檔案館指南編寫論述

摘 要：為全面介紹、報(bào)道檔案館基本情況、館藏檔案、資料內(nèi)容，指導(dǎo)檔案利用者、查閱者利用檔案、資料，國(guó)家檔案館專門出臺(tái)了《檔案館指南編制規(guī)范》，為各級(jí)檔案館指南編制提供了根本遵循和現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)。本文分析了檔案館指南編寫的意義、原則，以及在編寫過(guò)程中提示、正文和補(bǔ)充三個(gè)部分需要注意的問(wèn)題，為規(guī)范檔案館指南編寫提供有益參考。

關(guān)鍵詞：檔案館;檔案館指南;編寫

概述

為全面介紹、報(bào)道檔案館基本情況、館藏檔案、資料內(nèi)容，指導(dǎo)檔案利用者、查閱者利用檔案、資料，國(guó)家檔案館專門出臺(tái)了《檔案館指南編制規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》），為各級(jí)檔案館指南編制提供了根本遵循和現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)。

1 檔案館指南編寫的意義

編寫檔案館指南，能夠更好地向市民展示館藏檔案信息資源，對(duì)挖掘館藏檔案信息資源，提升檔案館服務(wù)水平具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1.1 利于檔案價(jià)值發(fā)揮

《檔案法》的出臺(tái)和修訂，“檔案宣傳月”的確定，都有力地推動(dòng)和保障市民利用檔案資源。但各種主客觀因素的存在，導(dǎo)致公眾對(duì)館藏檔案信息資源的數(shù)量、種類知之甚少，有必要通過(guò)“檔案館指南”的編寫來(lái)指導(dǎo)公眾便捷地了解檔案館館藏資源情況，介紹檔案館的性質(zhì)、服務(wù)宗旨、歷史沿革、館藏情況、規(guī)章制度，等等。一個(gè)優(yōu)秀的《檔案館指南》具有“熔百科于一爐，集萬(wàn)卷于一冊(cè)”的特點(diǎn)，覆蓋館藏檔案概貌。因此，編寫科學(xué)、合理的《檔案館指南》，有助于公眾了解館藏檔案資源，提高公眾檔案利用的自覺(jué)性。

1.2 便于檔案資源管理

《檔案館指南》編寫也是檔案館一項(xiàng)十分重要的業(yè)務(wù)工作。《檔案館指南》的編寫采用的是寫實(shí)手法，只有豐富的館藏資源、科學(xué)的管理才能編寫出優(yōu)質(zhì)的《檔案館指南》。編寫檔案館指南客觀上又進(jìn)一步促進(jìn)了檔案館檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和編研。此外，《檔案館指南》本身也是全面的新型檢索工具，成為案卷目錄、全宗文件和索引的補(bǔ)充和擴(kuò)大，尤其對(duì)檔案館新進(jìn)人員盡快熟練館藏檔案資源，提升檔案管理業(yè)務(wù)等具有積極作用。

1.3 利于館際交流合作

近年來(lái)，檔案館館藏檔案資源的不斷增加，尤其是各種專門、特色檔案資源的日積月累，使各個(gè)館藏檔案資源的數(shù)量、品種和內(nèi)容差異較大。如桃江縣檔案館收集了莫應(yīng)豐73件（張）珍貴檔案資料，以及其獲得的首屆茅盾文學(xué)獎(jiǎng)獎(jiǎng)牌，各種文學(xué)證書(shū)等，為研究莫應(yīng)豐著作提供寶貴資料?！稒n案館指南》的編寫、出版，使館際之間交流有了更加便捷的信息交流，進(jìn)而互通有無(wú)或聯(lián)合開(kāi)發(fā)，為檔案館館藏合作互補(bǔ)提供良好保障，也有利于檔案館館藏資源共享，發(fā)揮檔案館館藏檔案資源經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和文化的綜合效益。

2 檔案館指南編寫的原則

檔案館指南編寫，是根據(jù)館藏檔案資源基礎(chǔ)上編寫涵蓋檔案史料、概貌的權(quán)威性、資料性和參考性工具書(shū)。作為一部“工具書(shū)”，檔案館指南編寫應(yīng)堅(jiān)持如下原則：

