新升格高職院校人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決路徑

游彩霞

摘 要：新升格高職院校從高中階段教育跨越為高等教育，但人事檔案管理工作未能同步跟進(jìn)。本文分析了人事檔案管理工作在現(xiàn)實(shí)、歷史和主客觀方面存在的問(wèn)題，并提出了解決的路徑。

關(guān)鍵詞：新升格高職院校 人事檔案管理 存在問(wèn)題 解決路徑

近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)職業(yè)教育重視力度的加大，各地職業(yè)院校辦學(xué)規(guī)模和質(zhì)量普遍得到長(zhǎng)足發(fā)展，相當(dāng)部分中職學(xué)校升格為高職院校，從高中階段教育跨越到高等教育行列。學(xué)校的升格不僅是形式上的升級(jí)，更要求內(nèi)涵質(zhì)量上的提升，各項(xiàng)工作均要相應(yīng)跟進(jìn)，以適應(yīng)高等職業(yè)教育的要求。

學(xué)校人事檔案管理工作與教職員工切實(shí)利益密切相關(guān)，是學(xué)校人力資源管理和利用不可或缺的部分。筆者作為一名長(zhǎng)期從事學(xué)校人事檔案管理的工作人員，也經(jīng)歷了所在學(xué)校由中職升格為高職的轉(zhuǎn)型時(shí)期，在具體工作中有如下思考和見(jiàn)解。

一、新升格高職院校人事檔案管理存在的主要問(wèn)題

學(xué)校人事檔案與教職工的工資、社保、職稱、組織關(guān)系等切身利益掛鉤，具有很強(qiáng)的政策性和嚴(yán)肅性。新升格高職院校人事檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到本職工作的重要性，結(jié)合升格后學(xué)校的新形勢(shì)，找到學(xué)校人事檔案管理工作與高職院校不相適應(yīng)之處，即存在的主要問(wèn)題。

1.人事檔案管理工作存在四個(gè)“不到位”

受中職學(xué)校慣性思維影響，新升格高職院校普遍未能將人事檔案管理工作列入重要議事日程，存在四個(gè)“不到位”。一是認(rèn)識(shí)不到位。單位對(duì)人事檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，未看到它的長(zhǎng)期效益和隱性貢獻(xiàn)，致使其處于邊緣地位。二是人員不到位。升格以后，隨著教師隊(duì)伍的擴(kuò)大和教師信息的采集要求提高，檔案信息量驟增，原有的人事檔案管理人員明顯無(wú)法應(yīng)對(duì)。此外，對(duì)人事檔案管理人員也缺乏檔案管理政策法規(guī)、專業(yè)知識(shí)和信息化手段應(yīng)用等的培訓(xùn)。三是硬件不到位。按照檔案管理要求，人事檔案要配備專用的檔案室，室內(nèi)要達(dá)到 “六防”要求，并且要求配備專用設(shè)備和專用檔案柜。但部分新升格高職院校甚至還沒(méi)有專用人事檔案室，人事檔案和其他辦公場(chǎng)所共用，人員來(lái)往頻繁，不便于整理檔案，而且還存在安全隱患。四是協(xié)調(diào)不到位。升格以后，部門設(shè)置改變，教師數(shù)量增加，歸檔材料類別也發(fā)生變化，檔案材料收集和審核非人事檔案管理人員一己之力可為，需全院聯(lián)動(dòng)，整體協(xié)調(diào)。

2.分散管理增加了人事檔案工作的復(fù)雜性

在目前我國(guó)高等職業(yè)教育管理體制下，對(duì)學(xué)校的管理仍然以行政化為主導(dǎo)。高職院校有些屬于副廳級(jí)，而另一些則屬處級(jí)建制，歸學(xué)校所在地級(jí)市教育部門主管。無(wú)論哪種情況，學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案都由上級(jí)組織部門管理。對(duì)于前者，學(xué)校具有管理其他教職工檔案的權(quán)限，而對(duì)于后者，干部檔案管理權(quán)限卻在上級(jí)主管部門。工人身份人員的檔案管理情況更為復(fù)雜，有的由勞動(dòng)部門管理，有的由學(xué)校自己管理。這種情況對(duì)高職院校檔案管理工作帶來(lái)一定的復(fù)雜性，很容易造成“管用分離”的矛盾。

3.人力資源組成結(jié)構(gòu)變化對(duì)人事檔案管理提出新要求

新升格的高職院校為保障教育教學(xué)工作盡快步入正軌，人力資源組成發(fā)生了變化。教師系列中，有在編教師、外聘教師（含已在其他院校退休的教師），還有流動(dòng)性的兼職教師，有些學(xué)校還有人事代理身份的教師；工人系列中，有在編人員，還有臨時(shí)人員，并且隨著升格后學(xué)校的發(fā)展，臨聘人員數(shù)量會(huì)逐年增加。如果按照慣例，只做好在編人員的檔案管理工作，那么其他不同身份的教職工，他們之前人事檔案的歸宿，以及到校后工作履歷、社保記錄、獎(jiǎng)懲情況、組織關(guān)系如何延續(xù)？職稱如何晉升？如何在人事檔案方面切實(shí)保障他們的利益，從而解決他們的顧慮，調(diào)動(dòng)工作積極性？這都為新升格高職院校的人事檔案管理工作提出新的要求。

