論新時(shí)期助力企業(yè)外事出訪管理提質(zhì)增效的思路與對(duì)策

摘要：當(dāng)前，跨國(guó)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的新特點(diǎn)、新變化給企業(yè)的外事出訪管理提出了新的思考，本文通過(guò)分析新時(shí)期企業(yè)外事出訪管理面臨的新形勢(shì)，研討企業(yè)外事出訪管理的內(nèi)涵，從精細(xì)化管理角度探索助力企業(yè)外事出訪管理提質(zhì)增效的方式方法，旨在促進(jìn)企業(yè)持續(xù)實(shí)現(xiàn)高品質(zhì)經(jīng)營(yíng)，希望能給相關(guān)企業(yè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：助力;外事出訪;增效;對(duì)策

中圖分類號(hào)：F276.1文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-2177（2021）07-0121-02

0引言[1]

《中共中央關(guān)于制定國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和二〇三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)的建議》提出，“加快構(gòu)建以國(guó)內(nèi)大循環(huán)為主體、國(guó)內(nèi)國(guó)際雙循環(huán)相互促進(jìn)的新發(fā)展格局，推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)行穩(wěn)致遠(yuǎn)、社會(huì)安定和諧，為全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家開好局、起好步。”

打造新發(fā)展格局，要牢牢把握國(guó)內(nèi)大循環(huán)這個(gè)“主體”，同時(shí)更好利用國(guó)內(nèi)國(guó)際兩個(gè)市場(chǎng)、兩種資源，不斷培育我國(guó)參與國(guó)際合作和競(jìng)爭(zhēng)的新優(yōu)勢(shì)^[1]。作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的細(xì)胞，企業(yè)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主要參與者，企業(yè)主動(dòng)融入“雙循環(huán)”發(fā)展新格局，要在對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中占領(lǐng)高地，需要持續(xù)關(guān)注新時(shí)期外事工作面臨的新形勢(shì)、新要求，不斷調(diào)整外事管理思路，探索外事出訪管理提質(zhì)增效的對(duì)策，助力企業(yè)涉外經(jīng)貿(mào)活動(dòng)持續(xù)健康發(fā)展。

1企業(yè)外事出訪的概念

企業(yè)外事出訪是指企業(yè)因公務(wù)對(duì)外交往的需要，在獲得擁有外事審批權(quán)的管理單位批準(zhǔn)后，派遣團(tuán)組和人員出國(guó)（境）執(zhí)行出訪任務(wù)，主要包括國(guó)際會(huì)議、學(xué)習(xí)交流、科技合作、經(jīng)貿(mào)洽談、技術(shù)培訓(xùn)等活動(dòng)。企業(yè)外事出訪管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)^[2]，科學(xué)規(guī)范開展企業(yè)外事出訪管理意義重大：

從企業(yè)內(nèi)部管理角度來(lái)講，建設(shè)科學(xué)完善的外事出訪管理制度，是構(gòu)建企業(yè)現(xiàn)代化治理體系的重要組成部分，企業(yè)通過(guò)綜合實(shí)施各類管理措施，可以高效保障業(yè)務(wù)部門的外事出訪任務(wù)，促進(jìn)出訪取得實(shí)質(zhì)性成效;通過(guò)綜合運(yùn)用多種管理工具，可以幫助企業(yè)分析成本從而找準(zhǔn)成本控制途徑，促進(jìn)節(jié)省企業(yè)開支;通過(guò)有效識(shí)別各類風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)防控措施，強(qiáng)化人員安全意識(shí)，確保外事出訪合法合規(guī)。

從企業(yè)對(duì)外發(fā)展戰(zhàn)略來(lái)看，外事出訪管理能力體現(xiàn)了企業(yè)的國(guó)際化水平。持續(xù)培育外事出訪管理能力，不僅可以有效幫助企業(yè)拓展世界市場(chǎng)，還可以為企業(yè)日后的良性發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，提升企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，讓企業(yè)占有更多的市場(chǎng)份額^[2]。

2企業(yè)外事出訪管理面臨的新形勢(shì)

2.1國(guó)際形勢(shì)變化帶來(lái)新挑戰(zhàn)

