新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作探討

林薇

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項工作的準(zhǔn)確記錄，是傳承醫(yī)院文化的重要載體，同時可以作為醫(yī)院發(fā)展和管理過程中的重要依據(jù)，但是很多醫(yī)院在檔案管理過程中，出現(xiàn)了對于檔案管理工作認(rèn)識不足，檔案管理人員專業(yè)性較差，檔案安全意識薄弱等情況，難以達(dá)到預(yù)期的效果，本文對于這些現(xiàn)象產(chǎn)生的原因做出深入的分析，并在此基礎(chǔ)上探究應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改;醫(yī)院;檔案管理;應(yīng)對策略

一、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的重要性

1.醫(yī)院檔案體現(xiàn)了醫(yī)院文化的傳承

醫(yī)院的檔案是醫(yī)院全體工作人員在日常工作和社會實踐過程中的行為的記錄，記錄了各個歷史時期醫(yī)院內(nèi)人員的變化、醫(yī)療、科研、設(shè)備、基建及日常管理方面的情況，檔案記錄了前人為醫(yī)院的建設(shè)及醫(yī)療的發(fā)展所做出的探索和貢獻。在對新入職的員工培訓(xùn)中，可以通過回顧醫(yī)院的檔案，讓新員工清晰地了解醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的歷程、價值觀及醫(yī)院的文化，增強認(rèn)同感及凝聚力，最終使他們更好地融入醫(yī)院，傳承前人的辦院精神，同時也進一步深化了廣大干部職工的初心與使命，并在未來的工作過程中，通過個人的努力更好地建設(shè)醫(yī)院。

2.醫(yī)院檔案有助于醫(yī)院持續(xù)發(fā)展

隨著醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展、規(guī)模不斷壯大，醫(yī)院檔案種類和數(shù)量越來越多，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無法滿足新醫(yī)改環(huán)境下的檔案發(fā)展需求。醫(yī)院檔案管理通過建立科學(xué)的管理體系，加強對醫(yī)院發(fā)展過程中的檔案管理與利用，發(fā)揮檔案資源的價值，進一步提升醫(yī)院管理水平。此外，檔案信息化有利用資源整合，提高檔案的完整性、便捷性，工作效率大大提高，為醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益服務(wù)，增強醫(yī)院核心競爭力，有效地提高檔案保障醫(yī)院健康持續(xù)發(fā)展。

3.醫(yī)院檔案有重大的醫(yī)學(xué)研究價值

醫(yī)院在發(fā)展過程的各種數(shù)據(jù)中，醫(yī)療檔案詳細(xì)記錄了患者的病情發(fā)展及診療手段對于患者病情的改善，這些都是寶貴的醫(yī)學(xué)資料，醫(yī)學(xué)技術(shù)的進步離不開醫(yī)學(xué)科研工作，而醫(yī)學(xué)科研都是根據(jù)真實案例來進行研究的，這些案例大都來源于醫(yī)院的醫(yī)療檔案記錄。一個罕見病例的成功治療檔案會給后來學(xué)者研究同類疾病的治療提供寶貴的經(jīng)驗，同時也會給相關(guān)疾病的治療研究提供案例基礎(chǔ)，通過對成功病例檔案資料的總結(jié)提煉，有助于醫(yī)學(xué)專家探究新的治療方法，從而使更多罹患此疾病的患者得到準(zhǔn)確快速的治療。

二、醫(yī)院檔案管理過程中存在的問題

1.醫(yī)院對檔案管理認(rèn)識不足

部分醫(yī)院的管理層認(rèn)為，檔案管理與醫(yī)院的工作重點不相關(guān)，檔案管理工作不屬于醫(yī)院運行的主體，無法為醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟效益，醫(yī)院的工作重心應(yīng)放在能給全院帶來經(jīng)濟效益的醫(yī)療工作上，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，導(dǎo)致檔案管理工作弱化，忽略檔案的連續(xù)性和完整性對醫(yī)院發(fā)展的重要性，從而無法保障檔案的利用和提高檔案為醫(yī)院服務(wù)的效果。

2.檔案管理人員專業(yè)性不強

正是由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視不足，所以導(dǎo)致了醫(yī)院只是重視對醫(yī)療人員技能的培訓(xùn)，缺乏對于檔案管理人員的培訓(xùn)，而檔案管理從業(yè)人員中，真正擁有檔案管理專業(yè)背景的很少，大多都是各行政部門人員兼職，對于醫(yī)院檔案管理技能掌握不夠，加之沒有進行專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致了人員的專業(yè)性不強，在對醫(yī)院檔案的收集、整理、存檔、調(diào)取等過程中，極容易出現(xiàn)遺失等現(xiàn)象。同時，兼職人員的綜合素質(zhì)及管理水平有限，也制約醫(yī)院檔案的發(fā)展。

3.管理制度不夠完善

醫(yī)院想要完善檔案管理體系，首先必須要建立一套健全的檔案管理制度，很多醫(yī)院在檔案管理過程中，缺乏一個統(tǒng)一的管理體系，沒有清晰標(biāo)準(zhǔn)和要求，這導(dǎo)致了很多檔案管理人員的檔案管理意識薄弱，沒有做到及時將醫(yī)院檔案進行歸檔，檔案的收集率較低，存在檔案缺失的風(fēng)險，有些借閱次數(shù)較多的檔案，管理人員為了節(jié)省時間，直接將其放置在辦公室內(nèi)，供借閱人進行檔案的調(diào)閱，長此以往，難免會發(fā)生檔案的丟失和破損，醫(yī)院對于檔案沒有一個集中管理體系，也導(dǎo)致了檔案的存放地點多且混亂，不利于醫(yī)院檔案的傳遞溝通，間接影響管理效果。