2.1 實(shí)用性原則

《檔案館指南編制規(guī)范》指出，“檔案館指南”是“指導(dǎo)利用者查閱利用檔案、資料的工具書(shū)”。作為“工具書(shū)”的《檔案館指南》編寫應(yīng)堅(jiān)持實(shí)用性原則，通過(guò)層次分明、排列有序、點(diǎn)面結(jié)合，使檔案查詢、利用者能夠一入到檔案館就實(shí)現(xiàn)“按圖索驥”的效果，在最短時(shí)間里掌握檔案館主要情況，并查找到所需檔案資料。

2.2 系統(tǒng)性原則

《檔案館指南編制規(guī)范》指出，檔案館指南應(yīng)包括提示、正文和補(bǔ)充三個(gè)部分，其中，提示包括封面、扉頁(yè)、前言、目錄四個(gè)部分;正文包括檔案館概況、館藏檔案介紹、館藏資料介紹三個(gè)部分;補(bǔ)充則包括索引、附錄和插圖三個(gè)部分。這就使檔案館指南的編寫框架更具邏輯和系統(tǒng)性，使整個(gè)指南編寫實(shí)用性更強(qiáng)。

2.3 準(zhǔn)確性原則

《檔案館指南》作為全面介紹和報(bào)道檔案館的基本情況、館藏檔案和資料內(nèi)容的工具書(shū)，準(zhǔn)確性是其底線和生命線。因此，檔案館指南在編寫和交付印刷前需要進(jìn)行嚴(yán)格的資料核實(shí)、考證、審稿、修訂和完善等，確保檔案館指南中所涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物及數(shù)字信息精準(zhǔn)無(wú)誤，也使《檔案館指南》作為工具書(shū)更具權(quán)威性。

2.4 標(biāo)準(zhǔn)化原則

國(guó)家檔案館頒布的《檔案館指南編制規(guī)范》是指導(dǎo)省市縣等各級(jí)檔案館檔案指南編寫的根據(jù)依據(jù)，從編制的原則、指南的結(jié)構(gòu)，甚至是全宗介紹的內(nèi)容及其排列等都有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，要以其為編寫依據(jù)，做到體例、結(jié)構(gòu)及基本內(nèi)容的整齊劃一，符合檔案館指南編寫的基本要求，準(zhǔn)確揭示和交流檔案信息，發(fā)揮檔案館指南的應(yīng)有價(jià)值功能。

3 檔案館指南編寫需要注意的問(wèn)題

根據(jù)《檔案館指南編制規(guī)范》規(guī)定，完整的《檔案館指南》應(yīng)包括提示、正文和補(bǔ)充三個(gè)部分，每一個(gè)部分都有其相應(yīng)的規(guī)定和要求，也有需要注意的問(wèn)題，在實(shí)際編寫過(guò)程中要克服麻痹思想，嚴(yán)格按照要求，確保指南編寫的質(zhì)量和水平。

3.1 提示部分

《檔案館指南》提示部分包括封面內(nèi)容、扉頁(yè)內(nèi)容、前言和目次。其中，封面要準(zhǔn)確標(biāo)注“某某檔案館指南”名稱;編著者一般為編著檔案館的館名，而非個(gè)人;出版者則主要是標(biāo)識(shí)指南的具體出版社名稱;扉頁(yè)則包括指南版本（修訂版、增訂本或簡(jiǎn)本）;指南出版的具體年代;前言則是《檔案館指南》提示部分編寫的重點(diǎn)和難點(diǎn)，要簡(jiǎn)明扼要地寫出指南編寫的目的、作用、結(jié)構(gòu)及編著過(guò)程，語(yǔ)言要精練，內(nèi)容要完整。

