電子文件管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

懷寶忠

摘 要：電子文件，是指人們在社會(huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。如何做好電子文件管理，是目前檔案工作者需做的事情。

關(guān)鍵詞：電子文件管理；特點(diǎn)；方法

1 電子文件的主要特點(diǎn)

電子文件，是指人們在社會(huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。電子文件有著較強(qiáng)的特殊性，所以必須要科學(xué)地管理好電子文件，必須要了解、熟悉、電子文件的特點(diǎn)。一是電子文件不是直觀的紙質(zhì)文件，它需要有現(xiàn)代化辦公設(shè)備幫助才能夠閱讀和利用；二是電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速處理和傳遞；三是電子文件的利用可以共享，不受時(shí)間和距離的影響；四是電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)文件不同，它對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件要求很高；五是電子文件的不穩(wěn)定性高，它依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的穩(wěn)定性；六是計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代的速度快，要求電子文件存儲(chǔ)兼容及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換能力強(qiáng)；七是電子文件具有可變性，真實(shí)可靠性不如紙質(zhì)文件，隨時(shí)面臨被修改、盜竊、丟失、甚至銷毀等危險(xiǎn)。

2 電子文件與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別

1）電子文件歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間是在第二年的上半年歸檔，一年歸檔一次。而電子文件可在文件辦理結(jié)束后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期歸檔。電子文件可由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名、封簽認(rèn)證。由檔案館接收登記，按照事由的原則、性質(zhì)，設(shè)定訪問級(jí)別，以待查找利用。

2）電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔方式不同。傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)材料為主，經(jīng)過長期實(shí)踐，總結(jié)出一套工作流程及方法、原則和各項(xiàng)規(guī)章制度，是文件歸檔整理工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集、立卷、歸檔后，移交到檔案部門。而電子文件則取代了以往的文字材料。但由于電子文件采用的是電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體及鑒別文件、原始憑證等關(guān)鍵信息，也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證、辯別復(fù)雜而困難。因此，電子文件中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)再出錯(cuò)誤，確保電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3）電子文件管理和紙質(zhì)文件管理方式方法不同。電子文件可以在文件辦理結(jié)束后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名、封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按照事由原則性質(zhì)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來查找利用。電子文件隨時(shí)歸檔，一方面避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免文件的流失和病毒的破壞。電子文件歸檔必須以磁盤或光盤形式移交。依據(jù)電子文件的特殊性，電子文件的分類編目等管理方式與紙質(zhì)文件是不同，可以達(dá)到一級(jí)管理，檔案部門在接受電子文件的同時(shí)，必須給每份文件編制文件號(hào)，根據(jù)上、下行文之間的關(guān)系，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)。在歸檔的同時(shí)，進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。在電子文件利用時(shí)只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的文件及附件，提高工作效率。

3 建立電子文件應(yīng)采取的方法

1）電子文件的收集。電子文件的特殊性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)文件，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)文件。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)化檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要過程的信息考慮，則應(yīng)及時(shí)收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，也應(yīng)及時(shí)收集，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無紙化生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，在應(yīng)收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生以外情況時(shí)電子文件信息丟失。

2）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行接受、處置及存儲(chǔ)工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫和不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)作用。

3）解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存驗(yàn)證，所以，在電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

4）健全電子文件管理的檢查審核制度和規(guī)范公文制作及控制程序。2001年10月國務(wù)院下發(fā)的《電子公文傳輸暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作需要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的檢查制度，定期對(duì)檢查歸檔文件是否齊全完整，形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸發(fā)布的要求。對(duì)形成新的公文檔案要指定一個(gè)終端，經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)上發(fā)送，統(tǒng)一格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。

5）加強(qiáng)電子文件的軟、硬件設(shè)施管理。對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17～20度之間，相對(duì)濕度保持在35～40%之間，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

6）檔案人員結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，是檔案工作人員適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙ǎ涌鞕n案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的辦法。電子文件是一個(gè)新生事物，從事電子文件人員必須具備檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。就目前來說，一是要吸納專業(yè)技術(shù)人才；二是加大教育投入，加強(qiáng)對(duì)電子文件管理知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)和數(shù)字通信技術(shù)的培訓(xùn)，使其盡快掌握電子檔案管理的基本知識(shí)和技能。