外貿(mào)單證操作流程探討

[摘 要]在履行外貿(mào)合同過程中，外貿(mào)單證工作是其關(guān)鍵，應(yīng)當(dāng)明確外貿(mào)單證操作流程，確保外貿(mào)單證工作的順利完成。外貿(mào)單證員應(yīng)該能夠熟練掌握外貿(mào)單證操作流程，確保每一個(gè)流程的正確，避免在這其中出現(xiàn)問題，進(jìn)而幫助外貿(mào)企業(yè)獲取更多經(jīng)濟(jì)收益。文章就從訂艙、商檢、報(bào)關(guān)、產(chǎn)地證、出貨、提單確認(rèn)、投保和寄清關(guān)資料八個(gè)方面來說明外貿(mào)單證操作流程及注意事項(xiàng)。

[關(guān)鍵詞]外貿(mào)單證;操作流程;訂艙

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.21.073

在外貿(mào)企業(yè)開展各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)，單證員都在其中扮演著非常重要的角色，需要由單證員來履行合同。從一定程度上來講，外貿(mào)單證工作直接影響企業(yè)是否能夠順利的寄出獲取和獲取經(jīng)濟(jì)收益。不同的結(jié)算方法會(huì)影響外貿(mào)單證的操作流程。因此，文章就以常見的結(jié)算方法為例，來闡述外貿(mào)單證操作流程。

1 外貿(mào)單證操作流程

1.1 訂艙

在客戶下單后，會(huì)在出貨的前一周訂艙，如果發(fā)現(xiàn)時(shí)間較為緊張，還需要再提前一周。外貿(mào)單證員要能夠準(zhǔn)確了解公司的貨物何時(shí)能夠準(zhǔn)備好，一般都是在貨物包裝完成時(shí)進(jìn)行訂艙。[1]在訂艙過程中，會(huì)委托有關(guān)部門進(jìn)行，并且單證員要與業(yè)務(wù)員及時(shí)交流，明確客戶是自己指定相應(yīng)的貨代，還是由公司來尋找貨代。當(dāng)前的訂艙分為兩種：電子和紙質(zhì)。如果是電子訂艙，就直接在網(wǎng)頁上進(jìn)行操作;如果是紙質(zhì)訂艙，通過提交委托書就可以，委托書的格式可以由貨代來提供，也可以由企業(yè)自己決定。完成訂艙后，貨代會(huì)發(fā)出通知，然后接收貨代所提供的訂單號(hào)，由跟單員來根據(jù)實(shí)際情況對(duì)貨物預(yù)期到達(dá)時(shí)間、信息進(jìn)行錄入，最后將進(jìn)倉單發(fā)給工廠。

1.2 商檢

對(duì)于貨物的檢查報(bào)告，并非所有合同中都存在，如果是由相關(guān)法律規(guī)定，就必須要進(jìn)行檢查。一些雖然不在法律規(guī)定內(nèi)，但是出口商要求提供檢查報(bào)告，公司就需要進(jìn)行檢查。[2]檢查可以自己進(jìn)行，也可以由代理進(jìn)行，當(dāng)前很多公司都會(huì)選擇代理進(jìn)行檢查。比如以出口竹木草制品為例，如果需要進(jìn)行檢查的，就須提供檢查公司的信息、發(fā)票、合同等相關(guān)材料，在檢查完成后拿到通關(guān)單，為后續(xù)報(bào)關(guān)使用。

1.3 報(bào)關(guān)

報(bào)關(guān)同樣可以由公司自己進(jìn)行，也可以委托。當(dāng)前企業(yè)一般合作的都是自拉自報(bào)的貨代，所以一般也都由這些貨代來進(jìn)行報(bào)關(guān)。在訂艙后會(huì)有一段時(shí)間要求，需要在這段時(shí)間內(nèi)完成報(bào)關(guān)。[3]正常情況下截止日期都是開船前兩天。在報(bào)關(guān)過程中需要提供發(fā)票、合同等材料。如果是法律規(guī)定需要進(jìn)行檢查的，還需要提供之前商檢所獲得的通關(guān)單，目前一般都是使用網(wǎng)絡(luò)電子委托報(bào)關(guān)。

1.4 產(chǎn)地證

對(duì)于產(chǎn)地證而言，是否申領(lǐng)需要由客戶自身的需求來決定。產(chǎn)地證有很多種類，比如原產(chǎn)地、區(qū)域性產(chǎn)地證等，這些可以到入境檢疫局辦理。一些客戶可能需要多種產(chǎn)地證，就需要根據(jù)客戶需求來為其提供。而且在這其中不管是哪一種產(chǎn)地證，都需要與進(jìn)口商進(jìn)行研究，如果是對(duì)產(chǎn)地證有特殊要求，在申領(lǐng)前就必須要說明。