經(jīng)濟(jì)全球化是歷史潮流，國(guó)際形勢(shì)的發(fā)展變化對(duì)企業(yè)國(guó)際經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略布局、跨國(guó)經(jīng)營(yíng)效益、在外人員及財(cái)產(chǎn)安全等構(gòu)成直接影響，因此，了解當(dāng)前國(guó)際形勢(shì)，評(píng)估其對(duì)企業(yè)外事出訪管理的影響具有重要意義。例如，外事手續(xù)中最重要的環(huán)節(jié)之一“簽證”，常常成為一國(guó)的“外交手段”，國(guó)與國(guó)之間微妙的外交關(guān)系常常體現(xiàn)在簽證手續(xù)的辦理環(huán)節(jié)中，保證簽證等外事手續(xù)的合規(guī)合法，顯得尤為重要^[2]。

2.2外事出訪管理內(nèi)涵快速擴(kuò)展

隨著企業(yè)廣泛、深度參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)，外事管理的內(nèi)涵和外延在不斷擴(kuò)展^[3]，綜觀當(dāng)前我國(guó)企業(yè)涉外管理現(xiàn)狀和跨國(guó)公司國(guó)際化發(fā)展歷程，企業(yè)涉外管理可以大致分為以下三個(gè)層級(jí)（圖1），它們分別是^[4]：

從圖1可以看出，企業(yè)外事出訪管理體系服務(wù)于企業(yè)國(guó)際化戰(zhàn)略目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)構(gòu)建全局化、整體化、系統(tǒng)化的外事出訪管理體系，通過(guò)體系中各要素有機(jī)聯(lián)動(dòng)促進(jìn)工作效能最大化，為企業(yè)各類對(duì)外經(jīng)貿(mào)交流活動(dòng)提供有力支持。因此，企業(yè)外事出訪管理除關(guān)注人員資質(zhì)審查、出訪手續(xù)辦理、證照日常管理等一般事務(wù)外，還應(yīng)聚焦于機(jī)制效率、成本控制、風(fēng)險(xiǎn)防控、收益評(píng)估和人員安全等領(lǐng)域。

3助力企業(yè)外事出訪管理提質(zhì)增效的對(duì)策

3.1突出“一盤棋”，統(tǒng)籌抓好制度建設(shè)

從管理控制角度來(lái)看，企業(yè)制度能有效控制下屬組織與成員的行為，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的一種基本手段。外事出訪具有較強(qiáng)的政治性、政策性，因此，企業(yè)必須注重發(fā)揮規(guī)章制度的剛性約束作用。企業(yè)要基于發(fā)展全局，從管理機(jī)制和實(shí)施程序兩個(gè)維度統(tǒng)籌設(shè)計(jì)外事出訪管理制度。一般而言，企業(yè)應(yīng)對(duì)外事出訪的管理權(quán)限、審批程序、職責(zé)分工等進(jìn)行規(guī)范化說(shuō)明，并對(duì)涉及手續(xù)辦理、證照管控、文件留檔、紀(jì)律執(zhí)行、信息發(fā)布、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防、糾正措施等實(shí)施程序予以明確，整體形成管理科學(xué)、運(yùn)行規(guī)范、可操作性強(qiáng)的外事管理體系，使管理人員始終自覺按照特定規(guī)則工作，達(dá)到事先控制的目的。

從工作效能角度而言，境外業(yè)務(wù)的不斷延伸對(duì)外事手續(xù)辦理效率及響應(yīng)速度提出了更高的要求，企業(yè)外事管理部門應(yīng)思考提高工作效率的對(duì)策。例如，利用企業(yè)內(nèi)部資源擴(kuò)充工作力量，在出訪任務(wù)較多的部門選拔經(jīng)辦員，對(duì)其實(shí)施職責(zé)范圍內(nèi)的專業(yè)培訓(xùn)，使其熟練掌握規(guī)范化的操作細(xì)則、紀(jì)律要求和證照安全保管方式等，熟練參與到所在部門的外事事務(wù)中。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)外事部門做好統(tǒng)籌管理，以點(diǎn)帶面，通過(guò)發(fā)揮外事管理職能綜合實(shí)施對(duì)各業(yè)務(wù)部門的有效督導(dǎo)和監(jiān)察，從整體上實(shí)現(xiàn)企業(yè)外事工作高效開展。

