科技檔案管理中二維碼技術(shù)的研究及應(yīng)用

韓照杰

[摘 要]科技檔案不僅具有保存價(jià)值，而且要運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，從而為科技創(chuàng)新、社會(huì)發(fā)展提供必要的支持。二維碼作為當(dāng)下應(yīng)用較為廣泛且技術(shù)較為成熟的信息存儲(chǔ)、識(shí)別技術(shù)，具有信息容量大、編碼范圍廣、防偽性能好等一系列優(yōu)勢(shì)，在科技檔案管理信息化的背景下，具有廣闊的應(yīng)用前景。文章首先概述了科技檔案管理中二維碼技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，隨后闡述了基于二維碼技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)，最后從OR碼識(shí)別、ECC信息加密等方面，對(duì)二維碼技術(shù)的具體應(yīng)用進(jìn)行了總結(jié)。

[關(guān)鍵詞]科技檔案;二維碼技術(shù);OR碼;數(shù)字簽名認(rèn)證

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.21.195

1 引言

近年來(lái)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科技檔案管理工作的重視程度和支持力度不斷加強(qiáng)，檔案管理的信息化水平持續(xù)提升，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、AI技術(shù)等，相繼在科技檔案管理中得到了運(yùn)用?；诙S碼的科技檔案管理，將科技資料的收集與歸檔、科技檔案的開(kāi)發(fā)與利用等各項(xiàng)工作進(jìn)行有機(jī)整合，無(wú)論是在減輕管理壓力，還是在提升利用效率和服務(wù)質(zhì)量方面，均發(fā)揮了顯著效益。在這一背景下，探究科技檔案管理中二維碼技術(shù)的應(yīng)用策略，成為信息時(shí)代發(fā)揮科技檔案利用價(jià)值的重要手段。

2 二維碼技術(shù)在科技檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

2.1 運(yùn)用二維碼降低檔案管理成本

傳統(tǒng)的科技檔案管理工作需要投入較多的人工成本、物料成本，由于近年來(lái)科技檔案的爆發(fā)式增長(zhǎng)，給檔案管理部門(mén)增加了較為沉重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。相比之下，隨著二維碼技術(shù)在科技檔案管理中的推廣，不僅降低了管理成本，而且符合節(jié)能環(huán)保要求。另外，隨著二維碼技術(shù)的成熟，利用智能手機(jī)也可以進(jìn)行二維碼的精準(zhǔn)識(shí)讀，從而進(jìn)一步突顯檔案管理便利性和低成本的優(yōu)勢(shì)。

2.2 依托二維碼提高檔案檢索效率和精度

科技檔案的存儲(chǔ)形式上，有紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種;在檔案信息方面，包含了文字、圖像、表格、音頻、視頻等多種形式。面對(duì)海量化、多樣化的科技檔案，要想快速、準(zhǔn)確的找到用戶需要的檔案，是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作。借助于二維碼技術(shù)，給每一份檔案設(shè)計(jì)唯一的二維碼，并將二維碼存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。后期需要檢索、借閱科技檔案時(shí)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)從數(shù)據(jù)庫(kù)中快速匹配，既可以保證檢索速度，又能夠提高精確性。[1]二維碼技術(shù)的應(yīng)用讓借閱者減少了等待時(shí)間，從而優(yōu)化了檔案借閱服務(wù)，進(jìn)一步提升了檔案服務(wù)水平。

2.3 利用二維碼助力檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)

利用二維碼技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息“一站式跨庫(kù)檢索”，無(wú)論采用PC機(jī)還是手機(jī)終端，都可以采用二維碼信息檢索技術(shù)訪問(wèn)檔案信息資源，拉近了用戶和檔案信息平臺(tái)間的距離。同時(shí)，利用二維碼具有的唯一性、安全性和容錯(cuò)能力提高了檔案信息檢索的精準(zhǔn)率、正確識(shí)讀率。在檔案管理中引入二維碼技術(shù)建立“二維碼檔案館”，實(shí)現(xiàn)檔案管理向“檔案+視頻+網(wǎng)站”全媒體轉(zhuǎn)型，為推動(dòng)一站式檔案檢索通道和智能檔案服務(wù)平臺(tái)提供了技術(shù)支持。[2]

