新時代下提升檔案管理效率方法的幾點思考

梨樹縣機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心 王世軍

在政府、黨政機關(guān)和事業(yè)單位中，人事檔案對人民群眾尤為重要。與干部檔案職能類似，人事檔案是記錄人民的工作經(jīng)歷、學(xué)歷等方面的依據(jù)，它與個人財產(chǎn)證明、醫(yī)療保障和住房保障等緊緊聯(lián)系在一起，具有法律效用，是記錄個人信息資料的最重要的憑證。隨著將“大數(shù)據(jù)”引入檔案管理建設(shè)中，建立檔案管理信息化系統(tǒng)，是很多事業(yè)單位用來提升本部門檔案管理效率最重大的戰(zhàn)略措施。而且建立檔案管理信息化系統(tǒng)不僅節(jié)約了大量的人力、物力成本，而且使我們的生活方式和生產(chǎn)方式都發(fā)生了很大的變化。首先，在當(dāng)今這個“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代中，大部分檔案早已脫離了紙張的限制，采用檔案管理信息化系統(tǒng)，可以更簡潔而高效的管理檔案，不僅具有更大的包容性還兼具互通性。其次，目前檔案管理信息化系統(tǒng)具有流暢便捷的管理方式。它不僅可以同時對多個數(shù)據(jù)進行處理，還可以幫助各個機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策重要事項，提高機關(guān)單位的辦公效率，并且降低工作強度。

一、當(dāng)前檔案管理方式存在的問題

（一）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較低

相比于采用紙質(zhì)記錄的傳統(tǒng)檔案管理方式，檔案管理信息化系統(tǒng)要求每一個企事業(yè)單位職員能夠掌握基本的計算機和互聯(lián)網(wǎng)知識，而且能夠通過電腦辦公自行處理檔案的調(diào)用、記錄等工作。就當(dāng)前的情況來看，一些企事業(yè)單位還沒有培訓(xùn)專門的檔案管理信息管理人才，還有部分檔案管理人員不能適應(yīng)信息化管理方法，甚至一些檔案管理人員是由辦公室其他人員兼職或從其他辦公室抽調(diào)來的，這都影響檔案信息的加工和處理的效率，制約了檔案管理信息化系統(tǒng)的推行。另外，一些單位的檔案管理人員的年紀(jì)較大，計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用水平較低，對于檔案管理信息化系統(tǒng)的接受程度不高，影響了檔案管理工作效率的提升。所以，為解決當(dāng)前檔案管理效率低下、互聯(lián)網(wǎng)利用率較低，提高檔案管理人員的素質(zhì)是十分必要的。

（二）檔案管理信息化制度不健全

隨著將“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)應(yīng)用到檔案管理信息化系統(tǒng)的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式由紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)化為電子檔案管理模式，這將大大提升檔案的信息儲存量，但是也存在一些問題。比如，安全問題，具體表現(xiàn)為在一個開放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，由于部分單位缺乏完善的檔案管理信息化制度，導(dǎo)致檔案管理人員在使用信息化系統(tǒng)的過程中，缺乏信息安全意識，隨意登錄任意信息模塊，造成信息泄露，這使檔案信息很容易受到違法違紀(jì)人員通過互聯(lián)網(wǎng)盜取。盡管當(dāng)下一些企業(yè)開始使用殺毒軟件，對網(wǎng)絡(luò)安全起到一定的保護作用，但是這種維護系統(tǒng)需要及時更新和升級，需要花費大量的資金。另外一部分企業(yè)管理者不重視技術(shù)安全更新和換代，使得企業(yè)檔案資源面臨較大的風(fēng)險隱患。

（三）檔案管理系統(tǒng)一致性不高

雖然當(dāng)前使用信息化系統(tǒng)管理檔案已經(jīng)逐漸在企事業(yè)單位發(fā)展為一種流行趨勢，但是在電子檔案建檔過程中標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，使得不同單位之間的電子檔案互通具有極大的困難。如圖1所示為兩種電子檔案信息填寫部分界面，由圖可知，雖然兩種電子檔案填寫的信息相同，但是由于格式的不統(tǒng)一，將造成甲乙兩個單位的系統(tǒng)之間檔案管理信息化系統(tǒng)的電子資源難以銜接，不利于檔案管理信息化系統(tǒng)的進一步推廣，影響了檔案信息的共享和快速發(fā)展，還可能會對檔案管理工作造成制約。

圖1 甲乙兩單位電子檔案信息填寫部分界面

二、新時代提升檔案管理效率方法

（一）建立健全檔案管理信息化系統(tǒng)管理制度

為了標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，需要使用科學(xué)、符合發(fā)展規(guī)律的方法，制定嚴(yán)格又健全的檔案信息化管理系統(tǒng)制度，從而實現(xiàn)檔案信息化管理系統(tǒng)的最大價值，造福于各個企事業(yè)單位。首先，在實際使用檔案信息化管理系統(tǒng)時，要準(zhǔn)確并及時地做好重要個人信息建檔，做好信息的分類以及合理的立卷分工工作，注意保護重要個人信息不被泄露，而且保證信息的完整性。其次，關(guān)于檔案信息化管理，我國制定了各項電子檔案管理制度，但是在實際運行過程中并沒有得到良好的應(yīng)用，因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層必須提升制度建設(shè)意識，完善電子檔案管理制度。最后，由于電子文件具備可更改性，這將使得在管理過程中容易因各種原因而丟失或更改信息，因此，各個事業(yè)單位要根據(jù)自身的實際情況，完善電子檔案安全管理相關(guān)法律法規(guī)。

