理內(nèi)控體系建設(shè)研究[J].中國管理信息化，2019（12）：8-9.

（編輯 王雪芬）