3.2突出“實(shí)效性”，主動(dòng)思考降本增效

企業(yè)開展外事活動(dòng)，必須要將成本因素考慮進(jìn)去。因此，企業(yè)外事工作要以總量把控、保障重點(diǎn)、嚴(yán)審細(xì)核、節(jié)儉高效為原則，爭(zhēng)取團(tuán)組“量少質(zhì)優(yōu)”。實(shí)現(xiàn)降本增效，首先要細(xì)化申報(bào)內(nèi)容，要求各出訪部門因事定人，從業(yè)務(wù)性質(zhì)、出訪目的、預(yù)期成效等幾個(gè)方面，綜合評(píng)估并申請(qǐng)具備實(shí)質(zhì)內(nèi)容的出訪任務(wù);其次是強(qiáng)化審批力度，企業(yè)外事部門要對(duì)任務(wù)的出訪目的、出訪內(nèi)容、日程飽滿度、費(fèi)用預(yù)算、預(yù)期成果等進(jìn)行綜合分析，評(píng)估任務(wù)的必要性，對(duì)團(tuán)組人數(shù)及在外停留天數(shù)進(jìn)行核定;最后是優(yōu)化出訪團(tuán)組，例如針對(duì)同一時(shí)間段前往同一區(qū)域執(zhí)行相近任務(wù)的團(tuán)組，應(yīng)探討并團(tuán)的可能性，從而精簡(jiǎn)出訪規(guī)模，提升出訪實(shí)效。出訪后，還要按照 “三個(gè)對(duì)標(biāo)”把好審核關(guān)，即：審核該團(tuán)組實(shí)際出訪天數(shù)是否對(duì)標(biāo)批準(zhǔn)天數(shù)、實(shí)際行程是否對(duì)標(biāo)預(yù)期計(jì)劃、出訪成果是否對(duì)標(biāo)預(yù)期成績(jī)，檢驗(yàn)實(shí)際出訪成效。

3.3突出“專業(yè)化”，提升風(fēng)險(xiǎn)防控能力

提升風(fēng)險(xiǎn)防控能力是企業(yè)建立專業(yè)化外事出訪管理體系的基本要求。企業(yè)在緊推涉外業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，還必須要充分提高外事風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力，制定風(fēng)險(xiǎn)防控措施。一是要隨時(shí)關(guān)注和掌握政府管理單位及相關(guān)使領(lǐng)館政策動(dòng)態(tài)，確保派遣出訪的團(tuán)組審批程序及辦理手續(xù)完整，使企業(yè)一切外事活動(dòng)符合政策規(guī)定;二是要嚴(yán)格開展出訪前教育，重點(diǎn)就停留天數(shù)、出訪目的地、涉外保密、證照安全、人身安全、禮儀形象及個(gè)人言論等進(jìn)行全面系統(tǒng)的宣貫教育，明確人員責(zé)任;三是對(duì)相關(guān)行程風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提示，如出行前應(yīng)充分考慮因天氣、機(jī)場(chǎng)臨時(shí)管控等可能影響航班正常的各類因素，從而提前優(yōu)化行程，確保按計(jì)劃完成出訪任務(wù);最后，通過(guò)及時(shí)發(fā)布目的地外事風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息及我國(guó)駐外使領(lǐng)館緊急聯(lián)系方式等，努力確保人員在外安全。

3.4突出“信息化”，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)精準(zhǔn)管控

一是發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)對(duì)培育企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，探討企業(yè)外事出訪管理的信息系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)外事出訪數(shù)據(jù)精準(zhǔn)管控有著重要意義。例如，企業(yè)可以通過(guò)及時(shí)、準(zhǔn)確地保存各類出訪數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類數(shù)據(jù)的分類、匯總、分析，從而清晰地展示企業(yè)外事出訪活動(dòng)發(fā)展軌跡，也為判斷今后工作開展方向提供參照。具體來(lái)講，企業(yè)可以通過(guò)比較分析不同類別出訪團(tuán)組的成本和收益，探索優(yōu)化出訪團(tuán)組結(jié)構(gòu)的辦法。

二是熟練使用各類辦公軟件?？梢酝ㄟ^(guò)使用各類符合工作需求的辦公軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)外事出訪工作的精確高效管控。例如，出訪量較大的企業(yè)，可通過(guò)辦公軟件制作工作臺(tái)賬，將團(tuán)組的出訪類型、出訪人員、出訪人數(shù)、簽證信息、證照歸還、總結(jié)提交及重要環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)等做好登記，既可以發(fā)揮工作檢查單的作用，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理，也有利于發(fā)現(xiàn)流程較長(zhǎng)的環(huán)節(jié)，有針對(duì)性改進(jìn)工作方式，提高辦理效率。此外，還可利用辦公軟件實(shí)現(xiàn)境內(nèi)外工作人員在線共同辦公及資料共享等，實(shí)時(shí)探討工作方案，提升解決問題的能力。

參考文獻(xiàn)

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（責(zé)編：陳靜姝）

作者簡(jiǎn)介：董恒宇（1987—），男，四川樂山人，碩士研究生，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：外事管理。