數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具的選用策略研究

戴文治 賴文淵

【摘要】無論在各行各業(yè)，特別是后勤部門，都不免會(huì)接觸到與數(shù)據(jù)相關(guān)的工作，也不可避免地需要進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計(jì)等工作。在信息技術(shù)高速發(fā)達(dá)的今天，已經(jīng)不需要使用紙質(zhì)材料收集、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，而是借助數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具來提高工作效率。特別是疫情期間，借助數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具可以實(shí)現(xiàn)無接觸數(shù)據(jù)收集。因此，數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具在疫情期間幾乎被各行各業(yè)的后勤部門用于收集統(tǒng)計(jì)人員所在位置和體溫等數(shù)據(jù)。然而，目前數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工具種類繁多，收費(fèi)名目繁雜。可見，如何選用既能夠滿足與所從事職業(yè)、人群和其它數(shù)據(jù)收集需求相吻合又不收費(fèi)的數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具顯得尤為重要。本文簡述了在不充值會(huì)員的前提下，通過對(duì)比各工具軟件的功能、優(yōu)缺點(diǎn)等要素，提出數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具的選用策略。

【關(guān)鍵詞】數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具;選用策略;后勤信息化;問卷星

一、引言

在疫情期間，使用數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具可以實(shí)現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上無接觸數(shù)據(jù)收集，從而實(shí)時(shí)掌握特定群體當(dāng)前所在位置和體溫情況等重要信息。同時(shí)減輕了基層工作人員挨家挨戶上門詢問填寫的負(fù)擔(dān)，也降低了疫情傳播的風(fēng)險(xiǎn)。以華南師范大學(xué)附屬花都學(xué)校為例，在疫情初期，班主任每天組織在家長群接龍上報(bào)學(xué)生所在位置和體溫情況，這種做法讓家長們很苦惱，接龍不但會(huì)讓微信響個(gè)不停，一直提醒有新信息，而且還會(huì)刷屏刷掉重要信息，造成重要信息疏漏等問題，而且班主任每天需要多次核對(duì)接龍名單看哪位學(xué)生還沒上報(bào)，不勝其煩。為解決這個(gè)問題，學(xué)校后勤部門的信息技術(shù)教師采用數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具發(fā)布問卷讓家長填寫的方式來代替接龍方式，用信息化工具減輕班主任和家長們的負(fù)擔(dān)，家長只需要每天進(jìn)入同一鏈接填報(bào)，班主任只要查看后臺(tái)系統(tǒng)就能輕松地知道哪位學(xué)生沒有上報(bào)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也可以通過后臺(tái)系統(tǒng)輕松地掌握全校師生的情況，真正發(fā)揮了信息技術(shù)在疫情防控中的助力作用，受到全校教職工以及家長的廣泛支持。

然而，在使用數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具的過程中，發(fā)現(xiàn)很多數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具不一定能滿足當(dāng)前工作的需要，例如，有些工具存在只能在特定應(yīng)用內(nèi)填寫等問題;有些工具在問卷編輯時(shí)存在可選題型太少和沒有題目邏輯等問題;有些工具在問卷設(shè)置時(shí)存在無法滿足每日填寫一次的要求和問卷數(shù)據(jù)量限制等問題;有些工具在問卷發(fā)布時(shí)存在發(fā)布渠道較少等問題;有些工具在問卷統(tǒng)計(jì)分析時(shí)存在統(tǒng)計(jì)功能單一，甚至沒有統(tǒng)計(jì)功能等問題。這些問題的存在對(duì)學(xué)校疫情防控工作造成了困擾，如何選用一款符合學(xué)校當(dāng)前工作要求的數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具顯得尤為重要。因此，本文以華南師范大學(xué)附屬花都學(xué)校為例，簡述了在不充值會(huì)員的前提下，通過對(duì)比各工具軟件的功能、優(yōu)缺點(diǎn)等要素，提出數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具的選用策略。

二、數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具簡介

（一） 數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具的作用

人們使用數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具主要是為了解決數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析這兩個(gè)問題，同時(shí)將信息數(shù)據(jù)化便于管理和使用。最重要的是人們可以根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析出來的信息作出相應(yīng)的決策。