4.經(jīng)驗(yàn)性管理特點(diǎn)突出，制度化規(guī)范化不足

目前新升格高職院校人事檔案管理還普遍沿襲過(guò)去中職辦學(xué)階段的經(jīng)驗(yàn)化手段，缺乏相應(yīng)的制度機(jī)制。首先，缺乏制度規(guī)范。檔案查閱、借閱、收集、歸檔、轉(zhuǎn)遞、檢查核對(duì)、保管、保密等制度不完備，且未形成系統(tǒng)，臺(tái)賬登記制度未能落實(shí)到位，統(tǒng)計(jì)制度流于形式。其次，檔案內(nèi)容缺乏規(guī)范。文件格式、紙張大小不一，填寫項(xiàng)目隨意性強(qiáng)，重點(diǎn)不突出，且重要項(xiàng)目遺漏情況嚴(yán)重。再次，工作流程缺乏規(guī)范。檔案查閱、借閱未能嚴(yán)格履行程序，轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)不符合保密性要求，檢查核對(duì)不嚴(yán)格。最后，監(jiān)督機(jī)制不健全。由于學(xué)校尚未對(duì)人事檔案管理制定工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加之具備檔案管理專業(yè)知識(shí)的人力缺乏，所以檔案管理工作往往是工作人員自己說(shuō)了算，做好做差往往取決于工作人員的責(zé)任心和工作態(tài)度，缺失了外在的檢查監(jiān)督。

5.數(shù)字化信息化手段嚴(yán)重滯后

隨著學(xué)校升格，高職院校對(duì)師資培養(yǎng)和教學(xué)、科研工作的重視力度明顯加大，教師教學(xué)和科研成果、培訓(xùn)進(jìn)修等信息量徒增，人事檔案材料的收集內(nèi)容明顯增加。并且因教學(xué)評(píng)估、項(xiàng)目申報(bào)、職稱評(píng)審等原因，人事檔案利用率也成倍提高。傳統(tǒng)檔案管理模式弊端逐漸顯露，重復(fù)性工作多，工作效率低。

二、新升格高職院校人事檔案管理工作升級(jí)的路徑

當(dāng)前，職業(yè)教育已經(jīng)由規(guī)模發(fā)展轉(zhuǎn)向規(guī)模、質(zhì)量并重的發(fā)展階段，教育“去行政化”的呼聲亦愈加強(qiáng)烈。在此大背景下，高職院校的內(nèi)涵提升工程和現(xiàn)代大學(xué)制度建立提上了議事日程，人事檔案管理工作也迎來(lái)了發(fā)展的新機(jī)遇。在檔案管理工作中，必須克服固有思維，主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)，通過(guò)以下六個(gè)方面來(lái)開(kāi)創(chuàng)人事檔案管理工作新局面。

1.提高認(rèn)識(shí)，加大投入，使人事檔案管理工作與學(xué)校發(fā)展同步

新升格高職院校要從學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展、內(nèi)涵發(fā)展的角度提高對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，將其寫入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中，保證充足的財(cái)力、人力和物力。在經(jīng)費(fèi)方面，首先要將檔案管理所需經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算，保障檔案管理工作的正常運(yùn)行和發(fā)展需求。在人力支持方面，增加人事檔案管理工作人員，最好設(shè)有固定的專職人員。同時(shí)，要注重對(duì)人事檔案管理工作人員的培養(yǎng)。在物力支持上，要保障人事檔案管理工作用房，逐步做到查閱、庫(kù)存、辦公“三分開(kāi)”；配備消防器材、排濕裝備等“六防”設(shè)施，確保人事檔案的安全存放和使用；配備電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等電子器材和管理軟件等信息化工具，為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化數(shù)據(jù)化創(chuàng)造充分的條件。

2.擴(kuò)充人事檔案功能，服務(wù)教育教學(xué)

高職院校教師除過(guò)教學(xué)之外，還擔(dān)負(fù)科研、企業(yè)實(shí)踐等任務(wù)，只有將它們及時(shí)全面收集，才能真實(shí)、全面反映教職工的整體情況。此外，近年來(lái)，各級(jí)教育部門對(duì)高職院校教職工的信息數(shù)據(jù)采集要求越來(lái)越高，要求項(xiàng)目多，覆蓋面廣。以廣東省為例，僅2013年，就開(kāi)展了“教育部高等職業(yè)教育高職專業(yè)建設(shè)與職業(yè)發(fā)展管理平臺(tái)”“廣東省教職工基礎(chǔ)信息平臺(tái)”的數(shù)據(jù)采集工作，每位教師對(duì)應(yīng)的欄目達(dá)到40多項(xiàng)，并且這些信息每年都要更新。信息的準(zhǔn)確性最終要由單位人事檔案管理部門審核把關(guān)，如果平時(shí)收集材料不及時(shí)、不全面，很難應(yīng)對(duì)這些新工作。所以加強(qiáng)日常檔案工作的主動(dòng)性，將能有力推動(dòng)學(xué)校教育教學(xué)工作。