1.5 出貨

在完成訂艙后，貨代會(huì)為單證員提供具體的貨物到達(dá)時(shí)間、拿集裝箱的單據(jù)和集裝箱地址。在單據(jù)中需要明確這次產(chǎn)品的具體規(guī)格、數(shù)量等相應(yīng)內(nèi)容，這直接影響是否能夠順利的出關(guān)。[4]對(duì)于尺寸的大小而言，影響到整個(gè)貨物的重量。對(duì)于出口貨物而言，其嘜頭由客戶提供就必須要將嘜頭打在裝箱單上，裝箱單上的封號(hào)要保證正確，避免影響后續(xù)的一系列工作。在出貨前，要對(duì)內(nèi)容數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行嚴(yán)格檢查，此外還要檢查包裝是否符合要求。如果是客戶指定貨代就需要由指定貨代在出貨當(dāng)天提供ENS數(shù)據(jù)。在貨物出運(yùn)后，應(yīng)該將出貨信息告知客戶，并且將預(yù)期到達(dá)時(shí)間等相關(guān)信息發(fā)送給客戶，以便客戶能夠了解貨物在哪個(gè)時(shí)間段到達(dá)，如果是后付款，在到達(dá)后就需要提醒客戶及時(shí)付款。

1.6 確認(rèn)提單

在貨物發(fā)出后，貨代會(huì)將貨單的具體情況提供給單證員，單證員在這其中就需要針對(duì)內(nèi)容來進(jìn)行核對(duì)，如果在這其中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，要及時(shí)和貨代進(jìn)行溝通，比如對(duì)于Shipper、Consignee等內(nèi)容都需要進(jìn)行核對(duì)。[5]對(duì)于一些客戶有特殊要求，就需要在提單上出現(xiàn)HS code的時(shí)候，將客戶的要求錄入。在明確提單后，要將具體情況與貨代進(jìn)行溝通，支付相關(guān)費(fèi)用后就能夠拿到最終的提單。一些客戶或選擇電放的方法來獲取貨單，單證員就可以在這其中將掃描件發(fā)送給客戶。在完成后需要與客戶溝通，讓客戶及時(shí)接收貨物，避免因?yàn)殚L期不提取而產(chǎn)生額外費(fèi)用。

1.7 投保

單證員在收取到運(yùn)輸公司所發(fā)出的配艙回單后，需要向保險(xiǎn)公司進(jìn)行投保。保險(xiǎn)公司在了解具體情況，保證無問題后為其提供保單，一些公司也會(huì)直接與貨代進(jìn)行溝通，讓貨代來投保。

1.8 寄清關(guān)資料

對(duì)于在清關(guān)時(shí)所使用的發(fā)票與國內(nèi)的發(fā)票會(huì)有所不同，如果客戶在這其中有額外要求，就應(yīng)該根據(jù)客戶的需求來做好發(fā)票，打印公章后和相關(guān)的資料共同寄出。[6]一般情況下，清關(guān)所涉及的材料有保險(xiǎn)單、產(chǎn)地證、發(fā)票等內(nèi)容。在這其中還需要明確保單和提單的抬頭是否正確。在寄出清關(guān)資料后，合同內(nèi)容基本完成，單證員可以通過相關(guān)網(wǎng)站來了解貨物的信息，然后將貨物運(yùn)輸情況告知給客戶，讓客戶能夠滿意。

2 外貿(mào)單證操作注意事項(xiàng)

作為外貿(mào)單證員，首先，要了解產(chǎn)品信息。自身要具備專業(yè)素養(yǎng)，企業(yè)在這其中也需要注意這一點(diǎn)，這樣才能夠減少損失的產(chǎn)生。對(duì)于外貿(mào)單證員應(yīng)該從生產(chǎn)車間開始了解，對(duì)貨物包裝、規(guī)格等都應(yīng)該熟練掌握。此外，還應(yīng)該明確產(chǎn)品制作時(shí)間、費(fèi)用等，因?yàn)樵谂c客戶交流時(shí)，客戶可能會(huì)提到這些問題。其次，應(yīng)該熟悉產(chǎn)品報(bào)價(jià)，以及回復(fù)郵件。因?yàn)閳?bào)價(jià)能夠直接體現(xiàn)產(chǎn)品，在這其中涉及貨物的規(guī)格、尺寸等，外貿(mào)單證員要能夠根據(jù)客戶的實(shí)際情況來滿足客戶的需求，確保為客戶提供滿意的產(chǎn)品。而在這其中對(duì)于數(shù)量而言，不僅要能夠根據(jù)客戶要求的材質(zhì)來進(jìn)行，而且還需要適當(dāng)調(diào)整數(shù)量，如果客戶無法給出具體數(shù)量，外貿(mào)單證員要能夠?yàn)榭蛻籼峁┮粋€(gè)參考。與此同時(shí)，外貿(mào)單證員還要能夠準(zhǔn)確地回復(fù)郵件，提高自身的工作效率，使客戶滿意。最后，在客戶確定產(chǎn)品后，會(huì)要求寄樣，這也是外貿(mào)交易中較為常見的一種情況。所以，外貿(mào)單證員應(yīng)明確自身公司是否能夠滿足客戶的要求，如若不能要如實(shí)告知，這樣客戶在收到貨物的時(shí)候也能夠滿意。

3 結(jié)論

總而言之，對(duì)于外貿(mào)單證操作流程而言，要能夠保證每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，從訂艙到最后的寄清關(guān)材料都應(yīng)該引起外貿(mào)單證員的注意，必須要采取正確的方法保證貨物的及時(shí)寄出，達(dá)到客戶的要求，這也為企業(yè)的發(fā)展提供幫助，讓企業(yè)能夠獲取更多的經(jīng)濟(jì)收益。

參考文獻(xiàn)：

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[6]程文吉.外貿(mào)單證操作流程解析[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2018（10）：178.

[作者簡介]任榮（1982—），女，漢族，山東平原人，本科，中學(xué)一級(jí)教師，研究方向：外貿(mào)單證。