4.檔案信息的安全意識薄弱

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案信息化的步伐也在逐步加快，醫(yī)院檔案的信息化使得院內(nèi)人員可以輕松訪問醫(yī)院內(nèi)部的檔案資料，大大加快了工作效率，但在信息化的過程中檔案的安全問題也逐步凸顯。醫(yī)療健康數(shù)據(jù)的真實性（其中包含患者姓名、年齡、居住地址、電話、病史、銀行賬戶等信息），蘊含著重要的財富價值，病人的醫(yī)療檔案屬于個人隱私，醫(yī)院需根據(jù)國家法律法規(guī)對醫(yī)療檔案進行保密。如果醫(yī)療檔案泄露，有可能被不法分子所利用，將會造成患者安全威脅、法律訴訟，同時也對醫(yī)院形象及聲譽造成不必要的損失。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進策略

1.加強對于檔案管理的認(rèn)識

想要從根本上扭轉(zhuǎn)檔案管理的落后現(xiàn)狀，首先要加強醫(yī)院上下對于檔案管理的認(rèn)識，建立正確的檔案管理觀念，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理“閑差”的思想，將檔案管理納入醫(yī)院管理重點的框架之內(nèi)，加大對于醫(yī)院檔案管理的資金及人員的投入，同時還需要加強對于檔案管理重要性的宣傳，使全院上下認(rèn)識到檔案管理對于傳承醫(yī)院文化及醫(yī)院發(fā)展的重要性，從而使各部門積極配合檔案管理人員開展日常工作。同時，還要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使其對于檔案的管理流程更加熟練，并且檔案管理人員要結(jié)合自己的崗位工作情況，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別是要注重信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，成為綜合型檔案管理人才。

2.完善檔案管理制度

首先醫(yī)院要建立專門檔案管理機構(gòu)，由專業(yè)人員對檔案進行管理;其次醫(yī)院建立完善的檔案管理制度，需要遵循獨立統(tǒng)一的原則，獨立原則是指對于不同性質(zhì)的檔案要分別建立檔案管理制度，完善檔案管理制度體系，實現(xiàn)利益最大化使檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理制度的高效性;最后對檔案管理進行業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)與考核工作，實行各部門明確分工管理體制，對不同類型檔案從實際出發(fā)，開展現(xiàn)場輔導(dǎo)、業(yè)務(wù)講座及培訓(xùn)等多種指導(dǎo)方式，通過對檔案管理工作進行年度抽查、專項業(yè)務(wù)檢查等手段進行監(jiān)督服務(wù)，建立檔案管理人員的獎懲制度，起到良好的激勵和鞭策作用，鼓勵創(chuàng)新，積極推動檔案管理工作的全面開展。

3.加強醫(yī)院檔案信息化建設(shè)

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對檔案信息化建設(shè)有一個清楚的認(rèn)知，雖然檔案信息化建設(shè)需要投入很大資金，但是檔案信息化建設(shè)完成之后，可以大大減少紙質(zhì)檔案室、檔案密集柜及檔案庫房設(shè)備等的投資，并且信息化檔案系統(tǒng)還可以降低檔案管理人員的工作強度，減少傳統(tǒng)檔案管理的人力資源開支，相較于這些投資，檔案信息化建設(shè)的成本是物超所值的。并且檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)完成之后，各類檔案的流通性加強，對于檔案的利用率也會相應(yīng)提高。醫(yī)院要明確檔案信息化建設(shè)的重要地位，將檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃中，同時還要加大檔案信息化建設(shè)的投入及信息化管理人才的培養(yǎng)，通過這些措施將檔案信息化的價值利用最大化。

4.完善檔案信息安全保密措施

傳統(tǒng)檔案的管理過程雖然步驟復(fù)雜煩瑣，但是由于接觸檔案的人員較少，所以檔案的保密工作一直比較穩(wěn)妥，在信息化時代，醫(yī)院要確保檔案信息的安全，要做到以下幾點：首先，醫(yī)院要加強對于檔案保密重要性的宣傳，并組織醫(yī)院內(nèi)部人員積極的學(xué)習(xí)保密法和檔案法，使相關(guān)人員明確檔案泄密的危險性和嚴(yán)重性，扭轉(zhuǎn)相關(guān)人員對于檔案保密的舊觀念，樹立檔案保密的責(zé)任意識。其次，醫(yī)院要建立檔案信息安全防護體系，線上要建立訪問檔案信息的身份認(rèn)證及在線審批，加強對信息系統(tǒng)、院內(nèi)計算機的安全檢查，杜絕病毒木馬等對醫(yī)院信息系統(tǒng)的沖擊，嚴(yán)防涉密檔案在非涉密網(wǎng)絡(luò)上的訪問。線下要建立嚴(yán)格的檔案查閱管理制度，對于檔案查閱人員要做到保密條例告知義務(wù)，并對查閱過程中的違規(guī)行為進行及時的制止。通過建立線上線下的檔案信息防護體系，嚴(yán)防涉密檔案在傳輸和查閱過程中的泄密。同時，醫(yī)院要做到檔案的備份和云存儲等工作確保涉密檔案的萬無一失。最后，醫(yī)院要加強對檔案泄密者的懲治力度。

四、結(jié)語

總之，醫(yī)院檔案是對醫(yī)院歷史的清晰記錄，是醫(yī)院文化傳承的載體之一，同時醫(yī)院檔案還具有科學(xué)研究價值，對于醫(yī)學(xué)的進步起到很大的支撐作用。正是由于這些重要作用，所以醫(yī)院要加強對于檔案管理工作的認(rèn)識，完善檔案管理制度，加大對于醫(yī)院檔案管理資金的投入，推動建立現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理體系，使醫(yī)院檔案更好地為醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展提供保障。

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