1.數(shù)據(jù)收集

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)調(diào)查問卷相比，數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具的數(shù)據(jù)收集則是基于互聯(lián)網(wǎng)的普及和信息時(shí)代的特征，因?yàn)閹缀趺總€(gè)成年人都有一部手機(jī)，也基本上都接入互聯(lián)網(wǎng)，所以可以利用互聯(lián)網(wǎng)開展數(shù)據(jù)收集工作。問卷發(fā)布者可以在某個(gè)數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具的平臺(tái)上編輯和發(fā)布問卷，人們通過點(diǎn)擊鏈接或掃描二維碼等方式進(jìn)入填寫相應(yīng)信息。這種方法減少了紙張消耗，有利于節(jié)約資源和保護(hù)環(huán)境。

除此之外，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)調(diào)查問卷相比，數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具由于是通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)收集的，因此在收集的過程中就已經(jīng)將信息數(shù)據(jù)化保存起來了，后期不需要進(jìn)行人工錄入，節(jié)約了人力資源。

2.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

傳統(tǒng)的紙質(zhì)調(diào)查問卷將收集的數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)之后，還需要專業(yè)人員使用Excel或者WPS表格等工具進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具則是服務(wù)器自動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，每收集一條數(shù)據(jù)，服務(wù)器就進(jìn)行統(tǒng)計(jì)實(shí)時(shí)顯示出來，非常方便快捷。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析主要有頻數(shù)分析、分類統(tǒng)計(jì)和交叉分析等，還可以用柱形圖、餅圖等圖表進(jìn)行直觀展示，亦可以把數(shù)據(jù)導(dǎo)出成Excel或SPSS等格式進(jìn)行更高級(jí)的數(shù)據(jù)分析。

（二） 數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具的功能

1.問卷創(chuàng)建方式

2. 題型選擇

一般的數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具有很多題型，諸如單選、多選、下拉框、單項(xiàng)填空、多項(xiàng)填空、文件上傳等，以及預(yù)設(shè)的姓名、性別、手機(jī)、身份證號(hào)、日期、時(shí)間等題型。有些問卷還有手機(jī)驗(yàn)證、表格、評(píng)分等題型。甚至還有排序、比重等高級(jí)復(fù)雜題型。這些題型像搭積木一樣，用拖拽的方式添加到問卷。

3. 題目邏輯

一般的數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具有關(guān)聯(lián)、跳轉(zhuǎn)和引用這三種題目邏輯，通過這3鐘邏輯來處理題目和選項(xiàng)之間的復(fù)雜關(guān)系?？梢愿鶕?jù)某道題目的選擇結(jié)果來決定是否顯示其它題目或者跳轉(zhuǎn)頁面等功能。

4.問卷主題樣式

一般的數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具可以設(shè)置問卷的主題樣式，也可以自定義問卷的封面、背景和表頭等，設(shè)計(jì)精美的問卷頁面。

5.問卷預(yù)覽

一般的數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具在問卷編輯完成后可以進(jìn)行問卷預(yù)覽，能夠讓問卷發(fā)布者查看問卷發(fā)布后的外觀效果和題目邏輯等是否符合預(yù)想效果。

6.發(fā)布問卷形式

完成編輯問卷后，一般的數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具會(huì)自動(dòng)生成問卷鏈接和二維碼，問卷發(fā)布者可以用QQ、微信等社交平臺(tái)發(fā)布問卷鏈接和二維碼，邀請(qǐng)他人進(jìn)入填寫問卷。

7. 獲取地理位置

一般的數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具可以獲取問卷填寫者填寫問卷時(shí)所處的區(qū)域，特別是在疫情期間這個(gè)功能非常實(shí)用，可以較為準(zhǔn)確地知道問卷填寫者目前真實(shí)所在區(qū)域。

8.填寫時(shí)間限制

一般的數(shù)據(jù)收集統(tǒng)計(jì)工具可以設(shè)置問卷可填寫的開始時(shí)間和截止時(shí)間。

9. 作答次數(shù)限制