（二）加強電子檔案管理復(fù)合型人才建設(shè)

檔案信息化管理系統(tǒng)的工作人員需要熟練掌握各種信息技術(shù)，并能借助先進的技術(shù)建設(shè)信息化系統(tǒng)，因此，需培養(yǎng)復(fù)合型高素質(zhì)的檔案信息化管理人力，才是推動大數(shù)據(jù)時代電子檔案發(fā)展的重要措施，才能建立專業(yè)性強、高便捷性和高效率的檔案管理信息化體系。一方面，各個企事業(yè)單位要對檔案管理人員的電子檔案管理知識進行多次培訓(xùn)與考核，提升檔案管理人員自身的知識水平和技能素養(yǎng)，并結(jié)合各單位自身的檔案信息化管理系統(tǒng)的特點，進行有針對性地軟件升級并及時培訓(xùn)相關(guān)人員。而且，要及時激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)興趣，提高自身積極性，提升電子檔案資源的服務(wù)意識，使其能夠應(yīng)對復(fù)雜多變的業(yè)務(wù)形式。

（三）做好檔案管理信息化系統(tǒng)的測試和維護

在做好檔案管理信息化系統(tǒng)操作人員培訓(xùn)后，還應(yīng)做好檔案管理信息化系統(tǒng)的測試和維護工作。對于檔案管理信息化系統(tǒng)的測試來說，一些單位急于求成，為了降低系統(tǒng)開發(fā)的成本，刻意的降低檔案管理信息化系統(tǒng)的開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)與要求，導(dǎo)致系統(tǒng)漏洞百出，無法滿足正常的工作需求。因此，在系統(tǒng)的第一次開發(fā)后，要進行多次的測試，保證系統(tǒng)的實用性、流暢性和穩(wěn)定性，要讓一線的操作人員提前使用系統(tǒng)并說明系統(tǒng)的優(yōu)缺點，以便于專業(yè)人員修改系統(tǒng)框架。對于檔案信息化管理系統(tǒng)的維護來說，在檔案信息化管理系統(tǒng)使用過程中，要定期對該系統(tǒng)進行系統(tǒng)的升級與維護。一般系統(tǒng)的使用年限大概在四年到五年左右，如果在此過程中有過兩次系統(tǒng)維護與升級，那么檔案管理信息化系統(tǒng)的使用年限也隨之增加。而且，雖然我們可以開發(fā)設(shè)計一些專門的殺毒軟件定期清理軟件病毒，但是這種辦法只能起到預(yù)防的作用，不能從根本上提高系統(tǒng)的使用年限，所以還是應(yīng)該注意做好檔案管理信息化系統(tǒng)的測試、維護和升級。

（四）加強檔案安全管理

加強檔案安全管理，首先應(yīng)慎重選擇檔案信息化管理系統(tǒng)軟件，優(yōu)先選擇漏洞少、穩(wěn)定性強和安全性強的軟件；并采用專家評估的方式，對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性進行評估，測試當(dāng)前軟件在使用過程中可能出現(xiàn)的各種隱患；而且，在軟件設(shè)計過程中要加強技術(shù)追蹤功能，有關(guān)專業(yè)人員定期對系統(tǒng)的安全性能進行檢測和防護，防止某些不法分子竊取機密文件。同時，相關(guān)企事業(yè)單位要與軟件開發(fā)人員簽訂協(xié)議，做好相關(guān)數(shù)據(jù)資源的保密協(xié)議。這樣，既能保護我方單位的人力資源不受侵害，又能更好的整合與共享檔案信息資源。所以加強檔案管理，是檔案工作的主要內(nèi)容之一，具有極為重要的意義。

（五）加強技術(shù)操作的監(jiān)督管理

檔案信息化管理系統(tǒng)的管理人員在進行電子檔案管理時，需要監(jiān)管技術(shù)操作中可能存在的問題。其他管理人員也需要互相監(jiān)督，及時提出并糾正技術(shù)操作中存在的問題。在檔案信息化管理系統(tǒng)中若出現(xiàn)電子文檔異常的情況，要對產(chǎn)生的問題進行追溯，發(fā)現(xiàn)問題的根源并及時解決。另外，在進行檔案管理時，特別要注意檔案內(nèi)容的管理，注意不要出現(xiàn)檔案信息的誤刪除情況；在進行檔案保存時，要注意檔案文檔格式與系統(tǒng)能識別的格式相兼容，避免出現(xiàn)信息保存不上的情況。

總的來說，建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)，能夠滿足社會發(fā)展的需求，符合當(dāng)前時代發(fā)展需要。檔案信息化管理系統(tǒng)中規(guī)模龐大的數(shù)據(jù)庫里面存儲著個人的重要信息，包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷和個人履歷，在干部任用等方面具有巨大作用。相比于傳統(tǒng)的檔案管理中存在浪費大量的人力、物力的情況，建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)能夠讓檔案管理工作更加便捷、快速、高效。