3.2 正文部分

《檔案館指南》正文部分包括檔案館概況、館藏檔案介紹、館藏資料介紹?！兑?guī)范》明確了檔案館概況編寫內(nèi)容和要求。在具體編寫時(shí)，還需要注意：檔案館的“沿革”要從建館之初一直介紹至指南編寫年份;內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)要據(jù)實(shí)編寫;要突出檔案館館藏特色及工作特色介紹;館藏檔案、資料綜述要高度概括，全面的情況簡(jiǎn)要介紹，共性著重描寫，個(gè)性則在全宗或資料介紹中詳細(xì)表述。此外，作為指南編寫的主體——全宗介紹，編寫全宗介紹時(shí)，應(yīng)立足館藏檔案資料實(shí)際，科學(xué)歸類，設(shè)置類名;全宗介紹編寫要按照依其實(shí)際整理—保管體系為單位，對(duì)檔案館檔案數(shù)量、內(nèi)容及特點(diǎn)進(jìn)行分別介紹。如，從時(shí)間上，檔案館全宗介紹可按照歷史檔案—民國(guó)檔案—建國(guó)前檔案—建國(guó)后檔案順序分類;從機(jī)構(gòu)上，檔案館全宗介紹可按照黨群—政府及其部門—科教文衛(wèi)—垂直單位等序列分類。尤其是要注重隨著社會(huì)發(fā)展，立檔單位名稱的變化，全宗更名、撤銷及合并要厘清其嚴(yán)格，明確檔案起止時(shí)間、移交終止年度等。

3.3 補(bǔ)充部分

《檔案館指南》補(bǔ)充部分包括索引、附錄和插圖三個(gè)部分。檔案館指南中索引的編寫，主要包括機(jī)構(gòu)、事件及人名檢索等，便于查找檔案館指南中的相關(guān)重要事項(xiàng)。因此，索引的編寫應(yīng)注意：原則，即，索引素材選取應(yīng)堅(jiān)持初選“從寬”復(fù)選“從嚴(yán)”定選“兼顧整體”的原則，選材的對(duì)象應(yīng)該是檔案館館藏檔案、資料介紹中重復(fù)出現(xiàn)兩次及兩次以上的機(jī)構(gòu)、事件及人物名稱。體例，索引編寫的體例包括機(jī)構(gòu)索引、事件索引、人名索引等。方法，檔案館指南中的索引編寫方法主要包括：指南校樣時(shí)，應(yīng)將列入索引詞語(yǔ)標(biāo)記（鉛筆）;摘抄于卡片（卡片著錄項(xiàng)目為序號(hào)、條目、出處等）;?？ǎ攸c(diǎn)校對(duì)條目與底稿字語(yǔ)是否一致，有無(wú)漏索;排卡，將機(jī)構(gòu)、事件及人名索引卡片分開(kāi)，按照對(duì)于名稱首字筆畫(huà)或拼音順序排列。編制“索引”，?？ńY(jié)束，根據(jù)定稿校樣標(biāo)注條目所在指南中的頁(yè)號(hào)，編制刊印。補(bǔ)充部分的“附錄”編制也是其重要內(nèi)容。在《規(guī)范》中有詳細(xì)說(shuō)明，應(yīng)根據(jù)該說(shuō)明結(jié)合檔案館實(shí)際，做好附錄編寫。其中，需要注意的是，附錄項(xiàng)目的確定應(yīng)與《規(guī)范》及館藏實(shí)際相一致，附錄材料與正文內(nèi)容要密切相關(guān)，展現(xiàn)檔案館工作的實(shí)際特點(diǎn)及館藏資料、檔案特點(diǎn)，從而便于公眾更深入、更全面地了解館藏資源，從而更加有效地利用檔案館資料。

此外，《檔案館指南》的編寫還應(yīng)注意各類信息資料真實(shí)性的核實(shí)，以及資料完整性的補(bǔ)漏等，語(yǔ)言及詞匯的使用應(yīng)力求通順、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確，從而將檔案館內(nèi)容完整呈現(xiàn)于公眾面前，確保整個(gè)《檔案館指南》的可讀性、客觀性。

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作者簡(jiǎn)介：鄭敏（1982— ），大學(xué)畢業(yè)，湖南省桃江縣檔案館助理館員，主要從事檔案管理研究。