3.適應(yīng)發(fā)展形勢(shì)，堅(jiān)持以人為本，服務(wù)教職員工

外聘專職教師在來(lái)校之前的檔案一般寄存在當(dāng)?shù)鼗蛲獾厝瞬沤涣髦行?，要延續(xù)他們的“檔案生命”，就要將其在來(lái)校之后工作的情況及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地記錄，這樣才不至于影響他們未來(lái)評(píng)聘職稱、社保等方面的切身利益。對(duì)于臨時(shí)工，他們大多分布在后勤服務(wù)崗位，具有服務(wù)周期短、流動(dòng)性大等特點(diǎn)。盡管如此，為他們建立檔案，也是維護(hù)他們權(quán)益的體現(xiàn)，通過(guò)檔案不但可以證明他們的工作經(jīng)歷和表現(xiàn)，而且成為他們辦理和享受社會(huì)保險(xiǎn)、重新就業(yè)等方面的重要依據(jù)。學(xué)校人事檔案管理人員只有切實(shí)做好該項(xiàng)工作，才能尊重他們的權(quán)益，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。

4.以制度化促進(jìn)規(guī)范化，以規(guī)范化實(shí)現(xiàn)科學(xué)化

做好人事檔案管理工作，制度化是基礎(chǔ)，規(guī)范化是目標(biāo)，標(biāo)準(zhǔn)化是科學(xué)管理要求。首先要建立健全人事檔案各項(xiàng)管理制度，明確工作人員職責(zé)，并將制度和職責(zé)上墻，便于教職工了解相關(guān)內(nèi)容，并能起到監(jiān)督作用。在此基礎(chǔ)上，制定接收檔案、材料鑒別、分類歸檔、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入、入庫(kù)排架等各環(huán)節(jié)流程。流程僅僅表明了工作的順序，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制才是關(guān)鍵。例如在材料鑒別環(huán)節(jié)，哪些文件可以歸檔，哪些不符合規(guī)定要剔除，這里面更多的蘊(yùn)含著專業(yè)人員的規(guī)范化意識(shí)。有了制度和規(guī)范化流程，但落實(shí)的情況如何，最終要靠監(jiān)督評(píng)價(jià)機(jī)制來(lái)完成。為此，新升格高職院校要建立起相關(guān)機(jī)構(gòu)，或賦予學(xué)校已有部門權(quán)力，履行對(duì)人事檔案管理監(jiān)督評(píng)價(jià)的職能，這樣才能使得人事檔案管理制度不會(huì)成為空文，流程不會(huì)成為擺設(shè)。

5.以信息化實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化，以數(shù)據(jù)化實(shí)現(xiàn)高效化

隨著高職教育管理和人事管理的信息化進(jìn)程加快，人事檔案管理的信息化已經(jīng)不可回避。目前要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，首先要解決的是將易變質(zhì)、易損壞的紙質(zhì)材料通過(guò)電子信息手段實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化，這不僅具有備份和安全意義，更重要的是維護(hù)了人事檔案材料的原貌；其次，教職工越來(lái)越多的材料以圖片和聲像形式呈現(xiàn)，必須將其按原始格式保存。在人事檔案信息化成果的利用上，最大的好處就是方便檢索，且可快速與各類人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)互通；為克服人事檔案多頭管理的不足，可利用網(wǎng)絡(luò)化實(shí)施分級(jí)管理，通過(guò)局域網(wǎng)按照管理權(quán)限共享檔案信息。其實(shí)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理在國(guó)外早已鋪開(kāi)，國(guó)內(nèi)支持者也不鮮見(jiàn)。不過(guò)基于保密原則，在人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理中，網(wǎng)絡(luò)安全體系的構(gòu)建顯得非常重要。

新升格高職院校人事檔案管理工作在面臨各種挑戰(zhàn)的同時(shí)，也迎來(lái)發(fā)展的重要機(jī)遇。在工作中，要主動(dòng)學(xué)習(xí)、借鑒和創(chuàng)新，既要寄希望于政府和學(xué)校政策的支持，也要不斷提升自身工作水平；既要充分發(fā)揮人事檔案的傳統(tǒng)作用，也要開(kāi)發(fā)它在服務(wù)教育教學(xué)上的價(jià)值功能。

參考文獻(xiàn)：

[1]盧蕾.分析新時(shí)期人事檔案管理工作之我見(jiàn)[J].卷宗，2012（3）.

（作者單位：惠州衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院）