3 基于二維碼技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)研究

3.1 歸檔

科技資料在歸檔時(shí)，每一份檔案都會(huì)有唯一的編號(hào)?；诙S碼技術(shù)的檔案著錄系統(tǒng)，會(huì)將檔案編號(hào)、檔案主題、歸檔時(shí)間等基本信息進(jìn)行匯總，然后生成相應(yīng)的二維碼。如果是紙質(zhì)檔案，將二維碼貼在檔案盒上。這樣后期在進(jìn)行檔案檢索時(shí)，就可以利用二維碼快速查找，極大的提高了科技檔案檢索效率。除此之外，二維碼著錄信息會(huì)同步在檔案管理信息平臺(tái)上，并且支持二維碼信息的自動(dòng)更新。這樣在科技檔案的日常管理中無(wú)須重復(fù)錄入。[3]無(wú)論是檔案分類(lèi)、篩選還是查缺補(bǔ)漏，都可以高效率的辦理。

3.2 整理

嵌入二維碼以后，每一份科技檔案都擁有獨(dú)一無(wú)二的二維碼。在辦理科技檔案的交接時(shí)，檔案管理人員只需要掃描二維碼，就可以獲得該檔案的簡(jiǎn)略信息，用于核對(duì)檔案是否正確，避免出現(xiàn)紕漏。完成交接后，新的二維碼會(huì)自動(dòng)同步并保存在新的檔案管理信息平臺(tái)上。在整理科技檔案時(shí)，利用二維碼也可以追蹤檔案的借閱情況，查看哪些檔案借出以后已經(jīng)歸檔，哪些檔案借出后尚未歸檔，從而為檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、管理提供了必要的參考。

3.3 借閱

有檔案借閱需求的用戶，可以登錄PC端的網(wǎng)站或移動(dòng)端的APP，進(jìn)入主頁(yè)界面，在線填寫(xiě)借閱申請(qǐng)，包括需要借閱的檔案名稱(chēng)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間以及個(gè)人信息等。提交申請(qǐng)后，檔案管理人員可以在管理平臺(tái)上收到提示，并進(jìn)行信息審核。通過(guò)審核后，由檔案管理信息平臺(tái)自動(dòng)生成一個(gè)二維碼，并以私信的方式發(fā)送給該用戶。用戶在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理科技檔案的借閱業(yè)務(wù)，只需要出示二維碼就可以獲得相應(yīng)的檔案資料。在檔案成功借出后，管理平臺(tái)會(huì)自動(dòng)記錄，并根據(jù)借閱申請(qǐng)上填寫(xiě)的歸還時(shí)間，于歸還日期的前3天，通過(guò)借閱人預(yù)留的手機(jī)號(hào)發(fā)送提醒歸還的短信。

3.4 鑒定銷(xiāo)毀

由于科技檔案的生成速度極快，為了節(jié)約檔案存儲(chǔ)空間，需要定期對(duì)失效的或是沒(méi)有利用價(jià)值的科技檔案執(zhí)行銷(xiāo)毀操作。經(jīng)過(guò)相關(guān)人員鑒定，確認(rèn)符合銷(xiāo)毀要求后，生成相應(yīng)的二維碼，然后按照相關(guān)程序執(zhí)行銷(xiāo)毀。檔案出庫(kù)時(shí)，掃描二維碼進(jìn)行確認(rèn)，可以避免科技檔案被誤刪。

4 科技檔案管理中二維碼技術(shù)的應(yīng)用

4.1 基于云計(jì)算的OR碼識(shí)別

OR碼是二維碼的一種，其特點(diǎn)在于讀取速度快、存儲(chǔ)容量大、讀取結(jié)果精確。OR二維碼可以記錄不同形式的信息，除了普通的文字、數(shù)字外，還可以對(duì)指紋、圖像等進(jìn)行準(zhǔn)確記錄。識(shí)別OR碼后，可以讀取內(nèi)部信息，然后快速檢索與之匹配的科技檔案。因此對(duì)OR碼的識(shí)別速率有著嚴(yán)格的要求?；谠朴?jì)算的OR碼識(shí)別，一方面是保證了精準(zhǔn)識(shí)別和快速讀取的統(tǒng)籌兼顧，目前一些主流云服務(wù)器的運(yùn)算速度可以達(dá)到每秒上億次，可以從海量的科技檔案詞條中快速檢索到與OR碼信息匹配的目標(biāo)檔案。[4]另一方面是保證了系統(tǒng)的兼容性，PC終端、解碼器、云服務(wù)器之間保持良好的兼容，避免出現(xiàn)OR碼無(wú)法識(shí)別或信息不能讀取的問(wèn)題。